Сортировка и фильтрация данных для слияния

Сортировка и фильтрация данных для слияния

С помощью слияния почты можно отправлять массовые рассылки, а также создавать наклейки и конверты. Ваш список рассылки служит источником данных для слияния. Word извлекает данные из списка и вставляет их в документ слияния.

Изменение списка рассылки

Вы можете отсортировать и отфильтровать список рассылки, чтобы выбрать только нужные записи.

  1. Если необходимо, откройте документ слияния.

  2. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Изменить список получателей.

    На вкладке "Рассылки" в группе "Начало слияния" нажмите кнопку "Изменить список получателей".

    Совет : Если кнопка Изменить список получателей неактивна, выберите команду Выбор получателей и присоедините документ к необходимому списку рассылки.

  3. В диалоговом окне Получатели слияния установите флажки напротив каждого из получателей, запись которого нужно включить в слияние.

    Установите флажок, чтобы включить получателя.

    Совет : Для группировки строк или выбора только определенных строк отсортируйте или отфильтруйте список рассылки.

Дополнительные действия

В диалоговом окне Получатели слияния можно уточнить список получателей. Для упрощения поиска имен и адресов чаще всего применяются фильтрация и сортировка. Дополнительные сведения см. в разделах "Сортировка списка получателей" и "Фильтрация списка получателей" ниже.

В документе слияния Word нажмите кнопку "Изменить получателей" и в диалоговом окне "Получатели слияния" в разделе "Уточнить список получателей" выберите один из вариантов.

Сортировка списка получателей

Существует множество способов отсортировать список получателей. Ниже приведен пример использования сортировки.

  1. В разделе Уточнить список получателей щелкните ссылку Сортировка. Откроется диалоговое окно Фильтр и сортировка.

  2. На вкладке Сортировка записей щелкните стрелку раскрывающегося списка Сортировать по полю, выберите столбец списка рассылки Excel, а затем установите переключатель по возрастанию или по убыванию.

    Выберите "Изменить список получателей" и в разделе "Уточнить список получателей" щелкните "Сортировка".

  3. (Необязательно). Щелкните стрелку раскрывающегося списка Затем по полю, выберите второй столбец, а затем установите переключатель по возрастанию или по убыванию.

  4. (Необязательно.) Повторите шаг 3, если вам нужно добавить еще одно имя столбца для сортировки.

  5. Нажмите кнопку ОК, чтобы просмотреть результаты сортировки.

    Результаты сортировки списка получателей.

    Примечание : Теперь список получателей отсортирован в алфавитном порядке по возрастанию.

Фильтрация списка получателей

Вы можете отфильтровать список рассылки, чтобы просмотреть только нужных получателей. Например, можно вывести записи пользователей в конкретном городе или товаров с определенной ценой.

Ниже описано, как задать условия для фильтрации списка рассылки. При фильтрации простые условия (выражения), основанные на выбранных вами значениях, используются для проверки наличия нужных данных.

  1. В разделе Уточнить список получателей щелкните ссылку Фильтр. Откроется диалоговое окно Фильтр и сортировка.

  2. На вкладке Отбор записей щелкните стрелку раскрывающегося списка Поле и выберите имя столбца из списка рассылки Excel, который вы хотите использовать в качестве фильтра первого уровня.

    Примечание : Вкладка Отбор записей представляет собой форму с четырьмя столбцами: условие, поле, оператор сравнения и значение (в порядке слева направо).

  3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Сравнение и выберите значение равно или другой вариант.

  4. В поле Значение укажите данные, которым должно соответствовать значение Поле.

  5. (Необязательно.) Чтобы добавить фильтр второго уровня, в крайнем левом столбце выполните одно из следующих действий:

    • Выберите И, если нужно, чтобы выполнялись оба условия фильтра, и повторите шаги 2–4.

      Или

    • Выберите Или, если нужно, чтобы выполнялось одно из условий, и повторите шаги 2–4.

    Выберите "Изменить список получателей" и в разделе "Уточнить список получателей" щелкните "Фильтр".

  6. При необходимости повторите шаг 5.

  7. Нажмите кнопку ОК и просмотрите отфильтрованные записи.

    Результаты фильтрации списка получателей.

Поиск получателя

Вы можете найти в списке рассылки определенного получателя или группу получателей с одинаковыми атрибутами, такими как фамилия, имя, почтовый индекс или номер клиента.

  1. В диалоговом окне Получатели слияния в разделе Уточнить список получателей щелкните Найти получателя.

  2. В диалоговом окне Поиск элемента в поле Найти введите значение атрибута, которое вы хотите найти в списке рассылки.

    Введите имя в диалоговом окне "Найти запись", чтобы найти получателя.

  3. В разделе Искать в:

    • Оставьте значение по умолчанию по всем полям.

      Или

    • Установите переключатель по полю и в раскрывающемся списке выберите имя нужного столбца.

  4. Нажмите кнопку Найти далее.

    Примечание : Если найдено совпадение, будет выделен элемент списка рассылки. Нажмите кнопку Найти далее еще раз. Если есть еще одно совпадение, оно также будет выделено.

См. также

Вы можете просмотреть бесплатное обучающее видеоВывод возможностей слияния на новый уровень, в котором объясняется сортировка и фильтрация полей слияния, настройка слияния вашей почты с персонализированными сообщениями, а также вставка настраиваемых полей слияния.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×