Улучшение результатов с помощью пороговых значений отклонения в Office Project 2007

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Автор: Бонни Байфор (Bonnie Biafore)

Сравнение отклонений стоимости и отклонений от календарного плана для определения пороговых значений проекта — это прекрасный способ контроля, который позволяет на ранней стадии узнавать об отставании от графика или нехватке бюджета.     Но прежде всего необходимо пороговые значения отклонений в календарном плане проекта и бюджете. Microsoft Office Project 2007 может вычислять отклонения стоимости и отклонения от календарного плана, но настраиваемые поля прекрасно подходят для хранения пороговых значений и сравнения данных с ними. В этой статье рассказывается о том, как настроить пороговые значения календарного плана и затрат в Microsoft Office Project 2007 и Microsoft Office Excel 2007, чтобы сравнивать отклонения с ними. Вы также узнаете о том, как выделять состояние отклонения с помощью визуальных индикаторов в Office Project 2007 и Office Excel 2007.

В этой статье

Вычисление отклонений в Office Project 2007

Сравнение отклонений с пороговыми значениями

Наглядное представление данных отклонений в Office Project 2007

Предотвращение отставания и перерасхода

Вычисление отклонений в Office Project 2007

Office Project 2007 может вычислять отклонения и производительность проекта, однако для этого нужно сохранить базовые показатели для проекта. Это утвержденный заинтересованными лицами план, в котором оговариваются расписание, затраты и другие меры проекта. Без него Office Project 2007 не с чем сравнивать данные, и поэтому вы не будете получать оповещений о том, что проект не соответствует целям.

Измерение производительности с помощью анализа освоенного объема

Одна из проблем заключается в том, что по обычным полям отклонений трудно определить, какие задачи идут не так, как ожидалось. Проценты гораздо удобнее использовать, чем денежные суммы или отклонения дат, потому что они имеют смысл независимо от того, как выполняется проект и сколько раз пересматривались базовые показатели.

Но какой показатель позволяет оценить производительность проекта? Как вы знаете, сравнение фактических значений с расчетными может ввести в заблуждение. Предположим, что на проект затрачена половина времени и средств. Нельзя сказать, хорошо это или плохо, не зная, какой объем работ выполнен. Анализ освоенного объема (ОО) позволяет отследить прогресс путем сравнения расчетных и фактических значений с объемом выполненной работы.

Прежде чем рассматривать показатели ОО, важно понимать базовые меры:

  • Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР) — это базовые затраты на задачи, запланированные в плане проекта (на дату отчета о состоянии): сколько вы планировали потратить к дате отчета. Например, если стоимость задач, которые нужно выполнить к 30 сентября 2008 г., составляет 10 000 р, то БСЗР для этой даты — 10 000 р.

  • Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) отражает затраты на работы, выполненные до даты отчета о состоянии. ФСВР на 30 сентября 2008 г. — это то, что вы потратили до этой даты.

  • Базовая стоимость выполненных работ (БСВР) — это ОО, так как этот показатель показывает расчетные затраты на работу, выполненную до даты отчета о состоянии. Например, если базовая стоимость завершенных задач равна 15 000 р, БСВР составляет 15 000 р вне зависимости от того, были ли эти задачи выполнены согласно календарному плану, с опережением или опозданием.

Сравнение с пороговыми значениями с помощью показателей освоенного объема

При анализе освоенного объема используется несколько коэффициентов, включая отклонение от календарного плана (ОКП), отклонение стоимости (ОПС), индекс отклонения от календарного плана (ИОКП) и индекс отклонения стоимости (ИОС). Функции расчета коэффициентов в Office Project 2007 и другие новые функции прекрасно подходят для сравнения с пороговыми значениями.

  • Отклонение стоимости ОО (Поле "ОПС" в Office Project 2007) показывает разность между предполагаемой и фактической стоимостью выполненной работы (БСВР за вычетом ФСВР). Если ОПС меньше нуля, фактические затраты больше, чем базовая стоимость, что свидетельствует о превышении бюджета.

  • Относительное отклонение по стоимости (ООПС) — это процентное значение соотношения предполагаемых затрат и выполненных работ: [(БСВР - ФСВР) / БСВР] X 100. Например, предположим, что БСВР составляет 10 000 рублей, а ФСВР — 12 000. ОПС равно 10 000 - 12 000 р, то есть -2 000 р. Завершенная работа стоит на 2 000 рублей больше, чем предполагалось. Таким образом, ООПС равно (-2 000 / 10 000) X 100, то есть -20 %.

    ООПС идеально подходит для сравнения с пороговым значением ОПС.

  • Отклонение от календарного плана ОО (поле "ОКП" в Office Project 2007) показывает БСВР за вычетом БСЗР — разницу между расчетной стоимостью выполненной работы и работы, которую планировалось выполнить к дате отчета о состоянии. Если поле "ОКП" имеет отрицательное значение, выполнено меньше работ, чем было запланировано.

  • Процент отклонения от календарного плана (ООКП) — это процентное значение базовой стоимости запланированных работ: [(БСВР - БСЗР) / БСЗР] X 100. ООКП показывает отклонение от календарного плана в процентах от запланированных работ. Например, сравним то же значение БСВР (10 000 р) с 9 000 р. ОПС равно 10 000 - 9 000 р, то есть -1 000 р. Плановая стоимость работ на 1 000 р меньше, чем стоимость выполненной работы, то есть завершено больше работ, чем было запланировано. ООКП равно (1 000 / 10 000) X 100, то есть 10 %.

    ООКП идеально подходит для сравнения с пороговым значением ОКП.

К началу страницы

Сравнение отклонений с пороговыми значениями

Светофор — это очень простая система символов: зеленый означает "Вперед!", желтый — "Осторожно!", а красный — "Стоп!". Пороговые значения проекта похожи на цвета светофора. Установив пороговые значения, чтобы понять, выполняется ли проект, как нужно, или в нем возникли проблемы, вы сможете получать сведения о его состоянии и решать, какие действия необходимы.

При определении пороговых значений нужно задать точки, которые соответствуют зеленому, желтому и красному сигналам для проекта с учетом отклонения от календарного плана и отклонения стоимости.

Например, максимально допустимым отклонением от бюджета или графика может быть 5 %. Пороговое значение в 10 % означает, что необходимо принять меры. Если значение лежит в диапазоне от 5 до 10 процентов, необходимо следить за задачами, чтобы убедиться, что проблемы не станут еще серьезнее.

К началу страницы

Наглядное представление данных отклонений в Office Project 2007

Если добавить столбцы для ООПС и ООКП в таблицу Office Project 2007, можно будет видеть отрицательные числа, показывающие, что задачи отстают от календарного плана или превышают бюджет. Но желательно было бы определить, какие задачи требуют внимания или действий.

Их можно выделить с помощью графических индикаторов в Office Project 2007. Например, если ООПС или ООКП меньше -10 %, затраты или календарный план превысили пороговое значение, из-за чего выводится красный индикатор цветом.

Чтобы отобразить сигналы светофора для затрат с учетом заданных пороговых значений, выполните указанные ниже действия.

  1. Создайте настраиваемое поле, в котором ООПС отображается с помощью графического индикатора: В меню Сервис выберите пункт Настройка и выберите Поля.

  2. В диалоговом окне Настройка полей в раскрывающемся списке Тип выберите Число.

  3. Выберите настраиваемое числовое поле, например Число 1.

  4. Чтобы назначить ему понятное имя, нажмите кнопку Переименовать. В диалоговом окне Переименовать поле введите имя, например Процент отклонения стоимости. Нажмите кнопку ОК.

  5. Чтобы настраиваемое поле было равно ООПС, нажмите кнопку Формула. В диалоговом окне Процент отклонения стоимости щелкните Поле, наведите указатель мыши на Затраты и выберите ООПС. Нажмите кнопку ОК.

  6. В поле Отображаемые значения нажмите кнопку Графические индикаторы.

  7. В диалоговом окне Графические индикаторы: Процент отклонения стоимости задайте первый тест для проверки значений ООПС, превышающих пороговое значение:

    1. Щелкните первую строку Проверка "Процент отклонения стоимости" и в раскрывающемся списке выберите меньше.

    2. В первой строке Значения введите -10 (не используйте знак процента).

    3. Щелкните первую строку Изображение и в столбце изображений в раскрывающемся списке выберите красный кружок, поскольку ООПС меньше -10 означает, что задача более чем на 10 % вышла за рамки бюджета.

      Примечание : Если вы используете одни и те же пороговые значения для всех задач, можно указать числовые пороговые значения для проверки. Если значения меняются от задачи к задаче, назначьте пороговые значения других настраиваемым полям, а затем в столбце Значения выберите пороговое значение.

  8. Во второй строке Проверка "Процент отклонения стоимости" выберите больше. В соответствующей строке Значения введите -5, а в строке Изображение выберите зеленый кружок.

  9. В третей строке Проверка "Процент отклонения стоимости" выберите больше или равно. В соответствующей строке Значения введите -10, а в строке Изображение выберите желтый кружок. Нажмите кнопку ОК.

Примечание : Поскольку Office Project 2007 обрабатывает проверки по порядку, третья проверка определяет значения, которые больше -10, но меньше -5.

Настройка графического индикатора для сравнения отклонений с пороговыми значениями
Рис. 1. Настройка графического индикатора для сравнения отклонений с пороговыми значениями

Примечание :  Настройка сигналов светофора для календарного плана выполняется так же, за исключением того, что вместо ООПС используется ООКП.

Чтобы отобразить графические индикаторы в таблице Office Project 2007:

  1. В меню Вид выберите пункт Таблица, а затем выберите Другие таблицы.

  2. Выберите таблицу в диалоговом окне Другие таблицы и нажмите кнопку Применить.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца.

  4. В контекстном меню выберите Вставить столбец.

  5. В диалоговом окне Определение столбца в раскрывающемся списке Имя поля выберите настраиваемое поле. В предыдущем примере выберите (Число 1) Процент отклонения стоимости и нажмите кнопку ОК.

Примечание :  Можно создать новую таблицу для отображения пользовательских показателей отклонений. Для этого в меню Вид выберите пункт Таблица, а затем выберите Другие таблицы. В диалоговом окне Другие таблицы нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне Определение таблицы укажите имя таблицы и поля, которые нужно в нее включить.

В столбце отображается состояние задач с помощью зеленого, желтого или красного индикатора, как показано на рисунке 2.

Оценка затрат и производительности с помощью графических индикаторов
Рис. 2. Оценка затрат и производительности с помощью графических индикаторов

На рисунке 2 можно увидеть разницу между ОО и базовыми отклонениями. Например ОПС для задачи "Разработка презентации" будет положительным числом (60 00 р), так как фактические затраты больше базовых. Тем не менее, ООПС — отрицательное значение (-6 %). Оба отклонения говорят о том, что затраты превышают бюджет.

К началу страницы

Предотвращение отставания и перерасхода

В Office Project 2007 можно вычислять отклонения от календарного плана и отклонения стоимости, чтобы узнать, как выполняется проект. Графические индикаторы позволяют легко определять, какие задачи требуют внимания.

К сожалению, заинтересованные лица и участники группы не всегда понимают меры, принятые руководителями проектов. Узнайте, как преобразовать эти сведения об отклонениях в форму, понятную другим, прочитав советы по уведомлению об отклонениях проекта.

К началу страницы

Об авторе.     Бонни Байфор (Bonnie Biafore) —специалист по управлению проектами (PMP) с сертификатом Project Management Institute (PMI). Она консультант, тренер, докладчик и автор нескольких удостоенных наград книг об инвестициях, личных финансах и управлении проектами, включая On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×