Списки SharePoint, часть V: работа с большими списками

Общие сведения

Значок большого списка По мере увеличения списка SharePoint могут появляться предупреждения наподобие "превышено пороговое значение представления списка" и "ниже будут показаны только самые новые результаты". В этом курсе объясняется причина их появления, а также описываются способы настройки больших списков таким образом, чтобы с ними в любом случае было удобно работать.

После завершения данного курса вы сможете:

  • объяснить, что такое пороговое значение представления списка, и описать его назначение;

  • создавать индексы для вывода дополнительных сведений в представлении;

  • создавать папки для систематизации больших списков;

  • выполнять быструю фильтрацию и сортировку больших списков с помощью представления таблицы данных;

  • объяснить, что такое ежедневный временной интервал для больших запросов;

  • выполнять быструю фильтрацию данных в стандартном представлении с помощью ключевых фильтров;

  • синхронизировать большие списки со средой SharePoint Workspace;

  • экспортировать большие списки в приложение Excel;

  • связывать большие списки с приложением Access.

Данный курс включает следующие разделы:

  • одно занятие для самостоятельного изучения;

  • небольшой тест в конце занятия (тест не оценивается);

  • краткий справочник в конце курса, который можно распечатать.

Для прохождения этого курса необходимо иметь опыт работы со списками SharePoint либо пройти курсы Списки, часть I: введение, Списки, часть II: создание различных списков и работа с ними, Списки, часть III: создание списка из электронной таблицы и Списки, часть IV: создание настраиваемого списка.

Автономная версия (80,2 МБ)

Дополнительные сведения

В этом списке описаны перечисленные ниже предупреждения, причины их появления и способы их устранения.

  • “Ниже будут показаны только самые новые результаты. Чтобы просмотреть все результаты, уточните запрос за счет добавления фильтра.”

  • "Не удается отобразить значение фильтра. Возможно, фильтрация в этом поле невозможна или число возвращенных элементов превышает пороговое значение представления списка, установленное администратором."

  • "Отображение этого представления невозможно, поскольку оно превышает пороговое число элементов для представления списка (5000), принудительно установленное администратором."

  • "Операция, попытка выполнить которую осуществляется, запрещена, поскольку она превышает пороговое значение представления списка, принудительно установленное администратором."

Дополнительные курсы см. на сайте обучения Microsoft Office.

Введение

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Создание и использование индекса

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Управление большими списками с помощью папок

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Представление таблицы данных

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Ежедневный временной интервал для больших запросов

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Быстрая фильтрация данных с помощью ключевых фильтров

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Перенос списка за пределы сайта группы

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Самопроверка

Пройдите следующий тест, чтобы проверить, как вы поняли материал. Результаты не будут разглашаться и не будут оцениваться.

Что такое пороговое значение представления списка?

10 000 элементов.

Неверно. Пороговое значение представления списка составляет 5000 элементов. Администратор может увеличить или уменьшить его. Выберите другой вариант.

Предельный размер обычного списка в среде SharePoint.

Верно. По умолчанию пороговое значение представления списка составляет 5000 элементов. При создании элементов сверх этого предела появляются предупреждения и сообщения об ошибках, ограничивающие использование такого списка.

10 001 элемент.

Неверно. Пороговое значение представления списка по умолчанию составляет 5000 элементов. После добавления 5001-го элемента функциональность подобного списка будет частично ограничена. Администратор может увеличить или уменьшить это значение. Выберите другой вариант.

Предельный размер списка SharePoint, после которого создавать новые элементы уже нельзя.

Неверно. Даже при превышении порогового значения представления списка в него можно будет добавлять элементы. Выберите другой вариант.

Список содержит 5002 элемента. Создается представление с фильтром, отображающим только элементы, для которых в столбце “Код продукта” установлено значение “A-101”. В этом представлении должно быть 510 элементов, однако вместо этого на экран выводится сообщение "Ниже будут показаны только самые новые результаты".

Обычного такое предупреждение не отображается, однако сегодня необходимо создать отчет, который будет содержать все 510 элементов. Что делать?

Просто отфильтровать список без помощи представления.

Неверно. Будет выдано предупреждение, не позволяющее отфильтровать список. Выберите другой вариант.

Попросить администратора создать представление.

Неверно. Обращаться к администратору для создания представления не обязательно. Выберите другой вариант.

Попросить администратора создать индекс для столбца "Код продукта".

Верно. Необходимо создать индекс для столбца "Код продукта". Обратите внимание, что индекс лучше создать еще до достижения списком размера в 5000 элементов (сделать это можно будет без помощи администратора).

Попросить администратора создать индекс для столбца "Название продукта".

Неверно. Создавать индекс для этого столбца в такой ситуации не требуется. Выберите другой вариант.

Что такое ежедневный временной интервал для больших запросов?

Временной интервал, в течение которого большие списки можно создавать без ограничений.

Верно. Обратите внимание: ежедневный временной интервал для больших запросов включен не на каждом сайте, поэтому если эта возможность необходима, попросите администратора включить ее.

Время по Гринвичу с 7 вечера до 7 утра каждый день.

Неверно. Ежедневный временной интервал для больших запросов задается администратором и не является единым для всех сайтов SharePoint в разных странах мира.

Временной интервал, который любой пользователь может изменить в Центре администрирования.

Неверно. Ежедневный временной интервал для больших запросов могут настраивать только администраторы.

Временной интервал, который задается администратором и в течение которого можно создавать списки, содержащие более 5000 элементов.

Неверно. В SharePoint в любой момент можно создавать списки, содержащие более 5000 элементов. Выберите другой вариант.

Список содержит 5002 элемента. Его необходимо отфильтровать по столбцу "Код продукта" и вывести все элементы, для которых код продукта равен “A-101”. Получившийся список должен содержать 510 элементов, однако при попытке щелкнуть имя столбца, чтобы выполнить фильтрацию, появляется сообщение “Не удается отобразить значение фильтра”.

Какой из перечисленных ниже факторов НЕ ПОЗВОЛЯЕТ отфильтровать список и отобразить в нем все 510 элементов?

Представление таблицы данных.

Неверно; это не помешает отфильтровать список и отобразить в нем все 510 элементов. Выберите другой вариант.

Экспорт в Excel.

Неверно; это не помешает отфильтровать список и отобразить в нем все 510 элементов. Выберите другой вариант.

Создание нового представления, в котором список отфильтрован по значению “A-101” в поле “Код продукта”.

Верно. Это действие НЕ ПОЗВОЛИТ отфильтровать список и отобразить в нем все 510 элементов. Вероятно, в результате появится сообщение "ниже будут показаны только самые новые результаты" и список не будет содержать все 510 элементов.

Открыть в Access.

Неверно; это не помешает отфильтровать список и отобразить в нем все 510 элементов. Выберите другой вариант.

Как лучше всего организовать работу с большими списками?

Попросить администратора установить ежедневный временной интервал для больших запросов с 09:00 до 17:00.

Неверно. В большинстве компаний в период с 9 утра до 5 вечера с сайтом работает много пользователей. Одновременное выполнение множества больших запросов может привести к перебоям в работе сервера. Выберите другой вариант.

Не добавлять в списки более 5000 элементов.

Неверно. Ограничивать число элементов в списке до 5000 необязательно. Выберите другой вариант.

Попросить пользователей работать со списком поздно ночью, когда посетителей на сайте меньше.

Неверно. Это не самый удобный вариант работы со списками. Выберите другой вариант.

Создать представления с фильтрами, отображающими небольшие наборы данных вместо списка целиком.

Верно. Представления с фильтрами позволяют ограничить объем данных, выдаваемых пользователям.

Обратная связь

Краткий справочник

См. также

Создание индекса

  1. Перейдите к списку, для которого требуется создать индекс.

  2. Откройте вкладку Список и нажмите кнопку Параметры списка.

  3. В группе Столбцы щелкните пункт Индексированные столбцы.

  4. Выберите команду Создать новый индекс.

  5. В разделе Основной столбец для этого индекса выберите столбец, по которому будет часто выполняться фильтрация или сортировка.

  6. Нажмите кнопку Создать.
    Обратите внимание: если появляется сообщение об ошибке, не позволяющее создать индекс, попросите администратора создать его или сделайте это сами в течение ежедневного временного интервала для больших запросов.

Создание папок

  1. Сначала включите команду Создать папку. Перейдите к списку, для которого требуется создать папку. Откройте вкладку Список и нажмите кнопку Параметры списка.

  2. Щелкните пункт Дополнительные параметры.

  3. В поле Сделать команду "Создать папку" доступной выберите вариант Да и нажмите кнопку ОК.

  4. Вернитесь в список. На вкладке Элементы нажмите кнопку Создать папку.

Когда в списке будут созданы папки, в них можно будет перемещать элементы.

  1. В меню Действия сайта выберите пункт Параметры сайта.

  2. В группе Администрирование узла щелкните пункт Содержимое и структура.
    Обратите внимание: эта ссылка недоступна, если отсутствуют необходимые разрешения или не используется сервер SharePoint Server.

  3. В левой части страницы щелкните имя большого списка.
    Обратите внимание: если появляется сообщение об ошибке, не позволяющее просмотреть список, попросите администратора выполнить перенос элементов либо выполните его сами в течение ежедневного временного интервала для больших списков.

  4. В правой части страницы установите флажки для элементов, которые требуется переместить в папки.

  5. В меню Действия выберите команду Переместить.

  6. В диалоговом окне Перемещение… щелкните значок плюса напротив большого списка, а затем выберите папку, в которую требуется перенести элементы.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Настройка ключевых фильтров

  1. Перейдите к списку, для которого требуется установить ключевой фильтр.

  2. Откройте вкладку Список и нажмите кнопку Параметры списка.

  3. Щелкните пункт Настройка навигации для метаданных.

  4. В разделе Доступные поля ключевых фильтров выберите столбец, по которому требуется выполнить фильтрацию, и нажмите кнопку Добавить.
    Обратите внимание: если появляется сообщение об ошибке, не позволяющее создать ключевой фильтр, попросите администратора создать его для вас или сделайте это сами в течение ежедневного временного интервала для больших запросов.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Создание индексов и ключевых фильтров и перемещение элементов в большом списке

Если список содержит более 5000 элементов, могут возникать ошибки, не позволяющие создавать индексы и ключевые фильтры, а также переносить элементы. Устранить эту проблему можно одним из перечисленных ниже способов.

  • Выполнять указанные задачи в течение временного интервала для больших запросов. Этот интервал устанавливается администратором. Соответствующие инструкции можно найти в разделе “Включение ежедневного временного интервала для больших запросов”.

  • Попросить администратора создать индексы, ключевые фильтры или перенести элементы.

  • Получить разрешения на создание индексов и ключевых фильтров и на перемещение элементов без сообщений об ошибках и предупреждений. Фактически для этого необходимо стать участником группы "Администраторы" на сервере Windows Server. Примечание: этот вариант не является оптимальным для больших организаций.

Включение ежедневного временного интервала для больших запросов

  1. В центре администрирования в левой части щелкните пункт Управление приложениями.

  2. Щелкните пункт Управление веб-приложениями.

  3. Выберите веб-приложение, содержащее большой список.

  4. Щелкните элемент Общие параметры и выберите пункт Регулирование ресурсов.

  5. В разделе Ежедневный временной интервал для больших запросов выберите вариант Включить ежедневное окно для больших запросов.

  6. Установите время начала и продолжительность периода, в течение которого большинство пользователей не работают с данными.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×