Удаление скрытых и персональных данных при проверке документов

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

При предоставлении общего доступа электронную копию некоторых документов Office с коллегами и клиентами, рекомендуется установить для просмотра документа на наличие скрытых и персональных данных. Вы можете удалить эти скрытые сведения, прежде чем поделиться документом с другими пользователями. Функция Инспектор документов в Word, Excel, PowerPoint или Visio помогут вам найти и удаление скрытых и персональных данных в документы, которые планируется использовать совместно.

Скрытые сведения могут включать:

  • скрытые данные или личные сведения, которые могут не нужно предоставить общий доступ в документах Word

  • данные Excel добавляет в книгу при совместной работе с другими пользователями

  • скрытых и персональных данных в PowerPoint, которые могут храниться в презентации или его метаданные

  • Свойства документа данные и файл в Visio документов

Примечание : Если только вы не отправите свой документ в Майкрософт, нам не будут доступны никакие данные из него.

В этой статье описаны типы данных, которые хранятся в Office документы обычно, так что можно решить, что следует и что необходимо удалить из документа или метаданных. Есть некоторые данные, которые невозможно удалить Инспектор документов, описаны в таблицах, сопровождающие Дополнительные сведения о Word, Excel и PowerPoint.

Электронную копию документа, совместно с коллегами и клиентами, часто Word содержит скрытых и личных сведений, которые хранятся в самом документе или в свойства документа или метаданных.

Совет : Если просто хотите не выводятся на печать примечания, откройте вкладку файл > Печать, выберите пункт Напечатать все страницы и снимите флажок Печать разметки.

Типы скрытых и персональных данных

Документы Word могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

  • Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания     Если работали с другими пользователями, чтобы создать документ, документ могут содержать элементы, например пометки режима исправлений, примечания, рукописные примечания или версий. Эту информацию можно включить другим пользователям просмотреть имена людей, которые работали в документе, комментариями рецензентов и изменения, внесенные в документ, вещей, которые вы не можете поделиться за пределами вашей группы.

  • Свойства документа и персональные данные     Свойства документа или метаданные, и добавлять сведения о документе, такие как автор, тема и название. Свойства документа также включают в себя данные, автоматически поддерживаемое Office программ, таких как имя пользователя, который последнем сохранении документа и Дата создания документа. Если вы использовали отдельных функций, документ также может содержать дополнительные виды личные сведения (PII), например заголовки электронной почты, отправки для просмотра сведений, маршруты и имена шаблонов.

  • Колонтитулов и водяные знаки   Word документов могут содержаться данные в колонтитулах. Кроме того может добавления водяного знака в документе Word. 

  • Скрытый текст   Word документы могут содержать текст, отформатированный как скрытый текст. Если вы не знаете ли ваш документ содержит скрытый текст, можно использовать Инспектор документов, чтобы найти его. 

  • Свойства сервера документов     Если документ был сохранен на сервере управления документами, например сайта рабочей области для документов или библиотека с учетом Windows SharePoint Services папку документа может содержать дополнительные свойства документа или сведения, относящиеся к папку на сервере.

  • Пользовательские XML-данные.     Документы могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Эти XML-данные можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных с помощью инспектора документов

С помощью инспектора документов можно найти и удалить скрытые и персональные данные из документов Word. Инспектор документов имеет смысл запускать перед предоставлением общего доступа к электронным копиям документов Word, например в виде вложений в сообщения электронной почты.

Важно : Рекомендуется проверять копию документа, так как восстановить удаленные инспектором документов данные можно не всегда.

  1. Откройте документ Word, который вы хотите проверить на наличие скрытых и персональных данных.

  2. Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Сохранить как и введите имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходного документа.

    Примечание : В Word 2007: нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и введите имя в поле имя файла, чтобы сохранить копию исходного документа.

  3. В копии исходного документа откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения.

    В Word 2007: В копии исходного документа, нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office выберите подготовить и выберите пункт Инспектор документов. Пропустите шаг 4 и перейдите к шагу 5.

  4. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

  5. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых сведений, которые нужно проверить.

  6. Нажмите кнопку Проверить.

  7. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  8. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно : 

    • Скрытые данные, удаленные из документа, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Если вы хотите удалить скрытых и личных сведений из документов, которые будут сохранены в формате OpenDocument Text (ODT), необходимо выполнить Инспектор документов при каждом сохранении документа в этом формате.

Что находит и удаляет Инспектор документов в документах Word

В Word инспектор документов включает несколько различных модулей, позволяющих находить и удалять скрытые и персональные данные, специфичные для документов Word. Список различных типов скрытых или персональных данных, которые можно обнаружить и удалить из документов Word с помощью инспектора документов, представлен в приведенной ниже таблице.

Примечания : 

  • Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в документах других типов сведений.

  • Если вы используете версию Microsoft Word Starter 2010, в ней поддерживаются не все возможности, доступные в Word. Дополнительные сведения о возможностях, поддерживаемых в Word Starter, см. в статье Возможности приложения Word Starter.

Инспектор

Находит и удаляет

Примечания, исправления, версии

Примечание : В Word Starter 2010 инспектор документов удаляет только версии и заметки.

  • Примечания

  • Пометки режима исправлений

  • Сведения о версии документа

  • Рукописные примечания

Свойства документа и персональные данные

  • Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки сообщений электронной почты

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Сведения о ссылках для полей с привязкой к данным (последнее значение будет преобразовано в текст)

  • Имя пользователя

  • Имя шаблона

Колонтитулы и "водяные знаки"

  • Сведения в заголовках документа

  • Сведения в колонтитулах документа

  • "Водяные знаки"

Скрытый текст

Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт)

Примечание : Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе

Невидимое содержимое

Объекты, отформатированные как неотображаемые

Примечание : Этот инспектор не находит объекты, перекрытые другими объектами.

При предоставлении общего доступа электронную копию книги Excel, убедитесь, что просмотра книги скрытых и личных сведений, которые могут храниться в книге самого или его свойства документа (метаданные).

С помощью инспектора документов в Excel вы сможете найти и удалить скрытые и персональные данные.

Примечание : Хотя из книг, отправленных другим пользователям, можно удалить скрытые и персональные данные, если книга Excel была сохранена как общая, из нее нельзя удалить примечания, заметки, свойства документа и персональные данные. Чтобы удалить эти данные из общей книги, сначала скопируйте ее и отмените общий доступ к ней.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

С помощью инспектора документов можно удалить скрытые и персональные данные из книг Excel. Инспектор документов имеет смысл запускать перед предоставлением общего доступа к электронным копиям книг, например в виде вложений в сообщения электронной почты.

Важно : Рекомендуется использовать Инспектор документов на копию исходной книги, так как он не всегда можно восстановить удаленные им данные, который удаляет Инспектор документов.

  1. Откройте книгу Excel, которую требуется проверить на наличие скрытых данных и персональных данных.

  2. Откройте вкладку Файл, выберите пункт Сохранить как и введите другое имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходной книги.

    Примечание : В Excel 2007: нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и введите имя в поле имя файла, чтобы сохранить копию исходной книги.

  3. В копии исходной книги перейдите на вкладку Файл и выберите пункт Сведения.

    В Excel 2007: В копии исходной книги, нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office выберите подготовить и выберите пункт Инспектор документов. Пропустите шаг 4 и перейдите к шагу 5.

  4. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

  5. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые вы хотите проверить. Дополнительные сведения об отдельных модулях инспектора см. в разделе Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов.

  6. Нажмите кнопку Проверить.

  7. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  8. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно : 

    • Скрытые данные, удаленные из книги, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Если удалить скрытые строки, столбцы или листы, содержащие данные, это может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках, столбцах или листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки, столбцы или листы, а затем просмотрите их содержимое.

    • В книге, сохраненной как общая (вкладка Рецензирование, команда Доступ к книге), нельзя использовать проверки данных Примечания, Свойства документа и персональные данные и Колонтитулы. Это связано с тем, что в общих книгах используются персональные данные, чтобы над книгой могли совместно работать несколько пользователей. Чтобы удалить эти данные из общей книги, можно скопировать ее и закрыть общий доступ к ней. Чтобы закрыть общий доступ к книге, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Доступ к книге и снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

      Примечание : Отменяя общий доступ к недоступна в Microsoft Excel Starter 2010. Чтобы отменить общий доступ, необходимо использовать полную версию Excel.

    • Чтобы удалить скрытые сведения и персональные данные из электронных таблиц, сохраненных в формате OpenDocument Spreadsheet (ODS), необходимо запускать Инспектор документовпри каждом сохранении электронной таблицы в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных в Excel

Ниже перечислены некоторые элементы, которые могут быть источником скрытых и персональных данных в книгах Excel.

  • Примечания и рукописные примечания.     Если книга была создана совместно с другими пользователями, она может содержать обычные и рукописные примечания. Эти сведения позволяют другим пользователям узнать имена людей, работавших над данной книгой, просмотреть примечания рецензентов и увидеть изменения, внесенные в книгу.

  • Свойства документа и персональные данные     Свойства метаданных или документ в Excel, как и другие приложения Office включают сведения, такие как автор, тема и название. Office автоматически сохраняет имя пользователя, который последнем сохранении книги, дату, когда документ был создан и документ расположение (Excel 2013 или более поздней версии). Возможно, там будут дополнительные виды личные сведения (PII), например заголовки сообщений электронной почты, отправки для просмотра сведений, маршруты, свойства принтера (например, путь к принтеру и секретный код безопасной печати) и сведения о пути к файлу для публикации Веб-страницы.

  • Колонтитулы.    В книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах.

  • Скрытые строки, столбцы и листы.    В книге могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. При распространении копии книги, содержащей скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить их и просмотреть содержащиеся в них данные.

  • Свойства сервера документов.     Книга, сохраненная на сервере управления документами, например на сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, может содержать дополнительные свойства документа или сведения о расположении на сервере.

  • Пользовательские XML-данные.    Книги Excel могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Эти XML-данные можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

  • Невидимое содержимое.    Книги могут содержать объекты, отформатированные как невидимые.

  • Внешние ссылки.    Книги могут содержать ссылки на данные в других книгах (внешние ссылки). Имена листов с данными в этом случае сохраняются в книгах, но могут не отображаться.

  • Внедренные файлы или объекты.    В книгах могут быть внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), содержащие невидимые данные.

  • Макросы на основе кода VBA.    В книгах могут быть макросы, модули VBA, элементы COM и ActiveX, пользовательские формы или пользовательские функции, которые могут содержать скрытые данные.

  • Элементы с кэшированными данными.    В книгах могут быть кэшированные данные сводных таблиц, сводных диаграмм, срезов, временных шкал и формул кубов, которые могут не отображаться.

  • Опросы Excel    Книги могут быть скрытые вопросы опросов Excel, которые были введены в Excel Online и сохранены в книге, но не видны в ней.

  • Сценарии диспетчера сценариев.    В книгах могут быть сценарии, определенные с помощью диспетчера сценариев. Они могут содержать кэшированные или скрытые данные.

  • Фильтры.    В книгах могут быть активные автофильтры или фильтры таблиц, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книгах.

  • Скрытые имена.    В книгах могут быть скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных.

Что находит и удаляет Инспектор документов в документах Excel

В инспекторе документов отображаются найденные элементы, которые могут содержать скрытые и персональные данные, относящиеся к книгам Excel. В приведенной ниже таблице перечислены типы таких данных, которые можно удалить из книг с помощью инспектора документов.

Примечания : 

  • В Microsoft Excel Starter 2010 поддерживаются не все функции l Excel, перечисленных в таблице. Дополнительные сведения о функции, доступные в Excel Starter видите поддерживает функцию Excel Starter.

  • Если в организации в Инспектор документовбыли добавлены настраиваемые модули, могут быть обнаружены данные дополнительного типа.

Категория

Инспектор документов находит и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Примечание : В Excel Starter 2010 Инспектор документов удаляет только заметки.

Свойства документа и персональные данные

  • Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • (Excel 2013 и более поздние версии). При выборе команды Удалить все текущее расположение документа будет удалено из файла. Оно добавляется при сохранении только после закрытия и повторного открытия Excel 2013 или более поздней версии.

  • Заголовки электронной почты

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Имя пользователя

  • Сведения о пути к принтеру

  • Примечания к сценариям

  • Путь к файлу для публикации веб-страниц

  • Примечания для определенных имен и имен таблиц

  • Неактивные подключения к внешним данным

Колонтитулы

  • Сведения в заголовках листов

  • Сведения в примечаниях к листам

Скрытые строки и столбцы

  • Скрытые строки

  • Скрытые столбцы с данными

    Примечания : 

    • Если в книге есть скрытые столбцы, не содержащие данных и расположенные между столбцами, в которых содержатся данные, эти пустые скрытые столбцы также будут обнаружены и удалены.

    • Если скрытые строки или столбцы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках или столбцах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые строки и столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

    • Инспектор не находит фигуры, диаграммы, элементы управления, объекты и элементы Microsoft ActiveX, рисунки и графические элементы SmartArt, которые могут содержаться в скрытых столбцах.

    • Скрытые строки или столбцы не удаляются, если они являются частью заголовка таблицы или списка, а также сводной таблицы. Такие строки и столбцы становятся видимыми.

Скрытые листы

Скрытые листы

Примечание : Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычисления формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых листах, закройте Инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге

Невидимое содержимое

Объекты, отформатированные как невидимые

Примечание : Инспектор документов не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в книге. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе книги. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Категория

Инспектор документов находит

Внешние ссылки

Ссылки на данные в других книгах. Имена листов, содержащих данные, сохраняются вместе с книгой, но не видны в ней. Внешние ссылки могут использоваться в следующих элементах:

  • ячейки листов;

  • имена;

  • объекты, например текстовые поля или фигуры;

  • заголовки диаграмм;

  • ряды данных диаграмм.

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

  • точечные рисунки;

  • объекты Microsoft Equation 3.0;

  • объекты диаграмм Microsoft Graph;

  • объекты презентаций PowerPoint;

  • объекты документов Visio;

  • объекты документов Word;

  • текст OpenDocument.

Макросы на основе кода VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные в книге. К ним относятся:

  • макросы, включая листы макросов Excel 4.0 (XLM);

  • модули VBA;

  • элементы COM или ActiveX.

  • Пользовательские формы, включая Excel 5.0

  • пользовательские функции.

Компоненты бизнес-аналитики с кэшированными данными

Компоненты бизнес-аналитики, которые могут содержать кэшированные данные, сохраняемые в книге, в том числе невидимые данные. Инспектор документов проверяет наличие следующих элементов, которые могут содержать сводный кэш, кэш срезов или кэш формул кубов:

  • сводные таблицы и сводные диаграммы;

  • срезы и временные шкалы;

  • формулы кубов.

Опросы Excel

Вопросы опросов Excel, которые были созданы в Excel Online и сохранены в книге, но не видны в ней.

Сценарии диспетчера сценариев

Сценарии, которые определены с помощью диспетчера сценариев и могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге.

Фильтры

Фильтры, которые могут приводить к сохранению кэшированных или скрытых данных в книге. Инспектор документов проверяет наличие автофильтров и фильтров таблиц, примененных к данным.

Скрытые имена

Скрытые имена, которые могут быть источником скрытых данных в книге.

Можно искать и удаление скрытых сведений в презентациях PowerPoint при помощи Инспектор документов.

Совет : Если просто хотите не выводятся на печать примечания, откройте вкладку файл > Печать, нажмите кнопку Слайды размером во всю страницу и снимите флажок Печати примечаний.

Поиск и удаление скрытых и персональных данных

Важно : Рекомендуется использовать Инспектор документов на копию презентации, поскольку не всегда можно восстановить удаленные им данные, который удаляет Инспектор документов.

  1. Откройте презентацию PowerPoint, который нужно проверить на наличие скрытых и персональных данных.

  2. Откройте вкладку Файл нажмите кнопку Сохранить как и введите имя в поле Имя файла, чтобы сохранить копию исходной презентации.

    Примечание : В PowerPoint 2007: нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и введите имя в поле имя файла, чтобы сохранить копию исходной презентации.

  3. В копии исходной презентации откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Сведения.

    Примечание : В PowerPoint 2007: В копии исходной презентации, нажмите кнопку Microsoft Office кнопка Office Изображение кнопки Office выберите подготовить и выберите пункт Инспектор документов. Пропустите шаг 4 и перейдите к шагу 5.

  4. Нажмите Поиск проблем, затем выберите Инспектор документов.

  5. В диалоговом окне Инспектор документов установите необходимые флажки для выбора типов скрытого содержимого, которые нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторах см. в разделе Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов.

  6. Нажмите кнопку Проверить.

  7. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  8. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    • Скрытые данные, удаленные из презентации, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Чтобы удалить скрытые и персональные данные из презентаций, сохраненных в формате OpenDocument Presentation (.odp), необходимо запускать Инспектор документов при каждом сохранении презентации в этом формате.

Типы скрытых и персональных данных

PowerPoint презентации можно сохранять несколько типов скрытых и персональных данных. Во время этой информации могут не отображаться немедленно, он по-прежнему извлекаться из презентации.

Скрытые данные могут включать данные, PowerPoint добавляет позволяют совместной работы по созданию презентации с другими пользователями. Он также может включать сведения, которые вы назначаете намеренно как скрытые.

Презентации PowerPoint могут содержать скрытые и персональные данные следующих типов:

  • Примечания и рукописные примечания    Если совместная работа с другими пользователями для создания презентации презентации могут содержать элементы, например примечания и рукописные примечания. Эта информация может разрешить другим пользователям увидеть изменения, внесенные и имена тех, кто работает над презентацией вместе с комментариями рецензентов.

  • Данные отслеживания исправлений.    При совместной работе над общим документом, который хранится в облаке, PowerPoint 2016 для Office 365 сохраняет данные о том, кто и когда внес в документ изменения.

  • Свойства документа и персональные данные.    Свойства документа (метаданные) включают в себя такие сведения о презентации, как имя автора, тема и заголовок. Кроме того, в них содержатся данные, автоматически сохраняемые программами Office, такие как имя пользователя, сохранившего документ последним, и дата создания документа. Если вы использовали определенные функции, документ может также содержать дополнительные личные сведения, например заголовки сообщений электронной почты, данные об отправке на проверку, маршруты документа, пути к принтерам, а также сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

  • Невидимое содержимое на слайде.    Презентация может содержать объекты, отформатированные как неотображаемые.

  • Содержимое вне слайда.     Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перемещены за пределы слайда. Такими объектами могут быть надписи, картинки, графические элементы и таблицы.

  • Заметки к презентации.     Раздел заметок к презентации PowerPoint может содержать текст, который, возможно, нежелательно предоставлять другим пользователям, особенно если эти заметки создавались исключительно для докладчика.

  • Свойства сервера документов.     Если презентация была сохранена на сервере управления документами, например на веб-сайте рабочей области для документов или в библиотеке Windows SharePoint Services, она может содержать дополнительные свойства или сведения о расположении на сервере.

  • Пользовательские XML-данные.     Презентации могут содержать пользовательские XML-данные, не отображаемые в самом документе. Их можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

Сведения, которые находит и удаляет инспектор документов

Инспектор документов в PowerPoint включает несколько различных модулей, позволяющих находить и удалять скрытые и персональные данные, специфичные для презентаций PowerPoint. Список различных типов скрытых и персональных данных, которые можно удалить из презентаций с помощью инспектора документов, представлен в приведенной ниже таблице.

Если в организации в инспектор документов были добавлены дополнительные модули, можно проверять наличие в презентациях других типов сведений.

Инспектор

Находит и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Свойства документа и персональные данные

  • Свойства документа, включая сведения со вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронной почты

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Путь к файлу для публикации веб-страниц

Данные отслеживания изменений

Данные о том, кем и когда был изменен файл.

Эта возможность доступна только подписчикам Office 365, которые принимают участие в программе предварительной оценки Office. Если у вас есть подписка на Office 365, убедитесь в том, что у вас установлена последняя версия Office.

Невидимое содержимое на слайде

Объекты, отформатированные как неотображаемые

Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Содержимое вне слайда

  • Содержимое или объекты, которые не отображаются в презентации, поскольку они располагаются за пределами области слайда

    • Коллекции картинок

    • Надписи

    • Изображения

    • Таблицы

      Инспектор документов не обнаруживает и не удаляет объекты с эффектами анимации, находящиеся вне слайда.

Заметки к презентации

Текст, добавленный в раздел заметок к презентации

Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок.

Настраиваемые XML-данные

Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации

Сведения, которые инспектор документов находит, но не может удалить

Инспектор документов находит перечисленные ниже элементы, которые могут содержать данные, не отображаемые в презентации. Удалить их он не способен, так как это может привести к неправильной работе презентации. Вы можете просмотреть каждый найденный элемент и решить, следует ли удалить его вручную или заменить его элементом без скрытых данных, например статичным рисунком.

Категория

Инспектор документов находит

Внедренные файлы или объекты

Внедренные файлы (например, документы Office или текстовые файлы) либо внедренные объекты (например, диаграммы или уравнения), которые могут содержать невидимые данные. Вот некоторые примеры типов объектов:

  • точечные рисунки;

  • объекты Microsoft Equation 3.0;

  • объекты диаграмм Microsoft Graph;

  • объекты презентаций PowerPoint;

  • объекты документов Visio;

  • объекты документов Word;

  • текст OpenDocument.

Макросы или код VBA

Макросы или модули VBA, которые могут содержать скрытые данные. К ним относятся:

  • макросы;

  • модули VBA;

  • элементы COM или ActiveX.

Инспектор документов и персональные данные

Данные отслеживания исправлений, которые появились в сборке 8403 PowerPoint 2016 для участников программы предварительной оценки Office 365, являются примером ограничений, свойственных инспектору документов. Например, предположим, что Марта и Регина совместно работают над презентацией A в Office 365. В презентацию добавляются данные отслеживания исправлений (т. е. имена пользователей и сведения о времени правок). Если Глеб впоследствии откроет презентацию A в PowerPoint 2013 и запустит инспектор документов, чтобы удалить персональные данные, инспектор в этой версии PowerPoint не сможет найти и удалить данные отслеживания исправлений, добавленные в презентацию в более поздней версии PowerPoint (Office 365), которую использовали Регина и Марта. Чтобы удалить эти данные, Глебу потребуется перейти на последнюю версию PowerPoint, а затем запустить инспектор документов.

Вы можете удалить скрытые сведения в Visio так же, как в других приложениях Office. Прежде чем предоставлять другим пользователям копию документа Visio, может потребоваться удалить из документа и его свойств определенные данные.

Можно легко удалить следующие персональные данные в Visio:

  • Примечания, вставленные на страницы документа

  • Свойства файла (Автор, Руководитель и Компания)

  • Имена, инициалы рецензентов и внесенные ими исправления

  • Пути к наборам элементов

  • Пути к шаблонам и имена их файлов

Примечание : Если документ опубликован на общем сервере, то при его открытии отображаются сведения о том, кто его открыл, и имя компьютера, на котором хранится файл. Чтобы защитить эти данные, предоставляйте доступ к документам только тем пользователям, которым вы доверяете.

Можно искать и удаление скрытых сведений в презентациях Visio, выполнив следующие действия.

  • В меню Файл щелкните Удалить скрытую информацию.

    Если вы используете Visio премиум 2010 или более поздних версий, вы найдете эту команду в разделе Файл > Сведения > Удалить персональные данные.

  • Откройте вкладку Личные сведения.

  • Установите флажок Удалить следующие элементы из документа.

    Совет : Установите флажок Предупредить в случае повторной вставки этих данных, если вы хотите получать предупреждение при попытке повторно вставить персональные данные.

  • Чтобы удалить конфиденциальные данные из внешних источников, установите флажок Удалить данные из внешних источников, хранящихся в текущем документе.

    Примечание : Этот флажок не позволяет удалить данные, связанные с фигурой. Он удаляет источник данных из схемы, но если данные из него уже находятся в ней, их необходимо удалить вручную.

Обратная связь

В этой статье последнее обновление на 9 января 2018, являющееся результатом свои комментарии. Если в этой статье найдено полезны и особенно, если вы не воспользуйтесь элементами управления отзыв внизу для оставьте нам рекомендациями конструктивное как как сделать его более.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×