Хранение записей и управление ими

В SharePoint вы можете управлять записями или в архиве, или в репозитории активных документов.

Обзор

Спланируйте решение об управлении записями вместе с администраторами вашего сервера. Подробнее о планировании и внедрении решений управления записями читайте в разделе См. также.

Сайт центра записей    служит архивом. В него копируются документы, которые становятся записями. Документ считается записью, если он расположен в архиве записей.

Локальное управление записями    является альтернативой традиционному процессу, когда записи копируются или перемещаются в другое расположение, а затем к ним применяются политики безопасности и хранения. Локальное управление записями заключается в том, что документ можно оставить в его текущем расположении на сайте, объявить его записью и применить к этой записи соответствующие свойства безопасности, хранения и расположения.

Смешанный подход также возможен. Например, вы можете хранить записи в том же расположении, что и активные документы, в течение двух лет, а затем, после завершения проекта, переместить их в архив записей.

Центр записей

В центр записей можно передавать весь контент организации, а затем перенаправлять его в соответствующее расположение, где ему будут назначаться надлежащие разрешения и политики, например в отношении срока действия и аудита.

Метаданные, или сведения о данных, играют важную роль для управления информацией и ее последующего извлечения. Такие компоненты, как типы контента, организаторы контента и виртуальные папки, помогают поддерживать использование метаданных.

Ниже перечислены компоненты центра записей.

  • Идентификатор документа.    Каждому документу можно назначить уникальный идентификатор, который не удаляется даже после архивации. По таким идентификаторам документы легко находить независимо от их перемещения.

  • Многоэтапное хранение.    Политики хранения могут состоять их нескольких этапов, что позволяет назначить одну политику для всего жизненного цикла документа (например, ежегодный пересмотр контрактов и удаление их по истечении 7 лет).

  • Поэлементные отчеты аудита.    Вы можете создавать настраиваемые отчеты аудита для каждой отдельной записи.

  • Иерархические планы файлов.    Вы можете создавать глубинные иерархические структуры папок (или наследовать их от родительских папок) и управлять хранением в каждой папке иерархии.

  • Отчет о плане файлов.    Вы можете создавать отчеты о состоянии, отображающие количество элементов на каждом этапе плана файлов, а также сведение политик хранения в каждом узле плана.

  • Таксономия и централизованные типы контента.    Архив будет выступать потребителем корпоративных таксономий и типов контента, обеспечивая согласованность контента и его передачу между пространствами для совместной работы и архивом. В следующих публикациях мы расскажем больше о наших планах развития таксономии в 2010 году.

  • Организатор контента.    Маршрутизатор записей может использовать метаданные для направления входящих документов в нужное расположение в иерархическом плане файлов. Это дает такие преимущества, как автоматическое применение правил к отправленному контенту (например, "Если договор покупки помечен тегом "Альфа-проект", отправить его во вложенную папку "Альфа-договора" и применить политику хранения этой папки к элементу").

  • Виртуальные папки.    План файлов — это отличный способ управления репозиторием, но зачастую поиск нужного контента и навигация по нему отнимает слишком много времени. Центр записей SharePoint 2010 содержит новый компонент — навигацию по метаданным, которая позволяет представлять ключевые метаданные в виде виртуальных папок.

К началу страницы

Локальное управление записями

На любом сайте можно включить локальное управление записями и настроить его в качестве системы управления записями. В такой системе, в отличие от центра записей, вы можете хранить записи вместе с активными документами в пространстве для совместной работы.

Локальное управление позволяет управлять контентом в пространствах для совместной работы. Иначе говоря, можно объявлять записями определенные документы SharePoint (или блоги, вики-, веб-страницы и элементы списков). Создав в своей организации собственное определение понятия "запись", вы можете, если нужно, запретить удаление или изменение таких записей.

Аудит, сохранение, срок действия, отчетность, рабочие процессы записей, обнаружение электронных данных и удержание по юридическим причинам — все эти компоненты можно использовать в пространствах для совместной работы, чтобы найти баланс между удобством SharePoint для конечных пользователей и эффективностью управления данными.

Элементы можно объявлять записями вручную, как часть большего этапа рабочего процесса, или в ходе запланированного этапа хранения документа, например по истечении 2 лет. Важно то, что при объявлении записи контент не перемещается в архив, а остается в своем расположении, а значит конечные пользователи смогут найти и использовать его.

У локального управления записями есть и другие преимущества, например:

  • хранение записей и управление ими на нескольких сайтах;

  • автоматическое управление версиями записей, если управление версиями включено;

  • одновременный поиск по записям и активным документам;

  • возможность настроить собственное определение записи в организации и указать, кто может создавать записи.

К началу страницы

Рекомендации по планированию решений

Итак, где же лучше управлять записями — в отдельном центре записей или на сайте совместной работы, на котором были созданы документы? Чтобы принять правильное решение, мы советуем вам сначала ответить на такие вопросы.

  • Подходит ли структура сайта совместной работы для управления записями?

  • Применяются ли в вашей отрасли нормативные требования, согласно которым записи должны храниться отдельно от активных документов?

  • Должен ли администратор сайта совместной работы обладать разрешениями на управление сайтом, содержащим записи?

  • Не нужно ли вам хранить записи на сайте с более ограниченным доступом, чем сайт совместной работы, или на сайте с особым расписанием резервного копирования?

  • Как долго будет использоваться сайт совместной работы? Если записи будут нужны после завершения проекта и при этом вы выберете локальное управление записями, сайт придется сохранять, даже когда он больше не используется.

  • Часто ли участникам проекта будет нужен доступ к документам после того, как они станут записями? При локальном управлении участники проекта смогут пользоваться записями так же, как и активными документами.

  • Несут ли управляющие записями в вашей организации ответственность только за официальные записи или за активные документы тоже? В первом случае отдельный центр записей может облегчить их работу.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×