Цель управления проектом: передача сведений по проекту

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Общение с рабочей группой

Передача сведений по проекту, будь то получение информации о состоянии проекта от вашей рабочей группы или ее передача руководству, часто представляет трудность.

Узнайте, как и когда передавать информацию и отчеты по проекту. В противном случае эффективность взаимодействия может снизиться и успех всего проекта может оказаться под угрозой.

Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами.

Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы с Project...

  • Составьте список заинтересованных лиц    Перед началом проекта Узнайте, кто являются заинтересованными лицами. Что кабинки проекта он забыть важных заинтересованных лиц, имеющего выберите go "и" нет влияния на проект

  • Подготовьте план коммуникации    Разработка стратегии коммуникации и процессов в проект до начала проекта. Что еще лучше имеют процессов обращений отображаются в виде задачи на первой строки проекта, чтобы этот важную роль совместной работы становится фиксации каждого участника.

  • Часто общаться    Сбор сведений о состоянии задачи после о право отправляются проблем перед их переключение недели. Если вы общаться чаще, участники группы может перестать отправки обновлений из-за дополнительного времени при подготовке их.

  • Выявляйте проблемы    Если все выглядит будем потому, что вы еще не слышали ничего отрицательное значение, вы, скорее всего, направляется проблемы. Еще лучше всего выполнения проектов возникнут проблемы. Задание является переход найти их, прежде чем они перерастают в большие проблемы.

  • Используйте подходящие технологии    Сведения о участников и коммуникаций заинтересованных лиц. К примеру отчеты о состоянии задач участников группы может потребоваться использовать электронной почты или Project Server, тогда как руководитель многие пользователи предпочитают удобно составленный диаграммы или сводной таблицы. Ниже приведен список программ, которые можно использовать для связи.

Приложение

Преимущества

Недостатки

Проект

  • Имеет встроенные средства создания презентаций для заинтересованных лиц всех уровней.

  • Имеет понятные представления временной шкалы и визуального оптимизатора ресурсов.

  • Возможен экспорт данных в Excel и Visio для передачи сложных данных.

  • В вашей организации Project может не использоваться.

  • Проекты, над которыми работает ваша организация, могут быть слишком маленькими, и использование столь эффективного программного обеспечения для планирования может быть нецелесообразным.

Project Server

  • Оптимален для эффективной коммуникации и передачи сведений по проекту в пределах организации.

  • Возможность сравнивать состояния нескольких проектов или портфеля проектов.

  • Небольшим компаниям может потребоваться помощь консультантов в установке и использовании Project Server.

Excel

  • Возможен экспорт данных из Project в Excel для углубленного анализа, например проведения дисперсионного анализа и анализа освоенного объема.

  • Идеально подходит для раннего планирования проектов или получения обобщенных результатов, которые позднее можно добавить в Project.

  • В Excel отсутствуют функции автоматического планирования для более сложных проектов.

Слово

  • Идеально подходит на этапе открытия проекта, когда нужно обмениваться документами по планированию, такими как бюджеты и конечные результаты.

  • Плохо подходит для визуального представления информации руководителям. Используйте вместо этого Excel, Visio, PowerPoint или собственные возможности создания отчетов Project.

SharePoint:

  • Обеспечивает возможности синхронизации без использования Project Server. Изменение в одной задаче будет отражаться в других.

  • Дорогие развернуть во всей организации. Если у вас нет ресурсов компании для установки SharePoint, можно использовать с SharePoint online в Office 365.

PowerPoint

  • Идеально подходит для создания эффектных презентаций для руководителей.

  • Аналитикам и техническим специалистам могут потребоваться более подробные диаграммы для углубленного анализа бюджета.

Visio

  • Идеально подходит для начальных этапов проекта, когда нужно передавать сведения о бизнес-процессах и процессах производства с использованием блок-схем и других диаграмм.

  • Для руководителей может быть слишком много лишней информации. Используйте вместо этого собственные функции создания отчетов Project.

Lync   

  • Идеально подходит в тех случаях, когда члены рабочей группы находятся в разных местах. Вы можете обмениваться сведениями по проекту с помощью мгновенных сообщений, голосовой и видеосвязи, а также собраний по сети.

  • Требуется ИТ-отдел для развертывания. Если у вас нет ресурсов компании, чтобы установить Lync, можно использовать Office 365 с помощью Lync Online.

Проверка обновлений состояния из Project Server

Если ваша рабочая группа использует Project Server, загружайте обновления состояния задач с сервера, прежде чем связываться с рабочей группой по поводу хода выполнения проекта.

Отслеживание хода выполнения календарного плана

Существуют как простые, так и сложные способы отслеживания хода выполнения. Выберите тот из них, который лучше всего подходит для вашего проекта и вашей рабочей группы.

Обмен мгновенными сообщениями с участниками команды проекта при использовании Lync

Если при работе над расписанием проекта возникает вопрос, наведите указатель на имя соответствующего человека и отправьте мгновенное сообщение с помощью Lync.

Присоединение к собранию Lync по сети

Если сотрудники не могут посетить собрание лично, используйте Lync для обмена сведениями по проекту. Показывайте слайды PowerPoint, таблицы Excel или записную книжку OneNote для обсуждения планов проекта. Люди могут участвовать в собраниях по сети из собственных офисов, из дома или с помощью мобильных устройств.

Создание отчета о проекте

В Project 2013 можно создавать и настраивать привлекательные графические отчеты по любым данным проекта, не используя другое программное обеспечение. При работе над проектом отчеты изменяются, отражая новейшие сведения, и для этого обновлять их вручную не требуется.

Синхронизация со списком задач SharePoint

Члены группы могут просматривать расписание и обновлять сведения о своей работе в SharePoint, а вы — просматривать эти изменения в Project. И наоборот.

Использование Office 365 с SharePoint и Lync online

Для начальных спецификаций проекта используйте Office 365. Если у вас есть компьютер и подключение к Интернету, вы можете работать над своими документами в полных версиях приложений Word, Excel, PowerPoint или OneNote по запросу в любом удобном для себя месте.

Если эти приложения не установлены на компьютерах сотрудников, вы также можете использовать SharePoint Online и Lync Online.

Публикация изменений к задачам на сервере

Когда вы вносите изменения в задачи, публикуйте их в Project Server, чтобы члены группы могли продолжать работу с учетом обновленной информации.

Вернуться к статье Схема управления проектами

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×