Создание удобочитаемых презентаций PowerPoint

Сохранение презентаций в другом формате

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Чтобы сделать презентацию более доступной для людей с ограниченными возможностями, сохраните ее в специальном формате, с которым может работать средство чтения с экрана. Пользователи смогут открывать ее на личных устройствах или на брайлевских дисплеях.

Создание документа на основе презентации

  1. Откройте презентацию PowerPoint.

  2. На вкладке Файл выберите пункт Экспорт, а затем — Создать выдачи.

  3. Чтобы создать версию для Word, нажмите кнопку Создать выдачи.

    Снимок экрана, на котором показана команда "Файл" > "Экспорт" > "Создать выдачи" в пользовательском интерфейсе PowerPoint.
  4. Чтобы сначала отображались слайды презентации, а затем заметки, установите переключатель в положение Заметки ниже слайдов.

  5. Чтобы включить изображения слайдов в документ Word, установите переключатель в положение Вставить, а затем нажмите кнопку ОК.

Улучшение восприятия документа Word

Чтобы пользователи средств чтения с экрана получали более подробную информацию, добавьте заголовки слайдов и замещающий текст к каждому изображению.

Добавление заголовков слайдов

  1. Поставьте двоеточие после номера каждого слайда в документе, а затем скопируйте и вставьте соответствующий заголовок из презентации PowerPoint.

    Снимок экрана, на котором показан новый документ Word со слайдом 1 и заголовком слайда. Показанный на изображении слайд содержит заголовок, имена докладчиков и фоновое изображение (деловые люди за столом для совещаний).
  2. Выделите заголовок слайда, а затем на вкладке Главная выберите Заголовок 1.

Завершив добавление заголовков, на вкладке Вид установите флажок Область навигации, чтобы просмотреть структуру презентации. Иногда люди, использующие средства чтения с экрана или брайлевские дисплеи, сначала изучают структуру навигации, чтобы получить общее представление о документе.

Добавление замещающего текста к изображениям слайдов

  1. Выделите изображение слайда и щелкните его правой кнопкой мыши.

  2. Выберите пункт Рисунок, а затем перейдите на вкладку Замещающий текст.

  3. Добавьте текст с описанием изображения.

Проверка доступности документа

  • На вкладке Рецензирование выберите команду Проверка читаемости.

    Снимок экрана, на котором показана команда "Рецензирование" > "Проверка читаемости" в пользовательском интерфейсе Word, обведенная красным прямоугольником.

Если вы добавили замещающий текст к каждому из изображений слайдов, в результатах проверки не должно быть ошибок.

Вам нужны дополнительные возможности?

Создание файла Office на основе шаблона

Сохранение файла

Обучение работе с Excel

Обучение работе с Word

Обучение работе с PowerPoint

Уследить за всем в процессе демонстрации презентации может быть сложно. Люди с ограниченными возможностями могут предпочесть альтернативную версию презентации, например в виде документа Word или PDF.

Версия презентации в формате Word или PDF доступна всей аудитории, включая пользователей средств чтения с экрана. Ее также можно открыть на личном устройстве, например смартфоне, или на брайлевском дисплее.

Вот открытая в PowerPoint презентация о Skype для бизнеса, которую мы демонстрировали на конференции.

Сначала на вкладке Файл я выбираю пункт Экспорт, а затем — Создать выдачи.

Затем я нажимаю кнопку Создать выдачи, чтобы создать документ Word. Обеспечив поддержку специальных возможностей в версии для Word, можно будет сохранить ее в формате PDF.

Теперь следует решить, как организовать страницы в Word.

Я предпочитаю размещать заметки под слайдами, что упрощает навигацию с помощью клавиатуры или средства чтения с экрана.

Для параметра "Добавить слайды в документ Microsoft Word" я выберу значение Вставить.

Через несколько секунд откроется документ Word.

В Word следует перейти в режим чтения, чтобы можно было быстро просматривать документ.

Как видите, каждый слайд располагается на отдельной странице, причем заметки приводятся под слайдом.

Каждый слайд имеет номер. Для пользователей средств чтения с экрана очень полезны заголовки, которые помогают им переходить по документу.

Я добавлю несколько заголовков.

Сначала перейдем в режим правки.

Я добавлю заголовок слайда и выделю его.

Затем я применю к нему стиль Заголовок 1.

После этого я добавлю замещающий текст к изображениям слайдов.

Это внедренная версия слайда.

Средства чтения с экрана воспринимают внедренные версии слайдов как изображения, поэтому не озвучивают имеющийся на них текст. Мне необходимо добавить замещающий текст, повторяющий текст на слайдах и описывающий их.

Я выделю первой изображение слайда в документе Word и щелкну его правой кнопкой мыши.

Затем я выберу пункт Рисунок и перейду на вкладку Замещающий текст.

Теперь вводим замещающий текст:

заголовок слайда и название презентации, имена докладчиков и описание содержимого фонового изображения.

Оба этих изменения я внесу в каждый слайд.

Отслеживать результаты можно в области навигации.

Иногда люди, использующие средства чтения с экрана или брайлевские дисплеи, сначала изучают структуру навигации, чтобы получить общее представление о документе.

Совершив ряд действий по улучшению восприятия документа, я запущу в Word проверку его читаемости.

Похоже, имеются лишь незначительные проблемы.

Пустые символы могут немного раздражать, так как средство чтения с экрана озвучивает их как "Пробел". Поэтому в этом месте средство чтения с экрана будет много раз повторять "Пробел, пробел, пробел, пробел".

Чтобы исправить это, просто выберите первый элемент ("6 символов") — его расположение в документе выделится.

Я включу отображение знаков абзаца, чтобы увидеть пустые символы.

Вот 6 таких символов с первого слайда. Удалим их.

Повторим эти действия для остальных повторяющихся пробелов в списке.

По завершении я сохраню документ с понятным именем. Его можно сохранить в формате Word или PDF.

Теперь у меня есть удобочитаемая версия презентации, которую можно предоставить всем, кому она требуется.

Дополнительные сведения о специальных возможностях можно найти на сайте aka.ms/OfficeAccessibility

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×