Сохранение нескольких значений в поле подстановки

Создав поле подстановки, в каждой записи которого будет храниться несколько значений, вы сможете отслеживать несколько связанных фактов по определенной теме. Предположим, у вас есть база данных для отслеживания вопросов, и вам необходимо отслеживать, кто из сотрудников работает над ними. Один сотрудник может работать над несколькими вопросами, а один вопрос, наоборот, может быть назначен нескольким сотрудникам. Связь в такой структуре данных называется "многие-ко-многим". Access упрощает отслеживание такого вида связанных данных с помощью многозначного поля подстановки.

В этой статье объясняется, что из себя представляет многозначное поле подстановки, как добавлять поля подстановки в таблицу и как вносить в них изменения.

Примечание :  Данная статья неприменима к веб-приложениям Access — новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете. Дополнительные сведения см. в статье Создание веб-приложений Access.

В этой статье

Обзор

Создание многозначного поля подстановки в режиме таблицы

Создание многозначного поля подстановки в Конструкторе

Создание многозначного поля подстановки с помощью мастера подстановок

Просмотр и изменение свойств поля подстановки в Конструкторе

Изменение структуры многозначного поля подстановки

Обзор

Поле подстановки — это поле таблицы, содержащее значения, которые добавляются из таблицы, запроса или списка значений. При щелчке поля подстановки в таблице для ввода данных Access отображает список значений на выбор. Поле подстановки может быть многозначным, т. е. содержать несколько записей в списке. Эти данные можно отобразить в виде поля со списком или обычного списка.

Создание многозначного поля подстановки

Вы можете создать многозначное поле подстановки в режиме таблицы или в Конструкторе. В любом случае для этого используется мастер подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.

Изменение многозначного поля подстановки

Вы можете повторно запустить мастер подстановок, чтобы изменить существующее многозначное поле подстановки.

Связывание и отображение значений

При создании поля подстановки с данными из таблицы или запроса Access использует ключевое поле исходной таблицы, чтобы определить связи между значениями и записями. Данные ключевого поля, как правило, не несут в себе содержательной информации — зачастую это идентификатор с Тип данных "Счетчик". Поле подстановки заменяет отображаемое ключевое поле более понятным значением, таким как имя. Сохраненное значение называется связанным, а выводимое — отображаемым.

Например, в поле "КомуНазначено" могут храниться идентификаторы сотрудников из запроса "Дополнительные сведения о контактах". Поле "КомуНазначено" является полем подстановки, поэтому Access отображает набор значений, подставляемых из результатов запроса — в данном случае это имена контактов. Значения идентификаторов сотрудников являются связанными, а имена контактов — отображаемыми.

Таблица с отображаемыми значениями в сравнении с таблицей со связанными значениями

1. Отображаемые значения.

2. Связанные значения.

Для чего нужны связанные значения

Если таблица открыта в режиме таблицы, по умолчанию выводятся отображаемые значения. Тем не менее связанные значения хранятся в поле подстановки и используются в условиях запроса, а также по умолчанию используются Access при связывании таблиц.

Например, если у вас есть запрос, в котором используется поле подстановки "КомуНазначено", как показано на предыдущем рисунке, и требуется исключить записи, соответствующие задачам, назначенным Арине Ивановой, в условии, которое используется для их исключения, следует указать связанное значение (в данном случае — 9), а не имя (например, WHERE AssignedTo.Value <> 9).

К началу страницы

Создание многозначного поля подстановки в режиме таблицы

Вы можете добавить многозначное поле подстановки в таблицу, открытую в режиме таблицы.

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, в которой требуется создать поле подстановки. Таблица откроется в режиме таблицы.

  2. Справа от последнего столбца нажмите кнопку Щелкните для добавления, а затем выберите пункт Подстановка и отношение.

    Появится мастер подстановок.

  3. Следуйте указаниям мастера. Дополнительные сведения см. в разделе Создание многозначного поля подстановки с помощью мастера подстановок.

К началу страницы

Создание многозначного поля подстановки в Конструкторе

Многозначное поле подстановки также можно создать в Конструкторе. Для этого используется тот же мастер подстановок, что и в режиме таблицы. Кроме того, в Конструкторе предоставляется полный доступ ко всем свойствам поля, которые вы можете редактировать здесь же.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которую вы хотите добавить многозначное поле подстановки, а затем выберите команду Конструктор.

  2. В бланке таблицы найдите первую доступную пустую строку.

  3. В этой строке щелкните столбец Имя поля и введите имя поля для многозначного поля подстановки.

  4. В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок.

    Появится мастер подстановок.

  5. Следуйте указаниям мастера. Сведения о работе с мастером подстановок см. в разделе Создание многозначного поля подстановки с помощью мастера подстановок.

  6. После завершения работы мастера вы можете приступать к редактированию свойств поля подстановки. Дополнительные сведения о свойствах поля подстановки см. в разделе Просмотр и изменение свойств поля подстановки в Конструкторе.

Когда вы нажмете кнопку Готово, создастся поле подстановки. Свойства поля будут заданы с учетом параметров, выбранных в мастере подстановок. Вы можете просмотреть их в нижней области Конструктора в разделе Свойства поля. Чтобы просмотреть свойства, относящиеся к конкретному полю подстановки, щелкните вкладку Подстановка.

К началу страницы

Создание многозначного поля подстановки с помощью мастера подстановок

С помощью мастера подстановок можно создавать поля на основе таблиц и запросов, а также списков введенных значений. В этом разделе описываются этапы работы мастера подстановок.

Создание многозначного поля подстановки на основе таблицы или запроса

  1. В мастере подстановок установите переключатель Объект "Столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

  2. Выберите таблицу или запрос из списка и нажмите кнопку Далее.

  3. В разделе Доступные поля выберите поля, которые вы хотите использовать для подстановки.

  4. Нажмите кнопку "больше" (>), чтобы переместить поля, которые вы выбрали, в список Выбранные поля. Нажмите кнопку с двойным знаком "больше" (»), чтобы переместить все поля в список Выбранные поля, а затем нажмите кнопку Далее.

  5. При необходимости выделите одно из четырех полей, по которому будут сортироваться элементы подстановки, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. При необходимости измените ширину поля подстановки, а затем нажмите кнопку Далее.

  7. В разделе Сохранить несколько значений для этой подстановки? установите флажок Разрешить несколько значений.

    Примечание : Необходимо установить этот флажок, чтобы разрешить хранение нескольких значений.

  8. Нажмите кнопку Готово.

    Когда вы нажмете кнопку Готово, создастся поле подстановки. Свойства поля будут заданы с учетом параметров, выбранных в мастере подстановок.

  9. Чтобы сохранить таблицу, на вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить.

    Сочетание клавиш: CTRL+S

Создание многозначного поля подстановки на основе введенных значений

  1. В мастере подстановки выберите вариант Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

  2. Введите число столбцов. Затем введите все значения. Чтобы перейти в следующий столбец или на следующую строку, нажмите клавишу TAB.

    Примечание :  Чтобы сохранить возможность редактирования списка значений, используйте только один столбец.

  3. Когда вы закончите вводить значения, нажмите кнопку Далее.

  4. Если на этапе 2 вы указали несколько столбцов, необходимо выбрать столбец, который будет использоваться для идентификации каждого значения. В списке Доступные поля дважды щелкните столбец, по которому будут идентифицироваться значения.

    Примечание : Это действие не отображается, если на этапе 2 вы выбрали только один столбец.

  5. В мастере подстановок введите подпись для поля подстановки.

  6. В разделе Сохранить несколько значений для этой подстановки? установите флажок Разрешить несколько значений.

    Примечание : Необходимо установить этот флажок, чтобы разрешить хранение нескольких значений.

  7. Нажмите кнопку Готово.

  8. Чтобы сохранить таблицу, на вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить.

    Сочетание клавиш: CTRL+S

Созданное многозначное поле отобразится в виде раскрывающегося списка с флажками в режиме таблицы.

К началу страницы

Просмотр и изменение свойств поля подстановки в Конструкторе

Вы можете просмотреть свойства поля подстановки в нижней области Конструктора в разделе Свойства поля. Чтобы просмотреть свойства, относящиеся к конкретному полю подстановки, щелкните вкладку Подстановка.

  1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которую вы хотите добавить поле подстановки, а затем выберите в контекстном меню команду Конструктор.

  2. Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.

  3. В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.

    Появятся свойства подстановки.

    Свойства многозначного поля подстановки

После определения значения первого свойства (Тип элемента управления) список доступных свойств изменится в соответствии со сделанным выбором. Изменяя свойства поля подстановки, вы можете настроить его поведение. Обратите внимание на то, что если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаются мастером.

Свойства поля подстановки

Свойство

Задача

Тип элемента управления

Задает тип элемента управления: Флажок, Текстовое поле, Список или Поле со списком. Чаще всего для поля подстановки используется значение Поле со списком.

Тип источника строк

Определяет, откуда брать значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка указанных вами значений. В качестве источника вы также можете выбрать имена полей таблицы или запроса.

Источник строк

Указывает таблицу, запрос или список значений, из которых извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.

Связанный столбец

Указывает столбец в источнике строк, в котором содержится значение, хранящееся в столбце подстановок. Может принимать любое значение в диапазоне между 1 и числом столбцов в источнике строк.

Примечание : Столбец, из которого извлекается значение, может отличаться от отображаемого столбца.

Число столбцов

Определяет число столбцов в источнике строк, которые можно отобразить в поле подстановки. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов.

Заглавия столбцов

Определяет, нужно ли отображать заголовки столбцов.

Ширина столбцов

Задает ширину каждого столбца. Если столбец не нужно отображать, например столбец "Код", укажите значение "0" для его ширины.

Число строк списка

Определяет количество строк, отображаемых в поле подстановки.

Ширина списка

Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении поля подстановки.

Ограничиться списком

Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.

Разрешить несколько значений

Определяет возможность выбора нескольких значений в поле подстановки.

Примечание :  Нельзя изменить значение этого свойства с "Да" на "Нет".

Разрешить изменение списка значений

Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений из одного столбца, в меню появится команда Изменение элементов списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется.

Форма изменения элементов списка

Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе.

Только значения источника строк

Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да.

Связанное значение в поле подстановки определяется свойством Связанный столбец. Отображаемое значение в поле подстановки — это один или несколько столбцов, для которых в свойстве Ширина столбцов указано значение, отличное от нуля.

К началу страницы

Изменение структуры многозначного поля подстановки

Чтобы изменить структуру многозначного поля подстановки, вы можете выполнить следующие действия:

  • изменить список значений, на котором основано многозначное поле подстановки;

    Примечание :  Чтобы редактирование было доступным, список значений должен содержать только один столбец, а для свойства Разрешить изменение списка значений должно быть установлено значение Да.

  • изменить свойства поля подстановки в Конструкторе;

  • внести изменения в выбранное поле подстановки с помощью мастера подстановок.

Изменение списка значений, на котором основано многозначное поле подстановки

Вы можете добавить значения в список, изменить список или задать значение по умолчанию.

  1. В области навигации дважды щелкните таблицу, содержащую многозначное поле.

    Таблица откроется в режиме таблицы.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку в многозначном поле подстановки.

  3. Выберите команду Изменение элементов списков.

  4. Измените список значений и нажмите кнопку ОК.

Изменение свойства поля подстановки в Конструкторе

Чтобы изменить многозначное поле подстановки, можно открыть таблицу в Конструкторе и изменить свойства поля подстановки. Дополнительные сведения о свойствах поля подстановки см. в разделе Просмотр и изменение свойств поля подстановки в Конструкторе.

Изменение многозначного поля подстановки в режиме таблицы

Чтобы изменить поле подстановки в режиме таблицы, запустите мастер подстановок.

  1. Откройте таблицу в режиме таблицы и выберите поле подстановки.

  2. На вкладке Поля в группе Свойства нажмите кнопку Изменить подстановки.

  3. Внесите нужные изменения в соответствии с инструкциями мастера. Дополнительные сведения о мастере см. в разделе Создание многозначного поля подстановки с помощью мастера подстановок.

К началу страницы

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×