Управление товарами и услугами в Диспетчере контактов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

С помощью диспетчера контактов для Outlook 2010 позволяет отслеживать элементы продуктов и услуг, который используется в вашей компании. Также можно хранить описания элемента, себестоимости единицы и цен для каждого элемента.

Можно добавлять товары и услуги по отдельности или импортировать их список из другой программы. При добавлении элементов товаров и услуг в записи возможностей также можно изменять данные об элементе, например количество по умолчанию или цены, для каждого конкретного клиента.

В этой статье показано, как можно импортировать список товаров и услуг, изменить этот список или отдельный его элемент, удалить элементы из списка или изменить для него параметры денежной единицы.

Предполагаемое действие:

Создание и импорт списка товаров и услуг

Добавление товара или услуги в список

Изменить элемент товара или услуги

Удаление элемента товара или услуги

Добавление товара или услуги в запись возможности

Изменение элементов товаров и услуг в запись возможной сделки

Изменение денежной единицы, используемой в списке элементов

Создание и импорт списка товаров и услуг

Импорт списка товаров и услуг в Диспетчер контактов для Outlook, создайте перечень элементов, а затем сохраните ее как файл с разделением значений запятой (CSV-файл) (.csv). Первой строки или строки CSV-файла должны быть заголовки столбцов списка, поэтому необходимо убедиться, что первой строки списка состоит из заголовков столбцов.

Для успешного импорта списка товаров и услуг в файл формата CSV необходимо соблюдение следующих условий.

  • Для каждого импортируемого элемента необходимо создать отдельную строку в файле.

  • Каждый элемент должен содержать следующие три поля: «Название элемента», «Описание элемента» и «Цена за единицу».

  • Поля должны разделяться запятыми без пробелов перед или после запятых.

В CSV-файле можно использовать несколько видов упорядочения столбцов.

Расположение в три столбца

Название элементаОписаниеЦена за единицу

Введите название элемента, описание и цену за единицу как обычно, с пробелами, но не вставляйте пробелы между заголовками столбцов. Ниже показано, как должны выглядеть данные.

Название элемента 1,Описание элемента 1,Цена за единицу 1

Название элемента 2,Описание элемента 2,Цена за единицу 2

Также можно добавить дополнительное четвертое поле для количества элементов и пятое — для затрат (на единицу).

Расположение в четыре столбца

Название элементаОписаниеЦена за единицуКоличество

Введите название элемента, описание и цену за единицу как обычно, с пробелами, но не вставляйте пробелы между заголовками столбцов. Ниже показано, как должны выглядеть данные.

Название элемента 1,Описание элемента 1,Цена за единицу 1,Количество 1

Расположение в пять столбцов

Название элементаОписаниеЦена за единицуКоличество Затраты (на единицу)

Введите название элемента, описание и цену за единицу как обычно, с пробелами, но не вставляйте пробелы между заголовками столбцов. Ниже показано, как должны выглядеть данные.

Название элемента 1,Описание элемента 1,Цена за единицу 1,Количество 1,Затраты (на единицу) 1

Пример для Excel

В данном примере показано, как список из двух элементов может выглядеть в приложении Excel. Он включает строку заголовка, ниже которой располагаются строки для каждого элемента.

Название элемента

Описание

Цена за единицу

Велосипедная цепь

Титан 48"

56 р. 50 коп.

Графин для воды

Чистый голубой хрусталь

11 р. 75 коп.

Пример для программы Блокнот

Если для изменения файла используется текстовый редактор, такой как Блокнот, создайте в файле отдельную строку для каждого импортируемого элемента и разделяйте элементы в каждой строке запятыми, не вставляя пробелы до и после запятой. Не забудьте, что первая строка считается строкой заголовков.

Название элемента,Описание,Цена за единицу
Велосипедная цепь,Титан 48",56 р. 50 коп.
Графин для воды,Чистый голубой хрусталь,11 р. 75 коп.

Правила пунктуации и указания денежных сумм

Цена и количество товара не должны содержать обозначения денежных единиц и внутренние знаки препинания. Единственное исключение: можно использовать десятичную запятую в денежных суммах, как показано в следующих примерах.

  • Для указания целочисленной величины введите 10000 (что соответствует десяти тысячам).

  • Для указания величины, содержащей дробную часть, например цены, используйте десятичную запятую. Для цены десять рублей пятьдесят копеек введите 10,50.

Импорт списка товаров и услуг

После подготовки CSV-файла его можно импортировать. В ходе операции импорта можно добавить новые элементы в существующий список товаров и услуг или заменить существующий список новым.

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов выберите пункт Продажи.

  2. На ленте на вкладке Главная в группе Настроить нажмите кнопку Товары и услуги.

  3. В диалоговом окне Список продуктов и услуг нажмите кнопку Импорт и следуйте указаниям мастера импорта элементов товаров и услуг.

    Примечание : Если сообщение об ошибке в файле журнала указано, что они уже находятся в диспетчере контактов для Outlook, и вы хотите элементы в файле, чтобы перезаписать существующие элементы, снова начать импорт и нажмите кнопку Заменить существующий список с элементами в этом файле в диалоговое окно элементов Импорт товаров и услуг.

    Дополнительные сведения об импорте CSV-файла в Диспетчер контактов для Outlook читайте в статье Импорт данных в Диспетчер контактов.

К началу страницы

Добавление товара или услуги в список

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов выберите пункт Продажи.

  2. На ленте на вкладке Главная в группе Настроить нажмите кнопку Товары и услуги.

  3. В диалоговом окне Список продуктов и услуг нажмите кнопку Добавить.

  4. В диалоговом окне Добавление товара или услуги введите значения полей Название элемента, Описание, Количество по умолчанию, Затраты (на единицу) и Цена за единицу.

    Значение поля Наценка рассчитывается автоматически.

    Дополнительные сведения о можно добавить к продуктам и обновления элементов в диалоговом окне Добавление товара или услуги

    Поле

    Описание

    Название элемента

    Введите название элемента товара или услуги.

    Описание

    Введите описание товара или услуги.

    Количество по умолчанию

    Введите количество товаров или услуг, которое обычно продается за один раз. По умолчанию принято значение 1.

    Затраты (на единицу)

    Введите стоимость единицы товара или услуги.

    разметка.

    Разность между стоимостью и ценой за единицу автоматически вычисляется и отображается в поле Наценка.

    Цена за единицу

    Введите цену за единицу продукта или услуги.

    Налог

    Чтобы указать, что элемент облагается налогом, выберите вариант Облагается налогом.

  5. Если продукт или услуга облагается налогом, установите флажок Облагается налогом.

    Совет : Во многих регионах, странах и городах установлены налоги с продаж, которые нужно добавить к цене продаваемых продуктов и услуг. Посетите веб-сайт Департамента государственных сборов, чтобы выяснить, какие налоги применяются в вашем регионе.

  6. Выполните одно из следующих действий:

    • Нажмите кнопку Добавить следующий, чтобы сохранить элемент в списке и добавить еще один элемент товара или услуги.

    • Нажмите кнопку Сохранить, чтобы добавить элемент в список и закрыть диалоговое окно.

К началу страницы

Изменение элемента товара или услуги

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов выберите пункт Продажи.

  2. На ленте на вкладке Главная в группе Настроить нажмите кнопку Товары и услуги.

  3. В диалоговом окне Список продуктов и услуг щелкните элемент и нажмите кнопку Изменить.

  4. В диалоговом окне Изменение сведений о товарах и услугах внесите необходимые изменения в поля Название элемента, Описание, Количество по умолчанию, Затраты (на единицу) или Цена за единицу.

    Дополнительные сведения о полях, которые можно обновить в диалоговом окне Добавление товара или услуги, см. в статье Добавление в список товара или услуги.

  5. Нажмите кнопку Сохранить.

  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Список продуктов и услуг, или выберите другой элемент в списке и нажмите кнопку Изменить, чтобы изменить его.

К началу страницы

Удаление элемента товара или услуги

При удалении товаров и услуг они удаляются из базы данных без возможности восстановления.

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов выберите пункт Продажи.

  2. На ленте на вкладке Главная в группе Настроить нажмите кнопку Товары и услуги.

  3. В диалоговом окне Список продуктов и услуг выделите элемент в списке и нажмите кнопку Удалить.

  4. При появлении запроса нажмите кнопку Да, чтобы удалить элемент.

  5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Продукты и услуги, или выберите другой элемент в списке и нажмите кнопку Удалить, чтобы его удалить.

К началу страницы

Добавление товара или услуги в запись возможности

Чтобы проще было отслеживать товары и услуги, которые предлагаются клиенту в возможной сделке, их можно связать с записью возможности. Добавьте товар или услугу из существующего списка или создайте новые элементы товаров или услуг.

  1. В области навигации в группе Диспетчер контактов нажмите кнопку Продажи.

  2. На вкладке Возможности дважды щелкните запись, которую нужно открыть.

  3. В разделе Сведения о товарах и услугах нажмите кнопку Добавить.

  4. В поле Название элемента выполните одно из следующих действий.

    • Щелкните элемент, который нужно добавить из списка элементов товаров и услуг.

      Остальные сведения добавляются в форму автоматически. Внесите необходимые изменения. Изменения применяются только к элементам, добавленным в выбранную запись возможности.

    • Введите название нового элемента, который будет создан и добавлен в запись возможности.

      Примечание : Новые элементы, создаваемые непосредственно в записи возможности, не добавляются в список товаров и услуг, а только в выбранную запись возможности.

    • Нажмите кнопку Изменить список, чтобы добавить новый элемент в список элементов товаров и услуг.

      1. В диалоговом окне "Товары и услуги" нажмите кнопку Добавить.

      2. Укажите в диалоговом окне нужные данные и нажмите кнопку ОК.

      3. В диалоговом окне Добавление товара или услуги выберите только что добавленный элемент и нажмите кнопку ОК. Данные элемента автоматически добавляются в форму возможности.

  5. В диалоговом окне Добавление товара или услуги введите значения полей Описание, Количество по умолчанию, Затраты (на единицу), Цена за единицу и Скидка. Значения полей Наценка, Общая сумма (без скидки) и Общая сумма будут вычислены автоматически. Если товар или услуга облагаются налогом, установите флажок Облагается налогом.

Дополнительные сведения о можно добавить в запись возможной сделки в диалоговом окне Добавление товара или услуги.

Поле

Описание

Название элемента

Введите название товара или услуги.

Описание

Введите описание товара или услуги.

Количество

Введите количество товаров или услуг для данной возможности.

Затраты (на единицу)

Введите стоимость единицы товара или услуги.

разметка.

Разность между стоимостью и ценой за единицу автоматически вычисляется и отображается в поле Наценка.

Цена за единицу

Введите цену за единицу продукта или услуги.

Общая сумма (без скидки)

Общая стоимость количества элементов. Это значение вычисляется автоматически.

Скидка (%)

Если предусмотрена скидка, укажите процент, на который будет уменьшена цена элемента.

Общая сумма

Общая стоимость количества элементов после применения скидки. Это значение вычисляется автоматически.

Налог

Чтобы указать, что элемент облагается налогом, установите флажок Облагается налогом.

  1. Выполните одно из следующих действий:

    • Нажмите кнопку Добавить следующий, чтобы сохранить элемент в списке и добавить еще один элемент товара или услуги.

    • Нажмите кнопку ОК, чтобы добавить элемент в список и закрыть диалоговое окно.

    • Нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно Добавить продукт или услугу.

К началу страницы

Изменение элементов товаров и услуг в записи возможности

При предоставлении пользователю предложения с расценками, может предложить скидку, добавьте продуктов или услуг, что не обычно предоставляют или даже удалить один из своих обычным продуктов или услуг. Для отслеживания этих изменений, можно добавить, изменение или удаление элементов непосредственно из любой запись возможной сделки. Внесенные вами изменения будут применены только к выбранную запись возможной сделки и не влияют на список товаров и услуг в база данных Диспетчера контактов.

В разделе Продукты и услуги редактируемой записи возможности нажмите кнопку Добавить или выберите элемент из списка и нажмите кнопку Изменить или Удалить.

  • Если нажать кнопку Добавить:

    1. В диалоговом окне Добавление товара или услуги введите значения полей Название элемента, Описание, Количество, Затраты (на единицу) и Цена за единицу. При необходимости укажите процент в поле Скидка.

    2. При необходимости обновите другие поля, как показано в разделе Добавление товара или услуги в запись возможности.

    3. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление продукта или услуги, или кнопку Добавить следующий, чтобы добавить еще один элемент.

  • Если нажать кнопку Изменить:

    1. В диалоговое окно Изменение товара или услуги, тип Имя элемента, ОписаниеколичествоЦена и Цена, а затем включить процент скидки при необходимости.

    2. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Изменение товара или услуги.

  • Если вы нажали кнопку Удалить, нажмите кнопку Да.

К началу страницы

Изменение денежной единицы, используемой в списке элементов

Денежная единица, на основе которой указываются цена элементов товаров и услуг и затраты на них, определяется региональными параметрами, выбранными на компьютере пользователя. В Диспетчере контактов для Outlook нельзя использовать денежные единицы нескольких различных регионов.

Изменение региональных параметров на компьютере с установленным Диспетчером контактов для Outlook

Microsoft Windows XP

  1. В меню Пуск выберите пункт Панель управления.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • если используется классический вид, дважды щелкните компонент Язык и региональные стандарты;

    • если используется вид по категориям, в категории Дата, время, язык и региональные стандарты щелкните значок Язык и региональные стандарты.

  3. На вкладке Региональные параметры нажмите кнопку Настройка.

  4. На вкладке Денежная единица в списке Обозначение денежной единицы выберите нужное обозначение.

    Windows Vista

  5. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

  6. Выбрав классический вид, дважды щелкните компонент Язык и региональные стандарты.

  7. На вкладке Форматы нажмите кнопку Изменить этот формат.

  8. На вкладке Денежная единица в списке Обозначение денежной единицы выберите нужное обозначение.

    Windows 7

    1. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

    2. Дважды щелкните компонент Часы, язык и регион.

    3. В разделе Язык и региональные стандарты нажмите кнопку Изменение форматов даты, времени и чисел.

    4. В диалоговом окне Язык и региональные стандарты в списке Формат выберите страну, формат которой требуется использовать, а затем нажмите кнопку Дополнительные параметры.

    5. В диалоговом окне Настройка формата откройте вкладку Денежная единица и в списке Обозначение денежной единицы выберите нужное обозначение.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×