Управление контактами и списком контактов

Для поддержания списка контактов в актуальном состоянии необходимо выполнять некоторые действия. Сведения в этой статье помогут организовать контакты так, чтобы можно было легко находить нужных пользователей.

В этой статье

Поиск пользователей

Добавление контакта

Выбор нескольких контактов

Добавление внешних пользователей в список контактов

Создание группы

Закрепление и открепление часто используемого контакта в верхней части группы

Создание группы

Удаление группы

Переименование группы

Сортировка и отображение контактов

Сортировка контактов в списке контактов

Изменение вида отдельных записей в списке контактов

Изменение способа отображения контактов в Lync

Просмотр контактов по уровню конфиденциальности (прежнее название — уровень доступа)

Перемещение, копирование и удаление контактов

Просмотр карточки контакта

Пометка контакта

Блокирование контакта

Поиск пользователей

Поле поиска находится в списке контактов под значком Контакты и в представлении "Телефон" под значком Телефон. Можно выполнять поиск пользователей по имени или определенному навыку (названию должности), а затем добавлять их в список контактов.

Поиск контакта

  • В поле поиска введите имя, псевдоним электронной почты или номер телефона. Можно даже ввести имя группы рассылки или псевдоним. В приложении Microsoft Lync 2010 результаты отображаются по мере ввода текста. Если запросу соответствует несколько контактов или групп, вверху списка результатов отображаются те из них, которые входят в список контактов. Для пользователей, как входящих, так и не входящих в этот список, слева от изображения отображается вертикальная панель состояния, а также сведения о присутствии (например, "В сети", "Не в сети" или "Занят").

  • Если в компании используются службы Microsoft SharePoint, под полем поиска доступны кнопки Имя и Навык. Можно выполнять поиск по ключевому слову, например по должности или специализации. Чтобы просмотреть пользоавтелей с похожими навыками или должностями, нажмите кнопку Навык. Чтобы вернуться в список контактов, нажмите кнопку X в поле поиска.

В начало страницы

Добавление контакта

В предыдущем разделе указано, что можно выполнять поиск пользователя по имени, псевдониму электронной почты и номеру телефона. В данном примере будет выполнен поиск по имени. В результате поиска будет отображен список пользователей, которые соответствуют запросу. В карточке контакта нужного пользователя можно выбрать команду Добавить в список контактов или нажать кнопку Добавить.

  1. Найдите в списке результатов пользователя, которого нужно добавить в список контактов. Щелкните его карточку контакта правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить в список контактов или щелкните стрелку вниз на кнопке Добавить.

  2. Если настроены группы или категории контактов, будет отображен их список. Выберите группу контактов, в которую нужно поместить контакт.

  3. Если группы не настроены, но это нужно сделать, выберите команду Добавить в новую группу и введите имя новой группы.

Совет :  Введите в поле поиска полное имя и фамилию пользователя (или хотя бы большую часть фамилии), так как если ввести только имя (особенно, если оно является распространенным), будет найдено много совпадений. Если в организации настроено ограничение количества отображаемых совпадений в списке результатов поиска и необходимого пользователя в списке не окажется, придется уточнить запрос и выполнить поиск повторно.

По умолчанию можно добавить не более 1000 контактов. Фактическое число задает служба поддержки, поэтому если потребуется узнать его, обращайтесь к ее сотрудникам.

В начало страницы

Выбор нескольких контактов

Иногда (например, при создании приглашения на собрание) удобно выбрать сразу несколько контактов.

  • Чтобы выделить несколько несмежных контактов, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL.

  • Чтобы выделить смежные контакты, выберите их щелчками или с помощью клавиш со стрелками, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

В начало страницы

Добавление внешних пользователей в список контактов

В Lync 2010 можно просматривать сведения о присутствии для контактов, использующих службы электронной почты, например сеть интернет-служб Windows Live (включая MSN и Hotmail), AOL® и Yahoo!®, и подключенных к Lync. Федеративные пользователи (пользователи вне компании) могут делиться сведениями о своем присутствии, совершать звонки в Lync, проводить видеоконференции и выполнять другие действия.

  1. Откройте программу Lync и введите в поле поиска адрес электронной почты пользователя, которого требуется добавить в список контактов.

  2. В появившейся карточке контакта нажмите кнопку Добавить.

  3. Выберите группу для нового контакта. Кроме того, на этом этапе можно создать новую группу, введя ее имя рядом с полем Новая группа.

У некоторых пользователей есть учетные записи почтовых служб, не связанных с Lync федеративными отношениями. Этих пользователей можно добавить в список контактов так же, как и федеративных пользователей, но сведения об их присутствии отображаться не будут.

Другие пользователи входят на федеративный сайт с нефедеративным идентификатором (адресом электронной почты). В этом случае используйте при добавлении контакта формат "пользователь(нефедеративный_сайт.com)@федеративный­_сайт.com", например alexeyorekhov(gmail.com)@msn.com. Это гарантирует, что его присутствие будет отображаться в Lync.

Демонстрацию добавления контакта см. в видеоролике Видео: добавление контакта.

В начало страницы

Создание группы

Найденные контакты можно добавить в группу, чтобы упростить их поиск в будущем. Lync автоматически заполняет группу Часто используемые контакты, помещая в нее 10 контактов, с которыми чаще всего ведутся беседы. Кроме того, в ее верхней части можно закрепить самые важные контакты для быстрого доступа к ним. Список закрепленных контактов предварительно заполняется участниками группы пользователя.

Закрепление и открепление часто используемого контакта в верхней части группы

Чтобы закрепить или открепить часто используемый контакт, выполните одно из указанных ниже действий.

  • Откройте программу Lync, щелкните правой кнопкой мыши имя нужного пользователя в списке контактов и выберите команду Прикрепить к часто используемым контактам.

  • Чтобы открепить контакт, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Открепить от часто используемых контактов.

Создание группы

  1. Откройте Lync, в списке контактов щелкните правой кнопкой мыши имя группы (например, Часто используемые контакты), выберите команду Создать новую группу и задайте для нее имя.

Communicator

  1. Чтобы добавить пользователей в новую группу, найдите контакт, наведите указатель мыши на его имя в списке результатов и щелкните знак "плюс" (+). Кроме того, можно щелкнуть контакт правой кнопкой мыши в результатах поиска, выбрать команду Добавить в список контактов и щелкнуть имя группы.

    Примечание :  При создании первой группы контактов приложение Lync автоматически создает группу "Другие контакты". В нее можно определять новые контакты, которым не нужно членство в более специфичных группах.

В начало страницы

Удаление группы

Чтобы удалить созданную группу, выполните указанные ниже действия.

  1. В области отображения над списком контактов нажмите кнопку Группы. Если она отсутствует, щелкните стрелку вниз непосредственно под полем поиска, чтобы отобразить кнопки "Группы", "Состояние" и "Уровень".

  2. Щелкните имя группы, которую нужно удалить, правой кнопкой мыши и выберите в раскрывающемся меню команду Удалить группу.

Примечание :  Группы "Часто используемые контакты" и "Другие контакты" создаются автоматически и не могут быть удалены.

В начало страницы

Переименование группы

Чтобы переименовать группу, выполните указанные ниже действия.

  • Щелкните имя группы в списке контактов правой кнопкой мыши, выберите команду Переименовать группу и введите новое имя группы.

В начало страницы

Сортировка и отображение контактов

Можно отсортировать контакты по различным категориям (по состоянию, членству в группах и уровнях конфиденциальности) и выбрать способ отображения отдельных списков контактов.

Сортировка контактов в списке контактов

  1. Чтобы доступные контакты отображались вверху списка, нажмите кнопку Состояние. Контакты с состоянием "В сети" отобразятся вверху списка, а ниже — контакты с состояниями "Нет на месте", "Неизвестно" и "Недоступен".

  2. Чтобы отобразить контакты в соответствии с группами, в которые они входят (включая группы по умолчанию "Часто используемые контакты" и "Другие контакты", а также созданные вами группы), нажмите кнопку Группы.

Сортировка контактов по группам

  1. Чтобы отсортировать контакты по уровню конфиденциальности, нажмите кнопку Уровень (чтобы увидеть объяснение того, что такое уровни, щелкните контакт правой кнопкой мыши и наведите указатель на команду Изменить уровень конфиденциальности).

Изменение вида отдельных записей в списке контактов

  • Щелкните стрелку рядом с кнопкой Параметры отображения под полем поиска. В результате откроется меню Параметры разметки.

Сортировка по отображаемому имени

Набор параметров в меню зависит от способа сортировки контактов. Например, можно включить отображение понятных имен вместо адресов электронной почты либо подробных сведений о состоянии, а не только имен. Если в организации включена функция показа изображений контактов в списке, их можно показать или скрыть, а от этого зависит, сколько контактов поместится в окне (если картинки скрыты, можно выбрать только имя в одной строке либо имя и подробные сведения в двух).

Примечание :  Также можно отключить показ изображений во всем приложении Lync, выбрав пункт Мое изображение в диалоговом окне Lync — параметры. Дополнительные сведения см. в статье Установка параметров изображений.

Изменение способа отображения контактов в Lync

  1. С помощью кнопки Параметры отображения под полем поиска в списке контактов можно переключаться между отображением данных контакта в одной и в двух строках. Если в компании используются фотографии контактов, они отображаются в двустрочном режиме.

  2. Чтобы увидеть другие параметры, щелкните стрелку вниз рядом с кнопкой Параметры отображения. В результате откроется меню Параметры разметки.

Просмотр контактов по уровню конфиденциальности (прежнее название — уровень доступа)

  • В списке контактов нажмите кнопку Уровень под полем поиска.

Информацию о том, какие именно сведения о присутствии отображаются для каждого уровня конфиденциальности, см. в статье Управление доступом к сведениям о присутствии.

В начало страницы

Перемещение, копирование и удаление контактов

Чтобы переместить, скопировать или удалить контакт, выполните в списке контактов одно из указанных ниже действий.

  • Чтобы переместить контакт в другую группу, щелкните его правой кнопкой мыши, наведите указатель мыши на команду Переместить контакт в и выберите нужную группу.

  • Чтобы скопировать контакт в другую группу, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите команду Скопировать контакт в и выберите нужную группу.

  • Чтобы удалить контакт из группы, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить из группы.

  • Чтобы полностью удалить контакт, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить из списка контактов.

Важно :  При удалении контакта из группы он полностью удаляется из списка контактов, если только он не входит в другую группу.

Примечание :  Другие пользователи не могут экспортировать или скопировать ваш список контактов. Списки контактов различаются у всех пользователей, потому что у каждого из них имеются уникальные требования к конфиденциальности, настроены разные уровни конфиденциальности и параметры связи. Чтобы предоставить коллегам сведения о важных контактах, можно создать в Outlook список рассылки с ними, из которого каждый сможет выбрать нужные контакты и добавить их в свой список контактов в Lync.

Важно :  Функции перемещения и копирования работают по-разному в зависимости от режима просмотра контактов (по группам, состоянию или уровням). Помните, что при перетаскивании контакта в другую группу уровня конфиденциальности уровень для него изменяется.


В начало страницы

Просмотр карточки контакта

Возможность доступа к расписанию и личным заметкам контакта зависит от предоставленного им уровня конфиденциальности. Из карточки контакта также можно связаться с ним (например, начать текстовую беседу, совершить звонок, запланировать собрание или отправить сообщение электронной почты).

  1. В списке контактов наведите указатель мыши на изображение нужного контакта (или значок его состояния, если изображения скрыты), чтобы увидеть простую карточку контакта.

  2. Чтобы просмотреть дополнительные сведения, нажмите кнопку Развернуть карточку контакта (стрелку вниз) в правом нижнем углу карточки.

Развертывание карточки контакта Lync

  1. Чтобы карточка оставалась на виду, нажмите кнопку Прикрепить в ее правом верхнем углу. После этого карточку можно перетащить в любое место рабочего стола.

В начало страницы

Пометка контакта

Контакты в списке контактов можно помечать, чтобы получать уведомления об их появлении в сети. Lync выдает уведомление сразу, как только состояние контакта меняется на В сети.

  1. В списке контактов щелкните правой кнопкой мыши контакт, который требуется пометить.

  2. Выберите команду Получать оповещения о состоянии.

Демонстрацию пометки контакта см. в видеоролике Видео: пометка контакта.

В начало страницы

Блокирование контакта

Чтобы заблокировать для контакта возможность связи с вами с помощью Lync, выполните указанные ниже действия.

  1. Щелкните контакт в списке контактов правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменить уровень конфиденциальности.

  2. Выберите пункт Заблокированный контакт.

Дополнительные сведения о параметрах уровней конфиденциальности см. в разделе Часто задаваемые вопросы о присутствии, контактах и обмене мгновенными сообщениями.
В начало страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×