Требование утверждения элементов в списке или библиотеке

Требование утверждения элементов в списке или библиотеке

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Списки и библиотеки часто могут содержать конфиденциальные сведения, такие как запланированные маркетинговых кампаний или персоналом программ. Может быть важно, чтобы только «официальный» версий элементов или файлов для просмотра пользователями. Для этого вы можете потребовать утверждения элемента или файла, содержимое станет доступно для большинства пользователей сайта. При обязательном утверждении организации можно применить контента в списках и библиотеках высокий уровень качества и безопасности.

В этой статье

  1. Перейдите к библиотеке, для которого вы хотите требование утверждения.

  2. В меню Параметры Параметры: обновить профиль, установить программное обеспечение и подключить его к облаку выберите пункт Параметры библиотеки.

    Если вы не видите эти элементы меню, нажмите кнопку Библиотека на ленте и щелкните

    Параметры библиотеки в группе Параметры.

  3. В группе Общие параметры щелкните элемент Параметры управления версиями, чтобы открыть страницу Параметры управления версиями.

    Диалоговое окно параметров библиотеки с выделенной ссылкой "Параметры управления версиями"
  4. В разделе Утверждение контента, выберите Да в ответ на Требовать утверждения контента отправленных элементов? В разделе Журнал версий документов укажите, следует ли SharePoint для создания версий при редактировании файла. Также можно ограничить количество версий, которые останутся.

  5. В разделе Безопасность для черновиков выберите пользователей, которые смогут просматривать черновые элементы в библиотеке документов.

    Диалоговое окно с параметрами управления версиями

    Совет:  При требовании утверждения контента в списке или библиотеке, которые уже содержат элементы, всем элементам библиотеки присваивается состояние "Утверждено".

  6. Можно выбрать один из следующих вариантов:

    • Пользователи, которые могут читать элементы

    • Только пользователи, которые могут изменять элементы

    • Только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента)

  7. Нажмите кнопку ОК.

  1. Перейдите к списку, для которого вы хотите требование утверждения.

  2. На ленте щелкните вкладку Список.

  3. Нажмите кнопку Параметры списка.

  4. В группе Общие параметры щелкните элемент Параметры управления версиями, чтобы открыть страницу Параметры управления версиями.

  5. В разделе Утверждение контента, выберите Да в ответ на Требовать утверждения контента отправленных элементов? В разделе « Журнал версий » укажите, следует ли создать версии при изменении элемента в SharePoint. Также можно ограничить количество версий, которые останутся.

  6. В разделе Безопасность для черновиков определите, какие пользователи смогут просматривать черновые элементы в списке.

    Совет:  При требовании утверждения контента в списке или библиотеке, которые уже содержат элементы, всем элементам библиотеки присваивается состояние "Утверждено".

  7. Можно выбрать один из следующих вариантов:

    • Пользователи, которые могут читать элементы

    • Только пользователи, которые могут изменять элементы

    • Только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента)

  8. Нажмите кнопку ОК.

Если кто-то отправляет элемента в список или библиотеку, которые требуют утверждения, он находится в состоянии ожидания пока кто-либо (по крайней мере, кто имеет уровень разрешений на управление списками) утверждает его. Во время его ожидает утверждения, остается в состоянии ожидания.

Как правило, элементы в состоянии Ожидание видны только своим создателям и пользователям, обладающим разрешениями на управление списками и библиотеками. После того как их состояние изменяется с Ожидание на Утверждено, они становятся доступны всем обладателям разрешений на просмотр списка или библиотеки. Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока их создатель (или другой пользователь с соответствующими разрешениями) не удалит их. Всем элементам и файлам, которые уже находятся в списке или библиотеке, автоматически присваивается состояние Утверждено.

Важно:  Если параметры безопасности библиотеки сайта разрешают любому пользователю доступ к элементам в режиме чтения, то любой пользователь с доступом на чтение к сайту сможет видеть все элементы списка или библиотеки с состоянием Утверждено.

Изменять параметры списка или библиотеки могут лишь пользователи с разрешениями уровня "Полный доступ" или "Проектирование".

Чтобы утвердить документ, отправленные или добавляется в библиотеку, которые требуют утверждения, выполните следующие действия.

  1. Щелкните многоточие (...) рядом с элементом, который нужно утвердить.

  2. Выберите пункт Дополнительно.

  3. Нажмите кнопку Утвердить или отклонить. Если Утверждения и отклонения не отображается, нажмите кнопку Дополнительно и нажмите кнопку Утвердить или отклонить. Если параметр вообще не отображается, управление версиями могут быть недоступны или отсутствуют разрешения для утверждения документа.

  4. Выберите пункт Утверждено или Отклонено состояние утверждения. При необходимости можно добавить комментарии в разделе примечания.

  5. Нажмите кнопку ОК.

В этой статье

Когда кто-либо отправляет элемент или файл в список или библиотеку, в которых требуется утверждение, этому объекту присваивается состояние Ожидание, пока его не одобрит пользователь с соответствующими разрешениями. Пока объект ожидает утверждения, он остается в состоянии Ожидание.

Как правило, элементы и файлы в состоянии Ожидание видны только своим создателям и пользователям, обладающим разрешениями на управление списками и библиотеками. После того как их состояние изменяется с Ожидание на Утверждено, они становятся доступны всем обладателям разрешений на просмотр списка или библиотеки. Отклоненные статьи остаются в списке или библиотеке до тех пор, пока их создатель (или другой пользователь с соответствующими разрешениями) не удалит их. Всем элементам и файлам, которые уже находятся в списке или библиотеке, автоматически присваивается состояние Утверждено.

Важно:  Если параметры безопасности библиотеки сайта разрешают любому пользователю доступ к элементам в режиме чтения, то любой пользователь с доступом на чтение к сайту сможет видеть все элементы списка или библиотеки (как с состоянием Утверждено, так и без него).

Изменять параметры списка или библиотеки могут лишь пользователи с разрешениями уровня "Полный доступ" или "Проектирование".

Включение требования утверждения элементов или файлов

  1. Если список или библиотека сайта еще не открыты, щелкните соответствующее имя на панели быстрого запуска.

  2. На ленте в группе Работа с библиотекой или Работа со списком откройте вкладку Библиотека.

  3. При работе с библиотекой документов щелкните элемент Параметры библиотеки, при работе со списком — элемент Параметры списка. В приведенном примере открывается страница Параметры библиотеки.

    Страница параметров библиотеки со ссылкой ''Параметры управления версиями''

  4. В группе Общие параметры щелкните элемент Параметры управления версиями. Откроется страница Параметры управления версиями.

    Страница параметров управления версиями, на которой показаны параметры утверждения

  5. В разделе Утверждение контента в ответ на вопрос Требовать утверждения контента отправленных элементов? выберите вариант Да.

  6. В разделе Безопасность для черновиков выберите пользователей, которые смогут просматривать черновые элементы в библиотеке документов. В приведенном примере выбран вариант Только пользователи, которые могут утверждать элементы (и автор элемента).

  7. Нажмите кнопку ОК.

    В приведенном ниже примере показаны утвержденные элементы в библиотеке после выбора для параметра Требовать утверждения контента значения Да. Поскольку эти файлы уже были в библиотеке, они оказались утверждены автоматически.

    Библиотека SharePoint после включения требования утверждения. Файлы, уже находящиеся в библиотеке, имеют состояние ''Утверждено''.

Рано или поздно в организации может быть решено, что требовать утверждения всех элементов и файлов в определенном списке или библиотеке слишком неудобно или просто больше не нужно. Это требование не только отнимает время у сотрудника, который занимается утверждением и отклонением контента, но и затрудняет для пользователей совместную работу с файлами и элементами. Если организация более не испытывает потребности в утверждении всех элементов и файлов, соответствующее требование можно отключить.

Чтобы отключить требование утверждения элементов или файлов в списке или библиотеке, выполните указанные ниже действия.

  1. Если список или библиотека сайта еще не открыты, щелкните соответствующее имя на панели быстрого запуска.

  2. На ленте откройте вкладку Библиотека в группе Работа с библиотекой либо вкладку Список в группе Работа со списком.

  3. При работе с библиотекой документов щелкните элемент Параметры библиотеки, при работе со списком — элемент Параметры списка. В приведенном примере открывается страница Параметры библиотеки.

    Страница параметров библиотеки со ссылкой ''Параметры управления версиями''

  4. В группе Общие параметры щелкните элемент Параметры управления версиями. Откроется страница Параметры управления версиями.

  5. В разделе Утверждение контента в ответ на вопрос Требовать утверждения контента отправленных элементов? выберите вариант Нет. Появится сообщение с предупреждением.

    Сообщение с предупреждением, которое появляется при выборе ответа ''Нет'' в разделе утверждения контента в диалоговом окне ''Параметры управления версиями''

  6. Чтобы закрыть сообщение, нажмите кнопку ОК.

  7. Чтобы закрыть диалоговое окно Параметры управления версиями, нажмите кнопку ОК. После возврата в список или библиотеку на странице больше не будет отображаться состояние утверждения. Все пользователи с разрешениями на просмотр списка или библиотеки смогут просматривать весь находящийся там контент.

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×