Office

Удаление скрытых и персональных данных с помощью проверки документов, презентаций и книг

При совместном использовании электронной копии некоторых документов Office с клиентами или коллегами рекомендуется просматривать документ на предмет скрытых или персональных данных. Вы можете удалить эту скрытую информацию перед предоставлением общего доступа к документу другим людям. Функция Инспектор документов в Word, Excel, PowerPoint или Visio поможет вам найти и удалить из документов скрытые данные и персональные данные, которые вы планируете поделиться.

Скрытые сведения могут включать:

  • скрытые данные и персональные данные, к которым не нужно предоставлять общий доступ в Word документах

  • данные Excel добавляются в книгу при совместной работе с другими людьми

  • скрытые данные и персональные данные в PowerPoint, которые могут храниться в презентации или в ее метаданных.

  • сведения о документе и свойства файла в Visio документах

Примечание: Если только вы не отправите свой документ в Майкрософт, нам не будут доступны никакие данные из него.

В этой статье описаны типы данных, которые обычно хранятся в Office документах, чтобы можно было решить, что нужно сохранить и что нужно удалить в документе или метаданных. Некоторые данные, которые Инспектор документов не могут быть удалены, описаны в таблицах с подробными сведениями о Word, Excel и PowerPoint.

Электронную копию документа Word, к которому вы предоставляете доступ к клиентам или коллегам, часто содержат скрытые данные или персональные данные, хранящиеся в самом документе или в свойствах документа или метаданных.

Совет: Если вы просто не печатаете примечания, выберите файл > Печать, щелкните Печать всех страниц и снимите флажок Печать исправлений.

Типы скрытых и персональных данных

Документы Word могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

  • Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания.     Если вы работаете совместно с другими пользователями, чтобы создать документ, документ может содержать такие элементы, как записи исправлений, примечания, рукописные примечания и версии. Эти сведения могут позволить другим людям просматривать имена пользователей, которые работали с документом, комментарии рецензентов и изменения, внесенные в документ, но не в том случае, если вы не хотите предоставлять доступ к ним за пределами вашей команды.

  • Свойства документа и персональные данные     Свойства документа или метаданные включают в себя сведения о документе, такие как автор, тема и заголовок. Свойства документа также включают в себя данные, автоматически сохраняемые программами Office, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если использовались определенные функции, документ может также содержать различные виды персональных данных, например заголовки сообщений электронной почты, сведения об отправке на рецензирование, маршруты документа и имена шаблонов.

  • Колонтитулы и подложки.     Документы Word могут содержать данные в колонтитулах. Кроме того, возможно, вы добавили подложку в Word документ.

  • Скрытый текст     Word документы могут содержать текст, отформатированный как скрытый текст. Если вы не знаете, есть ли в документе скрытый текст, вы можете использовать Инспектор документов для поиска.

  • Свойства сервера документов.     Если документ был сохранен на сервере управления документами (например, на сайте рабочей области для документов или библиотеке на основе Windows SharePoint Services, документ может содержать дополнительные свойства документа или сведения, связанные с этим расположением сервера.

  • Пользовательские XML-данные     Документы могут содержать пользовательские XML-данные, которые не видны в документе. Инспектор документов можете найти и удалить эти XML-данные.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных с помощью инспектора документов

Вы можете использовать Инспектор документов для поиска и удаления скрытых и персональных данных в Word документах. Рекомендуется использовать Инспектор документов перед предоставлением общего доступа к электронной копии документа Word, например во вложении сообщения электронной почты.

Важно: Рекомендуется проверять копию документа, так как восстановить удаленные инспектором документов данные можно не всегда.

  1. Откройте документ Word, который вы хотите проверить на наличие скрытых и персональных данных.

  2. Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Сохранить как и введите имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходного документа.

  3. В копии исходного документа откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения.

  4. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

  5. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить.

  6. Нажмите кнопку Проверить.

  7. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  8. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно: 

    • Скрытые данные, удаленные из документа, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Если вы хотите удалить из документов, сохраненных в формате OpenDocument (ODT), скрытые данные и личные данные, необходимо запускать Инспектор документов каждый раз при сохранении документа в этом формате.

Поиск и удаление инспектора документов в документах Word

В WordИнспектор документов отображается несколько различных инспекторов, позволяющих находить и удалять скрытые данные и персональные данные, специфичные для документов Word. Чтобы получить список различных типов скрытых и персональных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из Word документов, ознакомьтесь с приведенной ниже таблицей.

Примечания: 

  • Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в документах других типов сведений.

  • Если вы используете Microsoft Word Starter 2010, в Word Starter поддерживаются не все компоненты, перечисленные в Word. Дополнительные сведения о функциях, доступных в Word Starter, можно найти в разделе Поддержка функций Word Starter.

Инспектор

Находит и удаляет

Примечания, исправления, версии

Примечание: В Word Starter 2010Инспектор документов удаляются только версии и примечания.

  • Примечания

  • Пометки режима исправлений

  • Сведения о версии документа

  • Рукописные примечания

Свойства документа и персональные данные

  • Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки сообщений электронной почты

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Сведения о ссылках для полей с привязкой к данным (последнее значение будет преобразовано в текст)

  • Имя пользователя

  • Имя шаблона

Колонтитулы и "водяные знаки"

  • Сведения в заголовках документа

  • Сведения в колонтитулах документа

  • "Водяные знаки"

Скрытый текст

Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт)

Примечание: Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе

Невидимое содержимое

Объекты, отформатированные как неотображаемые

Примечание: Этот инспектор не находит объекты, перекрытые другими объектами.

При совместном использовании электронной копии Excel книги убедитесь, что вы просматриваете книгу на предмет скрытых или персональных данных, которые могут храниться в самой книге или в ее свойствах документа (метаданные).

Инспектор документов в Excel могут помочь вам найти и удалить из книг скрытые данные и персональные данные.

Примечание: Хотя из книг, отправленных другим пользователям, можно удалить скрытые и персональные данные, если книга Excel была сохранена как общая, из нее нельзя удалить примечания, заметки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти данные из общей книги, сначала скопируйте ее и отмените общий доступ к ней.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Инспектор документов поможет вам найти и удалить скрытые данные и персональные данные в Excel книгах. Рекомендуется использовать Инспектор документов перед предоставлением общего доступа к электронной копии книги, например во вложении электронной почты.

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов для копии исходной книги, так как восстановление данных, которые удаляются Инспектор документов, не всегда возможно.

  1. Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.

  2. Откройте вкладку Файл, выберите пункт Сохранить как и введите другое имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходной книги.

  3. В копии исходной книги перейдите на вкладку Файл и выберите пункт Сведения.

  4. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

  5. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые вы хотите проверить. Дополнительные сведения о отдельных инспекторах можно найти в разделе как поиск и удаление инспектора документов в документах Excel.

  6. Нажмите кнопку Проверить.

  7. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  8. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно: 

    • Скрытые данные, удаленные из книги, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки, столбцы или листы, а затем просмотрите их содержимое.

    • В книге, сохраненной как общая (вкладка Рецензирование, команда Доступ к книге), нельзя использовать проверки данных Примечания, Свойства документа и персональные данные и Колонтитулы. Это связано с тем, что в общих книгах используются персональные данные, чтобы над книгой могли совместно работать несколько пользователей. Чтобы удалить эти данные из общей книги, можно скопировать ее и закрыть общий доступ к ней. Чтобы закрыть общий доступ к книге, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Доступ к книге и снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

      Примечание: Отмена общего доступа не поддерживается в приложении Microsoft Excel Starter 2010. Чтобы отменять общий доступ, необходимо использовать полную версию Excel.

    • Чтобы удалить скрытые сведения и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument Spreadsheet (ODS), необходимо запускать Инспектор документовпри каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных в Excel

Ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах Excel.

  • Примечания и рукописные примечания.     Если книга была создана совместно с другими пользователями, она может содержать обычные и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, просмотреть примечания рецензентов и увидеть изменения, внесенные в книгу.

  • Свойства документа и персональные данные.     Свойства метаданных и документов в Excel, так же как и в других приложениях Office, включают такие сведения, как автор, тема и заголовок. Office автоматически сохраняет имя пользователя, который последним сохранял книгу, дату создания документа и расположение документа (Excel 2013 или более поздней версии). Возможно, у вас есть дополнительные личные сведения (PII), такие как заголовки электронной почты, сведения о отправке, просмотр и маршруты, свойства принтера (например, путь к принтеру и пароль безопасной печати), а также сведения о пути к файлу для публикации. Веб-страницы.

  • Колонтитулы.     В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.

  • Скрытые строки, столбцы и листы.    В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.

  • Свойства сервера документов.     Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о расположении на сервере.

  • Пользовательские XML-данные.     Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Инспектор документов можете найти и удалить эти XML-данные.

  • Невидимое содержимое.     Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.

  • Внешние ссылки.    Книги могут содержать ссылки на данные в других книгах (внешние ссылки). Имена листов с данными в этом случае сохраняются в книгах, но могут не отображаться.

  • Внедренные файлы или объекты.    В книгах могут быть внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), содержащие невидимые данные.

  • Макросы на основе кода VBA.    В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.

  • Элементы с кэшированными данными.    В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.

  • Опросы Excel.    В книгах могут быть скрытые Excel вопросы опросов, которые были введены в Excel в Интернете и сохранены в книге, но не видны в ней.

  • Сценарии диспетчера сценариев.    В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.

  • Фильтры.    В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.

  • Скрытые имена.    В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.

Поиск и удаление инспектора документов в документах Excel

Инспектор документов отображает обнаруженные элементы, которые помогут вам найти и удалить скрытые данные и персональные данные, связанные с Excel книгами. В приведенной ниже таблице перечислены типы скрытых и персональных данных, которые Инспектор документов можно найти и удалить из книг.

Примечания: 

  • В Microsoft Excel Starter 2010 поддерживаются не все функции Excel, перечисленные в таблице.

  • Если в организации в Инспектор документовбыли добавлены настраиваемые модули, могут быть обнаружены данные дополнительного типа.

Категория

Инспектор документов находит и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Примечание: В Excel Starter 2010 Инспектор документов удаляет только заметки.

Свойства документа и персональные данные

  • Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • (Excel 2013 или более поздние версии) Расположение документа. при нажатии кнопки удалить всесуществующее расположение документа будет очищено из файла. Расположение документа не будет возвращено в файл при сохранении, пока вы не закроете Excel 2013 или более поздней версии, а затем снова откройте файл.

  • Заголовки электронной почты

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Имя пользователя

  • Сведения о пути к принтеру

  • Примечания к сценариям

  • Путь к файлу для публикации веб-страниц

  • Примечания для определенных имен и имен таблиц

  • Неактивные подключения к внешним данным

Колонтитулы

  • Сведения в заголовках листов

  • Сведения в примечаниях к листам

Скрытые строки и столбцы

  • Скрытые строки

  • Скрытые столбцы с данными

    Примечания: 

    • Если в книге есть скрытые столбцы, не содержащие данных и расположенные между столбцами, в которых содержатся данные, эти пустые скрытые столбцы также будут обнаружены и удалены.

    • Если скрытые строки или столбцы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках или столбцах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки и столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

    • Инспектор не находит фигуры, диаграммы, элементы управления, объекты и элементы Microsoft ActiveX, рисунки и графические элементы SmartArt, которые могут содержаться в скрытых столбцах.

    • Скрытые строки или столбцы не удаляются, если они являются частью заголовка таблицы или списка, а также сводной таблицы. Такие строки и столбцы становятся видимыми.

Скрытые листы

Скрытые листы

Примечание: Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге

Невидимое содержимое

Объекты, отформатированные как невидимые

Примечание: Инспектор документов не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Категория

Инспектор документов находит

Внешние ссылки

Ссылки на данные в других книгах. Имена листов, содержащих данные, сохраняются вместе с книгой, но не видны в ней. Внешние ссылки могут использоваться в следующих элементах:

  • ячейки листов;

  • имена;

  • объекты, например текстовые поля или фигуры;

  • заголовки диаграмм;

  • ряды данных диаграмм.

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

  • точечные рисунки;

  • Microsoft Формулы 3,0 объектов

  • Microsoft Объекты диаграммы на диаграмме

  • PowerPoint Объекты презентации

  • Visio Графические объекты

  • Word Объекты документов

  • текст OpenDocument.

Макросы на основе кода VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные в книге. К ним относятся:

  • макросы, включая листы макросов Excel 4.0 (XLM);

  • модули VBA;

  • элементы COM или ActiveX.

  • Пользовательские формы, в том числе Excel ные формы 5,0

  • пользовательские функции.

Компоненты бизнес-аналитики с кэшированными данными

Компоненты бизнес-аналитики, которые могут содержать кэшированные данные, сохраняемые в книге, в том числе невидимые данные. Инспектор документов проверяет наличие следующих элементов, которые могут содержать сводный кэш, кэш срезов или кэш формул кубов:

  • сводные таблицы и сводные диаграммы;

  • срезы и временные шкалы;

  • формулы кубов.

Опросы Excel

Excel Вопросы опроса, созданные в Excel в Интернете и сохраненные вместе с книгой, которые не видны в ней.

Сценарии диспетчера сценариев

Сценарии, которые определены с помощью диспетчера сценариев и могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге.

Фильтры

Фильтры, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. Инспектор документов проверяет наличие автофильтров и фильтров таблиц, примененных к данным.

Скрытые имена

Скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных в книге.

Вы можете найти и удалить скрытые сведения в PowerPoint презентациях с помощью Инспектор документов.

Совет: Если вы просто не печатаете примечания, выберите файл > Печать, щелкните слайды размером во всю страницу и снимите флажок Печать примечаний.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Важно: Настоятельно рекомендуется использовать Инспектор документов для копии исходной презентации, так как восстановление данных, которые удаляются Инспектор документов, не всегда возможно.

  1. Откройте PowerPoint презентацию, для которой вы хотите проверить скрытые и персональные данные.

  2. Откройте вкладку Файл нажмите кнопку Сохранить как и введите имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходной презентации.

  3. В копии исходной презентации откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения.

  4. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

  5. В диалоговом окне Инспектор документов установите необходимые флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах можно найти в разделе Удаление скрытых и персональных данных с помощью проверки документов, презентаций и книг.

  6. Нажмите кнопку Проверить.

  7. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  8. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    • Скрытые данные, удаленные из презентации, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Чтобы удалить скрытые и персональные данные из презентаций, сохраненных в формате OpenDocument Presentation (.odp), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении презентации в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных

вPowerPoint презентации можно сохранять различные типы скрытых и персональных данных. Несмотря на то, что эти сведения могут быть не видны сразу, они по-прежнему могут быть извлечены из презентации.

Скрытые данные могут включать данные, которые PowerPoint добавить, чтобы предоставить совместный доступ к созданию презентации с другими людьми. К ним также относятся сведения, преднамеренно помеченные как скрытые.

Презентации PowerPoint могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

  • Примечания и рукописные примечания.    Если презентация была создана совместно с другими пользователями, она может содержать примечания или рукописные примечания. Эта информация позволяет другим пользователям просматривать внесенные изменения и имена пользователей, которые работали над презентацией, а также комментарии рецензентов.

  • Данные отслеживания исправлений.   При совместной работе над общим документом, который хранится в облаке, PowerPoint 2016 для Office 365 сохраняет данные о том, кто и когда внес в документ изменения.

  • Свойства документа и персональные данные.     Свойства документа (метаданные) включают в себя такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. Кроме того, в них содержатся данные, автоматически сохраняемые программами Office, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если вы использовали определенные функции, документ может также содержать дополнительные личные сведения, например заголовки сообщений электронной почты, данные об отправке на проверку, маршруты документа, пути к принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

  • Невидимое содержимое на слайде.     Презентация может содержать объекты, отформатированные как неотображаемые.

  • Содержимое вне слайда.     Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перемещены за пределы слайда. Такими объектами могут быть надписи, картинки, графические элементы и таблицы.

  • Заметки к презентации.     Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, который, возможно, нежелательно предоставлять другим пользователям, особенно если эти заметки создавались исключительно для докладчика.

  • Свойства сервера документов.     Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например на веб-сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, она может содержать дополнительные свойства или сведения о расположении на сервере.

  • Настраиваемые XML-данные.    Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самой презентации. Инспектор документов можете найти и удалить эти XML-данные.

Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов

В PowerPointИнспектор документов отображается несколько различных инспекторов, позволяющих находить и удалять скрытые данные и персональные данные, специфичные для презентаций PowerPoint. Чтобы получить список различных типов скрытых и персональных данных, которые Инспектор документов может найти и удалить из презентаций, ознакомьтесь с приведенной ниже таблицей.

Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в презентациях других типов сведений.

Инспектор

Находит и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Свойства документа и персональные данные

  • Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронной почты

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Путь к файлу для публикации веб-страниц

Данные отслеживания изменений

Данные о том, кем и когда был изменен файл.

Эта функция доступна только подписчикам Office 365, которые принимают участие в программе предварительной оценки Office. Если у вас есть подписка на Office 365, убедитесь в том, что у вас установлена последняя версия Office.

Невидимое содержимое на слайде

Объекты, отформатированные как неотображаемые

Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Содержимое вне слайда

  • Содержимое или объекты, которые не отображаются в презентации, поскольку они располагаются за пределами области слайда

    • Коллекции картинок

    • Надписи

    • Изображения

    • Таблицы

      Инспектор документов не обнаруживает и не удаляет объекты с эффектами анимации, находящиеся вне слайда.

Заметки к презентации

Текст, добавленный в раздел заметок к презентации

Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в презентации. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе презентации. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Категория

Инспектор документов находит

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

  • точечные рисунки;

  • Microsoft Формулы 3,0 объектов

  • Microsoft Объекты диаграммы на диаграмме

  • PowerPoint Объекты презентации

  • Visio Графические объекты

  • Word Объекты документов

  • текст OpenDocument.

Макросы или код VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные. К ним относятся:

  • макросы;

  • модули VBA;

  • элементы COM или ActiveX.

Инспектор документов и персональные данные

Данные отслеживания изменений, введенные в PowerPoint 2016 сборка 8403 для участников программы предварительной оценки Office 365, иллюстрируют ограничение Инспектор документов. Например, предположим, что Юлия и Линда совместная работа над презентацией A в Office 365. Данные отслеживания исправлений (имена пользователей и время их изменения) добавляются в презентацию. Если после этого Мохаммед открывает презентацию A в PowerPoint 2013 и выполняет Инспектор документов файла для удаления личных данных, Инспектор документов в этой версии PowerPoint не сможет обнаруживать и удалять данные отслеживания изменений, добавленные в презентацию с помощью более поздней версии Office 365PowerPoint, используемой Юлия и Li. нда. Мохаммед не удается удалить данные отслеживания исправлений без обновления до текущей версии PowerPoint а затем запуска Инспектор документов

Вы можете удалить скрытые сведения в Visio, как и в других приложения для Office. Перед тем как приступить к копированию Visio документа, может быть информатиоин, который вы хотите удалить из документа и из свойств файла документа.

Можно легко удалить следующие персональные данные в Visio:

  • Примечания, вставленные на страницы документа

  • Свойства файла (Автор, Руководитель и Компания)

  • Имена, инициалы рецензентов и внесенные ими исправления

  • Пути к наборам элементов

  • Пути к шаблонам и имена их файлов

Примечание: Если документ опубликован на общем сервере, то при его открытии отображаются сведения о том, кто его открыл, и имя компьютера, на котором хранится файл. Чтобы защитить эти данные, предоставляйте доступ к документам только тем пользователям, которым вы доверяете.

Вы можете найти и удалить скрытые сведения в Visio презентаций, выполнив указанные ниже действия.

  1. Щелкните файл > сведения > Удалить персональные данные.

  2. Откройте вкладку Личные сведения.

  3. Установите флажок Удалить следующие элементы из документа.

    Совет: Установите флажок Предупредить в случае повторной вставки этих данных, если вы хотите получать предупреждение при попытке повторно вставить персональные данные.

  4. Чтобы удалить конфиденциальные данные из внешних источников, установите флажок Удалить данные из внешних источников, хранящихся в текущем документе.

    Примечание: Этот флажок не позволяет удалить данные, связанные с фигурой. Он удаляет источник данных из схемы, но если данные из него уже находятся в ней, их необходимо удалить вручную.

Обратная связь

Эта статья была обновлена 8 января 2019в результате ваших замечаний. Если вы нашли эту статью полезной, и, особенно, если вы этого не сделаете, используйте элементы управления отзывом ниже, чтобы не отключать некоторые предложения по конструктиве, чтобы мы могли это улучшить.

Примечание:  Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×