Шаблоны и бланки

Создание шаблонов

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Чтобы сэкономить время, создайте шаблон приглашения на собрание, содержащий основную информацию (участники, тема и т. д.), и используйте его всякий раз при настройке очередного собрания.

Участники нашей рабочей группы хотят проводить

собрания по ходу выполнения проекта «Феникс» по мере

необходимости, а не просто потому, что то или иное собрание было ранее запланировано.

Поэтому мы не собираемся использовать повторяющиеся собрания.

Мы знаем, что собраний будет много, но точные даты их проведения еще не известны.

Чтобы сэкономить время, я создам шаблон приглашения

на собрание, который будет содержать все необходимые

сведения: имена приглашенных сотрудников,

тему,

место проведения,

а также часть вводного текста.

Этот шаблон я буду использовать при необходимости созвать собрание по ходу выполнения проекта.

Все действия в данном случае аналогичны работе с шаблоном

электронной почты, который мы научились создавать в первом видео

об использовании шаблонов и бланков.

Вам нужно создать обычное приглашение на собрание и сохранить его в качестве шаблона.

Перейдите на вкладку «ФАЙЛ», выберите пункт «Сохранить как»,

щелкните стрелку в поле «Тип файла»

и выберите пункт «Шаблон Outlook».

При этом важно не изменять папку, в которой шаблон сохраняется по умолчанию.

Введите для шаблона имя, которое будет легко запомнить, и нажмите кнопку «Сохранить».

При закрытии приглашения на собрание на экран будет выведено диалоговое окно.

Не снимайте флажок «не сохранять изменения» и нажмите кнопку «ОК».

Теперь, когда возникает необходимость в организации собрания,

вместо кнопки «Создать собрание» нужно нажать кнопку «Новые элементы»,

щелкнуть пункт «Другие элементы», а затем — пункт «Выбрать форму».

Щелкните стрелку в поле «Папки», выберите пункт «Шаблоны в файловой системе»

и выберите созданный ранее шаблон.

Если вы не видите шаблона, повторите предыдущее действие, убедившись в

том, что вы выбрали пункт «Шаблоны в файловой системе».

В открывшемся приглашении на собрание нужно указать всего лишь дату и время,

добавить какие-либо новые сведения и нажать кнопку «Отправить».

Этот порядок действий подходит также для создания шаблонов задач и контактов.

Хотя работу с контактами можно ускорить еще и с помощью функции

«Контакт в той же организации».

Выберите контакт, который вы хотите использовать в качестве шаблона,

нажмите кнопку «Создать элемент» и выберите пункт «Контакт в той же организации».

Добавьте или отредактируйте нужные контактные данные,

нажмите кнопку «Сохранить и закрыть», и контакт будет добавлен в список контактов.

Далее мы поговорим об использовании бланков в сообщениях электронной почты.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×