Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации

При запуске мастера импорта или экспорта в Access можно сохранить использованные параметры в качестве спецификации, чтобы иметь возможность повторить данную операцию в любое время. В спецификацию включаются все данные, необходимые Access для повторения операции без ввода каких-либо сведений. Например, в спецификации для импорта данных из книги Excel сохраняются следующие данные: имя исходного файла Excel, имя конечной базы данных, сведения о том, были ли данные добавлены к существующей таблице или же импортированы в новую таблицу, информация о первичном ключе и имена полей.

Вы можете сохранить параметры операции импорта или экспорта, выполненной с файлами любых форматов, которые поддерживаются в Access. Параметры операций связывания или частичного экспорта таблицы сохранить нельзя.

Основное назначение спецификации — сохранение всех основных параметров, необходимых для того, чтобы операция импорта и экспорта могла выполняться многократно без вмешательства пользователя. Однако спецификация — очень гибкий инструмент. Например, перед повторным выполнением спецификации можно изменить в ней имя исходного или конечного файла. Это позволяет использовать одну спецификацию с разными исходными и конечными файлами.

В спецификации для экспорта форматированных данных в Excel или Word учитываются заданный фильтр и параметры столбцов исходного объекта Access. Если исходный объект (таблица, запрос, форма или отчет) в момент запуска спецификации открыт, экспортируются лишь те данные, которые отображаются в текущем представлении. Если исходный объект не открыт, то, какие данные экспортируются, определяется параметрами, использованными при последнем сохранении объекта.

Создание спецификации импорта или экспорта

  1. Запустите операцию импорта или экспорта в Access.

    Мастеры импорта и экспорта доступны на вкладке Внешние данные. Мастеры импорта находятся в группе Импорт и связи, а мастеры экспорта — в группе Экспорт.

  2. Следуйте инструкциям мастера. После нажатия кнопки ОК или Готово при условии успешного завершения операции в мастере появляется страница Сохранение шагов импорта или Сохранение шагов экспорта.

  3. Нажмите кнопку Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта, чтобы сохранить сведения об операции.

    Появится набор дополнительных элементов управления. На рисунке показано диалоговое окно с доступными элементами.

    Диалоговое окно "Сохранение шагов экспорта"

  4. В поле Сохранить как введите название спецификации.

  5. В поле Описание введите текст, который поможет найти нужную операцию.

  6. Чтобы создать задачу Outlook, напоминающую о времени повторения этой операции, нажмите кнопку Создать задачу Outlook.

  7. Нажмите кнопку Сохранить импорт или Сохранить экспорт, чтобы сохранить спецификацию. Access создает спецификацию и сохраняет ее в текущей базе данных.

  8. Если вы нажали кнопку Создать задачу Outlook на странице Сохранение шагов импорта или Сохранение шагов экспорта, появится окно задачи Outlook. Введите сведения о задаче и нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Дополнительные сведения

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×