Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Вы хотели бы автоматически создавать подробные и элегантные блок-схемы Visio из книг Excel? Это можно сделать с помощью шаблонов визуализатора данных. С каждым шаблоном связана книга Excel, которая используется для преобразования обрабатываемых данных в блок-схему Visio. Вы также можете использовать собственный шаблон Excel, сопоставить данные Excel с фигурами в мастере создания схем на основе данных и создать схему автоматически. Кроме того, вы можете добавить дополнительные столбцы с данными в документе Excel, которые преобразуются в данные на фигуре Visio.
Visio также поддерживает двустороннюю синхронизацию между схемой Visio и книгой Excel. Это позволяет не только создавать блок-схему путем изменения данных в Excel и обновления схемы в Visio, но и вносить изменения в схему Visio, а затем обновлять данные Excel из нее.
Шаблоны визуализатора данных доступны только в Visio Online (план 2) по Monthly Channel. Если вы не знаете, какую версию Visio используете, в меню Файл выберите пункт Учетная запись и нажмите кнопку О программе Visio. Дополнительные сведения о версии Visio, которая предоставляется по подписке, см. на странице Visio Online (план 2).
Если шаблоны визуализатора данных отсутствуют или у вас есть другие вопросы о начале работы, см. страницу Часто задаваемые вопросы о визуализаторе данных.
Примечание: Она предоставляется только по подписке на Office 365. Если вы подписаны на Office 365, убедитесь в том, что у вас установлена последняя версия Office. ИТ-специалисты, управляющие процессом обновления Office 365, могут узнать о том, какие обновления доступны в каждом канале, на странице выпусков обновлений.
В этой статье
Создание схем с помощью визуализатора данных
Подготовка
Обдумайте свои идеи и предварительно проработайте их на бумаге или с помощью рукописного ввода. Этот черновик послужит отправной точкой, и вам будет проще выполнить следующие действия.
Чтобы создать схему с помощью визуализатора данных, можно работать одновременно в Excel и Visio. Вы можете открыть два окна на устройстве с Windows или, если вам так удобнее, подключить второй монитор. Сравнивая содержимое окон Excel и Visio, вы поймете, получается ли у вас то, что задумано.
Рекомендация. Просмотрите следующее видео по Microsoft Office, чтобы увидеть эту функцию в действии: Визуализатор данных: демонстрация.
Этап 1. Выбор шаблона визуализатора данных
-
Откройте Visio или выберите Файл > Создать, если вы изменяете схему.
-
Выберите Шаблоны.
-
Выберите Блок-схема.
-
Выберите Простая блок-схема — визуализатор данных, Функциональная блок-схема — визуализатор данных или Схема аудита — визуализатор данных.
В левом верхнем углу шаблона визуализатора данных есть значок Excel.
Дополнительные сведения о блок-схемах и их фигурах см. в статьях Создание простой блок-схемы и Создание функциональной блок-схемы.
Этап 2. Создание книги Excel
-
В окне предварительного просмотра шаблона щелкните Шаблон данных Excel.
Примечание: если вы хотите использовать образцы шаблонов Excel, приведенные в этой статье для примера, их можно скачать по указанным ниже ссылкам.
-
Нажмите Файл > Сохранить, укажите компьютер, сервер в сети или библиотеку документов SharePoint, введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
-
Чтобы добавить новый лист, в нижней части книги щелкните значок Новый лист
. -
Создайте таблицу Excel. Дополнительные сведения о работе с таблицами Excel см. в статьях Общие сведения о таблицах, Создание и удаление таблицы Excel и Как добавить или удалить строку или столбец в таблице.
-
Добавьте столбцы и строки в таблицу, на основе которой будет создана схема Visio. Для заголовков столбцов и значений таблицы Excel существуют определенные требования. Воспользуйтесь разделом Взаимодействие между столбцами Excel и компонентами блок-схемы Visio в качестве наглядного пособия.
Этап 3. Добавление дополнительных данных фигур в таблицу Excel (необязательно)
-
В шаблоне Excel просмотрите вкладку Схема процесса Столбцы в таблице Excel выделены синим и зеленым цветами. Цвет служит визуальной подсказкой, которая иллюстрирует различие между столбцами.
Синие столбцы используются для создания блок-схемы в Visio. Кроме того, все столбцы служат источником данных фигур.
-
Чтобы добавить дополнительные данные фигур, добавьте один или несколько столбцов в таблицу Excel.
Зеленые столбцы содержат дополнительные данные, которые можно добавить к каждой фигуре. Вы можете добавить любое количество дополнительных столбцов. По умолчанию эти данные не отображаются на схеме, если вы не добавите рисунки, связанные с данными. Чтобы просмотреть данные фигуры на схеме Visio, выберите Данные > Окно данных фигуры. Дополнительные сведения о данных фигур и рисунках, связанных с данными, см. в статьях Добавление данных в фигуры и Рисунки, связанные с данными: обзор.
Этап 4. Создание схемы Visio с помощью мастера
-
Вернитесь в Visio, в окне предварительного просмотра шаблона выберите единицу измерения и нажмите кнопку Создать.
-
На первой странице мастера Создание диаграммы на основе данных сделайте следующее:
-
В разделе Какую схему вы хотите создать на основе данных? выберите шаблон Простая блок-схема, Функциональная блок-схема (горизонтальная) или Функциональная блок-схема (вертикальная).
-
В разделе Выберите книгу Excel: выберите книгу из списка последних открытых книг или нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, созданный на этапе 2.
-
В разделе Выберите таблицу или настраиваемый диапазон в книге: выберите таблицу Excel, содержащую данные процесса.
-
Нажмите кнопку Готово. При этом будут приняты все значения по умолчанию, подставленные на остальных страницах мастера в Visio.
-
В результате схема будет создана автоматически внутри контейнера. В зависимости от размера блок-схемы могут быть добавлены дополнительные страницы Visio.
Этап 5. Сохранение схемы Visio
-
Нажмите Файл > Сохранить, найдите нужную папку, введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
Рекомендуем хранить файлы Excel и Visio в одной папке, так как это две части одного целого.
Этап 6. Синхронизация данных и схемы
После создания схемы с помощью визуализатора данных в нее можно вносить изменения. Visio поддерживает двустороннюю синхронизацию между исходными данными и схемой.
Совет: после завершения работы с файлами синхронизируйте их. Если вы вносите изменения в данные Excel, обновите схему, и наоборот: если вы вносите изменение в содержимое схемы, обновите данные Excel.
Изменение данных в Excel и последующее обновление схемы
-
Внесите изменения в исходные данные в таблице Excel. Вы можете добавить, обновить или удалить строки.
-
Сохраните книгу Excel.
-
В Visio щелкните контейнер схемы, чтобы открыть вкладку "Конструктор" в области Работа с данными на ленте, затем щелкните элемент Обновить схему.
В результате изменения, внесенные в книгу Excel, отображаются в схеме Visio. Обратите внимание на следующее:
-
Если вы внесли в схему изменения, которые могут быть потеряны после обновления, в Visio откроется диалоговое окно конфликтов обновления схемы.
-
При обновлении переносятся изменения только для тех фигур и соединений, которые находятся в контейнере.
-
Изменения форматирования, внесенные вами для фигур и соединительных линий в контейнере, сохраняются.
-
Следите за тем, чтобы все фигуры и соединительные линии схемы оставались внутри контейнера. Объекты, расположенные на странице, но вне контейнера, при обновлении не изменяются. Дополнительные сведения о контейнерах см. в статье Пояснение структуры схем с помощью контейнеров и списков.
Изменение содержимого схемы и последующее обновление данных в Excel
-
Внесите изменения в схему Visio. Вы можете добавить, обновить или удалить фигуры или соединительные линии.
-
Сохраните и закройте книгу Excel, если она находится на настольном компьютере или сетевом файловом сервере.
-
Щелкните контейнер схемы, чтобы открыть вкладку "Конструктор" в области Работа с данными на ленте, затем щелкните элемент Обновить данные источника.
В результате изменения, внесенные в схему Visio, отразятся в книге Excel. Если это может привести к потере данных в Excel, в Visio появится диалоговое окно конфликтов обновления исходных данных. Чтобы избежать проблем, соблюдайте приведенные ниже рекомендации.
-
Перед внесением изменений сохраните резервную копию данных Excel.
-
В книге Excel в качестве источника данных используйте таблицу Excel, а не произвольный диапазон. Если в диалоговом окне Обновить данные источника выбрать команду Перезаписать, Visio преобразует произвольный диапазон в таблицу Excel.
-
Не используйте формулы в исходных данных Excel. Если в диалоговом окне Обновить данные источника выбрать команду Перезаписать, Visio преобразует формулу в результат формулы.
-
Вы создали схему с помощью следующего параметра в мастере создания схем на основе данных (столбцы данных сопоставляются с функциями и этапами): Сопоставление > Дополнительные параметры > Сохраните порядок значений столбцов из данных для создания > Функция или дорожка или Этап или временная шкала. В этом случае Visio требуется дополнительный столбец данных, представляющий связь между фигурами. Если в диалоговом окне Обновить данные источника выбрать команду Перезаписать, добавляется дополнительный столбец.
-
Вы создали функциональную блок-схему с помощью дорожек и шагов на основе порядка значений в Excel. Вы создали схему с помощью следующего параметра в мастере создания схем на основе данных (столбцы данных подключены к шагам процесса и действиям): Сопоставление > Укажите, как подключать шаги процесса/дейстивя > Подключать последовательно. В этом случае Visio требуется дополнительный столбец данных, представляющий связь между фигурами. Если вы измените порядок дорожек или шагов в схеме, порядок изменится и в исходных данных. Если в диалоговом окне Обновить данные источника выбрать команду Перезаписать, дорожки и шаги на схеме перестают соответствовать порядку данных в книге Excel.
Этап 7. Настройка взаимодействия между таблицей Excel и схемой Visio (необязательно)
Иногда требуется настроить процесс создания схем с помощью визуализатора данных. Например, в соответствии со стандартом, принятым в организации, вам могут быть нужны другие фигуры. Вы также можете использовать при сопоставлении столбцы в таблице Excel, имеющие другие имена.
-
После того как вы нажали Создать, чтобы открыть мастер Создание диаграммы на основе данных, и ввели значения на первой странице (см. этап 4), вы можете нажимать Далее и Назад для перехода между страницами мастера.
-
Чтобы просмотреть сведения о настройке каждого параметра на странице, нажмите Справка (?). Дополнительные сведения см. в статье Использование мастера "Создание диаграммы на основе данных".
Взаимодействие между столбцами Excel и компонентами блок-схемы Visio
Чтобы разобраться, каким образом каждый столбец Excel используется при создании схемы в Visio, обратитесь к пошаговому обзору снимка экрана ниже.
Идентификатор шага процесса. Это число, которое идентифицирует каждую фигуру блок-схемы. Этот столбец является обязательным, и каждое его значение в таблице Excel должно быть уникальным и не пустым. Это значение не отображается на блок-схеме.
Описание шага процесса. Это текст, добавляемый к каждой фигуре блок-схемы.
Идентификатор следующего шага. Это идентификатор шага процесса, соответствующий следующей фигуре в последовательности. Для фигуры ветвления существуют два следующих шага, и их идентификаторы указываются через запятую, например: 4,5. Следующих шагов может быть и больше двух.
Метка соединителя. Для фигур ветвления метки соединителей представлены в виде текста, разделенного запятыми, например: Да,Нет. В примере "Да" соответствует идентификатору 4, а "Нет" — 5.
Тип фигуры. Это тип фигуры, который вы хотите использовать на схеме Visio, например Процесс или Решение. Рекомендуем использовать раскрывающиеся списки, чтобы можно было выбирать только правильные варианты.
Функция и этап. Это функция (или дорожка) и этап (или временная шкала), к которым относится каждая фигура. Этот столбец нужен только для функциональной блок-схемы, а при создании простой блок-схемы мастер его игнорирует.
Создание схемы визуализатора данных с помощью других наборов элементов
Кроме того, с помощью шаблонов визуализатора данных можно также использовать наборы элементов из других шаблонов при создании схемы визуализатора данных. Например, создайте схемы процессов для финансовых проводок или управления запасами. Существуют и другие наборы элементов, ориентированные на процессы, в том числе шаблоны BPMN Basic и объектов рабочего процесса. Вы даже можете добавлять пользовательские фигуры с помощью набора элементов " Мои фигуры ". Дополнительные сведения см. в разделе Создание, сохранение и совместное использование настраиваемых наборов элементов.
-
Откройте схему (простую или функциональную блок-схему), которую вы создали с помощью визуализатора данных.
-
Нажмите кнопку Создать, чтобы открыть мастер Создание диаграммы на основе данных, и после ввода значений на первой странице нажимайте кнопку Далее, пока не перейдете на страницу сопоставления фигур.
-
Добавьте один или несколько наборов элементов с помощью параметра Дополнительные фигуры.
-
Выберите любую фигуру и сопоставьте ей значения из столбца Тип фигуры, перетащив его.
Добавление в схему рисунков, связанных с данными
Чтобы сделать схему нагляднее, можно добавить в нее рисунки, связанные с данными, которые позволят визуально представить данные фигур. Вы фактически можете превратить схему в информационную панель процесса и использовать рисунки, связанные с данными, для отображения ключевых показателей эффективности (КПЭ), основанных на данных фигур, в виде оригинальных значков.
-
Откройте схему, созданную с помощью визуализатора данных.
Выберите контейнер, в который вы хотите добавить рисунки, связанные с данными.
-
На вкладке Данные установите флажок Поля рисунков, связанных с данными.
-
Выберите поля рисунков, связанных с данными, которые вы хотите добавить в схему.
Рисунки, связанные с данными, будут применены ко всей схеме. Чтобы скрыть рисунки, связанные с данными, для определенных фигур, оставьте значения столбцов данных для этих строк в книге Excel пустыми.
-
При необходимости можно задать дополнительные параметры на вкладке Данные. Дополнительные сведения см. в статье Рисунки, связанные с данными: обзор.
Управление книгой Excel, связанной со схемой
Иногда возникает необходимость в повторном связывании или обновлении связанной книги Excel. Это можно легко сделать в Visio.
Повторное связывание книги Excel с диаграммой Visio
Если книга Excel, связанная с диаграммой визуализатора данных, переименована или перемещена в другое расположение, связь между схемой Visio и книгой Excel не работает. Эта проблема также может возникнуть при переименовании таблицы Excel.
-
Выберите контейнер для схемы визуализатора данных. Это позволяет вкладке " Работа с данными » на ленте.
-
На вкладке Работа с данными выберите Конструктор > переустановить связь с исходными данными.
-
Перейдите к переименованной или перемещенной книге Excel.
-
Выберите таблицу или настраиваемый диапазон в книге.
-
Чтобы исправить неработающую ссылку, нажмите кнопку " связать ".
При попытке обновить схему или обновить исходные данные, если связь разорвана, Visio также предложит выполнить повторную ссылку.
Важные Не изменяйте имена столбцов в таблице Excel, связанной с диаграммой. В противном случае происходит сбой операции повторного связывания.
Открытие книги Excel, связанной с диаграммой
Вы можете изменить связанное содержимое в Excel непосредственно из Visio. Например, вы можете добавить большое количество содержимого и легко изменить данные в электронной таблице.
-
В Visio выберите контейнер для схемы визуализатора данных. Это позволяет вкладке " Работа с данными » на ленте.
-
На вкладке Работа с данными выберите Конструктор > Открыть источник данных.
-
Внесите изменения в Excel, а затем сохраните и закройте книгу.
-
Чтобы посмотреть изменения в схеме, выберите конструктор средств работы с данными > Обновить схему.
Дальнейшие действия
Возможно, после создания схемы с помощью визуализатора данных вас заинтересуют следующие задачи:
-
Темы. Тема в Visio представляет собой набор цветов и эффектов, которые можно применить к документу одним щелчком мыши. С помощью тем документам можно легко придать профессиональный вид. Дополнительные сведения см. в статье Применение тем для профессионального оформления документов.
-
Макет. В Visio есть руководства и автоматические инструменты, которые помогают выровнять и равномерно распределить фигуры на схеме. Благодаря этому ваш документ выглядит четко и профессионально. Дополнительные сведения см. в статье Выравнивание и расстановка фигур на схеме.
-
Экспорт. Вы можете экспортировать схему, созданную с помощью визуализатора данных, и связанную с ней книгу Excel в пакет шаблона Visio (VTPX). В пакете шаблона Visio сохраняются параметры схемы, наборы элементов и данные, на основе которых другие пользователи смогут быстро создавать собственные схемы с помощью визуализатора данных. Они могут установить пакет шаблона на своих компьютерах. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт и установка пакета шаблона "Визуализатор данных".
