Сортировка записей по текстовым, числовым значениям или по дате

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Сортировка данных играет важную роль в создании эффективных и простых в использовании отчетов или форм. Например, каталог товаров, в котором товары перечислены в алфавитном порядке или упорядочены по цене, удобнее использовать, чем каталог, в котором элементы перечислены в произвольном порядке.

В этом разделе объясняется, как сортировать записи при просмотре и создании таблицы, запроса, формы или отчета.

В этой статье:

Введение

Сортировка записей в представлении

Удаление порядка сортировки

Сохранение порядка сортировки для объекта

Введение

Некоторые списки, с которыми ежедневно имеют дело пользователи, уже упорядочены или могут быть упорядочены нужным образом. Календарь или ежедневник упорядочен по датам. В то же время при поиске билетов на самолет или сообщений в почтовом ящике предоставляется возможность сортировки по одному из множества доступных полей. Билеты можно отсортировать по цене, времени вылета или авиакомпании, а сообщения в почтовом ящике — по отправителю, теме или дате. Сортировка списков позволяет пользователям просматривать и находить нужные данные, не просматривая все данные подряд.

Записи в таблице, запросе, форме или отчете можно отсортировать по одному или нескольким полям. Для выбора необходимого способа сортировки записей формы или отчета требуется минимальное количество действий.

Например, при создании отчета «Каталог товаров» можно выбрать алфавитный порядок сортировки товаров. Порядок, выбранный при создании объекта, становится порядком сортировки объекта по умолчанию. Однако при просмотре запроса или отчета каждый из пользователей может отсортировать записи нужным ему способом, например по цене или поставщику.

Примечание : Представление можно отсортировать по любому полю, отображаемому в этом представлении, кроме полей, содержащих вложения или OLE-объекты.

Можно упорядочить результаты в максимально удобном виде, отсортировав записи по нескольким полям. При сортировке по нескольким полям важно определить так называемые внешние и внутренние поля сортировки. Для получения нужных результатов необходимо обозначить соответствующие поля как внутренние и внешние поля сортировки. Предположим, требуется отсортировать таблицу «Контакты» по полям «Имя» и «Фамилия». Чтобы в рамках каждой фамилии упорядочить имена по возрастанию (от А к Я) или по убыванию (от Я к А), поле «Имя» должно быть внутренним. В то же время, если необходимо отсортировать фамилии в рамках каждого имени, поле «Фамилия» должно быть внутренним. В противном случае записи сортируются сначала по внешнему полю «Фамилия», а затем (внутри) по полю «Имя».

Внутренние и внешние поля сортировки

1. Поле «Фамилия» является внешним полем, а поле «Имя» — внутренним

2. Поле «Имя» является внешним полем, а поле «Фамилия» — внутренним

При применении порядка сортировки необходимо помнить о том, что порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. Если параметры языка и стандартов, указанные в диалоговом окне Параметры Access, не соответствуют значениям этих параметров на панели управления, итоговый порядок сортировки может отличаться от ожидаемого.

Просмотр или изменение языка или страны по умолчанию

Чтобы просмотреть языковых параметров в Access, нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и нажмите кнопку Параметры Access. В разделе Настройка просмотрите или измените значение в списке порядок сортировки базы данных. Установите для параметра на Общий , если вы хотите использовать один из этих языков — африкаанс, албанский, арабский, баскский, болгарский, белорусский, каталанский, нидерландский, английский, фарерский, фарси, немецкий стандартный, греческий, иврит, хинди, индонезийский, итальянский, малайский, португальский, русский, сербский, суахили и урду. Обратите внимание, что эта настройка влияет на новых баз данных. Чтобы применить его к существующей базы данных, Сжать первой базы данных.

Сжатие базы данных

  • Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите команду Управление в разделе Управление этой базой данных, нажмите кнопку Сжать и восстановить базу данных.

Для просмотра параметров языка и стандартов компьютера откройте окно «Язык и региональные стандарты» на панели управления. Просмотрите значения на вкладке Региональные параметры и внесите необходимые изменения. Дополнительные сведения см. в справочной системе Microsoft Windows.

К началу страницы

Сортировка записей в представлении

Примечание : Сортировка отчетов в Microsoft Access несколько отличается от сортировки таблиц, запросов или форм.

Сортировка отчета

Сортировка таблицы, запроса или формы

Сортировка отчета

  1. Откройте отчет в режиме конструктора или разметки.

  2. Если область Группировка, сортировка и итоги не открыт, в группе Группировка и итоги (на вкладке " Формат " в режиме разметки) или на вкладке " Конструктор " в режиме конструктора, нажмите кнопку Группировка и сортировка.

  3. Выполните одно из следующих действий.

    • Если отчет не сгруппирован и не отсортирован, нажмите кнопку Добавить в области Группировка, сортировка и итоги, а затем выберите внешнее поле сортировки. Нажмите стрелку второго раскрывающего списка и выберите необходимый порядок сортировки значений. Нажмите кнопку Другие, затем нажмите стрелку справа от элемента с разделом заголовка и выберите вариант без раздела заголовка. Повторите эти шаги для каждого поля сортировки. Внутреннее поле сортировки должно находиться внизу.

    • Если отчет уже сгруппирован или отсортирован, просмотрите существующие уровни и осторожно внесите изменения. Для изменения поля используйте первую стрелку раскрытия списка. Для изменения порядка сортировки нажмите вторую стрелку раскрытия списка. Для изменения уровня группировки на уровень сортировки, измените значение в списке с разделом заголовка на без раздела заголовка.

Совет : Чтобы отсортировать отчет по одному полю, откройте этот отчет в режиме разметки, щелкните правой кнопкой мыши это поле и затем выберите необходимую команду сортировки. Например, если выбрано поле «Возраст», выберите пункт Сортировка от минимального к максимальному или Сортировка от максимального к минимальному. Но если отчет сгруппирован или если его необходимо отсортировать по нескольким полям, следует использовать область Группировка, сортировка и итоги.

Сортировка таблицы, запроса или формы

  1. Укажите поля для сортировки. Чтобы выполнить сортировку по двум или более полям, укажите, какие из полей будут использоваться в качестве внутренних и внешних полей сортировки.

  2. Щелкните правой кнопкой мыши столбец или элемент управления, соответствующий внутреннему полю, и выберите одну из команд сортировки. Команды зависят от типа данных, содержащихся в выбранном поле.

    Примечание : При сортировке данных по полю с логическим типом данных значения «Да», «Истина» или «Включено» считаются «выбранными», а значения «Нет», «Ложь» или «Отключено» — «снятыми». По умолчанию этот тип поля отображается в виде флажка, но пользователь может настроить отображение поля в виде текстового поля или поля со списком. При смене вида отображения поля на текстовое поле или поля со списком сортировка происходит по признакам «выбрано» или «снято».

    Параметры сортировки

    1. Числовой, Денежный, Счетчик

    2. Текстовый, Поле MEMO, Гиперссылка

    3. Логический

    4. Дата/время

  3. Повторите предыдущий шаг для каждого поля сортировки, включая последнее внешнее поле сортировки.

    Записи переупорядочиваются в соответствии с порядком сортировки.

    Примечание : Если текстовое поле содержит значения Null и пустые строки, при сортировке по возрастанию сначала отображаются записи со значением Null, потом записи с пустыми строками, а затем записи с непустыми значениями.

    Дополнительные сведения о сортировке полей со специальными знаками, пробелами в начале и отрицательными значениями

    Если значение в поле начинается со специального знака , такого как дефис, скобки или другого символа , при сортировке по возрастанию соблюдаются следующие правила:

    • Значения, начинающиеся с пробела, отображаются перед алфавитно-цифровыми значениями.

    • Значения в скобках отображаются после значений, начинающихся с пробелов, но перед алфавитно-цифровыми значениями.

    • Значения, начинающиеся со знака «минус» (-), отображаются перед значениями со знаком «плюс» (+).

    • Для всех других знаков порядок сортировки определяется на основе кодов ASCII этих знаков. Например, для знака доллара ($) используется код 36, а для знака равенства (=) — 61, поэтому значения, начинающиеся с $, отображаются перед значениями, начинающимися с =.

      Для переопределения этого порядка можно проигнорировать первый знак для всех значений в этом поле. Этот метод удобно использовать, если значения в поле всегда начинаются с одного специального знака, например знака «минус (-)», или с одинакового количества специальных знаков — то есть заранее известно, сколько знаков игнорировать. Пошаговые инструкции для сортировки по частичным значениям см. в статье «Сортировка записей на основе частичных значений поля». Если количество знаков, которое необходимо игнорировать, изменяется, можно определить специальный (пользовательский) порядок сортировки. Для получения пошаговых инструкций см. статью «Сортировка записей в специальном порядке».

Имейте в виду, что нельзя удалить порядок сортировки только в одном поле. Чтобы отменить сортировку во всех полях сортировки, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Очистить все сортировки, а затем примените необходимый порядок сортировки.

Дополнительные сценарии сортировки   

Если применяются команды сортировки, для определения порядка записей используется тип данных для поля и полные значения каждого поля. Однако иногда требуется отсортировать текстовые значения, такие как понедельник, вторник и т.д. не в алфавитном, а в специальном порядке, или отсортировать текстовое поле, содержащее IP-адреса. Если требуются особые способы сортировки, для которых не предусмотрены команды сортировки, см. следующие разделы:

  • Сортировка записей на основе частичных значений поля Необходимо отсортировать записи на основе нескольких знаков в начале или конце поля? Пользователям, которые имеют опыт написания простых выражений, рекомендуется ознакомиться с разделом, в котором приведены инструкции по использованию этих выражений для извлечения частичных значений.

  • Порядок сортировки записей с учетом регистра Microsoft Access не учитывает регистр текстовых значений. Например, значения егоров и Егоров будут рассматриваться как одинаковые. Регулировать, какое из них будет отображаться первым, нельзя. Если необходимо выполнить сортировку с учетом регистра, см. этот раздел.

  • Сортировка записей по числовым значениям, содержащимся в текстовом поле Если записи отсортированы по отдельным цифрам, а не по числовому значению, например, если записи со значениями 11 и 121 появляются перед записями со значением 2 или 25, см. эту статью.

  • Сортировка записей в специальном порядке Если необходимо отсортировать определенные значения, например названия дней недели (понедельник, вторник и т.д.) или должности сотрудников (руководитель, директор) в нужном порядке, см. эту статью.

  • Сортировка IP-адресов Поле, содержащее IP-адреса, включает несколько чисел, разделенных точками (.), поэтому сортировка, используемая для простого текста или чисел, для IP-адресов не подходит. Дополнительные сведения о сортировке IP-адресов см. в этом разделе.

К началу страницы

Удаление порядка сортировки

  • Чтобы удалить порядок сортировки в таблице, запросе или форме, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Очистить все сортировки.

    Это позволит удалить порядок сортировки во всех полях представления.

  • Чтобы удалить порядок сортировки из отчета, откройте область Группировка, сортировка и итоги, нажав кнопку Группировка и сортировка в группе Группировка и итоги (на вкладке " Формат " в режиме макета, на вкладке " Конструктор " в режиме конструктора). Затем нажмите кнопку уровень сортировки, который вы хотите удалить и нажмите кнопку Удалить. Запись соответствующее поле сортировки будет начинаться с Сортировать по словам. Не удаляйте элементы, которые начинаются с " Группировать по ", поскольку, которая будет изменить внешний вид отчета.

К началу страницы

Сохранение порядка сортировки для объекта

Применяемый последним порядок сортировки для таблицы, запроса, формы или отчета сохраняется автоматически. Чтобы он автоматически применялся при следующем открытии этого объекта, для свойства объекта Сортировка при загрузке должно быть установлено значение Да.

Так как применяемый последним порядок сортировки периодически изменяется, можно определить постоянный (используемый по умолчанию) порядок сортировки. Порядок сортировки по умолчанию можно задать для запроса или отчета. Важно помнить, что хотя порядок сортировки по умолчанию не переопределяется текущим или последним сохраненным порядком сортировки, он применяется только тогда, когда в представлении удаляется текущий или последний сохраненный порядок сортировки.

  • Чтобы определить порядок сортировки по умолчанию для запроса, откройте его в режиме конструктора. Добавьте поля сортировки в бланк запроса и укажите необходимый порядок в строке Сортировка.

  • Чтобы определить порядок сортировки по умолчанию для отчета, используйте область Группировка, сортировка и итоги в режиме конструктора или разметки. Пошаговые инструкции см. в разделе Сортировка отчета.

Для просмотра записей, отсортированных в порядке, используемом по умолчанию, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Очистить все сортировки. Это приведет к удалению текущего или последнего сохраненного порядка сортировки в представлении и применению к записям порядка сортировки по умолчанию.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×