Office

Цели пользователя: управление затратами

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Затраты по проекту

В этой статье содержатся сведения о том, как отслеживать данные о затратах. Вы узнаете, как и где нужно вводить сведения о различных затратах, чтобы можно было периодически просматривать и анализировать общие затраты по мере выполнения проекта.

Отслеживание статей затрат помогает принимать обдуманные решения и обеспечивать выполнение проектов в пределах бюджета.

Полезные советы для тех, кто приступает к управлению затратами

В этой статье описана одна из многих целей управления проектом в рамках стратегии управления.

  • Оценка   затрат на обслуживание проектов, которые похожи на проект, который вы планируете планировать, может быть полезен, если вы приступите к работе. Это помогает предотвратить дорогостоящие ошибки. Если в вашей организации есть эксперты по управлению проектами (проектный офис), вы также можете обсудить ваши планы затрат и бюджетов с ними либо попросить опытного и знаний участника группы ознакомиться с оценками стоимости задач и ресурсов. Оценки затрат очень сложны — более крупные организации следуют рекомендациям по проектный офис или нанять оценку профессиональных затрат.

  • Сведения о том, какие типы затрат используются в Project   для самых выгодных затрат на проекты — от трудовых ресурсов — пользователей, работающих с назначенными задачами, а также материалов и оборудования, необходимых для выполнения проекта. Затраты на ресурсы обычно основываются на почасовых тарифах или тарифах за единицу, но они также могут быть единовременными затратами, например сборы за консультантом, стоимостью поставщика или командировочными затратами. Затраты, не связанные с ресурсами, обычно вводятся как фиксированные затраты для конкретных задач или для всего проекта.

  • Ввод   затрат на ресурсы в представлении "лист ресурсов" для рабочих часов, сотрудников, подрядчиков, расходов на материалы и прочих затрат на ресурсы, например, затраты на страхование или Бондс. Стоимость задачи вводится в таблицу затрат, которую можно добавить на любой лист задач.

  • Расчет итоговых затрат    Приложение Project рассчитывает итоги по всем введенным затратам, благодаря чему вы можете сразу увидеть общую стоимость проекта. Эти сведения о затратах можно предоставить всем лицам, заинтересованным в реализации проекта.

  • Составление бюджета    Если итоговые затраты согласуются с представлением заинтересованных лиц (в том числе вашим) о бюджете, сохраните их в качестве базового плана, который послужит бюджетом для проекта. Обычно это делается после ввода всех данных и параметров проекта и до начала работ. Базовый бюджет необходим для контроля и отслеживания затрат, особенно если вы собираетесь анализировать освоенный объем и отклонения по затратам в ходе выполнения проекта. Дополнительные сведения см. в статье Создание и сохранение базового плана.

  • Анализ затрат    Экспортируйте данные о затратах в Excel для глубокого анализа с помощью сводных таблиц, диаграмм и других возможностей Excel, таких как условное форматирование и спарклайны (см. рисунок ниже).

    Отображение сведений об освоенном объеме в Excel с помощью спарклайнов  
    Кроме того, используйте функцию Project "Наглядные отчеты", позволяющую просмотреть сводную диаграмму освоенного объема (она часто называется S-образным графиком).
      Таблица освоенного объема в Excel  
    Вы можете даже применить к данным Project методы дисперсионного анализа, которые включены в Пакет анализа в Excel. Таким образом, анализировать затраты по проекту можно с помощью самых разных инструментов и методов.

Ввод затрат по проекту

Ввод затрат на ресурсы

Сначала нужно задать ставки оплаты труда для людей, работающих над проектом, и стоимость за единицу для материалов, необходимых для его реализации. После этого нужно ввести "фиксированные" затраты на оборудование и все разовые затраты на ресурсы, которые вы планируете отслеживать в рамках проекта. Приложение Project автоматически рассчитывает фактические затраты на основании фактических трудозатрат на выполнение задач и использованных при этом материалов, однако в случае необходимости можно вручную ввести фактические затраты на любую назначенную и уже завершенную задачу.

Просмотр итоговых затрат на проект

После ввода затрат на ресурсы и задачи можно просмотреть итоговые значения затрат, чтобы выяснить, требуется ли внести какие-либо изменения для достижения запланированных показателей.

Выбор подходящего отчета

На определенном этапе вам может потребоваться предоставить сведения о затратах по проекту коллегам. Для этого можно воспользоваться одним из готовых отчетов о затратах, например отчетом о движении денежных средств или об освоенном объеме, либо наглядным отчетом (например, сводной диаграммой Excel или сводной схемой Visio), позволяющим мгновенно оценить все затраты.

Управление затратами по проекту

Создание и сохранение базового плана

После ввода предварительных затрат сохраните их в базовом плане, чтобы сформировать бюджет. Так вы сможете сравнивать запланированные затраты с фактическими по мере реализации проекта, а также заблаговременно прогнозировать их выход за пределы бюджета.

Отслеживание хода выполнения календарного плана

По мере реализации проекта следите за ходом выполнения задач и накапливающимися фактическими затратами, чтобы контролировать их возможный выход за рамки бюджета.

Анализ освоенного объема для остальных

На любом этапе реализации проекта вы можете проанализировать освоенный объем, чтобы выяснить, соответствуют ли потраченные средства объему выполненных работ и базовым затратам, установленным для задач, ресурсов и назначений.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×