Управление календарем с помощью шаблона "Аналитика календаря" в Excel 2016

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В Excel 2016 можно использовать шаблон Аналитика календаря для получения различных полезных сведений о своем календаре. Шаблон показывает, сколько времени вы тратите на собрания, с кем вы чаще всего встречаетесь (а кого игнорируете), какую часть дня вы обычно посвящаете встречам с людьми и т. д.

При использовании шаблона Аналитика календаря вы сможете просматривать свои календарь в виде панели мониторинга, взаимодействовать с ним и детализировать данные по определенным периодам времени или типам собраний, которые вас интересуют. Благодаря шаблону Аналитика календаря вы будете лучше контролировать собрания, свободное время и свою жизнь. Давайте приступим.

Использование шаблона "Аналитика календаря"

Для использования шаблона Аналитика календаря потребуется Excel 2016 или более поздней версии либо подписка на Office 365. Чтобы получать доступ к календарю с помощью шаблона, требуется активная учетная запись на сервере Exchange Server или в Exchange Online в рамках подписки на Office 365.

Открытие шаблона "Аналитика календаря"

Чтобы открыть шаблон Аналитика календаря в Excel, выберите Создать > Аналитика календаря.

Если вы не видите шаблон, введите Аналитика календаря в поле поиска, а затем нажмите кнопку с лупой (или клавишу ВВОД), чтобы начать поиск. Появится шаблон Аналитика календаря.

Вы увидите первую вкладку книги под названием "Начало". Нажмите кнопку Начало работы.

Шаблон "Аналитика календаря"

Откроется вкладка Импорт календаря, на которой предоставлены инструкции о том, как подключиться к Exchange Server и импортировать календарь.

Импорт календаря

При нажатии кнопки Вход открывается диалоговое окно, в котором можно ввести свой адрес электронной почты и пароль, чтобы Excel подключился к серверу Exchange Server и загрузил данные календаря в книгу. Этот процесс может занять несколько минут в зависимости от того, данные скольких собраний нужно скачать.

Учетные данные Exchange

После завершения открывается лист Аналитика собраний — заполненная панель мониторинга, содержащая подробные аналитические данные для вашего календаря.

Заполненный лист "Аналитика собраний"

Сохранение книги "Аналитика календаря" с данными

Теперь вы можете сохранить файл как книгу с поддержкой макросов, чтобы при необходимости обновлять данные. Чтобы сохранить книгу:

  1. Выберите Файл > Сохранить как, а затем щелкните конечную папку и выберите Книга Excel с поддержкой макросов в раскрывающемся меню Тип файла.

    Сохранение файла как книги с поддержкой макросов

    Сохранение файла как книги с поддержкой макросов гарантирует, что все диаграммы будут автоматически обновляться каждый раз при нажатии кнопки Обновить аналитику на листе Аналитика собраний.

  2. Если вы хотите использовать последние данные из своего календаря, откройте книгу и нажмите кнопку Обновить аналитику в нижней части листа Аналитика собраний.

Анализ календаря с помощью листа "Аналитика собраний"

При выборе листа Аналитика собраний открывается панель мониторинга, которая содержит разнообразную интересную информацию о данных календаря. На рисунке ниже показан лист, а все его нумерованные разделы описаны ниже.

Области шаблона "Аналитика календаря"
  1. Срез Ответ на приглашение

  2. Временная шкала позволяет выбрать период для анализа; это значение отражается на всех диаграммах

  3. Сводка собранных данных

  4. Гистограмма (сводная диаграммы) времени, затраченного на собрания в месяц или год

  5. Гистограмма (сводная диаграммы) количества собраний в день за месяц или год

  6. Гистограмма (сводная диаграммы) количества собраний в час по часам

  7. Линейчатая диаграмма (сводная диаграмма) людей, с которыми вы встречаетесь наиболее часто

  8. Круговая диаграмма (сводная диаграмма) ответов на приглашения, показывающая количество собраний, которые вы посетили, на которые вы не ответили или которые вы приняли под вопросом

  9. Круговая диаграмма (сводная диаграмма) числа собраний, в которых вы являлись организатором или участником

Элементы управления фильтрацией

На листе "Аналитика собраний" есть два элемента управления фильтрацией данных (они помечены номерами 1 и 2 на предыдущем рисунке):

  1. Срез Выбор ответов позволяет выбрать любое сочетание ответов на приглашения (для выбора нескольких элементов удерживайте нажатой клавишу CTRL или SHIFT) для фильтрации всех диаграмм на листе:

    • Организовано мною

    • Подтверждено мною

    • Принято мною под вопросом

    • Проигнорировано мною

    При загрузке листа в срезе выбираются ответы Подтверждено мною и Организовано мною.

    Совет : Вы можете нажать кнопку среза Проигнорировано мною, а затем просмотреть диаграмму 6, чтобы узнать, в какой период дня вы обычно игнорируете приглашения на собрания, или диаграмму 7, чтобы увидеть, кто посещает собрания, которые вы пропускаете.

    Узнайте больше о срезах в Excel.

  2. Срез Временная шкала (он называется Выберите период для анализа) позволяет фильтровать диаграммы на листе с учетом периода времени. В правом верхнем углу среза находится раскрывающееся меню, в котором можно выбрать период времени (годы, кварталы, месяцы или дни).

    Фильтр по времени

    Узнайте больше о временных шкалах в Excel.

Настройка шаблона "Аналитика календаря"

В шаблоне Аналитика календаря с помощью выражений анализа данных (DAX) отслеживается доля времени, затрачиваемая на собрания (по сравнению с общим рабочим временем). Результаты отображаются на листе Аналитика собраний в виде диаграмм, помеченных цифрами 3 и 4.

Предполагается, что вы работаете 8 часов в день и 5 дней в неделю. Кроме того, собрания, длившиеся более 4 часов, исключаются из расчетов, чтобы уменьшить смещение, которое возникает при наличии долгих событий в календаре.

Вы можете настроить шаблон в соответствии с условиями работы и повлиять на вычисление времени, затрачиваемого на собрания, выполнив следующие действия:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа и выберите Показать... в появившемся меню.

    Отображение скрытого листа
  2. Выберите лист Параметры в окне Показать и нажмите кнопку ОК.

    Отображение скрытых элементов
  3. В окне Показать отображаются только скрытые листы. Выберите лист Параметры и настройте значения в таблице с учетом специфики своей работы.

    Настройка рабочих графиков на листе "Параметры"

    Можно изменить следующие значения:

    • Число рабочих часов в день

      Для этого параметра можно выбрать любое значение от 1 до 24. Например, если вы работаете по совместительству каждый день, для этого параметра можно задать значение 4.

    • Число рабочих дней в неделю

      Для этого параметра можно выбрать любое значение от 1 до 7. Например, если вы работаете по совместительству только два раза в неделю, для этого параметра можно задать значение 2. А если вы почти никогда не отдыхаете, укажите для этого параметра значение 7, чтобы отразить все собрания, которые вы проводите в выходные.

    • Игнорировать длинные собрания (часы)

      Если вы хотите учитывать при расчетах собрания продолжительностью более 4 часов, можно увеличить значение этого параметра. Например, если вы часто участвуете в 8-часовых тренингах и хотите включить их в данные, задайте для этого параметра значение 8, чтобы отфильтровать только собрания, которые длились более 8 часов.

  4. После изменения значений на листе "Параметры" необходимо обновить книгу, выбрав Данные > Обновить все, после чего новые значения вступят в силу.

Другие возможности шаблона "Аналитика календаря"

В предыдущих разделах описано, как наглядно представить время, которое вы тратите на собрания, а также узнать интересные факты об их проведении (и том, как они влияют на ваше расписание). Но с помощью книги Аналитика календаря можно делать еще много чего интересного.

Можно ли детализировать данные до отдельных собраний?

Чтобы получить более конкретные сведения о собраниях, можно просмотреть данные, связанные с каждым из них. Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок любого листа, а затем выберите команду Показать... и лист Данные собраний.

Лист "Данные о собраниях"

На листе Данные собраний можно просмотреть все свои собрания и отфильтровать данные, чтобы перейти к определенному собранию. Например, можно начать работу с листа Аналитика собраний, определить на нем собрания, которые кажутся странными или выходят за обычные рамки (например, большое количество собраний в феврале 2015 г.), а затем найти их на листе "Данные собраний".

Можно ли поделиться этой книгой?

После того как Excel загружает данные календаря в книгу Аналитика календаря, данные собраний хранятся в модели данных книги, а также на скрытом листе, который называется Данные собраний.

Ваши учетные данные не хранятся в книге, поэтому если после предоставления общего доступа ваш коллега нажмет кнопку Обновить аналитику, ему будет предложено ввести свои учетные данные, а ваши данные собраний будут удалены при обновлении книги и замещены данными коллеги.

Если вы хотите вернуть книгу в исходное состояние и удалить свои данные собраний, нажмите клавиши CTRL+R и сохраните книгу в виде XLSM- или XLTM-файла.

Как получить более подробные сведения?

Цель этой книги — не только помочь вам лучше изучить свой календарь, но и продемонстрировать возможности Excel и его функций анализа данных. На листе "Дополнительные сведения" приведен список ссылок на технические ресурсы, которые помогут вам приступить к работе с компонентами, используемыми в этом шаблоне.

Лист "Дополнительные сведения"

Как создать аналогичную книгу самостоятельно?

Такие книги можно создавать с помощью встроенных функций анализа данных в Excel 2016.

Для подключения к Exchange Server, извлечения календаря и формирования данных для анализа этот шаблон использует технологию Power Query, которая интегрирована в Excel 2016 и доступна на ленте Данные в разделе Скачать и преобразовать. Чтобы узнать больше о функции "Скачать и преобразовать", щелкните здесь.

Чтобы начать импорт календаря из новой книги, на ленте выберите Данные > Создать запрос > Из других источников > Из Microsoft Exchange.

Получение данных из Exchange

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×