Управление данными с помощью Access или Excel

Автоматизированные программы для работы с листами, например Microsoft Office Excel 2007, предоставляют обширные возможности расчетов и построения графиков для визуализации и управления табличными данными. Эти программы бывают полезны также для хранения списков данных, например списков рассылки или запасов. Однако из-за увеличения требований к таким спискам хранение данных в программе для работы с листами усложняется. Программа для работы с реляционная база данных, например Microsoft Office Access 2007, предназначена для создания и работы со сложными списками и предоставляет более мощные средства для ввода, упорядочения, поддержки и получения данных.

Правильный выбор является самым важным аспектом в том случае, если необходимо получать доступ к данным и обновлять их с наибольшей производительностью и аккуратностью. После прочтения этой статьи вы будете знать, как обоснованно выбрать программу, наиболее подходящую для работы с определенными данными, а также как защищать эти данные.

Выберите действие

Общие сведения о различиях между Access и Excel

Выбор используемой программы

Защита данных в Access и Excel

Общие сведения о различиях между Access и Excel

Office Access 2007 и Office Excel 2007 во многом похожи. Использование этих приложений дает следующие возможности:

  • выполнение сложных запросов для сортировки и фильтрации данных;

  • выполнение сложных вычислений для получения необходимых сведений;

  • использование сводных таблиц и диаграмм для интерактивной работы с данными;

  • получение отчетов на основе данных и их просмотр в различных форматах;

  • формы для добавления, изменения и удаления данных, а также для перехода от одних данных к другим;

  • создание Microsoft Office Word 2007слияния (например, для массовой печати наклеек с адресами);

  • подключение к внешним данным для просмотра, запроса и изменения этих данных без выполнения импорта;

  • создание веб-страниц для отображения данных, доступных только для чтения, или для доступа к ним в обновляемом формате;

  • импорт данных из внешних баз данных (например, Access или Microsoft SQL Server) и из других типов файлов (.txt или .htm).

Обе программы помещают данные в столбцы (которые называются также поле), содержащие сведения определенного типа, называемого также тип данных поля. В верхней ячейке каждого столбца находится надпись столбца. Единственное отличие заключается в том, что строка в программе Microsoft Excel называется записью в программе Microsoft Access.

Рассмотрим в качестве примера создание штатной ведомости в приложении Excel. Эта ведомость содержит пять столбцов: табельный номер, фамилия, инициалы, рабочий телефон, дата приема на работу. Верхняя ячейка каждого столбца содержит текстовую метку с описанием соответствующих данных.

Однако программа Excel не является системой управления базами данных. Это приложение для работы с листами, элементы которых хранятся в строках и столбцах ячеек. По сравнению с этим в программе Microsoft Access данные хранятся в таблица, которые очень похожи на листы, но предназначены для выполнения сложных запросов, связывающих данные из различных таблиц, расположений и даже полей в других таблицах. 

Таким образом, обе программы весьма удобны для обработки данных, но у каждой есть свои очевидные преимущества в зависимости от типа данных и выполняемых с ними действий. 

К началу страницы

Выбор используемой программы

Чтобы решить, какую программу следует использовать для хранения данных, определите, являются ли данные реляционными. Если достаточно хранить данные в одной таблице или на одном листе, то этим и следует ограничиться. Данные, содержащиеся на одной странице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. В примере со штатной ведомостью, приведенном выше, подразумеваются именно такие данные. Фамилия сотрудника будет храниться только в той таблице, где хранятся инициалы этого сотрудника; ни в какой другой таблице фамилия этого сотрудника храниться не будет. Данные в каждом столбце таблицы служат для описания одного и того же объекта, т. е. одного и того же сотрудника.

Напротив, если штатная ведомость, содержащаяся в таблице или на листе, содержит ряд столбцов с похожими названиями (например, «Компьютер1», «Компьютер2» и «Компьютер3»), то это свидетельствует о том, что данные являются реляционными и должны содержаться в нескольких таблицах. В этом случае требуется программа для работы с реляционными базами данных, например Access. В реляционной базе данных каждая таблица содержит сведения об одном типе данных (например, о сотрудниках, компьютерах, событиях, продуктах или заказах). Если требуется реляционная база данных, то для данных определяется отношение "один-ко-многим". Например, если используется база данных клиентских заказов, то в одной таблице хранятся имена клиентов, а в другой — заказы этих клиентов. Следует учитывать, что один клиент может сделать несколько заказов. Кроме того, может понадобиться еще одна таблица для сведений о заказах, так как каждый заказ может включать позиции из нескольких строк. Так как реляционные данные нуждаются в нескольких связанных таблицах, работать с ними лучше всего в программе Access.

Дополнительные сведения о реляционных данных см. в статье раздела См. также, посвященной основам разработки баз данных.

Существует прямая зависимость между размером данных и сложностью эффективной организации этих данных. Чем больше данных, тем существенней преимущество хранения их в нескольких таблицах программы Access. Для упрощения обработки данных при сохранении их точности в программах Access и Excel предусмотрены уникальные идентификаторы. В Access это первичный ключ (значок в виде ключа, появляющийся в режиме конструктора таблицы), который однозначно определяет каждую запись. В Excel каждая строка обозначается номером, а каждый столбец — буквой, поэтому на каждую ячейку или диапазон ячеек имеется своя ссылка, например B5.

Уникальные идентификаторы способствуют сохранению целостности данных, а также препятствуют возникновению идентичных данных в двух строках (или записях). Кроме того, с помощью уникальных идентификаторов быстрее всего извлекаются данные при поиске или сортировке.

Условия использования программы Microsoft Access

Программу Microsoft Access следует использовать в следующих случаях:

  • Для хранения данных требуется реляционная база данных (из нескольких таблиц).

  • Может понадобиться добавление таблиц к исходному набору плоских или нереляционных данных.

    Например, если требуется хранить сведения о клиентах (имя и фамилия, адрес и телефон), но число типов данных может расшириться за счет действий клиентов (таких как заказы), — нужно рассмотреть возможность хранения данных в Access.

  • Объем данных очень велик (тысячи записей).

    Например, сведения о штате крупной компании лучше хранить в базе данных Microsoft Access.

  • В основном используются текстовые данные.

  • Необходимые данные извлекаются из нескольких внешних баз данных.

    Например, если требуется постоянно выполнять импорт и экспорт данных в базы данных Microsoft Access, то для максимальной совместимости имеет смысл работать в программе Microsoft Access.

  • Необходимо поддерживать постоянную связь с большой внешней базой данных, например с базой данных, созданной с помощью Microsoft SQL Server.

  • Выполняются сложные запросы.

    Например, в крупной компании при обработке заказов клиентов требуется искать имена клиентов, хранящиеся в базе данных SQL Server, в процессе приема новых заказов в программе Access. Связь с базой данных SQL Server может поддерживаться в представлении «Таблица» программы Microsoft Access. При добавлении или поиске имени клиента происходит обращение к базе данных SQL Server, но только что полученные сведения о новом заказе хранятся локально в таблицах Microsoft Access.

  • С базой данной работают множество сотрудников, поэтому необходимы надежные способы обновления этих данных.

Условия использования программы Microsoft Excel

Программу Microsoft Excel следует использовать в следующих случаях.

  • Требуется плоское или нереляционное представление данных (то есть нет необходимости в реляционной базе данных с множеством таблиц).

    Чаще всего это справедливо по отношению к данным, представленным преимущественно в числовом виде: например, если необходим финансовый бюджет за текущий год.

  • Данные в основном используются в расчетах и статистических сравнениях, например при анализе затрат и прибыли по бюджету организации.

  • Объем данных не слишком велик (не более 15 000 строк).

К началу страницы

Защита данных в Access и Excel

Независимо от используемой программы важно обеспечить защиту данных. Воспользуйтесь следующими советами:

  • При каждом обновлении данных создавайте резервную копию файла.

  • Не допускайте наличия пустых ячеек в строках и столбцах, содержащих данные. В Access этого можно достичь с помощью проверки данных.

  • По возможности всегда скрывайте важные данные от просмотра с помощью параметров скрытия и отображения данных.

  • Предусмотрите меры для управления доступом пользователей к данным, чтобы обеспечить защиту этих данных. Ниже приведены примеры таких мер:

    • шифрование;

    • требования к паролям;

    • цифровые подписи;

    • доступ только для чтения.

Дополнительные сведения о защите данных см. в статьях раздела См. также.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×