Составление уникальных сообщений для получателей с помощью кодов полей

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Чтобы еще эффективнее использовать дополнительные параметры слияния, добавляйте в сообщения коды полей.

Вам нужны дополнительные возможности?

Коды полей в Word

Слияние почты

Расширенные возможности слияния

Чтобы сделать рассылку более эффективной,

можно настроить доставку сообщения только тем адресатам, которым необходимо техобслуживание.

Кроме того, можно сделать текст сообщения более четким и доходчивым, например «Вам пора в сервис!».

Нажмите кнопку «Изменить список получателей». Я добавил столбец с датами следующего техобслуживания для каждого клиента.

Щелкните ссылку «Фильтр» и выберите поле «Следующее ТО». В столбце «Сравнение» выберите «Меньше или равно»,

в столбце «Значение» введите сегодняшнюю дату, а затем нажмите кнопку «ОК».

Теперь в списке рассылки содержатся только те клиенты, у которых уже наступила дата очередного техобслуживания.

С помощью фильтра удобно рассылать один документ несколько раз.

Но если слияние применяется в документе многократно, можно сэкономить время, фильтруя получателей с помощью кода поля.

Щелкните ссылку «Фильтр», нажмите кнопку «Очистить все», «ОК» и еще раз «ОК».

Щелкните мышью в начале письма и нажмите кнопку «Правила».

В этом меню находятся коды полей, которые могут пригодиться при слиянии.

Мы воспользуемся кодом поля «Пропустить запись, если» (SKIPIF).

Для этого укажем условие, например «если имя — Алексей».

Если это условие выполняется, то Word пропустит соответствующую запись при слиянии.

Нажмите кнопку «Отмена», потому что мы введем код вручную.

Нажмите клавиши ALT+F9, затем CTRL+F9, введите SKIPIF и пробел. Нажмите кнопку «Вставить поле слияния», выберите пункт «Следующее_ТО» и введите пробел.

Введите символы «больше», «равно» и пробел.

Нажмите клавиши CTRL+F9 и введите DATE — это код поля, который отображает в документе текущую дату.

Теперь Word будет пропускать все записи, у которых дата следующего техобслуживания больше или равна текущей.

Однако сначала нужно указать ключ формата, чтобы обе даты выглядели одинаково.

Щелкните сразу после слов «Следующее_ТО» внутри кода поля.

Введите пробел, обратную косую черту и символ @. Теперь число в этом поле будет отображаться как дата.

Внутри кавычек введите две заглавные буквы D, две заглавные M и четыре заглавные Y.

Повторите все это в коде поля Date.

Ключ формата в обоих кодах полей должен быть одинаковым. Нажмите клавиши ALT+F9 и F9, чтобы обновить поле.

Код поля SKIPIF — скрытый и будет прочитан только после запуска слияния.

Давайте проверим код SKIPIF. Добавьте временное поле слияния, в котором будет отображаться дата следующего техобслуживания.

Нажмите кнопку «Найти и объединить» и выберите пункт «Изменить отдельные документы». Затем нажмите кнопку «ОК» для слияния всех записей в новом документе.

Теперь давайте просмотрим новый документ и проверим даты.

Мы должны увидеть только те сообщения, в которых дата следующего техобслуживания уже прошла.

После проверки этот документ можно удалить.

Есть еще одна полезная функция. Предположим, при вводе кода поля вы допустили ошибку.

Прежде чем завершить слияние, нажмите кнопку «Поиск ошибок». Выберите пункт «Создать только отчет об ошибках» и нажмите кнопку «ОК».

Word покажет поля слияния, в которых есть ошибки.

В данном случае можно удалить поле или выбрать для него правильное имя из списка полей в источнике данных.

Если больше ошибок нет, нажмите кнопку «ОК».

Для окончательного слияния нажмите кнопку «Найти и объединить» и выберите пункт «Отправить электронные сообщения». Затем введите тему письма и нажмите кнопку «ОК».

В этом курсе вы узнали о расширенных функциях слияния, основанных на применении кодов полей.

Более подробные сведения о кодах полей см. по ссылкам в сводных данных о курсе.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×