Управление большим количеством файлов с помощью сайта "Центр документов"

Примечание : В данной статье в качестве примера используется узел SharePoint, созданный компанией Adventure Works, вымышленной организацией, которая производит велосипеды, детали велосипедов и аксессуары для велосипедов.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 включает шаблон сайта "Центр документов". Сайты, основанные на этом шаблоне, оптимизированы для создания, использования и хранения большого числа документов. Например, компания Adventure Works применяет центр документов для хранения технических руководств, прейскурантов, таблиц спецификаций и сравнения продуктов, а также для управления этими документами.

Способы использования сайта "Центр документов"

Сайт "Центр документов" используется в качестве среды разработки или архива содержимого. В среде разработки пользователи активно извлекают и возвращают документы, а также создают структуры папок для файлов. Активация управления версиями позволяет хранить 10 и более предыдущих версий каждого документа. Пользователи часто извлекают и возвращают документы, а для управления жизненным циклом содержимого применяются рабочие процессы. Центр документов компании Adventure Works настроен в качестве среды разработки.

В архиве содержимого, напротив, разработка практически не ведется. Пользователи только просматривают и отправляют документы. Шаблон сайта "Центр документов" поддерживает создание архивов базы знаний. Обычно версии документов в базе знаний хранятся в единственном экземпляре, а сайт в целом может содержать до 10 миллионов файлов. Типичным примером может служить центр технической поддержки для большой организации, где 10 000 пользователей могут одновременно получить доступ к содержимому, главным образом для чтения. Около 3 000—4 000 пользователей могут отправлять новое содержимое на сайт.

Примечание : Возможно создание другого типа крупномасштабного архива с помощью шаблона сайта "Центр записей". Этот шаблон содержит возможности, которые позволяют управлять хранением и ликвидацией записей.

Возможности центра документов

Сайт "Центр документов" позволяет создавать и управлять большими наборами документов. Рекомендованные возможности управления документами в шаблоне сайта "Центр документов" включены по умолчанию. В следующих разделах кратко описаны основные возможности.

Навигация в представлении в виде дерева

Представление в виде дерева является хорошо знакомым элементом навигации для большинства пользователей Microsoft Windows. Библиотека Документы может иметь большое количество уровней вложенностей папок, и представление в виде дерева позволяет быстро перейти к нужному документу. На следующем рисунке показано представление в виде дерева на сайте "Центр документов" компании Adventure Works.

Переходы в представление в виде дерева

Управление основными и дополнительными версиями

Можно включить управление версиями для любой библиотеки документов. В центре документов компании Adventure Works применяется управление основными и дополнительными версиями, которое задано по умолчанию в библиотеке Документы.

Управление версиями позволяет отслеживать изменения в документах и помогает управлять содержимым по мере рецензирования. Управление версиями особенно удобно в случаях, когда над проектом работает группа людей или когда содержимое проходит через несколько этапов разработки и рецензирования.

При включенной поддержке управления версиями можно восстановить более раннюю версию документа или просмотреть ее без риска перезаписи текущего документа. На следующем рисунке показан журнал версий документа на сайте "Центр документов" компании Adventure Works.

Журнал версий

Возврат и извлечение документов

Параметры по умолчанию в центре документов требуют, чтобы пользователи извлекали и возвращали файлы. Извлечение помогает предотвратить конфликты и трудности при управлении изменениями, так как только один пользователь может изменять файл. Файл извлекается автоматически при открытии для изменения, если только другой пользователь уже не извлек этот файл.

Когда файл извлечен, изменения не видны другим пользователям до тех пор, пока файл не будет возвращен. Это не зависит от того, где велась работа с файлом — на жестком диске или на сервере. При возвращении файла выводится запрос на ввод комментариев о внесенных изменениях. Эти комментарии становятся частью журнала версий. Так как библиотека Документы позволяет отслеживать основные и дополнительные версии файла, также предлагается выбрать тип версии возвращаемого файла.

Типы содержимого

Тип содержимого — это группа параметров, предназначенная для многократного использования, для определенного вида содержимого. Типы содержимого могут быть использованы для единообразного управления метаданными, шаблонами, элементами и документами. Например, в центре документов компании Adventure Works определено шесть типов содержимого, для каждого из которых используется макет, зависящий от типа создаваемых файлов. В компании Adventure Works применяются файлы Microsoft Office Publisher 2007 для прейскурантов и книги Excel 2007 для сравнения продуктов. В меню Создать отображаются типы содержимого, которые используются на сайте "Центр документов", а также типы, определенные для любого списка или библиотеки.

Меню "Создать" с отображением типов содержимого

Веб-часть "Необходимые документы"

Веб-часть Необходимые документы помогает разработать личное представление для создаваемых, изменяемых и извлекаемых документов. В крупномасштабном центре документов веб-часть может помочь сэкономить время и усилия, облегчая работу с файлами и их поиск. На следующем рисунке представлена эта веб-часть.

Веб-часть "Необходимые документы"

В дополнение к столбцам, показанным на предыдущем рисунке, веб-часть Необходимые документы включает ссылку на папку, содержащую документ, и его свойства.

Веб-часть "Предстоящие задачи"

Веб-часть Предстоящие задачи предупреждает о задачах, связанных с документами. Например, если группа использует рабочий процесс для автоматической архивации документов по расписанию, можно настроить веб-часть Предстоящие задачи для отправки оповещения перед началом архивации.

Веб-часть "Предстоящие задачи "

В дополнение к столбцам, изображенным на предыдущем рисунке, веб-часть Предстоящие задачи содержит сведения о местоположении и свойствах документа.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×