Удаление скрытых данных и личных сведений из документов Office

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Перед передачей важного документа коллегам или клиентам, возможно, стоит просмотреть содержимое документа и убедиться, что в нем все указано правильно и что документ не содержит сведений, которыми не нужно делиться с другими людьми. Если планируется открыть общий доступ к электронной копии документа Microsoft Office, полезно дополнительно просмотреть документ на предмет скрытых или личных сведений, которые могут храниться в самом документе или в свойствах документа (метаданные). Эти скрытые данные могут содержать сведения об организации или о самом документе, которые не нужно распространять, поэтому может потребоваться удаление скрытых сведений перед открытием общего доступа к документу.

В данной статье разъясняется, как средство «Инспектор документов» в приложениях Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007 может помочь обнаружить и удалить скрытые или личные сведения из документов Microsoft Office.

В этой статье

Какие типы скрытых и персональных данных хранятся в документах Office?

Какие сведения можно Инспектор документов поиск и удаление?

Как найти и удаление скрытых и персональных данных в документы Office?

Какого типа скрытые и личные сведения содержатся в документах Microsoft Office?

В документе Microsoft Office могут храниться разные типы скрытых и личных сведений. Эти сведения могут не отображаться при просмотре документа в приложении Microsoft Office, но другие пользователи могут просмотреть или найти их.

Скрытые сведения могут включать данные, добавляемые приложениями Microsoft Office к файлу, чтобы дать возможность совместно с другими пользователями составлять и редактировать документ. Они могут также включать сведения, специально помеченные как скрытые.

Документы Microsoft Office могут содержать скрытые и личные сведения следующих типов.

  • Примечания, пометки режима исправлений, версии и рукописные примечания    Если данный документ создавался совместно с другими пользователями, он может содержать такие пункты, как пометки режима исправлений, комментарии, рукописные примечания или версии. Эти сведения позволят другим пользователям получить доступ к именам людей, работавшим над данным документом, комментариям рецензентов и к изменениям, внесенным в документ.

  • Свойства документа и персональные данные    Свойства документа, также известную как метаданные и добавлять сведения о документе, такие как автор, тема и название. Свойства документа также включают в себя сведения, которые автоматически предоставляются программами Office, такие как имя пользователя, который последнем сохранении документа и Дата создания документа. Если вы использовали отдельных функций, документ также может содержать дополнительные виды личные сведения (PII), например заголовки электронной почты, отправки для просмотра сведений, маршруты, пути к принтеру и сведения о пути к файлу для публикации веб-страниц.

  • Колонтитулы и «водяные знаки»    В документах Word и книгах Excel могут содержаться данные в колонтитулах. Кроме того, к документу Word может быть добавлен «водяной знак».

  • Скрытый текст    В документах Word может содержаться текст, отформатированный как скрытый текст. Поиск скрытого текста в документе можно выполнить с помощью инспектора документов.

  • Скрытые строки, столбцы и листы    В книге Excel могут быть скрыты строки, столбцы и целые листы. Если распространяется копия книги Excel, содержащая скрытые строки, столбцы или листы, другие пользователи могут отобразить эти скрытые строки, столбцы или листы и просмотреть содержащиеся в них данные.

  • Невидимое содержимое    Презентации PowerPoint и книги Excel могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они отформатированы как невидимые.

  • Данные за пределами кадра    Презентации PowerPoint могут содержать объекты, которые не отображаются, потому что они были перетащены за пределы слайда. Эти находящиеся за пределами кадра данные могут включать текстовые поля, клипы, графические объекты и таблицы.

  • Примечания к презентации    В разделе примечаний презентации PowerPoint может содержаться текст, который, возможно, не требуется предоставлять всем пользователям, особенно если эти примечания создавались исключительно для выступающего с презентацией.

  • Свойства сервера документов    Если документ был сохранен на сервере управления документами, например, на узле Document Workspace или в библиотеке, основанной на службах Microsoft Windows SharePoint, документ может содержать дополнительные свойства или сведения, касающиеся расположения данного сервера.

  • Пользовательские XML-данные    В документах могут содержаться пользовательские XML-данные, не отображающиеся в самом документе. Эти XML-данные можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов.

К началу страницы

Какие сведения можно найти и удалить с помощью инспектора документов?

Инспектор документов включает несколько различных инспекторов, с помощью которых можно искать и удалять скрытые и личные сведения различных типов. Некоторые из этих инспекторов являются специфическими для конкретных приложений Microsoft Office. В инспекторе документов отображаются различные наборы инспекторов в приложениях Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007, что позволяет обнаруживать и удалять скрытые и личные сведения, специфические для каждого из этих приложений.

Дополнительные сведения о типах скрытых и личных сведений, которые можно обнаружить и удалить с помощью инспектора документов в конкретном приложении Microsoft Office, можно получить в приведенных ниже таблицах.

Примечание : Если в организации к инспектору документов добавлены дополнительные модули инспекторов, можно проверять документы на предмет наличия в них сведений дополнительных типов.

Office Word 2007

Инспектор

Обнаруживает и удаляет

Примечания, исправления, версии и заметки

  • Примечания

  • Пометки режима исправлений

  • Сведения о версии документа

  • Рукописные примечания

Свойства документа и личные данные

  • Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронных писем

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Сведения о ссылках для полей с привязкой к данным (последнее значение преобразуется в текст)

  • Имя пользователя

  • Имя шаблона

Колонтитулы

  • Сведения в заголовках документа

  • Сведения в колонтитулах документа

  • Подложки

Скрытый текст

  • Текст, отформатированный как скрытый (параметр шрифта, доступный в диалоговом окне Шрифт)

    Примечание : Данный инспектор не может обнаружить текст, скрытый другими методами (например, белый текст на белом фоне).

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в документе

Office Excel 2007

Инспектор

Обнаруживает и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Свойства документа и личные данные

  • Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронных писем

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Имя пользователя

  • Сведения о пути к принтеру

  • Примечания к сценариям

  • Путь к месту публикации веб-страниц

  • Примечания для заданных имен и табличных имен

  • Неактивные соединения с внешними данными

Колонтитулы

  • Сведения в заголовках электронных таблиц

  • Сведения в примечаниях электронной таблицы

Скрытые строки и столбцы

  • Скрытые строки

  • Скрытые столбцы с данными

    Примечания : 

    • Если в книге есть скрытые столбцы, не содержащие данных и расположенные между столбцами, в которых содержатся данные, эти пустые скрытые столбцы будут также найдены и удалены.

    • Если скрытые столбцы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычислений формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие данные содержатся в скрытых строках или столбцах, закройте инспектор документов, отобразите скрытые строки и столбцы, а затем просмотрите их содержимое.

    • Инспектор не находит фигуры, диаграммы, элементы управления, объекты и элементы управления Microsoft ActiveX, рисунки и графику SmartArt, которая может содержаться в скрытых столбцах.

Скрытые листы

  • Скрытые листы

    Примечание : Если скрытые листы в книге содержат данные, их удаление может привести к изменению результатов вычислений формул, содержащихся в книге. Если неизвестно, какие сведения содержат скрытые листы, закройте инспектор документов, отобразите скрытые листы, а затем просмотрите их содержимое.

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в книге

Невидимое содержимое

  • Объекты, которые не отображаются, потому что они отформатированы как неотображаемые

    Примечание : Этот инспектор не обнаруживает объекты, закрытые другими объектами.

Office PowerPoint 2007

Инспектор

Обнаруживает и удаляет

Примечания

  • Примечания

  • Рукописные примечания

Свойства документа и личные данные

  • Свойства документа, включающие сведения с вкладок Общие, Статистика и Прочие диалогового окна Свойства документа

  • Заголовки электронных писем

  • Маршруты документа

  • Данные, отправленные на проверку

  • Свойства сервера документов

  • Сведения политики управления документами

  • Сведения о типе содержимого

  • Путь к месту публикации веб-страниц

Невидимое содержимое на слайде

  • Объекты, которые не отображаются, потому что они отформатированы как неотображаемые

    Примечание : Этот инспектор не обнаруживает объекты, перекрытые другими объектами.

Содержимое за пределами слайда

  • Содержимое или объекты, которые не отображаются в презентации, поскольку они располагаются за пределами области слайда

    • Картинки

    • Поля

    • Графика

    • Таблицы

      Примечание : Инспектор документов не обнаруживает и не удаляет объекты с эффектами анимации, находящиеся вне слайда.

Заметки к презентации

  • Текст, добавленный в раздел заметок к презентации

Примечание : Инспектор документов не удаляет картинки, добавленные в раздел заметок к презентации.

Настраиваемые XML-данные

  • Пользовательские XML-данные, которые могут храниться в презентации

К началу страницы

Как обнаружить и удалить скрытые и личные сведения из документов Microsoft Office?

Найти и удалить скрытые или личные сведения из документов Microsoft Office, созданных в приложениях Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, а также документов более ранних версий этих приложений можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запустить перед открытием общего доступа к электронной копии документа Microsoft Office, такого как вложение в сообщение электронной почты.

  1. Откройте документ Microsoft Office, который нужно исследовать на предмет скрытых или личных сведений.

  2. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите команду Сохранить как и введите имя в поле имя файла, чтобы сохранить копию исходного документа.

    Инспектор документов следует применять к копии документа, потому что восстановить данные, удаляемые этим средством, не всегда возможно.

  3. В копии исходного документа нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , выберите подготовить и выберите пункт Инспектор документов.

  4. В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки для выбора типов скрытых данных, который нужно проверить. Дополнительные сведения об отдельных инспекторов, можно просмотреть какие сведения можно Инспектор документов поиск и удаление?

  5. Нажмите кнопку Проверить.

  6. Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор документов.

  7. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа.

    Важно : 

    • Скрытые сведения, удаленные из документа, не всегда можно восстановить с помощью команды Отменить.

    • Инспекторы для примечания и примечания, Свойства документа и персональные данные и верхние и нижние колонтитулы нельзя использовать в книге Excel, которая была сохранена как общей книги (вкладка"Рецензирование ", команда Общей книги ). Это происходит потому общих книг использовать личные сведения для включения различных людей для совместной работы на той же книги. Чтобы удалить эти сведения из общей книги, можно копировать книгу и нажмите Отменить общий доступ. Чтобы отменить общий доступ в книге, на вкладке " Рецензирование " нажмите кнопку Общей книги. На вкладке " Правка " снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

    • Если вы хотите удалить скрытых и личных сведений из документов, сохраненных в форматами OpenDocument (ODT, формате ODS, .odp), необходимо запустить Инспектор документов при каждом сохранении документа в одно из указанных ниже форматов.

К началу страницы

Попробуйте последней версии Office

Последней версии Microsoft Office имеет улучшенные инструменты для контроля метаданных и личных сведений в документы Office и файлы.

Попробуйте новую версию Outlook

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×