Сценарии использования InfoPath и службы InfoPath Forms Services

В этой статье рассматриваются сценарии, в которых организации могут использовать Microsoft Office InfoPath и InfoPath Forms Services для улучшения бизнес-процессов, например процесса создания отчетов о возмещении расходов или о страховых претензиях.

Описанные здесь сценарии и компании являются вымышленными и приведены только для иллюстрации. Чтобы узнать, как InfoPath и InfoPath Forms Services используются в реальной деловой среде, ознакомьтесь с примерами применения. Ссылки на дополнительные сведения о примерах применения см. в разделе См. также.

В этой статье:

Сценарий 1. Отчеты о расходах

Сценарий 2. Страховые претензии

Сценарий 3. Заявки о выдаче разрешения

Сценарий 4. Управление запасами

Сценарий 5. Исследование рынка

Сценарий 1. Отчеты о расходах

Часть формы авансового отчета Компания A. Datum Corporation, национальный поставщик компьютерного оборудования и ИТ-услуг, продает компьютеры, сетевое оборудование и ИТ-услуги.

Многие группы внутри A. Datum Corporation, включая отделы маркетинга и продаж, а также консультантов службы поддержки, расходуют средства в процессе работы и отчитываются об этих расходах.

ИТ-специалисты A. Datum Corporation хотят с помощью InfoPath и InfoPath Forms Services оптимизировать процесс создания отчетов в компании. В частности, они рассчитывают исключить ошибки при вводе данных и избавить административный персонал от необходимости повторного ввода данных из отчетов о расходах в другую, отдельную базу данных. A. Datum Corporation намеревается также предоставить сотрудникам возможность интерактивного просмотра состояния их отчетов о расходах.

До внедрения InfoPath

В компании A. Datum Corporation для создания отчетов о расходах использовались книги Microsoft Office Excel, однако сотрудникам все еще приходилось отправлять отчеты вручную. Например, сотрудник вводил свои расходы в книге Excel, а затем печатал книгу. К напечатанному отчету прикреплялся листок с маршрутом, и отчет отправлялся руководителю по внутренней почте компании.

Утвердив отчет, руководитель проверял имя сотрудника в маршрутном листе и отправлял отчет в бухгалтерию по внутренней почте. Если главный бухгалтер утверждал отчет, выписывались чеки для покрытия расходов. Таким образом, в региональных офисах сотрудник мог получить чек только через несколько недель после сдачи отчета.

После внедрения InfoPath

В результате перехода от "бумажного" процесса к автоматизированному с использованием InfoPath и InfoPath Forms Services компания A. Datum Corporation стала тратить меньше времени и денег на обработку отчетов о расходах сотрудников. Теперь сотрудники могут заполнять свои формы в интерактивном режиме и отправлять их своим руководителям в электронном виде. Утвердив отчеты, руководители могут направить их в электронном виде в бухгалтерию для окончательного утверждения и выплаты компенсации.

Применение системы на основе InfoPath обеспечивает следующие преимущества:

  • Удобная работа в интерактивном режиме.    Сотрудники, на компьютерах которых установлено приложение InfoPath, могут использовать его для заполнения и отправки форм отчетов о расходах. Сотрудники, на компьютерах которых приложение InfoPath не установлено, могут заполнять и отправлять свои отчеты о расходах с помощью веб-браузера.

  • Поддержка работы в автономном режиме.    Если сотрудники заполняют форму отчета о расходах в InfoPath, они могут сохранить частично заполненные формы на своем компьютере, ввести данные в форму в автономном режиме, а потом, после восстановления подключения, отправить заполненную форму в корпоративную сеть. Это особенно удобно для тех, кто имеет нерегулярный или ограниченный доступ к сетевым ресурсам или Интернету, например для сотрудников, чья работа требует частых поездок.

  • Повышение точности.    Поскольку шаблон формы предназначен для обеспечения целостности данных, уменьшается число ошибок при вводе. Например, сотрудники используют раскрывающийся список для выбора стандартизированных категорий расходов, что избавляет их от необходимости запоминать и вручную вводить категорию расходов в форму.

  • Эффективность.    Сотрудники могут отслеживать состояние процесса утверждения, просматривая страницу на сайте Microsoft Windows SharePoint Services.

К началу страницы

Сценарий 2. Страховые претензии

Часть формы страхового требования Humongous Insurance — это большая многонациональная компания, продающая страховые продукты владельцам лодок, автомобилей и домов. Эти продукты продаются как частным лицам, так и корпоративным клиентам.

Компания Humongous Insurance имеет обширный и мобильный штат, насчитывающий свыше 10 000 человек, включая продавцов, оценщиков претензий, юристов, ИТ-специалистов, персонал отдела кадров и финансового отдела.

Humongous Insurance рассчитывает, что благодаря InfoPath и InfoPath Forms Services клиенты, страховые агенты и компании-партнеры смогут использовать для обработки страховых претензий интерактивные формы.

До внедрения InfoPath

До применения InfoPath и InfoPath Forms Services сотрудники Humongous Insurance вручную обрабатывали претензии, заполненные на бумаге. Побеседовав с клиентом, агент заполнял форму претензии от руки, а затем передавал оценщику заполненную форму по факсу. После просмотра полученных сведений оценщику часто приходилось, в зависимости от качества печати факса, звонить агенту для выяснения ряда показателей.

После внедрения InfoPath

Переход от "бумажной" обработки претензий на InfoPath и InfoPath Forms Services позволил компании Humongous Insurance организовать интерактивное взаимодействие с клиентами, агентами и оценщиками.

Например, теперь клиент Humongous Insurance может отправить претензию через Интернет, заполнив форму в веб-браузере. Клиент может перейти на веб-сайт Humongous Insurance, создать свою учетную запись, войти в систему и отправить претензию. Заполненная клиентом форма отправляется оценщику по электронной почте, а копия сообщения отправляется агенту. Если нужны дополнительные данные, оценщик возвращает форму агенту. Автоматизированная система позволила уменьшить затраты на обработку, сократить время обработки претензий и повысить удовлетворенность клиентов в целом.

Применение системы на основе InfoPath обеспечивает следующие преимущества:

  • Удобство.    Помимо отправки претензий по телефону клиенты могут отправлять их, заполняя форму в Интернете. Благодаря этому клиенты могут отправлять формы не только в стандартное рабочее время.

  • Повышение точности.    Поскольку шаблон формы предназначен для обеспечения целостности данных, уменьшается число ошибок при вводе. Например, клиенты или агенты используют раскрывающийся список для выбора стандартного типа претензии, что избавляет их от необходимости искать и вручную вводить тип претензии в форму.

  • Эффективность.    Помимо всего прочего, использование интегрированного рабочего процесса утверждения позволяет агенту и оценщику быстро просматривать состояние других участников процесса обработки претензии. Персонал Humongous Insurance и раньше использовал четко определенный рабочий процесс, но этот процесс был "бумажным". Из-за этого агенты и оценщики не могли без телефонного звонка быстро определить состояние претензии. Теперь агент, например, может посмотреть, закончил ли оценщик процесс утверждения, проверив страницу состояния рабочего процесса на сайте SharePoint, где хранится эта форма.

К началу страницы

Сценарий 3. Заявки о выдаче разрешения

Часть формы заявки о выдаче разрешения Департамент архитектурно-строительной инспекции — это учреждение муниципалитета города Спрингфилд со штатом 100 человек.

Это учреждение рассматривает заявки о выдаче разрешений, направленные подрядчиками по установке электрооборудования, а затем утверждает или отклоняет их.

Департамент архитектурно-строительной инспекции хочет предоставить подрядчикам возможность вводить заявки на разрешения в веб-браузере, чтобы упростить процесс выдачи разрешений и сделать его более удобным.

До внедрения InfoPath

До применения InfoPath и InfoPath Forms Services в Департаменте архитектурно-строительной инспекции использовался "бумажный" процесс, при котором приходилось вручную вводить множество данных. Подрядчики заполняли бумажные формы в офисе учреждения. Затем чиновники отправляли заполненные от руки формы оператору, который вводил данные в базу данных. После ввода данных содержимое записей сравнивалось с бумажной формой для проверки точности. При наличии недопустимых или непонятных данных форма возвращалась подрядчику по почте вместе со второй формой, содержащей инструкции по исправлению неправильных записей.

После отправки подрядчиком исправленной формы изменения вводились в базу, и точность ввода записей проверялась по исходной и повторной формам. После проверки данных начинался процесс утверждения. На стадии утверждения инспектор на основании различных критериев одобрял или отклонял заявку на выдачу разрешения. По окончании процесса утверждения подрядчик получал уведомление о результате по почте.

После внедрения InfoPath

Перейдя от "бумажного" процесса выдачи разрешений к автоматизированному с использованием InfoPath и InfoPath Forms Services, Департамент архитектурно-строительной инспекции смог организовать интерактивное взаимодействие подрядчиков, инспекторов и чиновников.

Например, когда подрядчик отправляет заявку на выдачу разрешения на веб-сайте Департамента архитектурно-строительной инспекции, данные формы отправляются в базу данных, находящуюся в сети этого департамента. После отправки новая заявка на выдачу разрешения автоматически появляется на сайте SharePoint, где принимающий агент проверяет полноту данных и подписывает заявку цифровой подписью, подтверждая получение.

Применение системы на основе InfoPath обеспечивает следующие преимущества:

  • Удобная работа в интерактивном режиме.    Подрядчикам больше не нужно ездить в офис учреждения, чтобы подать заявку о выдаче разрешения. Подрядчики теперь могут подавать свои заявки через Интернет, заполняя форму прямо в веб-браузере, таком как Firefox, Safari или Internet Explorer.

  • Повышение точности.    Поскольку шаблон формы для получения разрешения предназначен для обеспечения целостности данных, уменьшается число ошибок при вводе. Например, подрядчики, выбирая нужный тип разрешения, используют раскрывающийся список стандартных категорий, что избавляет их от необходимости искать и вручную вводить тип разрешения в форму.

  • Улучшение обслуживания пользователей.    После отправки данных новая форма заявки о выдаче разрешения автоматически появляется на сайте интрасети Департамента архитектурно-строительной инспекции. Когда сотрудник департамента открывает форму, он видит в ней данные компании подрядчика и данные заявки о выдаче разрешения.

К началу страницы

Сценарий 4. Управление запасами

Часть формы запасов Wide World Importers — международная компания, расположенная в Балтиморе, штат Мэриленд. Компания импортирует текстильные изделия, изделия кустарного промысла и потребительские товары, делая особый акцент на товары из Северной Африки.

Wide World Importers покупает товары у более чем 70 поставщиков из 12 стран и регионов. Продукция, предлагаемая этими поставщиками, является сезонной и быстро меняется, поэтому Wide World Importers хочет разработать шаблоны форм InfoPath, которые позволят легко и эффективно опрашивать поставщиков о предлагаемых товарах.

До внедрения InfoPath

До применения InfoPath и InfoPath Forms Services в компании Wide World Importers использовался "бумажный" процесс опроса, при котором приходилось вручную вводить множество данных. Покупатели посылали опросные листы своим заокеанским поставщикам, используя почту Global Express Guaranteed. Поставщики отправляли заполненные опросные листы обратно по факсу или почте. Иногда они звонили в Wide World Importers, чтобы получить ответы на вопросы. В редких случаях сотрудники отдела продаж лично собирали результаты опроса у поставщиков. Как правило, до получения компанией Wide World Importers окончательных результатов опроса проходили месяцы.

Практически для каждого опроса приходилось вводить множество данных. Данные бумажных опросных листов вводились в базу данных Wide World Importers секретарем. Созданные записи базы данных сравнивались с бумажной формой для проверки точности. При наличии недопустимых или непонятных сведений приходилось получать недостающие данные у поставщика по телефону. Если телефонный разговор был невозможен, запрос об исправлении данных посылался по почте или факсу. После получения компанией Wide World Importers исправленных сведений данные фиксировались окончательно.

После внедрения InfoPath

Вместо того чтобы отправлять результаты опросов в World Wide Importers по почте, поставщики теперь заполняют формы в веб-браузере. Данные, которые поставщики вводят в формы, немедленно поступают в базу данных запасов. В результате перехода на решение с использованием InfoPath и InfoPath Forms Services компания Wide World Importers получила следующие преимущества:

  • Удобная работа в интерактивном режиме.    Благодаря системе на основе InfoPath поставщики теперь могут заполнять формы опроса с помощью браузера. Им больше не нужно возвращать результаты опросов в Wide World Importers по почте или факсу.

  • Своевременность.    В прежней "бумажной" системе часто возникали значительные задержки между заполнением опросных листов поставщиками и вводом данных из опросных листов в базу данных Wide Word Importers. В результате оценки запасов нередко оказывались устаревшими. При использовании шаблона формы InfoPath в браузере данные, введенные в формы, немедленно поступают в базу данных запасов.

  • Повышение точности.    Поскольку шаблон формы предназначен для обеспечения целостности данных, уменьшается число ошибок при вводе. Например, поставщики, выбирая тип продукта, используют раскрывающийся список стандартных категорий, что избавляет их от необходимости искать и вручную вводить тип продукта в форму.

К началу страницы

Сценарий 5. Исследование рынка

Часть формы исследования рынка Компания Proseware, Inc. занимается разработкой программного обеспечения. Она находится в Канаде и разрабатывает продукты для издательской отрасли.

Proseware, Inc. начинает цикл разработки новой версии своего флагманского продукта. Команда разработчиков решает использовать подход, в котором для упрощения процесса исследования рынка применяются InfoPath и InfoPath Forms Services. В ходе встреч с клиентами команда разработчиков планирует использовать шаблон формы для сбора данных и записи отзывов клиентов. Цель этой формы — зафиксировать все общение с клиентами, чтобы лучше понять их потребности, а также упростить ввод собранных данных и их повторное использование.

Из шаблона формы данные будут отправляться сразу в базу данных, после чего сотрудники смогут извлекать и анализировать данные, собранные на множестве разных встреч. Proseware, Inc. намеревается хранить заполненные формы в библиотеке сайта SharePoint.

До внедрения InfoPath

Члены команды разработчиков использовали Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel для ввода отзывов, собранных в беседах с клиентами и партнерами, однако для анализа и распространения данных их часто приходилось вводить повторно. Члены команды могли вести записи в свободной форме, и нужная информация оказывалась разбросана по документам и между ними. Когда члены команды пытались объединить собранные данные в технические спецификации, они тратили много времени на поиск нужных данных в нестандартных документах.

После внедрения InfoPath

Переход к стандартному процессу ввода данных с использованием InfoPath и InfoPath Forms Services позволил разработчикам компании Proseware, Inc. сократить время и расходы на сбор, анализ и внутреннее распространение данных.

На встречах с существующими и перспективными клиентами члены команды разработчиков теперь используют форму InfoPath для сбора данных о потребностях и идеях клиента. Команда использует библиотеку на сайте SharePoint для хранения и совместного использования форм. Используя эту библиотеку, члены команды могут заполнять новые формы данных клиентов, просматривать данные в существующих формах, экспортировать данные из заполненных форм в Microsoft Office Excel 2003 или Microsoft Office Excel 2007 либо объединять данные нескольких форм в одной форме.

Применение системы на основе InfoPath обеспечивает следующие преимущества:

  • Согласованность данных.    Шаблон формы разработан для обеспечения согласованного структурирования и формализации данных. Данные, которые появляются в списках формы, извлекаются из стандартизированных списков SharePoint и XML-файлов. Например, элементы списка Тип организации извлекаются прямо из предопределенной XML-схемы, которая используется по всей компании Proseware, Inc. для стандартизации обмена бизнес-данными между различными системами.

  • Интеграция с существующими системами.    Отправленная форма автоматически сохраняется в библиотеке на сайте SharePoint. Данные каждой формы указываются вне форм, в столбцах библиотеки. Это упрощает для членов команды поиск и сортировку данных форм в библиотеке, избавляя от необходимости открывать каждую форму отдельно.

  • Несколько представлений.    Форма данных клиента содержит представления, предназначенные для различных задач, включая отдельные представления для записи сведений о клиенте, собранные командой данные, методологию исследований и дополнительные ресурсы. В форме также предусмотрено специальное представление для печати, в котором сводятся данные из других представлений в одном формате, удобном для печати.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×