Цели пользователя: управление затратами

Затраты по проекту

В этой статье содержатся сведения о том, как отслеживать данные о затратах. Вы узнаете, как и где нужно вводить сведения о различных затратах, чтобы можно было периодически просматривать и анализировать общие затраты по мере выполнения проекта.

Отслеживание статей затрат помогает принимать обдуманные решения и обеспечивать выполнение проектов в пределах бюджета.

Полезные советы для тех, кто приступает к управлению затратами

В этой статье описана одна из многих целей управления проектом в рамках стратегии управления.

  • Оценка затрат по проекту.    Перед началом проекта полезно ознакомиться с данными о затратах по другим подобным проектам. Это помогает предотвратить дорогостоящие ошибки. Если в организации есть отдел управления проектами, обсудите с его сотрудниками планируемые затраты и бюджет. Вы также можете попросить коллегу, обладающего достаточным опытом и знаниями, проверить ваши предполагаемые затраты по задачам и ресурсам. Предварительная оценка затрат — непростая задача: крупные организации используют для этого рекомендации собственных отделов управления проектами либо привлекают сторонних специалистов по оценке затрат.

  • Типы затрат в приложении Project.   Основная часть затрат по проекту связана с трудовыми ресурсами: людьми, которые работают над выполнением назначенных им задач, либо материалами и оборудованием, необходимыми для реализации проекта. Затраты на ресурсы обычно рассчитываются на основе почасовых ставок оплаты либо стоимости ресурсов за единицу, однако иногда возникают разовые затраты, такие как оплата консультаций, стоимость услуг различных поставщиков и командировочные расходы. Затраты, не связанные с ресурсами, обычно вводятся как фиксированные затраты на определенные задачи или весь проект.

  • Ввод затрат.   Затраты на ресурсы вводятся в представлении "Лист ресурсов" (работники с почасовой и месячной ставками оплаты, подрядчики, затраты на материалы и другие разовые затраты на ресурсы, например страхование и гарантийное обеспечение). Затраты на задачи вводятся в таблицу затрат, которую можно добавить на любой лист задач.

  • Расчет итоговых затрат    Приложение Project рассчитывает итоги по всем введенным затратам, благодаря чему вы можете сразу увидеть общую стоимость проекта. Эти сведения о затратах можно предоставить всем лицам, заинтересованным в реализации проекта.

  • Составление бюджета    Если итоговые затраты согласуются с представлением заинтересованных лиц (в том числе вашим) о бюджете, сохраните их в качестве базового плана, который послужит бюджетом для проекта. Обычно это делается после ввода всех данных и параметров проекта и до начала работ. Базовый бюджет необходим для контроля и отслеживания затрат, особенно если вы собираетесь анализировать освоенный объем и отклонения по затратам в ходе выполнения проекта. Дополнительные сведения см. в статье Создание и сохранение базового плана.

  • Анализ затрат    Экспортируйте данные о затратах в Excel для глубокого анализа с помощью сводных таблиц, диаграмм и других возможностей Excel, таких как условное форматирование и спарклайны (см. рисунок ниже).

    Отображение сведений об освоенном объеме в Excel с помощью спарклайнов  
    Кроме того, используйте функцию Project "Наглядные отчеты", позволяющую просмотреть сводную диаграмму освоенного объема (она часто называется S-образным графиком).
      Таблица освоенного объема в Excel  
    Вы можете даже применить к данным Project методы дисперсионного анализа, которые включены в Пакет анализа в Excel. Таким образом, анализировать затраты по проекту можно с помощью самых разных инструментов и методов.

Ввод затрат по проекту

Ввод затрат, основанных на ставке, на людей и материалы

Сначала нужно задать ставки оплаты труда для людей, работающих над проектом, и стоимость за единицу для материалов, необходимых для его реализации.

Ввод затрат на оборудование и других затратных ресурсов

После этого нужно ввести "фиксированные" затраты на оборудование и все разовые затраты на ресурсы, которые вы планируете отслеживать в рамках проекта.

Ввод фиксированных затрат на выполнение задач

Затем можно добавить все прочие разовые затраты, связанные с отдельными задачами или с суммарной задачей проекта.

Просмотр итоговых затрат на проект

После ввода затрат на ресурсы и задачи можно просмотреть итоговые значения затрат, чтобы выяснить, требуется ли внести какие-либо изменения для достижения запланированных показателей.

Выбор подходящего отчета

На определенном этапе вам может потребоваться предоставить сведения о затратах по проекту коллегам. Для этого можно воспользоваться одним из готовых отчетов о затратах, например отчетом о движении денежных средств или об освоенном объеме, либо наглядным отчетом (например, сводной диаграммой Excel или сводной схемой Visio), позволяющим мгновенно оценить все затраты.

Управление затратами по проекту

Создание и сохранение базового плана

После ввода предварительных затрат сохраните их в базовом плане, чтобы сформировать бюджет. Так вы сможете сравнивать запланированные затраты с фактическими по мере реализации проекта, а также заблаговременно прогнозировать их выход за пределы бюджета.

Отслеживание хода выполнения календарного плана

По мере реализации проекта следите за ходом выполнения задач и накапливающимися фактическими затратами, чтобы контролировать их возможный выход за рамки бюджета.

Ввод фактических затрат вручную

Приложение Project автоматически рассчитывает фактические затраты на основании фактических трудозатрат на выполнение задач и использованных при этом материалов, однако в случае необходимости можно вручную ввести фактические затраты на любую назначенную и уже завершенную задачу.

Анализ освоенного объема для остальных

На любом этапе реализации проекта вы можете проанализировать освоенный объем, чтобы выяснить, соответствуют ли потраченные средства объему выполненных работ и базовым затратам, установленным для задач, ресурсов и назначений.

Принципы углубленного анализа освоенного объема (блог)

Узнайте, как экспортировать календарный план в формат, совместимый со спецификациями UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business — Центр ООН по упрощению процедур торговли и электронным деловым операциям).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×