Расширенные возможности календарей

Организация расписания

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Назначив время в расписании, вы можете добавлять дополнительные сведения, а также отправлять обновления, чтобы держать пользователей в курсе событий.

Вам нужны дополнительные возможности?

Основы работы с календарем

Добавление праздничных дней в календарь

Когда вы наметили основные элементы расписания,

можно добавить больше подробностей по ходу работы и отправлять обновления всем участникам, чтобы держать их в курсе событий.

Для этого события я добавил еще один контакт и несколько других дополнительных данных. Отправьте обновление и нажмите кнопку «Да», чтобы закрыть сообщение.

Затем, чтобы убедиться, что все получили новые сведения, нажмите кнопку «Отправить обновления всем участникам».

Поскольку мы добавили дополнительную информацию, можно переключиться с представления «Месяц» в представление, в котором будет отображаться больше данных. Нажмите кнопку «Неделя».

Для просмотра личного календаря установите флажок в соответствующем поле в списке папок. Если отмечено оба календаря, вы сможете просматривать календари рядом.

Существует еще несколько способов просмотра нескольких календарей.Перейдите на вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Наложение».

Таким образом календари накладываются один на другой, чтобы можно было просмотреть, где есть совпадения событий.

Также можно нажать кнопку «Расписание», благодаря чему неделя отображается в виде горизонтального графика.

Нажмите кнопку «Рабочее время», чтобы она не была выделена, для просмотра событий, которые происходят вне обычного рабочего времени.

Нажмите кнопку «Неделя», чтобы вернуться в представление недели, и добавьте еще немного дополнительных сведений в календарь.

На вкладке «Вид» нажмите кнопки «Список задач на день» и «Обычная».

В нижней части календаря открывается раздел, куда можно добавить задачи на день.

Точно так же, как события и встречи, задача не обязательно должна быть задачей;

это может быть любое напоминание или задача из списка дел, связанная с определенным временем.

Щелкните под днем и начните вводить текст.

Задачи очень похожи на события.

Действительно, если вам кажется, что задачу проще визуализировать как временной промежуток, можно легко преобразовать ее.

Например, можно перетащить это напоминание о поездке в Североуральск в календарь.

Также можно растянуть нижнюю часть события, чтобы указать время, которое займет поездка.

Для просмотра всех действий, которые можно сделать с задачей, дважды щелкните по задаче.

Как видите, вместо времени начала и конца у задач есть «Дата начала» и «Дата выполнения».

Поскольку задача используется просто в качестве напоминания, обе даты будут одинаковыми.

Но можно создать задачу на написание романа с датой выполнения через два года.

Затем при выполнении задачи можно обновить данные в полях «Состояние»,

«Важность» и «% завершения», а также добавить дополнительные сведения или даже вложения.

Вот еще возможность, которую можно использовать для нашего планирования тура.

Если вы добавили задачу в список дел или отдельно, ответственность за их выполнение ложится на вас по умолчанию..

Но можно назначить задачу другому человеку, нажав кнопку «Назначить задачу».

Просто введите имя в поле «Кому».

Несмотря на то, что задача поручается другому исполнителю,

в вашем списке задач может храниться обновляемая копия, и вы сможете получить отчет о состоянии по завершении задачи.

При необходимости добавьте сообщение. Для отправления задачи нажмите кнопку «Отправить».

Получатель задачи открывает электронное письмо. Если он принимает задачу, она добавляется в его список задач.

Получатель может нажать кнопку «Отправить ответ сейчас» или «Изменить ответ перед отправкой», а затем нажать кнопку «ОК».

После завершения задачи можно отметить задачу завершенной, нажав значок флага.

Задача удаляется из списка задач на день в календаре,

но эту задачу и все задачи можно просмотреть, нажав кнопку «Задачи» на панели навигации и «Список дел» в списке папок.

Завершенные задачи перечеркнуты.

Вот еще несколько полезных функций: создание собственных списков задач и категоризация личных задач.

Нажмите правой кнопкой мыши пункт «Список дел» и выберите пункт «Создать папку».

Можно создать папку «Тур», чтобы отделить все задачи, связанные с туром, от личных задач.

Нам не нужно это делать, так как мы будем использовать «Список задач на день» в календаре.

Тем не менее, я воспользуюсь категориями. Выберите задачу, затем нажмите «Выбрать категорию» и выберите цвет.

Теперь я могу быстро найти свои личные задачи.

Мы использовали календарь и инструменты задач для настройки рекламного тура.

Но наш тур будет успешным, только если все члены команды тура будут в курсе событий. В следующем видео мы откроем доступ к календарю.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×