Управление утверждением документа посредством рабочего процесса

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Если вам когда-нибудь приходилось утверждать план проекта, предложение или иной важный документ группой лиц, то вы не понаслышке знаете, насколько сложно управлять этим процессом. Во-первых, каким образом осуществляется передача документа нужным людям? Отправляется ли он по электронной почте и запрашиваются ли ответы таким же образом? Назначается ли собрание? Во-вторых, каким образом отслеживается утверждение документа разными людьми? Регистрируется ли их утверждение формально? Сохраняются ли сообщения электронной почты? Сохраняются ли заметки к собранию?

Подумайте обо всех проблемах, с которыми можно столкнуться в течение последующих недель или месяцев, когда вы поймете, что не в состоянии доказать, что утвердили документ нужными людьми. Что вы будете делать, если один из утверждающих начнет отрицать свою причастность к утверждению важного делового документа? До тех пор пока в организации не будет налажена формальная процедура утверждения, будут возникать ситуации, требующие постоянного вмешательства в этот процесс или специального рассмотрения того или иного важного делового документа.

Всех этих трудностей можно избежать, если воспользоваться рабочим процессом утверждения, доступным на сайте Microsoft Office SharePoint Server 2007 и позволяющим отправлять документы на утверждение коллегам. Рабочие процессы позволяют сократить затраты и время, необходимые для координации обычных бизнес-процессов (например, процесса утверждения документа) путем отслеживания задач участников процесса и управления ими. Поскольку посредством рабочего процесса утверждения можно назначать задачи, отправлять напоминания, отслеживать участие и протоколировать весь процесс, вы перестанете заниматься поиском утверждающих, а также управлением передачей документа на утверждение и сможете сосредоточиться на работе. Рабочий процесс утверждения позволяет сделать процедуру утверждения более прозрачной: если потребуется предъявить доказательства получения утверждения какого-либо документа, заинтересованным лицам можно предоставить ссылку на журнал рабочего процесса обработки документа, в котором отражены сведения о тех пользователях, которые утвердили или отклонили документ, а также о тех, кто не выполнил поставленную перед ними задачу рабочего процесса.

Важно : Запустить рабочий процесс утверждения из Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 или Microsoft Office PowerPoint 2007 можно только в Microsoft Office Профессиональный 2007, Microsoft Office Корпоративный 2007 и Microsoft Office Максимум 2007, а также в изолированных версиях Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007.

В этой статье

Использование рабочего процесса для управления процесс утверждения

Перед началом работы

Запуск рабочего процесса утверждения документа

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения

Использование рабочего процесса для управления процедурой утверждения

На сайте Office SharePoint Server 2007 имеется множество стандартных рабочих процессов, которые помогают упростить обычные бизнес-процессы. Одним из них является рабочий процесс утверждения, посредством которого можно отправить любой документ на утверждение группой лиц. По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом содержимого документов сайта Office SharePoint Server 2007, поэтому он автоматически доступен в библиотеках документов.

При использовании рабочего процесса для управления процедурой утверждения документа все задачи обрабатываются сервером.

Запуск рабочего процесса утверждения документа     При запуске рабочего процесса утверждения документа 2007 Office (выпуск) будет предложено заполнить форму запуска рабочего процесса, указав в ней имена пользователей, которым необходимо утвердить этот документ. Для утверждающих можно предоставить определенные инструкции, а также указать дату, до которой им необходимо выполнить поставленные перед ними задачи.

Форма запуска рабочего процесса утверждения

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения     После запуска рабочего процесса сервер назначает задачи участникам. По умолчанию рабочий процесс утверждения является последовательным. Это означает, что задачи назначаются участникам последовательно. Первая задача утверждения назначается сервером тому участнику, который первым указан в списке утверждающих формы запуска рабочего процесса. Если рабочий процесс утверждения был преобразован в параллельный, в котором задачи одновременно назначаются всем участникам, сервер поступает аналогично. Если для сайта включена электронная почта, сервер также отправляет всем участникам сообщения электронной почты, в которых содержатся инструкции и ссылка на документ для утверждения. Участники могут щелкнуть эту ссылку и ознакомиться с документом. Чтобы утвердить или отклонить документ, необходимо нажать кнопку Изменить задачу в сообщении электронной почты Microsoft Office Outlook 2007.

Форма выполнения задачи рабочего процесса утверждения

Просмотр состояния рабочего процесса     Во время выполнения рабочего процесса его владелец (пользователь, который запустил рабочий процесс) или его участники могут просмотреть страницу состояния на сайте Office SharePoint Server 2007 и узнать, кто уже выполнил свои задачи. Кроме того, владелец рабочего процесса может обновить текущие задачи, а также пополнить или обновить список участников. После выполнения всеми участниками своих задач рабочего процесса или после получения утверждения от определенного количества людей рабочий процесс завершается. Владелец рабочего процесса автоматически получает уведомление о его завершении. После этого рабочий процесс утверждения собирает все комментарии, предоставленные участниками, и отправляет их владельцу рабочего процесса по электронной почте.

К началу страницы

Подготовка

Запустить рабочий процесс достаточно просто. Для этого нажмите кнопку Microsoft Office, выберите элемент Рабочие процессы, а затем нажмите кнопку Запустить. Рабочий процесс для обработки документа можно запустить непосредственно из приложения 2007 Office (выпуск), в котором он был создан.

Перед запуском рабочего процесса необходимо убедиться в следующем:

Если в процессе выполнения этой процедуры будет обнаружено, что некоторые команды недоступны, необходимо знать указанное ниже.

  • Чтобы запустить рабочий процесс утверждения непосредственно из приложения 2007 Office (выпуск), необходимо по крайней мере разрешение на изменение элементов библиотеки, в которой сохранен документ. Для запуска некоторых рабочих процессов может также потребоваться разрешение на управление списками. Другими словами, необходимы те же разрешения, что и при использовании браузера. Обратитесь к владельцу сайта.

  • Владелец сайта может удалить рабочий процесс из списка или библиотеки. Документ необходимо сохранить в ту библиотеку, в которой доступен рабочий процесс утверждения. Обратитесь к владельцу сайта.

  • Администратор семейства веб-сайтов может отключить для всех веб-сайтов семейства определенный тип рабочих процессов, например рабочий процесс утверждения.

  • Запустить рабочий процесс утверждения из Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 или Office Word 2007 можно только в Office Профессиональный плюс 2007, Office Корпоративный 2007 и Максимум 2007, а также в изолированных версиях Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 и Office Word 2007.

К началу страницы

Запуск рабочего процесса утверждения документа

Перед началом процесса утверждения с документом, необходимо сохранить документ в библиотеку SharePoint, в котором доступна рабочего процесса утверждения. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разделу предыдущей перед началом работы.

При запуске рабочего процесса доступные параметры могут различаться в зависимости от того, как данный рабочий процесс был настроен во время его добавления в список или библиотеку, а также от типа содержимого элемента. Например, рабочий процесс утверждения можно настроить как последовательный или параллельный. Если рабочий процесс является последовательным, задачи участникам назначаются последовательно. Если рабочий процесс утверждения настроен как последовательный (настройка по умолчанию), при его запуске будут доступны те параметры, которые относятся к этому типу рабочих процессов. Например, можно будет указать количество дней на выполнение задачи для каждого участника.

Примечание : Если требуется, чтобы после запуска рабочего процесса его участники получали по электронной почте уведомления и напоминания о своих задачах рабочего процесса, обратитесь к администратору сервера с просьбой включить для сайта электронную почту.

Чтобы запустить рабочий процесс для файла Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 или Office Word 2007, выполните указанные ниже действия.

  1. Откройте файл, для которого требуется запустить рабочий процесс утверждения.

    Для этого необходимо открыть документ в режиме только для чтения или в режиме правки.

    Откройте документ на сервере из программы Office

    1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Открыть.

    2. В разделе Поиск в выберите пункт Мое сетевое окружение или Мои узлы SharePoint.

    3. Выберите имя сайта SharePoint, на котором находится файл, и нажмите кнопку Открыть.

      Кроме того, сайт можно открыть, дважды щелкнув его имя. Таким же образом можно открыть библиотеку или файл.

      Примечание : Если сервер отсутствует во всех категориях, в поле Имя файла введите URL-адрес сервера и нажмите кнопку Открыть.

    4. Выберите имя библиотеки, в которой находится файл (например, Общие документы), и нажмите кнопку Открыть.

    5. Щелкните имя файла, который требуется открыть, и нажмите кнопку Открыть.

  2. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите команду рабочие процессы.

    Команда «Рабочие процессы»

    Примечание : Если документ еще не сохранен в библиотеке SharePoint, для которой доступны рабочие процессы, будет предложено сохранить его в таком местоположении.

  3. В диалоговом окне Рабочие процессы выберите рабочий процесс Утверждение и нажмите кнопку Запустить.

    Диалоговое окно «Рабочие процессы»

    Примечания : 

    1. Если документ уже извлечен, будет предложено его вернуть. В этом случае необходимо повторить попытку, чтобы запустить рабочий процесс.

    2. Если в организации настроена версия рабочего процесса утверждения, его название может быть другим.

  4. Чтобы выбрать пользователей или группы, которым необходимо назначить задачи рабочего процесса, в диалоговом окне Утверждение нажмите кнопку Утверждающие.

    Примечание : Если рабочий процесс является последовательным (задачи участникам назначаются последовательно), введите или выберите имена участников рабочего процесса в том порядке, в котором необходимо назначить задачи. Узнать о том, является ли рабочий процесс последовательным или параллельным, можно взглянув на дату завершения задачи. Если каждому участнику назначено определенное время для выполнения задачи, то рабочий процесс является последовательным, то есть задачи назначены последовательно. Если для всех участников указана одна и та же дата завершения задачи, то рабочий процесс является параллельным, то есть задачи назначены всем участникам одновременно.

  5. Если участниками рабочего процесса являются группы, чтобы назначить одну задачу всей группе, а не отдельно каждому участнику, установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (Не развертывать группы.). Впоследствии каждый отдельный участник группы сможет получить эту задачу.

  6. Если нужно добавить сообщение или особые инструкции к задаче, введите их в поле Введите сообщение для включения в запрос.

  7. Чтобы указать время завершения задачи, выполните в разделе Срок одно из следующих действий.

    1. Для последовательного рабочего процесса введите число и выберите дн. или нед. в качестве интервала времени.

    2. Если рабочий процесс является параллельным, в поле Срок введите или выберите дату.

  8. Если после запуска рабочего процесса необходимо отправлять уведомления другим пользователям (кроме тех, кому были назначены задачи), введите их имена в строке Копия или щелкните строку Копия, чтобы выбрать пользователей и группы.

  9. Нажмите кнопку Запустить.

К началу страницы

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения

При получении по электронной почте уведомления часто обнаруживается, что необходимо выполнить задачу по утверждению документа. Это можно сделать непосредственно из сообщения электронной почты в приложении Office Outlook 2007.

  1. В сообщении электронной почты с задачей щелкните ссылку на документ, которая находится в поле Для завершения этой задачи.

    Примечание : При внесении изменений или добавлении комментариев непосредственно в документ сохраните его на сервере.

  2. Чтобы отметить задачу как завершенную, в верхней части сообщения электронной почты с задачей нажмите кнопку Изменить задачу.

    Кнопка ''Изменить задачу'' в сообщении Microsoft Outlook

    Кроме того, кнопка Изменить задачу также может находиться в верхней части уведомления о задаче при его просмотре в области чтения.

  3. В форме выполнения задачи Утверждение запрошено выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы добавить комментарии для владельца рабочего процесса или утвердить либо отклонить документ, введите комментарии в соответствующем поле и нажмите кнопку Утвердить или Отклонить.

    • Чтобы переназначить задачу утверждения другому пользователю, нажмите кнопку Переназначить задачу, укажите пользователя, которому необходимо ее назначить, и нажмите кнопку Отправить.

    • Чтобы запросить изменение элемента, нажмите кнопку Запросить изменение, укажите пользователя, которому необходимо назначить запрос на изменение, введите сведения о запрашиваемом изменении, а затем нажмите кнопку Отправить.

      Примечание : В зависимости от настроек рабочего процесса, выполненных во время его добавления к списку, библиотеке или типу содержимого для данного элемента, параметры переназначения задачи или отправки запроса на изменения могут быть недоступны.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×