Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически применяется в Outlook для Windows к входящим или исходящим сообщениям. Вы можете настроить условия, при которых срабатывает правило, и действия, которые оно выполняет. Например, можно создать правило для перемещения всех сообщений от руководителя в определенную папку или для удаления всех сообщений, в теме которых есть фраза "Buy now!".

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила помогают уменьшить объем работы, выполняемой вручную, и избежать повторения однообразных действий. После включения правила оно будет применяться автоматически.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила можно создавать с помощью мастера,

который содержит шаблоны для наиболее часто используемых правил.

Мастер правил Outlook

  • Организованность.   
    Такие правила помогают не только хранить сообщения, но и отслеживать их. Вы можете создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Регины Покровской, чтобы ее сообщения со словом "продажи" в строке Тема помечались для исполнения, им присваивалась категория "Продажи" и они перемещались в папку "Продажи Регины".

  • Информированность.   
    Эти правила уведомляют вас тем или иным образом о получении определенных сообщений. Например, можно создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваше мобильное устройство автоматически отправлялось уведомление об этом.

  • Начать с пустого правила.   
     Такие правила создаются и настраиваются без шаблона.


Шаг 1. Выбор Outlookшаблона правила

  1. Выберите Правила > Управление правилами и оповещениями на ленте или откройте вкладку Файл и щелкните Управление правилами и оповещениями.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  3. В мастере правил в группе Шаг 1. Выберите шаблон щелкните нужный вариант в списке Организованность, Информированность или Начать с пустого правила.


Шаг 2. Изменение описания правила

Параметры, доступные на этом шаге, зависят от того, какой вариант вы выбрали на шаге 1. Если вам нужно что-то выбрать, например указать отправителя или папку, соответствующий параметр будет подчеркнут. В данном примере мы используем одно из наиболее распространенных правил, которое перемещает сообщения от определенного отправителя в папку.

  1. Щелкните адресаты или общедоступная группа в поле описания, чтобы открыть адресную книгу. Выберите имя из адресной книги или введите адрес в поле От, а затем нажмите кнопку ОК.

  2. Щелкните имя для вывода списка папок. Вы можете выбрать существующую папку или создать новую. Выбрав нужную папку, нажмите кнопку ОК.

Если вы хотите изучить дополнительные параметры правила, нажмите кнопку Далее. В противном случае нажмите кнопку Готово. Снова откроется окно Правила и оповещения. Здесь вы можете создать другое правило или нажать кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

 

• Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Перемещение в папку всех сообщений с определенными словами в теме

  1. Щелкните ссылку текст.

  2. В диалоговом окне Поиск текста в поле Укажите слово или фразу для поиска в поле "Тема" введите слово или фразу.

  3. Нажмите кнопку Добавить для добавления записи в область Список поиска, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле Кому, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку имя, а затем в диалоговом окне Правила и оповещения выберите папку и нажмите кнопку ОК.

  5. Нажмите кнопку Далее и перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. В диалоговом окне Пометка сообщения в поле Пометка примите значение по умолчанию для параметра К исполнению или выберите другой элемент в списке.

  5. В поле На примите значение по умолчанию (Сегодня) или выберите другой элемент в списке.

  6. Нажмите кнопки ОК и Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Перемещение в папку RSS-элементов из определенного RSS-канала

Примечание: Чтобы использовать этот вариант, необходимо подписаться на RSS-канал. При его выборе появится запрос на подтверждение. Если выбрать Нет, вы не сможете продолжить создание правила. Чтобы создать его, выберите Да.

Шаблон "Информированность"

 

• Отображение писем от заданного адресата в окне "Оповещение о новом сообщении"

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку текст.

  5. В диалоговом окне Оповещение в поле Введите текст оповещения введите сообщение и нажмите кнопку ОК.

  6. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Проигрыш звукового сигнала при получении сообщений от заданного адресата

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку Воспроизведение звука, в окне Выберите звук укажите файл (например, WAV-файл), а затем нажмите кнопку выберите Открыть.

  5. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

 

• Отправка оповещений на мобильное устройство при получении сообщений от заданного адресата

  1. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  2. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  3. Когда выбранное значение появится в поле От, нажмите кнопку ОК.

  4. Щелкните ссылку адресаты или общедоступная группа.

  5. В диалоговом окне Адрес для правила выполните одно из следующих действий:

    • В поле Поиск введите имя.

      или

    • В списке Адресная книга выберите источник.

  6. Когда выбранное значение появится в поле Кому, нажмите кнопку ОК.

  7. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.

Шаблон "Начать с пустого правила"

  1. Выберите один из следующих вариантов:

    • Применение правила к полученным мной сообщениям

      или

    • Применение правила к отправленным мной сообщениям

  2. Нажмите кнопку Далее, а затем перейдите к разделу Шаг 3. Задание условий для правила.


Шаг 3. Задание условий для правила

Теперь вы можете добавить условия к параметрам, выбранных в разделе Шаг 2. Измените описание правила. Возможности настройки правила зависят от выбранных условий.

Задайте условия применения правил для параметра, выбранного в шаблоне "Организованность" или "Информированность" при запуске мастера

  1. На странице Шаг 1. Выберите условия отбора установите флажок для условия, которое вы хотите добавить.

    Примечание: Вы можете установить несколько флажков.

  2. На странице Шаг 2. Измените описание правила (щелкните подчеркнутое значение) щелкните ссылку, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

  3. Щелкните "Далее", выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

  4. Если доступна другая ссылка, щелкните ее, выполните необходимые действия и нажмите кнопку ОК.

  5. По завершении нажмите кнопку Готово.

  1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

  2. В поле Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  3. В разделе Начать с пустого правила выберите параметр Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.

  4. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

      и

    • В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

  5. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

      и

    • В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

  6. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

      и

    • В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

  7. Нажмите кнопку Далее и сделайте одно из следующего:

    • В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя.

      и

    • В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

      Советы: 

      • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".

      • Чтобы отключить правило, снимите флажок Включить правило.

      • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  8. Нажмите кнопку Готово.

Правило можно создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из предлагаемых правил, создаваемых с помощью сообщения, перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

  1. В папке Входящие щелкните сообщение, для которого вы хотите создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

    Примечание: В списке "Правила" появятся правила, которые предлагаются с учетом отправителя и получателей сообщения.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Выберите предложенное правило, укажите папку назначения и нажмите кнопку ОК, чтобы завершить назначение правила.

      или

    • Нажмите кнопку Создать правило и перейдите к следующему шагу.

  3. В диалоговом окне Создание правила в разделе При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите нужные флажки.

  4. В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить, когда выполняются указанные условия.

  5. Установите флажок Переместить элемент в папку.

  6. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Щелкните Выбрать папку и укажите существующую папку.

      или

    • Нажмите Создать, чтобы создать папку.

    Примечания: 

    • Чтобы добавить в правило дополнительные условия, действия или исключения, нажмите Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

    • Дополнительные сведения см. в разделе Создание пользовательского правила.

  7. Нажмите кнопку ОК.

  8. В поле уведомления выполните одно из следующих действий:

    • Нажмите кнопку ОК.

      или

    • Установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки, а затем нажмите кнопку ОК.

Сведения о том, как импортировать или экспортировать правила таким образом, чтобы ими могли пользоваться другие, см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

  1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.

  3. Нажмите кнопки Удалить Значок "Удалить" > ОК.

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

  1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.

  2. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

  3. Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

    Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

  4. В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

  5. Нажмите Выполнить.

В приложении Outlook  есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

  • Правила сервера.    
    При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.

    Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

  • Правила клиента.   
     Правилами клиента являются правила, которые выполняются только на компьютере. Они выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange. Правила клиента могут выполняться только при запущенном приложении Outlook.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом "собрание" в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

  • Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

  • Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.

  • Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

  • Перемещение в папку сообщений, отправленных в общедоступную группу.   
      Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

При использовании учетных записях Exchange Server (начиная с Exchange Server 2010) можно применять правила для пересылки сообщений по адресам электронной почты за пределами вашей организации. Однако администратор Exchange может запретить автоматическую пересылку сообщений пользователям в определенных доменах.

Дополнительные сведения см. в статье Определение версии сервера Microsoft Exchange Server, к которому подключается учетная запись.

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих или отправляемых сообщений, отвечающих заданным условиям. С помощью мастера правил можно выбрать множество условий и действий.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Правила применяются только к непрочтенным сообщениям.

Шаблоны правил в мастере правил

В мастере правил содержатся шаблоны для наиболее часто используемых правил, включая указанные ниже.

  • Организованность.    Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Алексея Орехова, чтобы его сообщения со словом "продажи" в строке Тема помечались для исполнения, попадали в категорию "Продажи" и перемещались в папку "Продажи Алексея".

  • Информированность.    Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении сообщения. Например, вы можете создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваш сотовый телефон автоматически отправлялось сообщение.

  • Начать с пустого правила.    Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.

Создание правила

Outlook включает шаблоны правил для стандартных сценариев. Используйте их или создавайте собственные правила.

Использование шаблонов правил Outlook

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

  3. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  4. В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

  5. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку адресаты или общедоступная группа, будет открыта адресная книга.

  6. Нажмите кнопку Далее.

  7. В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

  8. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

  9. Нажмите кнопку Далее.

  10. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  11. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

  12. Нажмите кнопку Далее.

  13. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  14. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

  15. Нажмите кнопку Далее.

  16. В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя данного правила.

  17. В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

    • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".

    • По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

    • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  18. Нажмите кнопку Готово.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

  3. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

  4. В группе Начать с пустого правила выберите пункт Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки.

  5. Нажмите кнопку Далее.

  6. В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

  7. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного условия и укажите значение.

  8. Нажмите кнопку Далее.

  9. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  10. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для каждого из добавленных действий и укажите значение.

  11. Нажмите кнопку Далее.

  12. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  13. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения и укажите значение.

  14. Нажмите кнопку Далее.

  15. В группе Шаг 1. Задайте имя правила введите имя данного правила.

  16. В группе Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

    • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".

    • По умолчанию новое правило включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

    • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  17. Нажмите кнопку Готово.

Правило можно быстро создать из любого сообщения. Преимущество этого способа заключается в том, что правила предлагается создавать на основе отправителя или получателей сообщения. Например, одно из таких правил перемещает все сообщения, полученные от определенного отправителя, в выбранную папку.

  1. Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила.

    Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

  2. Сделайте одно из следующего:

    • Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК.

    • Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило.

Если на шаге 2 выбрана команда Создать правило, откроется диалоговое окно Создание правила. Переходите к следующим шагам общей процедуры.

  1. В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.

  2. В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  3. Установите флажок Переместить элемент в папку.

  4. Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

    Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительные параметры и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил. Этот же мастер отображается при выборе пункта Управление правилами и оповещениями в представлении Backstage (при открытии вкладки Файл). Дополнительные сведения см. в разделе Создание пользовательского правила.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Сведения о том, как импортировать или экспортировать правила таким образом, чтобы ими могли пользоваться другие, см. в статье Импорт и экспорт набора правил.

Если нужно вручную выполнить одно или несколько правил, выполните следующие действия.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Управление правилами и оповещениями.

  3. Нажмите кнопку Применить правила.

  4. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое нужно выполнить.

  5. В поле Выполнить в папке, если нужно выбрать другую папку, щелкните Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

    Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 5.

  6. В поле со списком Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

  7. Нажмите кнопку Выполнить.

В приложении Outlook  есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

  • Правила сервера.    Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server, можно создать правила сервера. Они выполняются в вашем почтовом ящике на сервере Exchange, даже если приложение Outlook не запущено на вашем компьютере. Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и сначала полностью выполняться на сервере. Например, правило печати для сообщения не может применяться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удается применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

  • Правила клиента.    Правилами клиента являются правила, которые выполняются только на компьютере. Такие правила невозможно запустить, если они не выполнены на сервере, например правила, указывающие напечатать определенные сообщения. Правила клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются правила сервера, а затем правила клиента.

Применение правил к другим элементам Outlook

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами (уведомления "Заместителя") обрабатываются так, как если бы это были сообщения. Например, согласно правилу, по которому все элементы со словом "собрание" в теме перемещаются в специальную папку, перемещаются также все уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоответы, содержащие в теме слово "собрание".

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопку голосования, данные отслеживания не будут учитывать ответы, перемещенные правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрание, запросы задач и документы при применении правил обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом "собрание" в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все запросы задач или приглашения на собрание, удовлетворяющие этому условию. Однако при создании правил, влияющих на эти виды элементов, следует помнить о следующих ограничениях.

  • Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

  • Если ответ на приглашение или запрос выполнения задачи с помощью правила перемещен в папку "Удаленные", ответ не будет связываться с исходным элементом.

  • Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа создания правила.

  • Перемещение сообщений, отправленных в папку "Группа контактов".     Это правило доступно только при использовании учетной записи Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку "Группа контактов". Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server 2010, по умолчанию вы не можете применять правила для пересылки сообщений на адреса электронной почты за пределами организации. Это помогает предотвратить утечку конфиденциальной информации и личных сведений. Данный параметр может изменить только администратор Exchange.

Дополнительные сведения см. в статье Определение версии сервера Microsoft Exchange Server, к которому подключается учетная запись.

Управление сообщениями с помощью правил

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих или отправляемых сообщений, отвечающих заданным условиям. С помощью мастера правил и оповещений можно выбрать множество условий и действий. Правила применяются только к непрочитанным сообщениям.

Правила подразделяются на две категории: правила организации и правила уведомления. Мастер правил и оповещений содержит шаблоны для наиболее распространенных правил.

  • Организованность.    Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от конкретного отправителя, например от Артема Кузнецова, чтобы его сообщения со словом "продажи" в строке Тема помечались для исполнения, попадали в категорию "Продажи" и перемещались в папку "Продажи Артема".

  • Информированность.    Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении сообщения. Например, вы можете создать правило, чтобы при получении сообщения от члена семьи на ваш мобильный телефон автоматически отправлялось сообщение.

  • Начать с пустого правила.    Эти правила создаются с нуля.

    Шаблоны правил
    Рисунок 1. Мастер правил и оповещений содержит несколько предопределенных правил, называемых шаблонами.

Исключения

Для специальных обстоятельств, например, если сообщение помечено к исполнению или как очень важное, вы можете добавлять исключения в свои правила. Правило не применяется к сообщению, если выполняется хотя бы одно из указанных исключений.

  1. В области навигации щелкните элемент Почта.

  2. В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения.

  3. Если у вас несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите нужную папку Входящие.

  4. Нажмите кнопку Новое правило.

  5. В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

  6. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку адресаты или список рассылки, будет открыта адресная книга.

  7. В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.

  8. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

  9. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  10. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

  11. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  12. Чтобы завершить создание правила, введите его название и выберите другие необходимые параметры.

    • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одной из ваших папок, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".

    • Чтобы применить это правило ко всем своим учетным записям электронной почты и связанным с ними папками Входящие, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  13. Нажмите кнопку Готово.

Чтобы создать правило с помощью собственных условий, действий и исключений, выполните указанные ниже действия.

  1. В области навигации щелкните элемент Почта.

  2. В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения.

  3. Если у вас несколько учетных записей электронной почты, в списке Применить изменения к папке выберите нужную папку Входящие.

  4. Нажмите кнопку Новое правило.

  5. В группе Начать с пустого правила выберите пункт Проверка сообщений после получения или Проверка сообщений после отправки и нажмите кнопку Далее.

  6. В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы было применено правило.

  7. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

  8. В группе Шаг 1. Выберите действия выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

  9. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение, если вы этого еще не сделали. Затем нажмите кнопку Далее.

  10. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

  11. Чтобы завершить создание правила, введите его название и выберите другие необходимые параметры.

    • Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в одной из ваших папок, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие".

    • Чтобы применить это правило ко всем своим учетным записям электронной почты и связанным с ними папками Входящие, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

  12. Нажмите кнопку Готово.

Вы можете создать правило прямо из сообщения. Например, вы можете создать правило для перемещения сообщений от указанного отправителя в конкретную папку.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на основе которого вы хотите создать правило, и выберите пункт Создать правило в контекстном меню.

    В диалоговом окне Создание правила установите флажки для параметров, которые уже содержат данные из выбранного сообщения.

  2. Установите флажок Переместить элемент в папку.

  3. Выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать, чтобы создать папку для хранения сообщений.

  4. Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте инструкциям в мастере правил и оповещений.

    Совет.    Чтобы применить правило сразу после создания, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки на последней странице мастера правил и оповещений.

    Все сообщения в папке Входящие или другой выбранной вами папке, которые соответствуют условиям и исключениям правила, перемещаются в указанную папку. Чтобы проверить новое правило, откройте новую папку. Нужные сообщения перемещены?

Если вы хотите применять правило периодически, но не постоянно, выполните указанные ниже действия.

  1. В меню Сервис выберите пункт Правила и оповещения.

  2. В диалоговом окне Правила и оповещения выключите правило, сняв рядом с ним флажок.

  3. Нажмите кнопку Применить правила.

  4. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с правилом, которое нужно выполнить.

  5. Выберите папку, к которой вы хотите применить правило.

  6. Выберите категорию сообщений, к которой вы хотите применить правило.

    Например, вы можете применить правило только к непрочитанным сообщениям в папке.

  7. Нажмите кнопку Выполнить.

Правила сервера.    Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, сервер может применять правила к вашим сообщениям, даже если не используется приложение Outlook. Эти правила называются правилами сервера. Правила должны быть настроены так, чтобы их выполнение запускалось при получении в папке Входящие и полностью завершалось на сервере. Например, правило не может быть полностью выполнено на сервере, если оно предполагает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно выполняется при запуске Outlook.

Правила клиента.    Клиент — это почтовая программа, которая запускается на компьютере пользователя. Правило, которое нельзя применить на сервере, называется правилом клиента, потому что оно выполняется только на компьютере пользователя. Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются правила сервера, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, о прочтении, об отсутствии на рабочем месте и ответы на голосование обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом "собрание" в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все уведомления о доставке, об отсутствии на рабочем месте и ответы на голосование, удовлетворяющие этому условию.

Примечание: при перемещении ответа на голосование из папки Входящие, ответ в оригинальном сообщении не отслеживается автоматически.

Приглашения на собрание, запросы задач и документы обрабатываются как сообщения. Например, если создается правило, перемещающее элементы со словом "собрание" в поле Тема в специальную папку, будут перемещаться также все запросы задач или приглашения на собрание, удовлетворяющие этому условию. Однако при создании правил, влияющих на эти виды элементов, следует помнить о следующих ограничениях.

  • Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

  • Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не отслеживается исходным элементом.

  • Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

  • Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Поведение нового правила для списка рассылки зависит от способа его создания.

  • Перемещение в папку сообщений, отправленных в список рассылки.    Если вы выбрали этот шаблон правила, в указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в список рассылки. Сообщения от пользователей из списка рассылки не перемещаются в указанную папку.

    Примечание: это правило работает только для учетных записей Exchange.

  • Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.    Если вы выберите этот шаблон правила, сообщения от любого пользователя из указанного списка рассылки, перемещаются в указанную папку.

Если вы работаете в организации, использующей Exchange, по умолчанию сообщения, переадресованные на адрес электронной почты вне организации с помощью правила, не отправляются. Этот параметр позволяет предотвратить раскрытие корпоративных данных и управляется администратором Exchange.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×