Суммирование в отчетах

В любом отчете Access, содержащем числа, можно использовать итоги, средние значения, проценты или суммы с накоплением, чтобы сделать данные более понятными. В этой статье рассказывается, как добавить такие элементы в отчет.

В этой статье

Типы агрегатов, которые можно добавить в отчет

Добавление суммы или другого агрегата в режиме макета

Добавление суммы или другого агрегата в режиме конструктора

Вычисление сумм с накоплением (сумм с нарастающим итогом)

Типы агрегатов, которые можно добавить в отчет

В следующей таблице приведены типы агрегатных функций в Access, которые можно добавить в отчет.

Вычисление 

Описание

Функция

Сумма

Суммирует элементы в столбце.

Sum()

Среднее

Определяет среднее значение всех элементов столбца.

Avg()

Подсчет

Подсчитывает количество элементов в столбце.

Count()

Максимальное значение

Возвращает элемент, имеющий наибольшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце.

Max()

Минимальное значение

Возвращает элемент, имеющий наименьшее (числовое или по алфавиту) значение в столбце.

Min()

Стандартное отклонение

Показывает, насколько значения в столбце отклоняются от среднего значения.

StDev()

Дисперсия

Вычисляет дисперсию для всех значений в столбце.

Var()

Добавление суммы или другого агрегата в режиме макета

Режим макета предоставляет наиболее быстрый способ добавления сумм, средних значений и других агрегатов в отчет.

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет Изображение кнопки .

  2. Щелкните поле, для которого вы хотите добавить агрегатное выражение. Например, если необходимо добавить сумму в столбец чисел, щелкните одно из чисел в этом столбце.

  3. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги. Изображение кнопки

    Если вы используете Access 2007, на вкладке Формат в группе Группировка и итоги нажмите кнопку Итоги.

  4. Выберите тип агрегатной функции, которую вы хотите добавить в поле.

Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Добавление суммы или другого агрегата в режиме конструктора

Конструктор позволяет точнее настраивать размещение и внешний вид итоговых значений. В сгруппированных отчетах можно поместить итоги и другие агрегаты в заголовок или примечание каждой группы. Агрегаты уровня отчета можно поместить в заголовок или колонтитул отчета.

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Режим конструктора Изображение кнопки .

  2. Щелкните поле, для которого вы хотите добавить агрегатное выражение. Например, если необходимо добавить сумму в столбец чисел, щелкните одно из чисел в этом столбце.

  3. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Итоги. Изображение кнопки

    Если вы используете Access 2007, на вкладке Формат в группе Группировка и итоги нажмите кнопку Итоги.

  4. Выберите тип агрегатной функции, которую вы хотите добавить в поле.

Access добавляет текстовое поле в колонтитул отчета и задает в качестве значения его свойства Данные (Control Source) выражение, которое выполняет нужное вычисление. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Дополнительные сведения о создании уровней группировки в отчетах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Вычисление сумм с накоплением (сумм с нарастающим итогом)

В Access можно создавать в отчетах суммы с накоплением. Сумма с накоплением — это сумма значений из всех записей группы или даже отчета.

Сумма с накоплением в отчете

Создание суммы с накоплением

  1. В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Режим конструктора Изображение кнопки .

  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните Поле.

  3. Щелкните раздел подробностей, заголовок или примечание группы, чтобы создать текстовое поле.

    Если рядом с текстовым полем отображается подпись, удалите ее или замените текст в ней на более осмысленный.

  4. Выделите текстовое поле. Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

  5. Откройте вкладку Данные. В ячейке свойства Данные (Control Source) введите имя поля или выражение, для которого вы хотите создать сумму с накоплением.

    Например введите РасширеннаяЦена для поля "РасширеннаяЦена" или на уровне группы введите выражение =Sum([РасширеннаяЦена]).

  6. Щелкните ячейку свойства Сумма с накоплением (Running Sum).

  7. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в поле свойства и выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если вы хотите, чтобы сумма обнулялась при достижении следующего уровня группировки, выберите в списке Для группы.

    • Если вы хотите, чтобы сумма накапливалась до конца отчета, выберите в списке Для всего.

  8. Закройте страницу свойств.

Примечание: Если для свойства Сумма с накоплением (Running Sum) задано значение Для всего, то общее итоговое значение можно повторить в колонтитуле отчета. Создайте в нем поле и задайте в качестве значения его свойства Данные (Control Source) имя поля, в котором вычисляется сумма с накоплением, например =[СуммаЗаказа].

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×