Цели пользователя: управление затратами

Затраты по проекту

В этой статье содержатся сведения о том, как отслеживать данные о затратах. Вы узнаете, как и где нужно вводить сведения о различных затратах, чтобы можно было периодически просматривать и анализировать общие затраты по мере выполнения проекта.

Отслеживание статей затрат помогает принимать обдуманные решения и обеспечивать выполнение проектов в пределах бюджета.

Эти инструкции относятся к Microsoft Project 2016, 2013 и 2010.

Полезные советы для тех, кто приступает к управлению затратами

В этой статье описана одна из многих целей управления проектом в рамках стратегии управления.

  • Оценка затрат по проекту.    Перед началом проекта полезно ознакомиться с данными о затратах по другим подобным проектам. Это помогает предотвратить дорогостоящие ошибки. Если в организации есть отдел управления проектами, обсудите с его сотрудниками планируемые затраты и бюджет. Вы также можете попросить коллегу, обладающего достаточным опытом и знаниями, проверить ваши предполагаемые затраты по задачам и ресурсам. Предварительная оценка затрат — непростая задача: крупные организации используют для этого рекомендации собственных отделов управления проектами либо привлекают сторонних специалистов по оценке затрат.

  • Типы затрат в приложении Project.   Основная часть затрат по проекту связана с трудовыми ресурсами: людьми, которые работают над выполнением назначенных им задач, либо материалами и оборудованием, необходимыми для реализации проекта. Затраты на ресурсы обычно рассчитываются на основе почасовых ставок оплаты либо стоимости ресурсов за единицу, однако иногда возникают разовые затраты, такие как оплата консультаций, стоимость услуг различных поставщиков и командировочные расходы. Затраты, не связанные с ресурсами, обычно вводятся как фиксированные затраты на определенные задачи или весь проект.

  • Ввод затрат.   Затраты на ресурсы вводятся в представлении "Лист ресурсов" (работники с почасовой и месячной ставками оплаты, подрядчики, затраты на материалы и другие разовые затраты на ресурсы, например страхование и гарантийное обеспечение). Затраты на задачи вводятся в таблицу затрат, которую можно добавить на любой лист задач.

  • Расчет итоговых затрат    Приложение Project рассчитывает итоги по всем введенным затратам, благодаря чему вы можете сразу увидеть общую стоимость проекта. Эти сведения о затратах можно предоставить всем лицам, заинтересованным в реализации проекта.

  • Составление бюджета    Если итоговые затраты согласуются с представлением заинтересованных лиц (в том числе вашим) о бюджете, сохраните их в качестве базового плана, который послужит бюджетом для проекта. Обычно это делается после ввода всех данных и параметров проекта и до начала работ. Базовый бюджет необходим для контроля и отслеживания затрат, особенно если вы собираетесь анализировать освоенный объем и отклонения по затратам в ходе выполнения проекта. Дополнительные сведения см. в статье Создание и сохранение базового плана.

  • Анализ затрат    Экспортируйте данные о затратах в Excel для глубокого анализа с помощью сводных таблиц, диаграмм и других возможностей Excel, таких как условное форматирование и спарклайны (см. рисунок ниже).

    Отображение сведений об освоенном объеме в Excel с помощью спарклайнов  
    Кроме того, используйте функцию Project "Наглядные отчеты", позволяющую просмотреть сводную диаграмму освоенного объема (она часто называется S-образным графиком).
      Таблица освоенного объема в Excel  
    Вы можете даже применить к данным Project методы дисперсионного анализа, которые включены в Пакет анализа в Excel. Таким образом, анализировать затраты по проекту можно с помощью самых разных инструментов и методов.

Ввод затрат по проекту

Ввод затрат, основанных на ставке, на людей и материалы

Сначала нужно задать ставки оплаты труда для людей, работающих над проектом, и стоимость за единицу для материалов, необходимых для его реализации.

Ввод затрат на оборудование и других затратных ресурсов

После этого нужно ввести "фиксированные" затраты на оборудование и все разовые затраты на ресурсы, которые вы планируете отслеживать в рамках проекта.

Ввод фиксированных затрат на выполнение задач

Затем можно добавить все прочие разовые затраты, связанные с отдельными задачами или с суммарной задачей проекта.

Просмотр итоговых затрат на проект

После ввода затрат на ресурсы и задачи можно просмотреть итоговые значения затрат, чтобы выяснить, требуется ли внести какие-либо изменения для достижения запланированных показателей.

Выбор подходящего отчета

На определенном этапе вам может потребоваться предоставить сведения о затратах по проекту коллегам. Для этого можно воспользоваться одним из готовых отчетов о затратах, например отчетом о движении денежных средств или об освоенном объеме, либо наглядным отчетом (например, сводной диаграммой Excel или сводной схемой Visio), позволяющим мгновенно оценить все затраты.

Управление затратами по проекту

Создание и сохранение базового плана

После ввода предварительных затрат сохраните их в базовом плане, чтобы сформировать бюджет. Так вы сможете сравнивать запланированные затраты с фактическими по мере реализации проекта, а также заблаговременно прогнозировать их выход за пределы бюджета.

Отслеживание хода выполнения календарного плана

По мере реализации проекта следите за ходом выполнения задач и накапливающимися фактическими затратами, чтобы контролировать их возможный выход за рамки бюджета.

Ввод фактических затрат вручную

Приложение Project автоматически рассчитывает фактические затраты на основании фактических трудозатрат на выполнение задач и использованных при этом материалов, однако в случае необходимости можно вручную ввести фактические затраты на любую назначенную и уже завершенную задачу.

Анализ освоенного объема для остальных

На любом этапе реализации проекта вы можете проанализировать освоенный объем, чтобы выяснить, соответствуют ли потраченные средства объему выполненных работ и базовым затратам, установленным для задач, ресурсов и назначений.

Принципы углубленного анализа освоенного объема (блог)

Узнайте, как экспортировать календарный план в формат, совместимый со спецификациями UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business — Центр ООН по упрощению процедур торговли и электронным деловым операциям).

Эти инструкции относятся к Microsoft Project 2007.

В этой статье:

Типы затрат в Project 2007

Создание бюджетов и отслеживание затрат с их помощью

Нормированные затраты и принцип их расчета

Затраты на использование и принцип их расчета

Фиксированные затраты и принцип их расчета

Затратные ресурсы и принцип их расчета

Управление движением денежных средств

Типы затрат в Project 2007

Затраты являются важной составляющей планирования проектов и управления ими. В Project 2007 доступно несколько типов затрат. С помощью Project 2007 можно вводить и отслеживать следующие типы затрат:

  • Нормированные затраты — затраты, которые рассчитываются на основе ставок оплаты, указанных для ресурса, а также объема трудозатрат, выполненных этим ресурсом.

  • Затраты на использование —это затраты, возникающие каждый раз при использовании ресурса либо один раз для каждой выполненной задачи, которой назначен данный ресурс.

  • Фиксированные затраты — это затраты, которые определяются для задачи, а не для ресурса. Фиксированные затраты остаются неизменными независимо от длительности задачи или объема работ, выполняемых в рамках нее ресурсом.

  • Затратный ресурс — ресурс, с помощью которого можно накапливать разовые или регулярные затраты, относящиеся к задаче. Например, это могут быть затраты на авиабилеты и проживание. Обычно это разовые затраты в рамках задачи, хотя в жизненном цикле задачи может содержаться несколько записей по такому ресурсу, если установлено обновление инфраструктуры для Project 2007.

  • Бюджетный ресурс — это ресурс, который применяется к проекту в целом. Такие ресурсы отражают максимальный объем используемых проектом денежных средств, трудозатрат или материалов. Однако это не значит, что проект не может превышать бюджет. Бюджетный ресурс просто дает возможность сравнить плановые показатели с текущими затратами, что помогает отслеживать финансовую эффективность проекта.

    • Для одного трудового ресурса можно задать несколько типов затрат. Например, вы можете указать для ресурса почасовую ставку, но при этом определить затраты на использование для командировок или других расходов.

    • Различные типы затрат вычисляются по-разному в зависимости от того, какой это ресурс — трудовой (люди), материальный ресурс (цемент или арматура) или затратный (билеты на самолет). Для трудовых ресурсов ставка задается на единицу времени. Для материальных и затратных ресурсов она определяется для других указанных единиц измерения (таких как тонны, метры или денежные единицы).

Создание бюджетов и отслеживание затрат с их помощью

Бюджеты можно создавать и отслеживать в одном из двух направлений: с использованием оценки "снизу вверх" или оценки "сверху вниз". Project 2007 поддерживает оба способа.

Создание бюджета с помощью способа "снизу вверх"

При использовании подхода "снизу вверх" оцениваются базовые ставки или затраты на использование для ресурсов, а также фиксированные затраты или затратные ресурсы для отдельных задач. Project 2007 вычисляет общие затраты для ресурсов, задач и всего проекта. Этот способ (которой также известен как оценка "снизу вверх") обеспечивает получение надежных и точных результатов.

При создании бюджета в Project 2007 способом "снизу вверх":

  • Сначала вводятся ставки оплаты, затраты на использование, фиксированные затраты и затратные ресурсы.

  • Затем указывается оценка трудозатрат или продолжительности для каждой задачи.

  • Наконец, задачам назначаются ресурсы.

Примечание : Для бюджетных ресурсов лучше подходит планирование "сверху вниз". Их можно применить на уровне проекта только путем назначения суммарной задаче.

Затем Project 2007 рассчитывает итоговые оценки затрат на выполнение всех задач проекта. Если эти итоги не соответствуют бюджету, необходимо скорректировать ставки оплаты, назначения ресурсов и т. д.

После уточнения оценки затрат можно сохранить базовый план, тем самым создав бюджет для данного проекта.

При наличии бюджета можно сравнить фактические расходы с суммами, которые планировалось израсходовать, а затем вносить необходимые изменения, чтобы не допустить выхода за рамки бюджета. В большинстве случаев нужно просто ввести фактические суммы затрат для каждой задачи. Project 2007 рассчитает затраты на задачу с учетом хода выполнения проекта. При необходимости вы также можете вводить конкретные затраты.

Вы можете отслеживать общие затраты одним из трех способов: в диалоговом окне Сведения о проекте, в представлениях Project ("Использование задач" или "Использование ресурсов") либо в отчете. С помощью наглядных отчетов вы также можете экспортировать сведения о затратах в другие программы, например Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office Visio 2007.

Создание бюджета с помощью способа "сверху вниз"

При расчете бюджета способом "сверху вниз" общие показатели по затратам на ресурсы, задачи и проекты оцениваются на основе аналогичных прошлых проектов. Если на проект выделен фиксированный максимальный объем денежных средств, способ "сверху вниз" предпочтительнее способа "снизу вверх".

При создании бюджета "сверху вниз" для проекта:

  • Во-первых, создаются бюджетные ресурсы, которые отражают общий бюджет проекта, включая бюджетные ресурсы для затрат, трудозатрат и материалов.

  • Во-вторых, бюджетные ресурсы назначаются суммарной задаче проекта, что позволяет применить бюджеты ко всему проекту.

  • В-третьих, вводятся значения для бюджетных ресурсов.

  • В-четвертых, указываются другие ресурсы проекта, которые нужно отслеживать и сопоставлять с общими бюджетными ресурсами. Для этого создается настраиваемое поле по всем ресурсам проекта с последующим распределением этих ресурсов (включая бюджетные ресурсы) по категориям путем ввода в это настраиваемое поле значения, указывающего, с каким типом бюджета сопоставляется данный ресурс.

  • Наконец, после распределения ресурсов по типам бюджета эти ресурсы группируются и сравниваются с общим бюджетом проекта.

К началу страницы

Нормированные затраты и принцип их расчета

Нормированные затраты на ресурс — это затраты на трудовой ресурс, например персонал или арендуемое оборудование, для которых назначаются стандартная ставка и (при необходимости) сверхурочные. Такие ресурсы обычно учитываются на почасовой основе. При назначении ресурса задаче Project 2007 рассчитывает общие затраты на ресурс с использованием указанных почасовых ставок и времени (или длительности) выполнения задачи.

Примечание : По умолчанию Project 2007 использует стандартные ставки ресурсов для расчета затрат для всего объема работ, необходимого для выполнения задачи. Дополнительные часы не рассчитываются в Project 2007 автоматически как сверхурочные, если только они специально не указаны как сверхурочные.

Поскольку трудозатраты всегда представляют собой общий объем выполненной работы, объем сверхурочных работ включается в общий объем работ, а не прибавляется к нему. Например, если сотрудник по плану должен работать 40 часов в течение четырех дней, из которых 8 часов в день составляют обычное рабочее время, а 2 часа — сверхурочное, то следует назначить 10 часов работы в день, а затем определить 2 часа из этих 10 как сверхурочные. В Project 2007 затраты на часы, указанные как сверхурочные, рассчитываются по заданной ставке для сверхурочных. Оставшиеся часы рассчитываются по стандартной ставке.

Нормированные затраты на материалы — это затраты на расходные материальные ресурсы, такие как строительные материалы или принадлежности, которым назначаются стандартные ставки (но обычно не на почасовой основе). Ставки для материальных ресурсов задаются на единицу материала (например, на метр или на тонну). Если задаче назначен материальный ресурс, Project 2007 рассчитывает общие затраты на материалы, умножая ставку материального ресурса на количество единиц материала, используемых для выполнения задачи.

Иногда при расчете затрат к трудовым ресурсам применяется таблица норм затрат. Это набор ставок и затрат на использование для материальных и трудовых ресурсов. В Project 2007 доступно пять таблиц норм затрат с именами от А до Д (эти имена нельзя изменить), что позволяет назначать до пяти наборов ставок для ресурса, где затраты различаются в зависимости от типа работ. Например, работа столяра по отделке может оплачиваться выше, чем по установке, поэтому можно применять одну таблицу норм затрат при назначении работ по отделке и другую — при назначении работ по установке.

Каждая таблица норм затрат может включать до 25 строк, в которые можно вводить измененные ставки (например, при увеличении ставок оплаты или изменении затрат на материалы). Для каждого изменения ставок указывается дата начала его действия. Например, если вы знаете, что через шесть месяцев плата за ресурс возрастет, в Project 2007 можно задать автоматическое применение новой ставки с этого времени.

При использовании Microsoft Office Project профессиональный 2007 для работы с корпоративными ресурсами можно установить ограничения для таблиц норм. Например, таблица норм А может быть предназначена для определения ставок на работу, оплачиваемую по счетам, а таблица Б — для ставок на работу, которая не оплачивается по счетам. Обратитесь к своему администратору за дополнительными сведениями.

К началу страницы

Затраты на использование и принцип их расчета

Затраты на использование — это разовая плата за пользование ресурсом, например оборудованием. Затраты на использование никогда не зависят от объема выполняемых работ, но возникают каждый раз при пользовании ресурсом. В то время как затраты на использование трудового ресурса зависят от числа затраченных единиц, затраты на использование материального ресурса применяются только один раз. Например, если затраты на использование каменщика составляют 6000 рублей (вместо от почасовой ставки), а для завершения задачи требуется три каменщика, затраты составят 18 000 рублей. Однако затраты на использование в размере 6000 рублей, связанные с поставкой цемента, применяются один раз для каждой поставки независимо от того, сколько тонн цемента было поставлено — 10 или 100.

Затраты на использование задаются на вкладке Затраты диалогового окна Сведения о ресурсе.

Фиксированные затраты и принцип их расчета

Фиксированные затраты — это затраты для задачи, которые остаются неизменными независимо от длительности задачи, объема работ, выполненного ресурсом, и количества единиц назначения.

Примечание : В отличие от нормированных затрат на ресурсы, фиксированные затраты не могут возрастать, если для завершения задачи требуется больше времени, чем планировалось. Например, если по плану предусмотрено выполнение задачи за пять дней столяром с почасовой оплатой труда (нормированные затраты), а для ее выполнения потребуется семь дней, работнику выплачивается больше, чем было заложено в бюджете. Если же работа столяра оценивается с использованием фиксированных затрат, затраты остаются неизменными независимо от времени, затраченного на задачу.

Вы можете назначать фиксированные затраты задаче, которой назначены нормированные затраты на ресурс. Например, если использование нормированного ресурса, назначенного задаче, предполагает затраты на проезд, их можно добавить в ту же задачу как фиксированную величину. Фиксированные затраты включаются в общие показатели затрат — как для этапов проекта (в суммарных задачах), так и для всего проекта.

Фиксированные затраты задаются в представлении задачи (например, в представлении "Диаграмма Ганта") путем применения соответствующей таблицы норм затрат и указания объема затрат в поле Фиксированные затраты.

Затратные ресурсы и принцип их расчета

В отличие от фиксированных затрат и затрат на использование, затратные ресурсы (например, на проживание или авиабилеты) создаются как тип ресурса, а затем назначаются задачам. К затратным ресурсам, в отличие от трудовых ресурсов, нельзя применить календарный план. Их величина не зависит от объема работ по задаче.

Если на компьютере установлено обновление инфраструктуры для Project 2007, затратные ресурсы могут влиять на дату начала или окончания задачи. Например, если задача начинается 1 августа и заканчивается 15 августа, но вы назначаете затратный ресурс со стоимостью 30 000 рублей на 21 августа, окончание задачи переносится на 21 августа для учета затратных ресурсов.

Затратные ресурсы используются в том случае, если нужно применить (для одной задачи) несколько административных затрат, которые не зависят от объема работ по задаче. Например, для руководителя, работающего над новой проектной инициативой, можно применить три разных затратных ресурса: расходы на авиабилеты, расходы на питание и расходы на проживание. Таким образом, для одной задачи можно применить несколько "фиксированных" затрат. В отличие от трудовых и материальных ресурсов, для затратных ресурсов не применяются ставки затрат.

Затратные ресурсы создаются на листе ресурсов. (На вкладке Общие диалогового окна Сведения о ресурсе выберите в списке Тип значение Затраты.) После создания затратного ресурса его можно по мере необходимости назначать задачам. После назначения такого ресурса задаче объем затрат можно задать с помощью диалогового окна Сведения о задаче, диалогового окна Сведения о назначении для этой задачи или представления "Использование задач" с примененной таблицей "Затраты".

Управление движением денежных средств

При назначении затрат задачам и ресурсам вы можете определить способ начисления затрат. Если движение денежных средств является существенным фактором для проекта, может потребоваться изменить способ начисления затрат для отдельных задач, чтобы начисления выполнялись только при наличии достаточных для этого денежных средств.

За исключением затрат на использование, которые всегда начисляются в начале задачи, затраты в Project 2007 по умолчанию распределяются пропорционально, а начисление затрат рассчитывается на основе процента выполненной работы и распределяется по всей длительности задачи. Однако можно также начислять затраты в начале задачи (если общая сумма выплачивается в начале) или в конце задачи (если оплата осуществляется после выполнения работ).

Задать способ начисления можно одним из нескольких путей в зависимости от типа затрат. Для большинства типов ресурсов (включая трудовые, материальные и затратные ресурсы, а также затраты на использование) способ начисления задается на вкладке Затраты диалогового окна Сведения о ресурсе. Способ начисления для фиксированных затрат задается в поле Начисление фикс. затрат.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×