Управление неактивными почтовыми ящиками в Office 365

Office 365 позволяет хранить содержимое удаленных почтовых ящиков. Эта функция называется неактивные почтовые ящики. Благодаря неактивным почтовым ящикам можно хранить электронную почту бывших сотрудников после их ухода из организации. Почтовый ящик становится неактивным, когда к нему применяется хранение для судебного разбирательства или политика хранения Office 365 (созданная через Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365) перед удалением соответствующей учетной записи пользователя Office 365. Содержимое неактивного почтового ящика хранится в течение всего срока хранения, установленного до отключения. Это дает возможность администраторам, лицам, ответственным за обеспечение соответствия требованиям, и управляющим записями использовать поиск контента в Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365 для поиска и экспорта содержимого неактивного почтового ящика. Неактивные почтовые ящики не получают электронную почту и не отображаются в общей адресной книге организации и в других списках.

Содержание

Создание неактивного почтового ящика

Управление неактивными почтовыми ящиками

Примечание : Мы продлили крайний срок (ранее объявленный на 1 июля 2017 г.) на создание новых удержаний на месте для деактивации почтового ящика. Однако позднее в этом году или начале следующего вы больше не сможете создавать новые удержания на месте в Exchange Online. После этого создавать неактивные почтовые ящики можно будет только с помощью функций хранения для судебного разбирательства и политик хранения Office 365. Тем не менее существующие неактивные почтовые ящики, для которых используется удержание на месте, будут и дальше поддерживаться. То есть вы сможете управлять удержаниями на месте для неактивных почтовых ящиков, а также изменять продолжительность удержания на месте и окончательно удалять неактивные почтовые ящики, удаляя удержания на месте.

Приступая к работе

  • Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, ему необходимо назначить лицензию Exchange Online (план 2): тогда перед удалением к нему можно применить хранение для судебного разбирательства или политику хранения Office 365. Лицензии Exchange Online (план 2) входят в состав подписок на Office 365 корпоративный E3 и E5. Если почтовому ящику назначена лицензия Exchange Online (план 1), входящая в состав подписки на Office 365 корпоративный E1, ему необходимо назначить отдельную лицензию Exchange Online Archiving, чтобы перед удалением к нему можно было применить удержание. Дополнительные сведения см.на странице Exchange Online Archiving.

  • Лицензия, связанная с удаленным почтовым ящиком Exchange Online, будет доступна после удаления соответствующей учетной записи пользователя Office 365. Вы можете назначить ее другому пользователю.

  • Если перед удалением к почтовому ящику не применено хранение для судебного разбирательства или политика хранения Office 365, его содержимое нельзя будет найти. Однако удаленный почтовый ящик можно восстановить в течение 30 дней с момента удаления, после этого срока почтовый ящик и его содержимое будут удалены окончательно.

  • Дополнительные сведения о хранении для судебного разбирательства см. в статье Хранение на месте и хранение для судебного разбирательства. Дополнительные сведения о политиках хранения Office 365 в Центре безопасности и соответствия требованиям см. в этой статье.

К началу

Создание неактивного почтового ящика

Чтобы сделать почтовый ящик неактивным, необходимо выполнить два действия: 1) поместить его на хранение для судебного разбирательства или применить к нему политику хранения Office 365 и 2) удалить почтовый ящик или соответствующую учетную запись пользователя Office 365. Содержимое неактивного почтового ящика будет храниться до отключения удержания или политики хранения.

Шаг 1. Помещение почтового ящика на хранение для судебного разбирательства или применение политики хранения Office 365

Поместив почтовый ящик на хранение для судебного разбирательства или применив политику хранения Office 365 перед его удалением, вы сможете сохранить его содержимое. При этом сохраняется все содержимое почтового ящика, в том числе удаленные элементы и исходные версии измененных элементов. Удаленные и измененные элементы хранятся в неактивном почтовом ящике в течение указанного срока или до тех пор, пока вы не отключите удержание или примененную политику хранения.

Если почтовый ящик уже поставлен на удержание или к нему применена политика хранения Office 365, остается только удалить соответствующую учетную запись пользователя Office 365, как описано в шаге 2.

Пошаговые инструкции по помещению почтового ящика на хранение для судебного разбирательства и применению политики хранения Office 365 см. в следующих статьях:

Примечание : Хранения для судебного разбирательства и политики хранения Office 365 могут быть бессрочными и с ограниченным сроком. При бессрочном хранении содержимое неактивного почтового ящика будет храниться до отключения удержания или изменения его срока. После отключения удержания или политики хранения (при условии, что почтовый ящик был удален более 30 дней назад) неактивный почтовый ящик будет отмечен для окончательного удаления, а его содержимое больше нельзя будет найти. Для удержания или политики хранения Office 365 с учетом времени указывается срок хранения. Этот срок рассчитывается для каждого элемента отдельно и зависит от даты его получения или создания. После истечения срока удержания и срока хранения удаленных элементов в папке "Элементы с возможностью восстановления" в неактивном почтовом ящике элемент удаляется окончательно.

Шаг 2. Удаление почтового ящика

После применения удержания или политики хранения Office 365 удалите почтовый ящик. Лучший способ это сделать — удалить соответствующую учетную запись пользователя Office 365 в Центре администрирования Office 365. Сведения об удалении учетных записей пользователей Office 365 см. в статье Удаление пользователя из организации.

Примечание : Почтовый ящик также можно удалить с помощью командлета Remove-Mailbox в консоли Exchange Online PowerShell. Дополнительные сведения см. в статье Удаление или восстановление почтовых ящиков пользователей в Exchange Online.

К началу

Управление неактивными почтовыми ящиками

В следующих разделах описаны возможные действия с почтовыми ящиками после того, как вы перевели их в неактивное состояние.

Просмотр списка неактивных почтовых ящиков

Поиск и экспорт содержимого неактивного почтового ящика

Изменение срока удержания неактивного почтового ящика

Возврат неактивного почтового ящика

Восстановление содержимого неактивного почтового ящика в другом почтовом ящике

Удаление неактивного почтового ящика

 

К началу

Просмотр списка неактивных почтовых ящиков

Чтобы просмотреть список неактивных почтовых ящиков организации, выполните описанные ниже действия.

  1. Войдите в службу на странице https://protection.office.com/ с учетной записью администратора организации Office 365.

  2. В левой области Центр безопасности и соответствия требованиям выберите Управление данными >Хранение.

  3. На странице Хранение щелкните значок Дополнительно  Значок многоточия на панели навигации , а затем выберите пункт Неактивные почтовые ящики.

    На странице "Хранение" щелкните значок "Дополнительно" и выберите пункт "Неактивные почтовые ящики", чтобы отобразить список неактивных почтовых ящиков

    Откроется страница Неактивные почтовые ящики. Обратите внимание на то, что отображается общее число неактивных почтовых ящиков в организации.

    Отображается список всех неактивных почтовых ящиков в организации

Чтобы отобразить список неактивных почтовых ящиков, вы также можете выполнить приведенную ниже команду в Exchange Online PowerShell.

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

Вы можете просмотреть или скачать CSV-файл, который содержит дополнительные сведения о неактивных почтовых ящиках вашей организации, нажав кнопку Значок экспорта результатов поиска Экспорт.

Кроме того, с помощью указанной ниже команды можно экспортировать список неактивных почтовых ящиков и другие сведения в CSV-файл. В этом примере CSV-файл создан в текущей папке.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

Примечание : Возможно, у неактивного почтового ящика такой же SMTP-адрес, как у активного почтового ящика. В этом случае для определения неактивного почтового ящика можно использовать значение свойства DistinguishedName или ExchangeGuid.

К разделу "Управление неактивными почтовыми ящиками"

Поиск и экспорт содержимого неактивного почтового ящика

Доступ к содержимому неактивного почтового ящика можно получить с помощью инструмента "Поиск контента" в Центре безопасности и соответствия требованиям Office 365. Вы можете указать ключевые слова для поиска определенных элементов или вернуть все содержимое неактивного почтового ящика. Вы можете просмотреть результаты поиска или экспортировать их в файл данных Outlook (PST) или в виде отдельных сообщений электронной почты. Пошаговые инструкции по поиску в почтовых ящиках и экспорту результатов см. в статьях:

Вот несколько вещей, которые следует помнить при поиске в неактивных почтовых ящиках:

  • Если поиск содержимого выполняется в почтовом ящике пользователя, и этот почтовый ящик затем становится неактивным, при повторном запуске поиск в нем все равно будет выполняться.

  • Иногда возникают ситуации, когда у активного и неактивного почтовых ящиков одинаковый SMTP-адрес. В этом случае поиск будет осуществляться только в выбранном вами почтовом ящике. Другими словами, поиск будет осуществляться только в почтовом ящике пользователя, который вы указали явным образом, а не в обоих почтовых ящиках (активном и неактивном) сразу.

  • Мы настоятельно рекомендуем избегать ситуаций, когда у активного и неактивного почтовых ящиков одинаковый SMTP-адрес. Если вы хотите повторно использовать SMTP-адрес, который в настоящее время назначен неактивному почтовому ящику, мы рекомендуем выполнить возврат неактивного почтового ящика или восстановить содержимое неактивного почтового ящика в активном почтовом ящике (или архиве активного почтового ящика), а затем удалить неактивный почтовый ящик.

Изменение срока удержания неактивного почтового ящика

После того как почтовый ящик станет неактивным, вы можете изменить длительность хранения для судебного разбирательства или политики хранения Office 365, применяемые к неактивным почтовым ящикам. Пошаговые инструкции см. в статье Изменение срока удержания неактивного почтового ящика в Office 365.

Возврат неактивного почтового ящика

Если бывший сотрудник возвращается в организацию или на работу принимается новый сотрудник, который будет выполнять его обязанности, содержимое неактивного почтового ящика можно вернуть. При возврате неактивного почтового ящика он преобразуется в новый почтовый ящик, при этом содержимое и структура папок неактивного почтового ящика сохраняются, а он привязывается к новой учетной записи пользователя. После этого неактивный почтовый ящик перестает существовать. Пошаговые инструкции и дополнительные сведения о том, что происходит при возврате неактивного почтового ящика, см. в статье Возврат неактивного почтового ящика в Office 365.

К разделу "Управление неактивными почтовыми ящиками"

Восстановление содержимого неактивного почтового ящика в другом почтовом ящике

Если другой сотрудник берет на себя обязанности бывшего сотрудника или другому пользователю требуется доступ к содержимому неактивного почтового ящика, вы можете объединить его с другим почтовым ящиком. При этом его содержимое копируется в другой почтовый ящик. Неактивный почтовый ящик сохраняется и остается неактивным. В неактивном почтовом ящике по-прежнему можно выполнять поиск с помощью обнаружения электронных данных, его можно объединить с другим почтовым ящиком, восстановить или удалить. Пошаговые инструкции см. в статье Восстановление неактивного почтового ящика в Office 365.

Удаление неактивного почтового ящика

Если вам больше не нужно содержимое неактивного почтового ящика, вы можете окончательно удалить его, отключив удержание или примененную политику хранения Office 365. Если почтовый ящик был удален более 30 дней назад, после отключения удержания он будет отмечен для окончательного удаления и его нельзя будет восстановить. Если почтовый ящик был удален в течение последних 30 дней, его можно восстановить после отключения удержания или политики хранения. Пошаговые инструкции по отключению удержания или политики хранения Office 365 для окончательного удаления неактивного почтового ящика см. в статье Удаление неактивного почтового ящика в Office 365.

К разделу "Управление неактивными почтовыми ящиками"

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×