Управление учетной записью электронной почты с помощью шаблона Email Insights для Excel 2016

Вас всегда интересовало, сколько почтовых сообщений вы получаете? А сколько отправляете? И кто отправляет большинство ваших сообщений? С помощью шаблона Email Insights в Excel 2016 вы можете получить развернутую и подробную информацию об использовании вашей учетной записи электронной почты.

Использование шаблона Email Insights

Для использования шаблона Email Insights необходимо приложение Excel 2016 или подписка на Office 365. Для доступа к данным с помощью шаблона необходима активная учетная запись Microsoft Exchange.

Открытие шаблона Email Insights

Чтобы открыть шаблон Email Insights, выберите Создать > Email Insights.

Примечание : Если вы не видите шаблон, введите фразу Email Insights в поле поиска, а затем нажмите кнопку с лупой (или клавишу ВВОД), чтобы начать поиск.

Вы увидите первую вкладку книги под названием Welcome (Начало). Нажмите кнопку Let’s Get Started (Начнем).

Аналитика электронной почты

Откроется вкладка Import Your Email (Импорт почты), на которой предоставлены инструкции для подключения к учетной записи Exchange и импорта данных.

В первую очередь — самое важное

После нажатия кнопки Sign In (Вход) в Excel отобразится диалоговое окно для входа в учетную запись Exchange.

Подключение к Exchange

Введите свои учетные данные (вводить имя субъекта-пользователя не обязательно) и нажмите кнопку Подключиться. Вам будет предложено выбрать Уровни конфиденциальности. В диалоговом окне Уровни конфиденциальности выберите уровень Общий для элементов Exchange и Текущая книга, затем нажмите кнопку Сохранить. Дополнительные сведения об уровнях конфиденциальности в Excel см. в статье Уровни конфиденциальности (Power Query).

Диалоговое окно "Уровни конфиденциальности"

Excel подключается к вашей учетной записи Exchange и импортирует данные за последний месяц (как задано по умолчанию). Но диапазон дат можно легко изменить.

Примечание : Процесс подключения может занять несколько минут в зависимости от количества отправленных и полученных сообщений электронной почты.

Когда Excel получит данные, откроется лист Панель мониторинга, заполненный данными и содержащий подробную аналитику на основе этих данных.

Панель мониторинга

На панели мониторинга представлены все виды интересующих вас аналитических данных об электронной почте, например, сколько сообщений отправлено и получено, кто отправил наибольшее количество сообщений и т. д. Лист показан на рисунке ниже, а все его нумерованные разделы описаны далее.

Панель мониторинга с выносками
  1. Фильтр дат фильтрует данные, полученные из вашей учетной записи Exchange. По умолчанию задан последний месяц, но вы можете выбрать любой диапазон и нажать кнопку Обновить все на вкладке Данные ленты.

  2. Среднее время прочтения сообщения (в секундах) используется для вычисления времени, затраченного вами на чтение сообщений электронной почты, и времени, которое потребуется на чтение всех непрочитанных сообщений за выбранный диапазон дат.

  3. Среднее время написания сообщения (в секундах) используется для вычисления времени, затраченного вами на написание сообщений электронной почты в выбранный диапазон дат.

  4. Количество полученных сообщений электронной почты за выбранный диапазон дат.

  5. Время, затраченное на чтение сообщений, вычисляется по формуле: количество прочитанных сообщений умножается на среднее время прочтения сообщения.

  6. Количество прочитанных сообщений электронной почты за выбранный диапазон дат.

  7. Количество непрочитанных сообщений электронной почты за выбранный диапазон дат.

  8. Время для прочтения всех непрочитанных сообщений за выбранный диапазон дат. Для вычисления этого значения количество непрочитанных сообщений умножается на среднее время прочтения сообщения.

  9. Количество отправленных сообщений электронной почты за выбранный диапазон дат.

  10. Время, затраченное на написание сообщений, за выбранный диапазон дат. Для вычисления этого значения количество отправленных сообщений умножается на среднее время написания сообщения.

  11. Линейчатая диаграмма (сводная диаграмма), на которой отображается количество сообщений электронной почты, отправляемых и получаемых вами каждый день недели в выбранном диапазоне дат.

  12. Линейчатая диаграмма (сводная диаграмма), на которой отображается количество сообщений электронной почты, отправляемых и получаемых вами за час в выбранном диапазоне дат.

  13. Диаграмма "дерево", на которой отображаются 50 контактов, отправивших вам больше всего сообщений электронной почты.

  14. Диаграмма "дерево", на которой отображаются 50 контактов, которым вы отправили больше всего сообщений электронной почты.

Можно ли поделиться этой книгой?

Когда Excel загружает в книгу Email Insights данные по вашей электронной почте, они попадают в модель данных книги.

Предупреждение : Ваши учетные данные не хранятся в книге, поэтому если после предоставления общего доступа ваш коллега нажмет кнопку "Обновить все", ему будет предложено ввести свои учетные данные, а ваши данные будут удалены в процессе обновления книги и заменены данными коллеги.

Как создать аналогичную книгу самостоятельно?

Такие книги можно создавать с помощью встроенных функций анализа данных в Excel 2016.

Для подключения к Exchange, извлечения данных и подготовки их для анализа в этом шаблоне используется технология Power Query, интегрированная в Excel 2016 и доступная на вкладке Данные ленты в группе Скачать и преобразовать. Дополнительные сведения см. в статье Функция "Скачать и преобразовать" в Excel 2016.

Чтобы начать импорт данных Exchange из новой книги, на ленте выберите Данные > Создать запрос > Из других источников > Из Microsoft Exchange.

Дополнительные сведения

Функция "Скачать и преобразовать" в Excel 2016

Начало работы с Power Pivot в Microsoft Excel

Бесплатный курс по анализу и визуализации данных в Excel

Блог команды Excel, где можно получить ответы на вопросы и узнать многое другое

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×