Фильтрация данных в базе данных на компьютере

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Чтобы применить фильтр, щелкните правой кнопкой мыши нужное поле или элемент управления, а затем выберите команду фильтрации в нижней части появившегося меню. Чтобы выполнить фильтрацию по определенному значению, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду фильтрации. Параметры фильтрации зависят от типа поля. Вот какие параметры доступны для текстового поля с выбранным значением Привет:

Контекстное меню с параметрами фильтрации

Фильтры позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или таблице либо напечатать нужные записи из отчета, таблицы или запроса. С помощью фильтра вы можете ограничить объем выводимых данных, не изменяя макет базовых объектов.

В этой статье объясняется, как применять, сохранение и удаление фильтров в базе данных Access рабочего стола. Дополнительные сведения о фильтрации в приложении Access отображается в блоге Фильтра данных с Access 2013. Дополнительные сведения о доступе приложения в целом, читайте в статье Создание веб-приложения Access.

В этой статье

Сведения о фильтрации

Различные способы фильтрации

Переключение между отфильтрованным и неотфильтрованным представлениями

Очистка фильтра

Сохранение фильтра и его автоматическое применение

Сведения о фильтрации

При работе с базами данных часто требуется ограничить отображаемую информацию. Хотя для этого можно использовать фильтрацию, иногда удобнее работать с запросами. Если вы решили использовать фильтр, то у вас есть несколько вариантов — общие фильтры, фильтрация по выделенному и фильтр по форме.

Когда мне стоит использовать запросы?

Если вы хотите ограничить выводимые данные, иногда уместнее использовать запросы, чем фильтры. Над созданием запроса придется потрудиться — нужно открыть конструктор запросов, добавить таблицы и т. д. Но зато после этого у вас появляется новый источник данных, который можно использовать для форм, отчетов, других запросов — всего, для чего требуется источник. Применяйте запросы в определенных случаях.

  • Когда вы планируете несколько раз использовать один и тот же ограниченный набор данных, возможно, с несколькими объектами. Вы можете сохранить фильтр, удалить или повторно применить его, но использовать его с другими объектами (кроме того, для которого он был создан) невозможно.

  • Когда вам нужно сразу учесть различные возможности, то есть использовать несколько альтернативных наборов условий. Хотя это можно сделать с помощью фильтра по форме, в запросе все наборы условий выводятся рядом, а не на разных вкладках, как в фильтре по форме.

Типы данных, поддерживаемые фильтрами

Существуют разные типы фильтров, и одни из них применяются только к одному типу данных, а другие — к нескольким. Возможность использования фильтров зависит от типа и значений поля. Например, на рисунке показаны общие фильтры для данных типа "Дата/время".

Фильтрация по полю даты

1. Общие фильтры для данных "Дата/время"

2. Фильтр Все даты за период доступен только для данных "Дата/время". Он не учитывает часть значения даты, соответствующую дню и году.

Повторное применение фильтров

Если сохранить объект, к которому применен фильтр, то фильтр будет доступен при следующем открытии объекта. С помощью свойства FilterOnLoad вы можете указать, нужно ли применять фильтр при открытии объекта.

Если вы хотите использовать фильтр для других объектов базы данных, сохраните его как запрос.

К началу страницы

Различные способы фильтрации

Существует три основных способа фильтрации.

  • Общие фильтры    — такие фильтры всегда под рукой: вы можете выбрать нужное значение из фильтруемых данных или использовать готовые фильтры сравнения, например Содержит.

  • Фильтрация по выделению    — такой фильтр подходит, если вы выбрали значение, по которому хотите отфильтровать данные.

  • Фильтр по форме — позволяет лучше контролировать процесс, если вы хотите одновременно применить несколько фильтров.

Общие фильтры

Общие фильтры для большинства типов данных являются встроенными и обеспечивают базовую фильтрацию, зависящую от самих данных. Например, при фильтрации данных "Дата/время" вы можете использовать фильтр До, чтобы исключить определенную дату и все даты после нее.

Примечание :  Общий фильтр применяется только к одному полю. Чтобы отфильтровать данные по нескольким полям или элементам управления, вы можете применить фильтр к каждому из них по отдельности либо воспользоваться расширенным фильтром.

Применение общего фильтра.    Щелкните заголовок поля, которое вы хотите отфильтровать: в нижней части всплывающего меню появятся общие фильтры.

Общие фильтры по дате
Общие фильтры для данных "Дата/время"

1. Чтобы выбрать по фильтру определенные значения, используйте список с флажками. В нем есть все значения, которые в данный момент хранятся в поле.

2. Чтобы выбрать диапазон значений, щелкните фильтр сравнения и укажите нужные значения.

Советы по использованию общих фильтров

  • Чтобы отфильтровать список значений с помощью только одно или несколько значений, снимите флажок (Выделить все), установите флажок, а затем выберите значения, которые должны.

  • Для фильтрации пустых значений (Показать записи там, где нет данных для поля, отфильтрованные), снимите (Выделить все), установите флажок, а затем установите флажок рядом с пунктом (пустые).

  • Чтобы сделать общий фильтр менее точным, вы можете использовать подстановочные знаки. Например, звездочка (*) соответствует любой строке символов. Поэтому вы можете применить фильтр Равно к полю "Имя", используя строку *кат*, чтобы найти различные варианты имени "Екатерина".

  • Чтобы использовать в фильтре подстановочный знак как обычный символ, заключите его в квадратные скобки.

Почему я не вижу общие фильтры?

Общие фильтры отсутствуют в некоторых ситуациях.

  • Фильтры, зависящие от данных, недоступны для полей объектов OLE, вложений и логических полей.

  • Список значений не выводится для полей Memo.

  • Общие фильтры вообще недоступны, если не используется режим таблицы или разметки либо представление формы или отчета.

Фильтрация по выделенному

Чтобы применить фильтр по выделенному значению, откройте вкладку Главная на ленте и в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Выделение. Раскроется список с параметрами фильтрации. Как и для общих фильтров, доступные варианты зависят от типа данных. Для фильтрации по выделенному значению можно также щелкнуть его правой кнопкой мыши.

Меню ''Фильтрация по выделенному''

Фильтр по форме

Чтобы отфильтровать данные, заполнив форму, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите пункт Фильтр по форме. При этом Access создаст пустую форму, аналогичную фильтруемой, и вы сможете заполнить столько полей, сколько захотите. Когда все будет готово, Access найдет записи, соответствующие условиям. Такая возможность удобна для фильтрации по нескольким полям. На рисунке показан простой фильтр по форме:

Фильтр по форме

Примечание : При использовании фильтра по форме невозможно задавать значения полей следующих типов: многозначное поле, Memo, поле гиперссылки, логическое поле или поле объекта OLE.

Добавление альтернативных значений фильтра по форме с помощью вкладки "Или"

Чтобы добавить другой набор значений, используемых для фильтрации, щелкните или вкладки в нижней части фильтра по форме — откроется пустая форма нового для фильтрации. Каждый раз при использовании или tab, Access добавляет еще один; всегда есть один неиспользуемые или tab фильтра по форме. При указании нескольких наборов значений с помощью фильтра по форме записей, которые удовлетворяют любому набору, учитываются. Другими словами, тем больше или вкладок можно использовать, чем больше данных будет содержать фильтра.

Расширенный фильтр

Иногда вам может потребоваться применить фильтр, возможности которого гораздо шире того, что делают общие фильтры, и самостоятельно создать его условия. Для этого вы можете использовать расширенный фильтр — конструктор фильтров, похожий на конструктор запросов.

  1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы, отчета или макета.

  2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке переходов по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затененным (недоступен). Если строка переходов по записям не отображается, нажмите кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная и затем выберите команду Очистить все фильтры (если команда Очистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применены).

  3. На ленте щелкните Домашняя страница, то в Сортировка и фильтр нажмите кнопку группа Дополнительно, , а затем щелкните Расширенного фильтра.

  4. Добавьте в сетку поля, к которым требуется применить фильтр.

  5. В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля. Условия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые соответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать альтернативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке Условия отбора, второе условие в строке или и т. д.

    Советы : 

    • Весь набор условий в строке или применяется в качестве альтернативы для набора условий в строке Условия отбора. Любое условие, которое должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в строку Условия отбора, так и в строку или. Нажмите кнопку Переключить фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.

    • Применение общего фильтра или фильтр на основе выбора, вычисляющая значение, который ближе всего к вам подходит является хороший способ их написания условия. Отобразите с примененным фильтром по к представлению, вкладка объекта фильтра

Специальные команды на вкладке документа "Фильтр"

Две команды Специальная вам доступны на документа " Фильтр ". При щелчке правой кнопкой мыши в любом месте выше бланке на вкладке нагрузки из запроса и команды Сохранить как запрос доступны в контекстном меню.

Особые параметры фильтров

Команда Загрузить из запроса служит для загрузки макета выбранного запроса в сетку. В этом случае условия запроса становятся условиями фильтра.

Команда Сохранить как запрос позволяет сохранить параметры фильтра в качестве нового запроса.

К началу страницы

Переключение между отфильтрованным и неотфильтрованным представлениями

Чтобы просмотреть неотфильтрованные данные, щелкните в строке навигатора по записям надпись С фильтром.

Переключение фильтра в навигаторе по записям

Чтобы вернуться к отфильтрованному представлению, щелкните надпись Без фильтра.

К началу страницы

Очистка фильтра

Чтобы полностью удалить фильтр, очистите его. После этого фильтр невозможно снова применить с помощью значка Без фильтра — его потребуется создать заново. Можно снять один фильтр с отдельного поля или все фильтры из всех полей в представлении.

  • Очистка одного фильтра    Щелкните отфильтрованный элемент правой кнопкой мыши и выберите команду Снять фильтр с имя_поля.

  • Очистка всех фильтров    На Home вкладке группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем щелкните Очистить все фильтры.

К началу страницы

Сохранение фильтра и его автоматическое применение

При закрытии таблицы, запроса, формы или отчета и фильтр применяется на месте сохраняется с объектом. Следующий раз при открытии объекта неотфильтрованные данные отображаются, но сохраненный фильтр доступен для применения — просто переключитесь в представление фильтром, щелкнув строке навигатора по записям надпись без фильтра. Если нужно фильтр для применения при открытии объекта установите свойству FilterOnLoadДа.

Примечание : FilterOnLoad свойство параметр применяется только при загрузке объекта. Установка этого свойства для объекта в режиме конструктора, а затем переключиться на другое представление не приведет параметр для применения. Необходимо закрыть и снова откройте объект для изменения FilterOnLoad свойства вступают в силу.

Сохранение фильтра в качестве запроса

Чтобы сохранить фильтр как запрос, а затем применять его к другим объектам, используйте расширенный фильтр: на ленте откройте вкладку Главная, в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите значение Расширенный фильтр. Настройте фильтр, как вы хотите, щелкните правой кнопкой мыши пустое место на вкладке Фильтр и выберите команду Сохранить как запрос.

Контекстное меню расширенного фильтра

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×