Цель управления проектом: передача сведений по проекту

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Изображение схемы управления проектом

Передача сведений по проекту является залогом его успеха. К счастью, обмениваться сведениями по проекту с Project 2010 стало намного проще. Это касается и небольшой команды, работающей над одним проектом, и большой организации, когда с объединенными портфолио проектов работают коллеги в разных уголках мира.

Кроме того, теперь Project интегрируется с SharePoint, что позволяет обмениваться сведениями о проекте даже без сервера Project Server.

В этой статье описана одна из многих целей управления Схема проекта.

Примеры управления проектами по...

Ваше назначение: Вам поручили новый проект. Кроме того, вам нужно держать заинтересованных лиц в курсе вашей работы. Поразмыслив над значением слова "заинтересованное лицо", вы понимаете, что речь идет не только о вашем руководителе. Это понятие объединяет всех людей, которые так или иначе заинтересованы в проекте: от вашего непосредственного руководителя до внешних поставщиков и, в конце-концов, даже генерального директора вашей компании. Вы также понимаете, что заинтересованными лицами выступают не только представители менеджмента компании. Ваши подчиненные также должны владеть необходимой информацией. Теперь вам начинает казаться, что передача сведений по проекту может вызвать определенные сложности.

Начнем с главного. Проанализируйте, какие именно сведения необходимо доносить до ведома заинтересованных лиц. Несмотря на благие намерения и приложенные усилия, многие компании не могут наладить процесс обмена информацией нужным образом, потому что не берут во внимание многих факторов, которые влияют на его эффективность. Вы можете составить в Excel такую схему: разделите лист на четыре квадранта с помощью осей с условными названиями "влияние" и "заинтересованность". Нанесите на нее всех сотрудников, которые имеют отношение к проекту, чтобы видеть, какую информацию и в каком объеме им нужно предоставлять. Схема показывает, перед кем нужно отчитываться прежде всего: это те люди, которые оказывают непосредственное влияние на конечный результат проекта и одновременно выступают наиболее заинтересованными в нем.

Картинка с изображением схемы влияния в Excel

К счастью, вы только что обнаружили, что ваша компания установила Microsoft Project 2010. Теперь вы можете испробовать эффективные функции приложения для обмена информацией. Вы обратились к опытным менеджерам проектов в вашей организации за разъяснением основных принципов управления проектами и получили полезные советы по использованию расширенных возможностей приложения Project по созданию отчетности и отслеживанию действий внутри рабочей группы. Вы порядком устали от рассылки писем с просьбами и обхода коллег для сбора необходимых данных.

Проанализировав потребности заинтересованных лиц, вы поймете, что рассылать подобные данные можно с помощью одного приложения Office. Ниже представлен перечень приложений Office с указанием тех преимуществ и недостатков, которые могут иметь значение в зависимости от потребностей заинтересованных лиц.

Приложение

Преимущества

Недостатки

Excel

Можно импортировать данные из Project для расширенного анализа, например проведения дисперсионного анализа и освоенного объема. Дополнительные сведения о проекте дополнительные возможности анализа.

Отсутствие функций для создания сложных схем при максимальной детализации.

Word

Документы Word могут использоваться через жизненного цикла проекта, особенно на этапе открытия каких документами по планированию со спецификациями нужно будет создан и общим. Узнать больше об использовании создания документа Word во время запуска проекта (видео).

Плохо подходит для визуального представления информации. Для этого лучше использовать приложения Excel, Project или Visio.

Project

Microsoft Project имеет встроенные средства создания презентаций для заинтересованных лиц, включая временной шкалы всех уровней, планирование функций и данные группы Экспорт возможностей. Дополнительные сведения о способах просмотра и представлять данные проекта.

Заинтересованные лица могут не пользоваться приложением Project, или представленные в нем данные могут быть чересчур сложны. Лучше пользоваться отдельными функциями приложения для создания отчетности, такими как временные шкалы и визуальные отчеты для обмена сведениями по проекту.

SharePoint

Если вы запустили со списком задач SharePoint, его можно импортировать в проект. Изменения списка одна задача будет отражен в списке задач. Подробнее с помощью SharePoint с проектом.

Требуется ИТ-отдела или поставщика ИТ-услуг, что может повлечь для развертывания. Однако можно свернуть путем развертывания из облака земного администрирования SharePoint.

Project Server

Для корпоративных коммуникации и передачи, особенно на уровне портфеля Project Server содержит расширенные коммуникации и передачи средств. Дополнительные сведения о сервере Project Server.

Развертывание Project Server может вызвать трудности у небольших компаний со штатом в несколько сотрудников. Для эффективного использования Project Server в вашей организации следует понимать бизнес-процессы внутри компании, методы и возможности управления проектом. Необходимо обозначить и ликвидировать зазор между тем, на какой стадии она находится сейчас, и тем, чего она стремится достичь с помощью сервера.

PowerPoint

Идеально подходит для создания эффектных презентаций для заинтересованных лиц высокого уровня. Дополнительные сведения о том, как с помощью PowerPoint для эффективных презентаций.

Поставщикам, аналитикам и техническим специалистам могут потребоваться подробные диаграммы для углубленного анализа данных. Для этого лучше подходит Excel.

Visio

Идеально подходит для начальных этапов проекта, где полезно поток построения бизнеса и процессах производства. Узнайте больше Создание блок-схем для обмена данными проекта с помощью Visio.

Может содержать слишком много лишней информации для руководства.

Lync Server

Включает подключенной группы качества, преобразующая каждой связи в взаимодействия, которое совместной эффектных и доступны из любой точки мира.

Для развертывания потребуется содействие ИТ-отдела или поставщика ИТ-услуг, что может повлечь дополнительные расходы.

Office Online программ (облако)

Привлекательным и простой способ отображения сведений о проекте на веб-странице вашей компании с помощью внедренный код из Excel Online. Пример из блога Excel.

У некоторых компаний могут возникать проблемы с безопасностью. Убедитесь, что внедренные листы отображаются на защищенных веб-сайтах или показаны из личных (не общедоступных) папок OneDrive.

Социальные сети

Twitter, Facebook и других социальных сетей могут помочь управление проектами и рабочих групп, особенно на этапе открытия проекта. Узнайте больше об использовании социальных сетей в управлении проектами

Члены рабочей группы могут неохотно делиться информацией, которая защищена хуже, чем на серверах SharePoint.

К началу страницы

Обмен сведениями по проекту

Выявление проблем в календарном плане, о которых необходимо сообщить

Для эффективного обмена сведениями по проекту важно вовремя выявлять проблемы в вашем плане.

Передача сведений по освоенного объема

Анализ освоенного объема помогает эффективно анализировать степень производительности проекта на разных стадиях его выполнения. Хорошие результаты анализа —именно то, что хотят видеть заинтересованные лица.

Синхронизация задач проекта со списком задач SharePoint

Список задач существующего проекта можно синхронизировать со списком задач SharePoint. Изменения в одном списке будут отражены в другом.

Экспорт списка SharePoint в список задач проекта

Созданный в SharePoint список задач можно импортировать в Project. Изменения в одном списке будут отражены в другом.

Создание и управление списком задач проекта SharePoint

Если в SharePoint есть созданный ранее список задач, пользователь может добавлять новые задачи, назначать людей для их выполнения, а также управлять работой без использования сервера Project Server.

Просмотр сведений проекта без Project 2010

Если вы хотите просмотреть сведения о проекте, не используя Project и SharePoint, данные из Project можно экспортировать с помощью различных форматов и средств.

Ускорение работы с Project Web App

Чтобы узнать, как сервер Project Server и веб-приложение Project Web App могут помочь вашей организации, просмотрите ряд видео, посвященных основам работы с ними.

Общение с рабочей группой с помощью Outlook 2010

Ознакомьтесь с рекомендациями по использованию Outlook для извлечения максимальной пользы от рассылки писем членам вашей рабочей группы. Решайте проблемы, а не создавайте их!

Внедрение книги Excel в веб-страницу

Отобразите внедренный лист на веб-странице внутренней сети компании, чтобы заинтересованные лица могли просматривать обновления сведений по проекту. Книга хранится в общедоступном месте, таком как Windows Live OneDrive

Создание схем Visio

С помощью приложения Visio 2010 можно создавать впечатляющие диаграммы для обмена наиболее важными сведениями по проекту.

К началу страницы | Вернуться к разделу Схема управления проектом

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×