Управление правами на доступ к данным в Office

Если при попытке просмотра документа или сообщения вывелось сообщение о том, что у вас нет разрешений, вы столкнулись с управлением правами на доступ к данным (IRM). IRM позволяет ограничивать доступ к содержимому в документах, книгах и презентациях Office. С помощью этой службы можно задать разрешения, чтобы предотвратить несанкционированную печать, пересылку и копирование конфиденциальной информации. Если разрешение для файла ограничено с помощью IRM, ограничения на доступ и использование будут применяться, даже если файл попадет в чужие руки. Это связано с тем, что разрешения на доступ хранятся в самом документе, книге, презентации или сообщении электронной почты и проверяются на сервере службы IRM.

Кроме того, IRM позволяет пользователям настраивать передачу личной или конфиденциальной информации с соответствии со своими предпочтениями, а организациям — принудительно применять корпоративную политику, которая ограничивает распространение конфиденциальных и защищаемых сведений.

Использование IRM в Office

Щелкните вкладку, соответствующую вашей платформе.

С помощью технологии IRM в Office вы можете управлять правами на XPS-файлы и файлы перечисленных ниже типов:

Файлы Word

Тип файла

Расширение

Документ

DOC

Документ

DOCX

Документ с поддержкой макросов

DOCM

Шаблон

DOT

Шаблон

DOTX

Шаблон с поддержкой макросов

DOTM

Файлы Excel

Тип файла

Расширение

Книга

XLS

Книга

XLSX

Книга с поддержкой макросов

XLSM

Шаблон

XLT

Шаблон

XLTX

Шаблон с поддержкой макросов

XLTM

Двоичная книга (не XML)

XLSB

Надстройка с поддержкой макросов

XLA

Надстройка с поддержкой макросов

XLAM

Файлы PowerPoint

Тип файла

Расширение

Презентация

PPT

Презентация

PPTX

Презентация с поддержкой макросов

PPTM

Шаблон

POT

Шаблон

POTX

Шаблон с поддержкой макросов

POTM

Демонстрация

PPS

Демонстрация

PPSX

Демонстрация с поддержкой макросов

PPSM

Тема Office

THMX

Примечания : 

  • Если в сообщение электронной почты с управлением правами в Outlook вложены файлы таких типов, для них автоматически включается управление правами.

  • Если вложить файл сообщения (MSG) в письмо с управлением правами, управление не будет применяться ко вложенному сообщению. Служба IRM не позволяет управлять правами на MSG-файлы.

Настройка компьютера для использования службы IRM

Для использования службы IRM в Office необходим клиент службы управления правами Windows (RMS) с пакетом обновления 1 (SP1). Администратор RMS может настроить на уровне компании политики IRM для определения пользователей, которые имеют доступ к сведениям, а также уровня разрешений на изменение сообщений. Например, администратор может определить шаблон прав под названием "Служебные, конфиденциальные", в котором будет указано, что сообщение, к которому применяется эта политика, может быть открыто только пользователями, относящимися к домену компании.

Скачивание разрешений

При первом открытии документа, книги или презентации с ограниченными разрешениями необходимо подключиться к серверу лицензирования для проверки учетных данных и скачивания лицензии на использование. Лицензия на использование определяет ваш уровень доступа к файлу. Этот процесс необходим для каждого файла с ограниченными разрешениями. Другими словами, такое содержимое невозможно открыть без лицензии на использование. Для загрузки разрешений Office должен отправить ваши учетные данные (в том числе адрес электронной почты) и сведения о ваших разрешениях на сервер лицензирования. Сведения, содержащиеся в документе, книге или презентации, на сервер лицензирования не отправляются. Дополнительные сведения см. на странице Основные положения заявления о конфиденциальности для пакета Microsoft Office 2010.

Ограничение разрешений на доступ к содержимому в файлах

Авторы могут ограничивать разрешения на доступ к документам, книгам и презентациям для отдельных пользователей, файлов или групп (для настройки разрешений на уровне группы требуется поддержка расширения групп с помощью службы каталогов Active Directory). Авторы могут использовать диалоговое окно Разрешения для предоставления пользователям доступа на чтение и изменение, а также для установки дат окончания срока действия содержимого. Например, Николай может предоставить Елене разрешение на чтение, но не на изменение документа Word. Николай также может представить Алексею разрешение на изменение документа и позволить ему сохранять документ. Кроме того, Николай может сделать так, чтобы Елена и Алексей потеряли доступ к документ за пять дней до истечения срока его действия. Сведения о том, как задать дату окончания срока действия для документа, книги или презентации, см. в разделе Установка даты окончания срока действия для файла.

Разрешение

  1. Сохраните документ, книгу или презентацию.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • В Word на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита документа, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Ограниченный доступ.

    • В Excel на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита книги, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Ограниченный доступ.

    • В PowerPoint на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита презентации, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Ограниченный доступ.

  4. В диалоговом окне Разрешения выполните одно из следующих действий:

    • В Word установите флажок Ограничить разрешения для этого документа и задайте необходимые уровни доступа для каждого пользователя.

    • В Excel установите флажок Ограничить разрешения для этой книги и задайте необходимые уровни доступа для каждого пользователя.

    • В PowerPoint установите флажок Ограничить разрешения для этой презентации и задайте необходимые уровни доступа для каждого пользователя.

      Если администратор задал настраиваемые политики разрешений, которые пользователи не могут изменить, доступные вам варианты могут быть ограничены.

      Уровни разрешений

    • Чтение.    Пользователи могут читать документ, книгу или презентацию, но не могут вносить в них изменения, печатать или копировать их.

    • Изменение.    Пользователи могут читать документ, книгу или презентацию, а также вносить в них изменения и сохранять их, но не могут печатать содержимое.

    • Полный доступ.    Пользователи с полным доступом имеют те же права, что и автор, и могут задавать срок использования контента, запрещать его печать и предоставлять разрешения другим пользователям. После окончания срока действия разрешения для полномочных пользователей документ, книгу или презентацию могут открывать только автор и пользователи с полным доступом к этому файлу. Авторы всегда имеют уровень разрешений "Полный доступ".

  5. Чтобы предоставить кому-либо разрешение на полный доступ, нажмите в диалоговом окне Разрешения кнопку Дополнительные параметры, щелкните стрелку в столбце Уровень доступа и в списке Уровень доступа выберите пункт Полный доступ.

    Диалоговое окно "Разрешения"

  6. После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.

    Появится панель сообщений с информацией о том, что документ, книга или презентация управляется правами. Если необходимо изменить разрешения на доступ, нажмите кнопку Изменить разрешения.

    панель сообщений в Word

    Если документ, книгу или презентацию с ограниченным доступом переслать пользователю, не имеющему соответствующих разрешений, появится сообщение с адресом электронной почты или веб-сайта автора, чтобы пользователь мог запросить разрешение на доступ к файлу.

    Диалоговое окно в Word с сообщением о том, что документ с органиченным доступом был перенаправлен пользователю, не имеющему соответствующих разрешений

    Если автор не предоставил свой адрес электронной почты, пользователи, не имеющие разрешений, увидят сообщение об ошибке.

Установка даты окончания срока действия для файла
  1. Откройте файл.

  2. Перейдите на вкладку Файл.

  3. Выполните одно из следующих действий:

    • В Word на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита документа, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Ограниченный доступ.

    • В Excel на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита книги, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Ограниченный доступ.

    • В PowerPoint на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита презентации, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Ограниченный доступ.

  4. В диалоговом окне Разрешения выполните одно из следующих действий:

    • В Word установите флажок Ограничить разрешения на доступ к этому документу и нажмите кнопку Дополнительно.

    • В Excel установите флажок Ограничить разрешения на доступ к этой книге и нажмите кнопку Дополнительно.

    • В PowerPoint установите флажок Ограничить разрешения на доступ к этой презентации и нажмите кнопку Дополнительно.

  5. В группе Дополнительные разрешения для пользователей выполните одно из следующих действий:

    • В Word установите флажок Срок действия этого документа истекает и введите дату.

    • В Excel установите флажок Срок действия этой книги истекает и введите дату.

    • В PowerPoint установите флажок Срок действия этой презентации истекает и введите дату.

  6. Дважды нажмите кнопку ОК.

Использование другой учетной записи пользователя Windows для управления правами на доступ к файлам

  1. Откройте документ, книгу или презентацию.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • В Word на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита документа, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Управление учетными данными.

    • В Excel на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита книги, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Управление учетными данными.

    • В PowerPoint на вкладке Сведения нажмите кнопку Защита презентации, откройте меню Ограничить разрешения для пользователей и выберите пункт Управление учетными данными.

  4. Выполните одно из следующих действий:

    • В диалоговом окне Выбор пользователя укажите адрес электронной почты для учетной записи, которую вы хотите использовать, и нажмите кнопку ОК.

    • В диалоговом окне Выбор пользователя нажмите кнопку Добавить, а затем укажите свои учетные данные для новой учетной записи и дважды нажмите кнопку ОК.

      Диалоговое окно "Выбор пользователя"

Просмотр содержимого с ограниченным разрешением на доступ

Чтобы просмотреть содержимое, на которое у вас есть разрешения, с помощью Office, просто откройте документ, книгу или презентацию.

Если вы хотите просмотреть свои разрешения, нажмите на кнопку Просмотр разрешений на панели сообщений или одну из следующих кнопок в строке состояния в нижней части экрана:

  • Этот документ содержит политику разрешений  Кнопка, показывающая, что документ, книга или презентация содержит политику разрешений

  • Эта книга содержит политику разрешений  Кнопка, показывающая, что документ, книга или презентация содержит политику разрешений

  • Эта презентация содержит политику разрешений  Кнопка, показывающая, что документ, книга или презентация содержит политику разрешений

Примечание : Чтобы ограничить доступ к содержимому файла, требуется Office для Mac стандартный 2011.

В Office для Mac 2011 и Office 2016 для Mac поддерживаются три уровня разрешений:

Уровень разрешений

Позволяет

Чтение документа

Чтение документа.

Изменение документа

Чтение, изменение, копирование и сохранение изменений.

Полный доступ

Чтение, изменение, копирование сохранение изменений, печать, установка даты окончания срока действия содержимого, предоставить разрешений пользователям, программный доступ к содержимому.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выбор уровней разрешений вручную

  1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем Ограниченный доступ.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

  2. При первом доступе к серверу лицензирования введите имя пользователя и пароль для сервера, а также установите флажок Сохранить пароль в цепочке ключей Mac OS.

    Примечание : Если не установить флажок Сохранить пароль в цепочке ключей Mac OS, может потребоваться ввести имя пользователя и пароль несколько раз.

  3. В полях Чтение документа, Изменение документа или Полный доступ введите адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

  4. Для поиска имени или адреса электронной почты в адресной книге нажмите кнопку Кнопка "Контакты" .

  5. Если вы хотите назначить уровень доступа для всех пользователей в вашей адресной книге, нажмите кнопку Добавить всех  Добавить всех .

  6. После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.

    Отобразится панель сообщений с информацией о том, что документ управляется правами.

Ограничение разрешений с помощью шаблона

Администратор может настроить IRM политики на уровне компании, определяющие, кто имеет доступ к уровням разрешений на доступ к информации для пользователей. Этих аспекты управления правами определяются с помощью серверных шаблонов службы управления правами Active Directory (AD RMS). Например, администратор может определить шаблон прав под названием "Служебные, конфиденциальные", в котором будет указано, что документы, использующие эту политику можно открывать только пользователям из домене компании.

  • На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем нужный шаблон прав.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

Изменение или удаление установленных уровней разрешений

Если вы использовали шаблон для ограничения разрешений, то изменить или удалить уровни разрешений будет нельзя. Эти действия возможно только если уровни разрешений установлены вручную.

  1. На панели сообщений выберите пункт Изменение разрешений.

  2. В полях Чтение документа, Изменение документа и Полный доступ введите новый адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

  3. Чтобы удалить пользователя или группу людей из уровня доступа, щелкните адрес электронной почты и нажмите клавишу DELETE.

  4. Чтобы удалить всех из уровня разрешений, щелкните Добавить всех Добавить всех .

Установка даты окончания срока действия для файла с ограниченным доступом

Авторы могут использовать диалоговое окно "Задать разрешения" для установки дат окончания срока действия содержимого. Например, Николаю также может потребоваться ограничить доступ Елены и Алексея к этому документ 25-м мая, после чего срок действия разрешения истечет.

  1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем Ограниченный доступ.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

  2. Нажмите кнопку Дополнительные параметры и установите флажок Срок действия этого документа истекает, а затем введите дату.

    По истечении времени выданных разрешений для документа, его можно будет открыть только автору или пользователям с уровнем разрешений "Полный доступ".

Позволение пользователям с разрешением на изменение или чтение распечатывать содержимое

По умолчанию у пользователей с разрешениями на изменение и чтения нет доступа к печати.

  1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем Ограниченный доступ.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

  2. Нажмите кнопку Дополнительные параметры и установите флажок Позволить пользователям с разрешением на изменение или чтение печатать содержимое .

Позволение пользователям с правом на чтение копировать содержимое

По умолчанию пользователи с правом на чтение не могут копировать содержимое.

  1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем Ограниченный доступ.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

  2. Нажмите кнопку Дополнительные параметры и установите флажок Позволить пользователям с разрешением на чтение копировать содержимое .

Разрешить выполнение сценариев в файле с ограниченным доступом

Авторы могут изменять параметры, чтобы разрешить запуск макросов Visual Basic при открытии документа, а также разрешить сценариям AppleScript доступ к информации в документе с ограниченным доступом.

  1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем Ограниченный доступ.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

  2. Щелкните Дополнительные параметры и установите флажок Программный доступ к содержимому.

Требование подключения для проверки разрешений

По умолчанию от пользователей требуется удостоверить свою подлинность путем подключения к серверу службы управления правами AD при первом открытии документа с ограниченным доступом. Но вы можете сделать так, чтобы от них требовалась проверка подлинности каждый раз, когда они открывают документ.

  1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем Ограниченный доступ.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

  2. Нажмите кнопку Дополнительные параметры, а затем установите флажок Для проверки разрешений необходимо подключение.

Снятие ограничений

  1. На вкладке Рецензирование в разделе Защита выберите пункт Разрешения, а затем Нет ограничений.

    Вкладка Word "Рецензирование", группа "Защита"

  2. В диалоговом окне щелкните Снять ограничения.

См. также

Ограничение разрешений на доступ к содержимому файла
Открытие файла с ограниченными разрешениями
Добавление учетных данных для открытия файла или сообщения, управляемого правами
Форматы файлов, поддерживаемые службой управления правами на доступ к данным

В Office для iOS все полученные файлы, защищенные службой IRM, будут открываться, если у вашей учетной записи есть на них разрешения. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

Если у вас есть подписка на Office 365 с управлением правами Azure, а ваш ИТ-отдел определил шаблоны IRM, вы можете назначать их файлам Office в iOS. Чтобы защитить файл, откройте вкладку Рецензирование в приложении и нажмите кнопку Ограничить разрешения. Вы увидите список доступных политик IRM. Выберите подходящий вариант и нажмите Готово для его применения.

Примечание : Если кнопка Ограничить разрешения недоступна в приложении, откройте любой документ, защищенный службой IRM, для ее инициализации.

Хотя в настоящее время в Office для Android невозможно назначать разрешения IRM, все полученные файлы, защищенные службой IRM, будут открываться, если у вашей учетной записи есть на них разрешения. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

При открытии файла, защищенного службой IRM, в Office для Android можно просмотреть назначенные вам разрешения.

Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает делать следующее:

  • предотвращать пересылку, копирование, изменение, печать, передачу факсом или вставку содержимого уполномоченными получателями в неавторизованных целях;

  • ограничивать отправленное содержимое;

  • обеспечивать ограниченный срок действия файла, чтобы содержимое документов больше нельзя было просматривать через заданный период времени;

  • принудительно применять корпоративные политики, которые определяют использование и распространение содержимого в организации.

IRM не может защитить ограниченное содержимое от:

  • стирания, кражи или захвата и пересылки вредоносными программами , такими как программы-трояны, регистраторы нажатия клавиш и шпионские программы некоторых типов;

  • потери или повреждения вследствие действий компьютерных вирусов;

  • ручного копирования или перепечатывания с экрана получателя;

  • цифрового фотографирования (при отображении на экране) получателем;

  • копирования с помощью сторонних программ создания снимков экрана.

Примечание : Сведения о том, как ограничить разрешение для содержимого в сообщениях электронной почты, см. в статье Создание сообщения с ограниченными разрешениями.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×