Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически выполняется Outlook для Windows для входящих и исходящих сообщений. Можно выбрать, что запускает правило, а также действия, которые необходимо выполнить это правило. Например можно создать правило для перемещения в папку всех сообщений от вашего руководителя или удаление всех сообщений с "Buy now!" в теме.

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила помогают уменьшить объем работы, выполняемой вручную, и избежать повторения однообразных действий. После включения правила оно будет применяться автоматически.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила можно создавать с помощью мастера,

который содержит шаблоны для наиболее часто используемых правил.

Мастер правил Outlook

  • Оставайтесь организованной   
    перечисленные ниже правила помогут не только к сообщениям файла, но и для дальнейших действий с сообщениями. Можно создать правило для сообщений от определенного отправителя. Таким образом можно задать правила, например, сообщения, полученные от фабрики Keri слово, что в поле Тема «продажи», помеченные к исполнению, отнесены к продаж и не перемещались в папку с именем элемента Keri продаж.

  • Оставайтесь вверх на дату отчета о   
    эти правила уведомлений о — с учетом варианты — при появлении определенного сообщения. Можно создать правило, например, который автоматически отправляет сообщение на мобильное устройство, когда вы получаете сообщение из другого члена семьи.

  • Начать с пустого правила   
    это правила, которые можно создавать и настраивать без шаблона правил.


Шаг 1. Выбор Outlookшаблона правила

  1. Выберите Правила > Управление правилами и оповещениями на ленте или откройте вкладку Файл и щелкните Управление правилами и оповещениями.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  3. В мастере правил в группе Шаг 1. Выберите шаблон щелкните нужный вариант в списке Организованность, Информированность или Начать с пустого правила.


Шаг 2. Изменение описания правила

Параметры, доступные на этом шаге, зависят от того, какой вариант вы выбрали на шаге 1. Если вам нужно что-то выбрать, например указать отправителя или папку, соответствующий параметр будет подчеркнут. В данном примере мы используем одно из наиболее распространенных правил, которое перемещает сообщения от определенного отправителя в папку.

  1. Щелкните адресаты или общедоступная группа в поле описания, чтобы открыть адресную книгу. Выберите имя из адресной книги или введите адрес в поле От, а затем нажмите кнопку ОК.

  2. Щелкните имя для вывода списка папок. Вы можете выбрать существующую папку или создать новую. Выбрав нужную папку, нажмите кнопку ОК.

Если вы хотите изучить дополнительные параметры правила, нажмите кнопку Далее. В противном случае нажмите кнопку Готово. Снова откроется окно Правила и оповещения. Здесь вы можете создать другое правило или нажать кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

 

• Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Перемещение в папку всех сообщений с определенными словами в теме

  1. Щелкните ссылку текст.

  2. В диалоговом окне Поиск текста в поле Укажите слово или фразу для поиска в поле "Тема" введите слово или фразу.

  3. Нажмите кнопку Добавить для добавления записи в область Список поиска, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле Кому, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. В диалоговом окне Пометка сообщения в поле Пометка примите значение по умолчанию для параметра К исполнению или выберите другой элемент в списке.

  5. В поле На примите значение по умолчанию (Сегодня) или выберите другой элемент в списке.

  6. Нажмите кнопки ОК и Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Перемещение в папку RSS-элементов из определенного RSS-канала

Примечание : Чтобы использовать этот вариант, необходимо подписаться на RSS-канал. При его выборе появится запрос на подтверждение. Если выбрать Нет, вы не сможете продолжить создание правила. Чтобы создать его, выберите Да.

Шаблон "Информированность"

 

• Отображение писем от заданного адресата в окне "Оповещение о новом сообщении"

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку текст.

  5. В диалоговом окне Оповещение в поле Введите текст оповещения введите сообщение и нажмите кнопку ОК.

  6. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Проигрыш звукового сигнала при получении сообщений от заданного адресата

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку Воспроизведение звука, в окне Выберите звук укажите файл (например, WAV-файл), а затем нажмите кнопку выберите Открыть.

  5. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Отправка оповещений на мобильное устройство при получении сообщений от заданного адресата

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  5. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  6. Когда выбранное значение появится в поле Кому, нажмите кнопку ОК.

  7. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

Шаблон "Начать с пустого правила"

  1. Выберите один из следующих вариантов:

    • Применение правила к полученным мной сообщениям

      или

    • Применение правила к отправленным мной сообщениям

  2. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.


Шаг 3. Задание условий для правила

Теперь у вас есть возможность добавления условия для параметров, выбранных в Шаг 2: измените описание правила. В зависимости от условий, которые можно выбрать, параметры, доступные для измените описание правила, будет отличаться.

Задайте условия применения правил для параметра, выбранного в шаблоне "Организованность" или "Информированность" при запуске мастера

  1. На странице Шаг 1. Выберите условия отбора установите флажок для условия, которое вы хотите добавить.

    Примечание : Вы можете установить несколько флажков.

  2. На странице Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните ссылку, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

  3. Щелкните "Далее", выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

  4. Если доступна другая ссылка, щелкните ее, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

  5. По завершении нажмите кнопку Готово.

  1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

  2. В поле Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  3. В разделе Начать с пустого правила выберите параметр Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.

  4. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

      и

    • В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

  5. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

      и

    • В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

  6. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

      и

    • В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

  7. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя.

      и

    • В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

      Советы : 

      • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".

      • Чтобы отключить правило, снимите флажок Включить правило.

      • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  8. Нажмите кнопку Готово.

Правило можно создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из предлагаемых правил, создаваемых с помощью сообщения, перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

  1. В папке Входящие щелкните сообщение, для которого вы хотите создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

    Примечание : В списке "Правила" появятся правила, которые предлагаются с учетом отправителя и получателей сообщения.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Выберите предложенное правило, укажите папку назначения и нажмите кнопку ОК, чтобы завершить назначение правила.

      или

    • Нажмите кнопку Создать правило и перейдите к следующему шагу.

  3. В диалоговом окне Создание правила в разделе При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите нужные флажки.

  4. В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить, когда выполняются указанные условия.

  5. Установите флажок Переместить элемент в папку.

  6. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Щелкните Выбрать папку и укажите существующую папку.

      или

    • Нажмите Создать, чтобы создать папку.

    Примечания : 

    • Чтобы добавить в правило дополнительные условия, действия или исключения, нажмите Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

    • Создание пользовательского правила более подробные сведения.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. В поле уведомления выполните одно из следующих действий:

    • Нажмите кнопку ОК.

      или

    • Установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки, а затем нажмите кнопку ОК.

Сведения о том, как импортировать или экспортировать правила таким образом, чтобы ими могли пользоваться другие, см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

  1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.

  3. Нажмите кнопки Удалить Значок "Удалить" > ОК.

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

  1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.

  2. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

  3. Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

    Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

  4. В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

  5. Нажмите Выполнить.

В приложении Outlook  есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

  • Серверные правила    
    при использовании учетной записи Microsoft Exchange Server, некоторые правила сервера. Эти правила применяются к почтовому ящику на почтовом сервере Exchange даже когда Outlook не запущено.

    Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

  • Правила клиента   
    правила клиента — правила, которые выполняются только на компьютере. Здесь представлены правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange. Клиентские правила можно запускать только при выполнении Outlook.

Совет : Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом "собрание" в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

Примечание : Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

  • Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

  • Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.

  • Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

  • Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.   
      Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

При использовании учетных записях Exchange Server (начиная с Exchange Server 2010) можно применять правила для пересылки сообщений по адресам электронной почты за пределами вашей организации. Однако администратор Exchange может запретить автоматическую пересылку сообщений пользователям в определенных доменах.

Дополнительные сведения см. в статье Определение версии сервера Microsoft Exchange Server, к которому подключается учетная запись.

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих или отправляемых сообщений, отвечающих заданным условиям. С помощью мастера правил можно выбрать множество условий и действий.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила применяются только к непрочтенным сообщениям.

Шаблоны правил в мастере правил

В мастере правил содержатся шаблоны для наиболее часто используемых правил, включая указанные ниже.

  • Организованность.    Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Алексея Орехова, чтобы его сообщения со словом "продажи" в строке Тема помечались для исполнения, попадали в категорию "Продажи" и перемещались в папку "Продажи Алексея".

  • Информированность.    Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении сообщения. Например, вы можете создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваш сотовый телефон автоматически отправлялось сообщение.

  • Начать с пустого правила.    Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.

Создание правила

Outlook включает шаблоны правил для стандартных сценариев. Используйте их или создавайте собственные правила.

Использование шаблонов правил Outlook

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

  3. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  4. В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

  5. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку адресаты или общедоступная группа, будет открыта адресная книга.

  6. Щелкните Далее.

  7. В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

  8. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

  9. Нажмите Далее.

  10. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  11. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

  12. Нажмите Далее.

  13. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  14. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

  15. Нажмите Далее.

  16. В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя данного правила.

  17. В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

    • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

    • По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

    • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  18. Нажмите кнопку Готово.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

  3. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  4. В группе Начать с пустого правила выберите пункт Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки.

  5. Щелкните Далее.

  6. В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

  7. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

  8. Нажмите Далее.

  9. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  10. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

  11. Нажмите Далее.

  12. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  13. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

  14. Нажмите Далее.

  15. В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя данного правила.

  16. В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

    • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

    • По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

    • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  17. Нажмите кнопку Готово.

Правило можно быстро создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создавать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из таких правил перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

  1. Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

    Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

  2. Сделайте одно из следующего:

    • Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК.

    • Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило.

Если на шаге 2 выбрана команда Создать правило, откроется диалоговое окно Создание правила. Переходите к следующим шагам общей процедуры.

  1. В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.

  2. В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  3. Установите флажок Переместить элемент в папку.

  4. Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

    Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил. Этот же мастер отображается при выборе пункта Управление правилами и оповещениями в представлении Backstage (при открытии вкладки Файл). Дополнительные сведения см. в разделе Создание пользовательского правила.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Сведения о том, как импортировать или экспортировать правила таким образом, чтобы ими могли пользоваться другие, см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

Если нужно вручную выполнить одно или несколько правил, выполните следующие действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

  3. Нажмите кнопку Применить правила.

  4. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое нужно выполнить.

  5. В поле Выполнить в папке, если нужно выбрать другую папку, щелкните Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

    Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 5.

  6. В поле со списком Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

  7. Нажмите кнопку Выполнить.

В приложении Outlook  есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

  • Правила сервера.    Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server, можно создать правила сервера. Они выполняются в вашем почтовом ящике на сервере Exchange, даже если приложение Outlook не запущено на вашем компьютере. Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и сначала полностью выполняться на сервере. Например, правило печати для сообщения не может применяться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удается применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

  • Правила клиента.    Правилами клиента являются правила, которые выполняются только на компьютере. Такие правила невозможно запустить, если они не выполнены на сервере, например правила, указывающие напечатать определенные сообщения. Правила клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются правила сервера, а затем правила клиента.

Применение правил к другим элементам Outlook

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами (уведомления "Заместителя") обрабатываются так, как если бы это были сообщения. Например, согласно правилу, по которому все элементы со словом "собрание" в теме перемещаются в специальную папку, перемещаются также все уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоответы, содержащие в теме слово "собрание".

Примечание : Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопку голосования, данные отслеживания не будут учитывать ответы, перемещенные правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрание, запросы задач и документы при применении правил обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом "собрание" в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все запросы задач или приглашения на собрание, удовлетворяющие этому условию. Однако при создании правил, влияющих на эти виды элементов, следует помнить о следующих ограничениях.

  • Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

  • Если ответ на приглашение или запрос выполнения задачи с помощью правила перемещен в папку "Удаленные", ответ не будет связываться с исходным элементом.

  • Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа создания правила.

  • Перемещение сообщений, отправленных в папку "Группа контактов".     Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server 2010, по умолчанию вы не можете применять правила для пересылки сообщений на адреса электронной почты за пределами организации. Это помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации и личных сведений. Данный параметр может изменить только администратор Exchange.

Дополнительные сведения см. в статье Определение версии сервера Microsoft Exchange Server, к которому подключается учетная запись.

С помощью правил Управление сообщениями

Правило — это действие, Microsoft Outlook автоматически принимает поступающих или отправленных сообщений, отвечающих заданным условиям в правиле. Вы можете множество условий и действий с помощью правила и оповещения мастера. Правила не работают на сообщение, которое было чтения, только для тех, которые непрочитанные.

Правила делятся на две категории: организация и уведомлений. Правила и оповещения мастера содержатся шаблоны для наиболее часто используемых правил.

  • Организованность    Здесь представлены правила, которые помогают в файл и "к исполнению" к сообщениям. Например можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например Мура слово Ivan в word «продажи» в строке темы, помеченные к исполнению, отнесены продаж и перемещено в папку с именем элемента слово Ivan продаж.

  • Последние новости    Здесь представлены правила, которые уведомления каким-либо способом при получении определенного сообщения. Например можно создать правило, которое автоматически отправляет оповещение мобильного телефона, когда вы получаете сообщение из другого члена семьи.

  • Начать с пустого правила    Здесь представлены правила, которые можно создать с нуля.

    Шаблоны правил
    Рисунок 1: Правила и оповещения мастера содержит несколько предопределенные правила, шаблоны.

Исключения

Вы можете добавить исключения для правил для особых случаев, например, когда сообщение помеченные к исполнению или обозначаются высокая важность. Правило не применяется в сообщение, если хотя бы одна из исключения, которые можно задать условий.

  1. В Область навигации нажмите кнопку Почта.

  2. В меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

  3. Если у вас несколько учетных записей электронной почты в списке Применить изменения к этой папке выберите нужную папку "Входящие".

  4. Выберите команду Создать правило.

  5. В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

  6. В разделе Шаг 2: измените описание правила, щелкните подчеркнутое значение. Например если щелкнуть ссылку получатели или список рассылки, открывается адресной книги.

  7. В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.

  8. В разделе Шаг 2: измените описание правила, щелкните подчеркнутое значение, если вы еще не сделано и нажмите кнопку Далее.

  9. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  10. В разделе Шаг 2: измените описание правила, щелкните подчеркнутое значение, если вы еще не сделано и нажмите кнопку Далее.

  11. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  12. Чтобы завершить создание правила, введите имя для правила и выберите нужные параметры.

    • Если вы хотите применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одну из папок, установите флажок выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в «папка».

    • Чтобы применить это правило для всех учетных записей электронной почты и папки "Входящие", связанные с каждой учетной записи, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  13. Нажмите кнопку Готово.

Чтобы создать правило, выбрав собственные условия, действия и исключения, выполните указанные ниже действия.

  1. В Область навигации нажмите кнопку Почта.

  2. В меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

  3. Если у вас несколько учетных записей электронной почты в списке Применить изменения к этой папке выберите нужную папку "Входящие".

  4. Выберите команду Создать правило.

  5. В разделе Начать с пустого правила выберите Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки и нажмите кнопку Далее.

  6. В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.

  7. В разделе Шаг 2: измените описание правила, щелкните подчеркнутое значение, если вы еще не сделано и нажмите кнопку Далее.

  8. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  9. В разделе Шаг 2: измените описание правила, щелкните подчеркнутое значение, если вы еще не сделано и нажмите кнопку Далее.

  10. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  11. Чтобы завершить создание правила, введите имя для правила и выберите нужные параметры.

    • Если вы хотите применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одну из папок, установите флажок выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в «папка».

    • Чтобы применить это правило для всех учетных записей электронной почты и папки "Входящие", связанные с каждой учетной записи, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  12. Нажмите кнопку Готово.

Правила можно создать непосредственно из сообщения. Например можно создать правило для перемещения сообщений от определенного пользователя в определенной папке.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы хотите создать правило и в контекстном меню выберите команду Создать правило.

    В диалоговом окне Создание правила установите флажки для параметров, которые уже заполняются данными из выбранного сообщения.

  2. Установите флажок Переместить элемент в папку.

  3. Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать новую папку для хранения указанных сообщений.

  4. Чтобы добавить дополнительные условия, действия или исключения в правило, нажмите кнопку Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим инструкциям в мастере оповещений и правил.

    Совет.     Чтобы выполнить правило по мере ее создания, установите флажок выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке, на последней странице мастера оповещений и правил.

    Все сообщения в папке "Входящие" или любого выбранного вами папки, отвечающие заданным условиям и исключения, связанные с правилом, перемещаются в указанную папку. Чтобы протестировать новое правило, откройте новую папку. Правильный сообщения были перемещены?

Если вы хотите применить правило периодически, но не все время, выполните указанные ниже действия.

  1. В меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения.

  2. В диалоговом окне правила и оповещения отключите правило, снимите флажок рядом с правилом.

  3. Нажмите кнопку Применить правила.

  4. В диалоговом окне Запуск правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с правилом, которое требуется запустить.

  5. Выберите папку, который вы хотите применить правило.

  6. Выберите категорию сообщений, которые вы хотите применить правило.

    Например можно применить правило только непрочитанных сообщений в папке.

  7. Нажмите кнопку Выполнить.

Серверные правила    Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, сервер можно применять правила в сообщения даже если Outlook не выполняется. Они называются серверные правила. Правила должно быть присвоено применяться к сообщениям, когда они будут доставляться в папки "Входящие" на сервере, и они должны иметь возможность выполняются на сервере для завершения. Например правила невозможно запустить до завершения на сервере Если действие печатать сообщения. Если не удается применить правило на сервере, применяется при запуске Outlook.

Правила клиента    «Клиент» — программу электронной почты, который запускается на компьютере пользователя. Правило, которое не может применяться сервером связано с «правила клиентскими» выполняется только на компьютере пользователя. Если в списке правил содержатся правила выполняются на сервере, а также те, которые нельзя, серверные правила применяются во-первых, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения вне офиса считаются сообщения. Например, при создании правила перемещает элементы с слово «собрания» в поле Тема в определенной папке, все уведомления о доставке, ответы на голосование и тоже перемещаются вне офиса сообщениям, отвечающим это условие.

Примечание : Если ответ на голосование перемещен из папки "Входящие", ответ не отслеживаются автоматически в исходном сообщении.

Приглашения на собрания, поручения и документы, считаются сообщения. Например при создании правила, которое перемещает элементы с слово «собрания» в поле Тема в определенную папку любой поручение или приглашение на собрание, которые соответствуют заданному условию перемещается также. Тем не менее необходимо учитывать следующие ограничения при создании правила, связанных с этими типами элементов:

  • Элемент переместится в папку nonmail может не работать должным образом после перемещения. Например если сообщение перемещается в папку Календарь, встречи не создается.

  • Если ответ собрания или задачи перемещается в папку Удаленные с помощью правила, ответ не связываться с исходным элементом.

  • Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в Календарь.

  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, отправляемых не применяются к поручениям и приглашений на собрания.

Новое правило для списка рассылки будет зависеть от способа создания правила:

  • Перемещение сообщений, отправленных в папку в список рассылки    Если выбрать этот шаблон правила только сообщения, отправленные в список рассылки, перемещаются в указанную папку. Сообщения от людей с нарушениями произойти войти в список рассылки не перемещались в указанную папку.

    Примечание : Это правило работает только для учетных записей Exchange.

  • Перемещение сообщений от определенного пользователя в папке    Если выбрать этот шаблон правила, также перемещаются сообщения из любого людей с нарушениями членов списка рассылки, указанный в указанную папку.

Если вы работаете в организации, по умолчанию используется Exchange, не отправляются сообщения, когда вы пересылаете внешними адресами электронной почты за пределами вашей организации с помощью правила. Этот параметр для предотвращения корпоративных данных, получивших и управляется администратором Microsoft Exchange.

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×