Управление большим количеством файлов с помощью сайта "Центр документов"

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Примечание: В этой статье ссылается на сайт SharePoint, созданным корпорацией Adventure Works, вымышленной компании, которая производит велосипедов, велосипед компоненты и bicycling стандартные пример.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 включает в себя шаблон сайта центра документов. При использовании шаблона для создания, использования и хранение большого количества файлов оптимизирована конечный сайт. Например Adventure Works использует его центра документов для хранения и управления ее технические руководства, списки цены и технические характеристики и сравнения.

Способы использования сайта центра документов

Сайт центра документов можно использовать как среду разработки или как архив контента. В среду разработки пользователи активно извлекать и возвращать файлы и создание структуры папок для этих файлов. Управление версиями включено, и можно существует 10 или более ранних версий каждого документа. Пользователи проверять документы и увеличение и уменьшение часто и рабочих процессов можно управлять жизненные циклы. Настройка центра документов Adventure Works как среду разработки.

В отличие от очень мало разработки возникает в архив контента. Пользователям только просмотр или отправки документов. Шаблон сайта центра документов поддерживает создание архивами базы знаний. Как правило базы знаний содержат одну версий документов и сайта может масштаб 10 миллионов файлы. В обычном сценарии, например центр технической поддержки для крупных организациях 10 000 пользователей может доступ к содержимому, главным образом, чтобы прочитать его. Подмножество 3000 для 4000 пользователи могут загрузить новое содержимое на сайт.

Примечание: Можно также создать другой тип крупных archiveby с помощью шаблона сайта центра записей. Шаблон содержит возможности управления хранения и удаления записей.

Возможности центра документов

Сайт центра документов предоставляет возможности для создания и управления ими больших наборов документов. Шаблон сайта центра документов описаны функции управления рекомендуемых документов по умолчанию включена. В следующих разделах кратко описаны основные функции.

Навигация по представлению в виде дерева

Представления в виде дерева должно быть элемент знакомые навигации для большинства пользователей Microsoft Windows. Библиотеки документов можно настроить количество уровней папки и вложенных папок, чтобы можно было использовать для быстрого просмотра документ, который вы хотите представления в виде дерева. На следующем рисунке показан представления в виде дерева в центре Adventure Works документа.

Переходы в представление в виде дерева

Управление версиями документов основных и дополнительных

Вы можете включить управление версиями для любой библиотеки документов. Центр документов Adventure Works использует основных и дополнительных версий, значения по умолчанию для библиотеки документов.

Управление версиями позволяет отслеживания изменений в документах и позволяет управлять содержимым, как вы измените его. Управление версиями особенно полезна, если несколько людей совместная работа над проектами или сведения о проходит несколько стадий разработки и проверки.

Управление версиями включено можно восстановить более раннюю версию в текущем документе или просмотреть предыдущую версию без перезаписи текущего документа. На следующем рисунке показан журнал версий для документа в центре Adventure Works документа.

Журнал версий

Возврата и извлечения

Параметры по умолчанию в центре документов требовать извлечение и возврат файлов. Обязательное извлечение помогает предотвратить конфликты и путаницы над изменений, так как только один пользователь может изменить файл одновременно. Если требуется извлечение файла извлекается автоматически при ее открытии для редактирования, пока другой пользователь уже извлек его.

При наличии файл извлечен изменения не видны другим пользователям до Проверьте файл снова. Это верно ли вы работаете на жестком диске или на сервере. При возврате файла, будет предложено ввести примечания о внесенных изменениях и комментарии становятся частью журнал версий. И, так как библиотеки документов отслеживает основных и дополнительных версий файла, будет предложено выбрать, какой тип версии при возврате.

Типы содержимого

Тип контента не группы параметров для категории содержимого для повторного использования. Типы содержимого можно использовать согласованное управление метаданных, шаблонов и поведение элементов и документов. Например Центр документов Adventure Works определяет шесть типов контента и каждого типа контента использует определенный шаблон для типов файлов, которые пользователи могут создавать. Adventure Works использует файлы Microsoft Office Publisher 2007 прайс-листов и книг Excel 2007 для сравнение продуктов. Меню « Создать » показывает, типы контента, используемые в веб сайта центра документов и типы контента, определенные для любого списка или библиотеки.

Меню "Создать" с отображением типов содержимого

Веб-часть соответствующих документов

К веб-части Соответствующих документов помогает создать личное представление документов, которые вы создадите, извлечение и изменение. В больших центра документов веб-части можно сэкономить время и объем работ, что упрощает поиск и использование файлов. На следующем рисунке показан веб-части:

Веб-часть "Необходимые документы"

Дополнение к столбцам, указанным в приведенном выше рисунке Соответствующих документов веб-часть ссылки на папку, содержащую документ и свойства документа.

Веб-часть Предстоящие задачи

Веб-часть Предстоящих задач предупреждает о для задач, связанных с документом. Например если ваша группа использует рабочий процесс, который автоматически архивов документов согласно расписания, можно настроить веб-часть Предстоящие задачи предупреждает перед системы необходимо выполнить это действие.

Веб-часть "Предстоящие задачи "

Дополнение к столбцам, указанным в приведенном выше рисунке веб-часть Предстоящих задач предоставляет место документа и свойства документа.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×