Цель управления проектом: управление затратами и бюджетом

icon: Manage costs

Если проект содержит сведения о затратах для составления бюджета или отслеживания эффективности проекта, они представляют ценность только при возможности их просмотра и анализа. В отсутствие четкого понимания распределения расходов в проекте он может быстро завершиться неудачей и принести убытки.

В этой статье описана одна из многих целей управления проектом в плане реализации проекта.

ПРИМЕРЫ ИЗ ПРАКТИКИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ...

Первый пример: случайно назначенный руководитель проекта.    Вы всегда очень заняты, и у вас много дел. Внезапно ваш шеф вручает вам календарный план проекта и просит контролировать затраты по проекту. Создавать проекты вам приходилось, но добавлять затраты в Microsoft Project — настоящая головная боль, не говоря уже об их отслеживании.

Однако отслеживать затраты в Microsoft Project не намного сложнее, чем контролировать работу по проекту. Кроме того, ваш шеф, вероятно, не ожидает от вас развернутого анализа освоенного объема или полного ведения портфеля. Далее приведены базовые сведения, с которыми следует ознакомиться в первую очередь.

  • Разберитесь с понятием затрат     Прежде всего необходимо понять, что относится к затратам. Важнейшие затраты в любом проекте — это оплата труда сотрудников, а также гонорары консультантам и затраты на внешние поставки от физических лиц и организаций, с которыми заключены контракты.
    Имеются также материальные затраты — например, на цемент, доски, строительные леса, тяжелое оборудование и компьютеры. Кроме того, если в рамках проекта планируются командировки, необходимо учесть стоимость авиаперелетов, аренду автомобилей и оплату жилья.

  • Введите затраты     Что же, теперь вы знаете все о затратах. Как ввести их в Microsoft Project? Обратитесь к ссылкам в конце этой статьи. В целом, основную часть сведений о затратах следует вводить на листе ресурсов. Именно здесь необходимо указать, что представляют собой те или иные затраты — почасовую оплату труда рабочих, зарплату штатных сотрудников, оплату услуг консультантов, фиксированные или разовые материальные затраты по проекту и т. д.

  • Просмотрите сведения о затратах После введения затрат для ресурсов и (или) задач можно просмотреть их, чтобы решить, нужно ли их откорректировать для достижения целевых показателей. Эти сведения могут на определенном этапе потребоваться заинтересованным лицам.

  • Составьте отчет по затратам    Чтобы быстро представить сведения о затратах в наглядном виде, можно экспортировать их в приложение Excel и создать спарклайны. Вот пример сведений о затратах, скопированных из таблицы затрат в Project и вставленных в Excel 2010 с использованием спарклайна, который отображает соответствующие затраты по типам:
      Простое отслеживание сведений о затратах

Ниже представлены три шага, помогающие усовершенствовать навыки работы с затратами.

  1. Начинайте с простого    Не нужно вводить все сведения о затратах, чтобы изучить основы управления ими в приложении Project. Начните с базовых затрат, таких как зарплата сотрудника, с помощью листа ресурсов. Затем назначьте этот ресурс нескольким задачам, чтобы изучить взаимосвязь между работой, длительностью и затратами. Теперь откройте диалоговое окно "Сведения о проекте" (на вкладке Проект нажмите кнопку Сведения о проекте, а затем — Статистика). Просмотрите итоговые значения для длительности проекта, трудозатрат и затрат. Несколько раз измените значение зарплаты на листе ресурсов и посмотрите, как изменяются итоговые значения в диалоговом окне «Сведения о проекте».

      Диалоговое окно ''Сведения о проекте''

  2. Совершенствуйте свои навыки    Когда вы станете лучше ориентироваться в затратах, начните добавлять затраты на авиаперелеты, проживание в гостиницах, фиксированные затраты на бронирование, а также затраты на внешние поставки (например, продуктов питания, выставочных палаток и т. п.). При этом необязательно отслеживать затраты или составлять для них базовый план (если только не требуется использовать расширенные функции бюджетирования в приложении Project).

  3. Следуйте советам специалистов    Прочитайте следующий раздел, чтобы узнать, как работают с затратами специалисты (подсказка: это по силам и вам).

Второй пример: опытный руководитель проекта.    Вы работаете руководителем проектов уже длительное время и в прошлом использовали для управления проектами сложное программное обеспечение. Вы даже знаете, чем отличается БПЗ от ПОПЗ, и лучше других сотрудников можете рассчитать чистую приведенную стоимость проекта.

Теперь вы хотите узнать, как это делать в Project 2010. Вы обнаружите в приложении Project полезные функции, позволяющие контролировать бюджет путем управления изменениями затрат и базовыми показателями затрат.

Однако следует помнить о том, что чем больше организация и чем сложнее ее структура, тем больше факторов необходимо учитывать при вводе, анализе и контроле затрат.

  • Просмотрите ретроспективные данные     Изучив ретроспективные данные по затратам в похожих проектах, можно лучше оценить затраты в текущем проекте. Если в организации есть отдел управления проектами, проконсультируйтесь с его сотрудниками по вопросу затрат и составления бюджета. Преимущество организаций с устоявшимися процедурами управления проектами заключается в том, что у них накапливается история прошлых проектов и это позволяет избегать повторения ошибок и продолжать успешные начинания.

  • Введите затраты     Основную часть сведений о затратах следует вводить на листе ресурсов. Именно здесь необходимо указать, что представляют собой те или иные затраты — почасовую оплату труда рабочих, фиксированные или разовые материальные затраты по проекту. Не забывайте и о других затратах, связанных с управлением проектом: затратах по контрактам, резерве непредвиденных расходов для задач с высоким риском, затратах на страхование или долговые обязательства.
    Для отслеживания затрат и управления ими, особенно при оценке освоенного объема, необходимо ввести сведения о затратах для ресурсов, назначенных задачам. Также необходимо установить базовые планы.

    Предупреждение :  В вашей организации могут действовать строгие правила относительно затрат по договорным обязательствам. Убедитесь в том, что вы досконально понимаете правила организации, и определите, можете ли вы, например, заключать договора с поставщиками и какие типы договоров вы имеете право заключать.

  • Создайте базовый план    Анализировать и контролировать введенные затраты можно только после создания базового плана. Базовый план должен быть утвержден всеми заинтересованными лицами. В приложении Project его можно задать на вкладке "Проект". Помните, что базовый план, созданный в Project, относится не только к затратам, но и к длительности задач и к оценке трудозатрат.

  • Всегда проверяйте введенные затраты    После введения затрат для ресурсов и (или) задач можно просмотреть их, чтобы решить, нужно ли их откорректировать для достижения целевых показателей. Эти сведения могут на определенном этапе потребоваться заинтересованным лицам

  • Попросите специалиста проверить ваши запланированные затраты     Попросите опытного и высококвалифицированного члена вашей группы просмотреть оценки затрат для задач и ресурсов. В крупных организациях можно поручить это задание отделу управления проектами или специально нанятому профессиональному оценщику.

  • Обращайте внимание на освоенный объем     Освоенный объем — это отраслевой стандарт для анализа отклонения от запланированных затрат в ходе всего проекта. Вряд ли кто-то захочет обнаружить превышение бюджета или отставание от графика на последних этапах проекта.

  • Экспортируйте сведения о затратах в другие программы     Возможно, потребуется экспортировать сведения о затратах в другую программу для дальнейшего анализа. Можно воспользоваться спарклайнами — быстрым инструментом программы Excel 2010. В этом примере показано использование спарклайнов для сведений об освоенном объеме, скопированных из приложения Project в Excel.

      Отображение сведений об освоенном объеме в Excel с помощью спарклайнов
     
    Кроме того, в приложении Project имеется функция "Наглядные отчеты", предназначенная для создания более сложных сводных диаграмм освоенного объема (известных как S-образный график).
      Таблица освоенного объема в Excel

  • Можно даже выполнить подробный анализ данных Project с помощью методов дисперсионного анализа или метода Монте-Карло. Возможности анализа данных Project безграничны.

В начало страницы

В этой статье

Шаг 1. Ввод затрат по проекту и их просмотр

Шаг 2. Управление затратами

Шаг 1. Ввод затрат по проекту и их просмотр

Ввод затрат на ресурсы

В первую очередь в проект необходимо ввести затраты на оплату труда, оборудование и другие ресурсы.

Просмотр затрат

После введения затрат для ресурсов и (или) задач можно просмотреть их, чтобы решить, нужно ли их откорректировать для достижения целевых показателей.

Определение способа начисления затрат

Определив, когда в проекте возникают фактические затраты (в начале, в конце или на всем протяжении проекта), можно разработать план движения денежных средств.

Печать представления или отчета

На определенном этапе потребуется предоставить отчет о затратах по проекту другим сотрудникам организации.

Создание наглядного отчета

Можно экспортировать сведения о затратах по проекту в Visio или Excel для создания отчета или последующего анализа.

Создание и обновление базового или промежуточного плана

Если оценки затрат отвечают установленным целевым показателям, можно использовать их как базовый план. В результате можно будет сравнивать фактические затраты с исходным планом в ходе выполнения проекта.

Сравнение двух версий проекта

Сравнить затраты по проекту с затратами по одному из предыдущих проектов можно с помощью функции сравнения версий в приложении Project.

Просмотр хода выполнения календарного плана

Проверка выполнения задач по календарному плану позволяет узнать, куда направляются затраты.

Факторы, влияющие на дату окончания проекта (критический путь)

Текст | Видео

Задачи на критическом пути могут наиболее существенно повлиять на затраты по проекту в целом. Узнайте, как их выявлять.

Скрытие столбца в представлении

Текст | Видео

Скрыв столбцы, можно временно защитить сведения от просмотра другими людьми. Не волнуйтесь — когда столбцы скрыты, данные о затратах не удаляются.

В начало страницы

Шаг 2. Управление затратами

Просмотр затрат по проекту

После введения затрат для ресурсов и (или) задач можно просмотреть их, чтобы решить, нужно ли их откорректировать для достижения целевых показателей.

Определение способа начисления затрат

Определив, когда в проекте возникают фактические затраты (в начале, в конце или на всем протяжении проекта), можно разработать план движения денежных средств.

Создание и обновление базового или промежуточного плана

Если оценки затрат отвечают установленным целевым показателям, можно использовать их как базовый план. В результате можно будет сравнивать фактические затраты с исходным планом в ходе выполнения проекта.

Просмотр хода выполнения календарного плана

Проверка выполнения задач по календарному плану позволяет узнать, куда направляются затраты.

Анализ выполнения проекта с анализом освоенного объема

Анализ освоенного объема показывает, какая часть бюджета уже должна быть потрачена, принимая во внимание выполненный на данный момент объем работ и затраты по базовому плану для задач, назначений и ресурсов.

Принципы углубленного анализа освоенного объема (блог)

Узнайте, как экспортировать календарный план в формат, совместимый со спецификациями UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Faciltation and Electronic Business — Центр ООН по упрощению процедур торговли и электронным деловым операциям).

Факторы, влияющие на дату окончания проекта (критический путь)

Текст | Видео

Задачи на критическом пути могут наиболее существенно повлиять на затраты по проекту в целом. Узнайте, как их выявлять.

Скрытие столбца в представлении

Текст | Видео

Возможно, вы захотите скрыть определенные сведения, такие как затраты на отплату труда сотрудников, затраты по контрактам с внешними подрядчиками или корпоративный бюджет, от общего доступа. Скрыв столбцы, можно временно защитить сведения от просмотра другими людьми. Не волнуйтесь — когда столбцы скрыты, данные о затратах не удаляются. Данные можно удалить из Project только вручную, выделив строки или ячейки, но не целые столбцы данных.

Создание наглядного отчета по данным приложения Project в Excel

Можно экспортировать данные проекта в Excel. Например, при анализе освоенного объема можно экспортировать эти сведения для просмотра стандартного S-образного графика на основе данных об освоенном объеме для дальнейшего изучения.

Контроль затрат с помощью спарклайнов в Excel 2010

Текст | Видео

Возможно, вы захотите скрыть определенные сведения, такие как затраты на отплату труда сотрудников, затраты по контрактам с внешними подрядчиками или корпоративный бюджет, от общего доступа. Скрыв столбцы, можно временно защитить сведения от просмотра другими людьми. Не волнуйтесь — когда столбцы скрыты, данные о затратах не удаляются. Данные можно удалить из Project только вручную, выделив строки или ячейки, но не целые столбцы данных.

К началу страницы | Вернуться к плану реализации проекта

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×