Удаление скрытых сведений и персональных данных при проверке книг Excel

Если вы планируете предоставить общий доступ к электронной копии книги Microsoft Excel, полезно проверить книгу на наличие скрытых и персональных данных, которые могут храниться в самой книге или в свойствах документа (метаданные). Так как эти скрытые данные могут содержать сведения об организации или самой книге, доступ к которым желательно не предоставлять, возможно, их следует удалить перед предоставлением доступа к книге другим пользователям.

С помощью инспектора документов в Excel можно найти и удалить из книг скрытые и персональные данные.

Примечание : Скрытых и персональных данных можно удалить из книг, которые вы отправили для других пользователей. Тем не менее если книга была сохранена как Общей книги, нельзя удалить примечания, пометки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти сведения из общей книги, сначала скопировать и отключить возможность общей книги.

В этой статье

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Типы скрытых и персональных данных

Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

С помощью инспектора документов можно найти и удалить скрытые и персональные данные из книг Excel. Инспектор документов имеет смысл запускать перед предоставлением общего доступа к электронным копиям книг Excel, например в виде вложений в сообщения электронной почты.

  1. Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.

  2. Откройте вкладку Файл, выберите пункт Сохранить как и введите другое имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходной книги.

    Важно : Инспектор документов рекомендуется запускать для копии книги, так как восстановить удаленные им данные можно не всегда.

  3. В копии исходной книги перейдите на вкладку Файл и выберите пункт Сведения.

  4. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

  5. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для типов скрытых данных, которые нужно проверить. Подробнее об отдельных инспекторах читайте в разделе Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов.

  6. Нажмите кнопку Проверить.

  7. Просмотрите результаты проверки в поле Инспектор документов.

  8. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно : 

    • Скрытые данные, удаленные из книги, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте инспектор документов, отобразите скрытые строки, столбцы или листы, а затем просмотрите их содержимое.

    • В книге, сохраненной как общая (вкладка Рецензирование, команда Доступ к книге), нельзя использовать проверки данных Примечания, Свойства документа и персональные данные и Колонтитулы. Это связано с тем, что в общих книгах используются персональные данные, чтобы над книгой могли совместно работать несколько пользователей. Чтобы удалить эти данные из общей книги, можно скопировать ее и закрыть общий доступ к ней. Чтобы закрыть общий доступ к книге, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Доступ к книге и снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

      Примечание : Отмена общего доступа не поддерживается в приложении Microsoft Excel Starter 2010. Чтобы отменить общий доступ, необходимо использовать полную версию Excel.

    • Чтобы удалить скрытые сведения и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument Spreadsheet (ODS), необходимо запускать инспектор документов при каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.

К началу страницы

Типы скрытых и персональных данных

В книге Excel могут храниться разные типы скрытых и персональных данных. Эти данные могут не отображаться при просмотре книги в Excel, но другие пользователи иногда могут найти и просмотреть их.

Скрытые сведения могут включать данные, которые Excel добавляет к книге, чтобы над ней можно было совместно работать с другими пользователями. Они также могут включать сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.

Например, ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах.

  • Примечания и рукописные примечания.     Если книга Excel была создана совместно с другими пользователями, она может содержать примечания и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, получить доступ к примечаниям рецензентов и изменениям, внесенным в книгу.

  • Свойства документа и персональные данные     Свойства документа, также известную как метаданные и добавлять сведения о книге, такие как автор, тема и название. Свойства документа также включать сведения, которые автоматически предоставляются программами Office, такие как имя пользователя, который последнем сохранении книги, Дата создания документа и документ расположение (Excel 2013 или более поздней версии). Если использовались специальные средства, документ может также содержать различные типы персональных данных, например заголовки сообщений электронной почты, данные, отправленные на проверку, маршруты документа, свойства принтеров (например, пути к ним и коды безопасной печати), а также путь к файлу для публикации веб-страниц.

  • Колонтитулы.    В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.

  • Скрытые строки, столбцы и листы.    В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.

  • Свойства сервера документов.     Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке на основе Microsoft Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о ее расположении на сервере.

  • Пользовательские XML-данные.    Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Эти XML-данные можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

  • Невидимое содержимое.    Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.

  • Внешние ссылки.    Книги могут содержать ссылки на данные в других книгах (внешние ссылки). Имена листов с данными в этом случае сохраняются в книгах, но могут не отображаться.

  • Внедренные файлы или объекты.    В книгах могут быть внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), содержащие невидимые данные.

  • Макросы на основе кода VBA.    В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.

  • Элементы с кэшированными данными.    В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.

  • Опросы Excel.    В книгах могут быть скрытые вопросы опросов Excel, которые были введены в Excel Online и сохранены в книге, но не видны в ней.

  • Сценарии диспетчера сценариев.    В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.

  • Фильтры.    В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.

  • Скрытые имена.    В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.

Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов

В Excel в инспекторе документов отображаются найденные элементы, которые могут содержать скрытые и персональные данные, относящиеся к книгам Excel. В приведенной ниже таблице перечислены типы таких данных, которые можно обнаружить и удалить из книг с помощью инспектора документов.

Примечания : 

  • В Microsoft Excel Starter 2010 поддерживаются не все возможности, доступные в Excel. Подробнее см. в статье Возможности приложения Excel Starter.

  • Если в организации в инспектор документов были добавлены настраиваемые модули, вы можете находить дополнительные типы данных.

Категория

Обнаруживаемые и удаляемые данные

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Примечание : В Excel Starter 2010 инспектор документов удаляет только заметки.

Свойства документа и персональные данные

  • Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • (Excel 2013 или более поздней версии) Расположение документа, при нажатии кнопки Удалить все, расположение существующего документа будет Очистка из файла. Расположение документа не будет добавлен обратно к файлу во время сохранения, пока вы не закроете Excel 2013 или более поздней версии и снова откройте файл еще раз.

  • Заголовки электронной почты

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Имя пользователя

  • Сведения о пути к принтеру

  • Примечания к сценариям

  • Путь к файлу для публикации веб-страниц

  • Примечания для определенных имен и имен таблиц

  • Неактивные подключения к внешним данным

Колонтитулы

  • Сведения в заголовках листов

  • Сведения в примечаниях к листам

Скрытые строки и столбцы

  • Скрытые строки

  • Скрытые столбцы с данными

    Примечания : 

    • Если в книге есть скрытые столбцы, не содержащие данных и расположенные между столбцами, в которых содержатся данные, эти пустые скрытые столбцы также будут обнаружены и удалены.

    • Если скрытые строки или столбцы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках или столбцах, закройте инспектор документов, отобразите скрытые строки и столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

    • Инспектор не находит фигуры, диаграммы, элементы управления, объекты и элементы Microsoft ActiveX, рисунки и графические элементы SmartArt, которые могут содержаться в скрытых столбцах.

    • Скрытые строки или скрытые столбцы не удаляются, если они являются частью верхний колонтитул таблицы, сводной таблицы или заголовка списка. Эти строки и столбцы, не скрытым.

Скрытые листы

  • Скрытые листы

    Примечание : Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых листах, закройте инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое.

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге

Невидимое содержимое

  • Объекты, отформатированные как невидимые

    Примечание : Инспектор документов не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов также обнаруживает перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не может, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Категория

Обнаруживаемые данные

Внешние ссылки

Ссылки на данные в других книгах. Имена листов, содержащих данные, сохраняются вместе с книгой, но не видны в ней. Внешние ссылки могут использоваться в следующих элементах:

  • ячейки листов;

  • имена;

  • объекты, например текстовые поля или фигуры;

  • заголовки диаграмм;

  • ряды данных диаграмм.

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

  • точечные рисунки;

  • объекты Microsoft Equation 3.0;

  • диаграммы Microsoft Graph;

  • презентации Microsoft PowerPoint;

  • документы Microsoft Visio;

  • документы Microsoft Word;

  • текст OpenDocument.

Макросы на основе кода VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные в книге. К ним относятся:

  • макросы, включая листы макросов Excel 4.0 (XLM);

  • модули VBA;

  • элементы COM или ActiveX;

  • пользовательские формы, включая Excel 5.0;

  • пользовательские функции.

Компоненты бизнес-аналитики с кэшированными данными

Компоненты бизнес-аналитики, которые могут содержать кэшированные данные, сохраняемые в книге, в том числе невидимые данные. Инспектор документов проверяет наличие следующих элементов, которые могут кэшировать данные:

  • сводные таблицы и сводные диаграммы;

  • срезы и временные шкалы;

  • формулы кубов.

Опросы Excel

Вопросы опросов Excel, которые были созданы в Excel Online и сохранены в книге, но не видны в ней.

Сценарии диспетчера сценариев

Сценарии, которые определены с помощью диспетчера сценариев и могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге.

Фильтры

Фильтры, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. Инспектор документов проверяет наличие автофильтров и фильтров таблиц, примененных к данным.

Скрытые имена

Скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных в книге.

Примечания : 

  • Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

  • Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала. Вместе с другими участниками сообщества Майкрософт вы можете улучшить эту статью с помощью Community Translation Framework (CTF). Просто наведите указатель мыши на предложение в статье и выберите команду "УЛУЧШИТЬ ПЕРЕВОД" в мини-приложении CTF. Для получения дополнительных сведений о CTF щелкните здесь. Используя CTF, вы соглашаетесь с нашими условиями предоставления услуг.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×