Создание стандартного сообщения с помощью слияния почты в Word 2016 для Mac

Если вы хотите отправить большому количеству получателей персонализированные сообщения электронной почты, используйте слияние. Вы получите набор персонализированных сообщений с одинаковым форматированием и текстом. В сообщениях будут различаться только определенные разделы. При слиянии — в отличие от массовой рассылки — каждый получатель является единственным.

Для создания писем с помощью слияния нужны следующие файлы:

  • Основной документ
    Это сообщение электронной почты, содержащее текст, который будет одинаковым в каждой версии документа.

  • Список рассылки
    Это источник данных (часто электронная таблица Excel), который используется для заполнения сведений в сообщении. Например, список рассылки включает имена контактов, тогда как основной документ — сообщение, которое будет им отправляться.

  • Объединенный документ
    Этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние извлекает информацию из списка рассылки и помещает ее в основной документ, что позволяет получить персонализированные объединенные документы для всех людей из списка рассылки.

Прежде всего нужно создать основной документ.

  1. На вкладке Рассылки выберите Начать слияние > Сообщения электронной почты.

    Слияние электронной почты

  2. Введите текст сообщения, которое вы хотите отправить, в Word.

Первая строке вашей электронной таблицы Excel является записью заголовка. Каждый столбец в ней содержит название, которое указывает на категорию данных. Например, названия столбцов могут быть такими: Адрес электронной почты, Имя, Адрес, Город, Область и Почтовый индекс. В последующих строках содержится по одной записи данных для каждого получателя. Пустые строки и столбцы в списке недопустимы.

Совет : Чтобы создать электронную таблицу Excel на основе адресной книги Outlook, экспортируйте контакты в текстовый файл с разделителями-знаками табуляции и откройте его в Excel. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт и архивирование вручную элементов Outlook.

  1. В первой строке электронной таблицы Excel введите названия столбцов для получателей. Например, в первом столбце введите Адрес электронной почты, во втором — Имя, в третьем — Фамилия и т. д.

    Важно : Желательно, чтобы первый столбец содержал адрес электронной почты получателя.

  2. Во второй и последующих строках введите адреса электронной почты, имена и фамилии получателей.

  3. В меню Файл выберите Сохранить и введите имя файла.

    Примечание : Запомните его расположение электронной таблицы; оно понадобится позднее для связи таблицы с документом слияния.

  4. Сохраните и закройте электронную таблицу.

    Примечание : Если не закрыть электронную таблицу Excel, содержащую список, или снова открыть ее до завершения слияния, то выполнить его будет невозможно.

На вкладке Рассылки нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

На вкладке "Рассылки" выделена кнопка "Выбрать получателей" со списком параметров

Параметр

Описание

Ввести новый список

Создать новый список адресов при настройке слияния

Использовать существующий список

Использовать электронную таблицу Excel или другой файл данных в качестве списка адресов

Выбрать из контактов Outlook

Выбрать имена напрямую из списка контактов Outlook

Контакты Apple

Выбрать имена напрямую из адресной книги Apple

FileMaker Pro

Импортировать данные из базы данных FileMaker Pro

Ввести новый список

В диалоговом окне Изменить поля спискаWord автоматически создает поля для некоторых основных сведений, таких как имя, фамилия и адрес. Если вы хотите добавить новое поле, например поле сообщения, сделайте это сейчас, чтобы заполнить его во время ввода записей.

  1. В разделе Новое имя поля введите имя поля, а затем щелкните знак "плюс" (+).

    Совет : Чтобы изменить порядок полей, выберите поле, которое вы хотите переместить, а затем нажимайте стрелки вверх и вниз.

  2. Настроив все поля, нажмите кнопку Создать для создания нового списка.

Использовать существующий список

  1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

  2. В диалоговом окне Открытие книги выберите нужную электронную таблицу и выполните одно из следующих действий:

    • Оставьте поле Диапазон ячеек пустым, чтобы использовать всю электронную таблицу.

      Или

    • Укажите диапазон ячеек с данными, которые вы хотите использовать.

  3. Нажмите кнопку ОК.

Выбрать из контактов Outlook

  1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

  2. В диалоговом окне Отбор записей рядом с полем Выводить получателей составных документов по выберите элемент Заполнение записи.

  3. В списке контактов выберите контакты, которые хотите включить в слияние, и нажмите кнопку ОК.

Контакты Apple

  1. Щелкните Отфильтровать получателей, чтобы выбрать нужных получателей.

  2. В диалоговом окне Отбор записей в разделе Группы контактов Apple выберите нужную группу и нажмите кнопку ОК.

FileMaker Pro

  1. Перейдите к нужному файлу и нажмите кнопку Открыть.

  2. В диалоговом окне Разделители записей заголовка выберите разделители для полей данных и для записей, а затем нажмите кнопку ОК.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Вставить поле слияния и выберите поле, которое вы хотите добавить.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Вставить поле слияния"

  2. В основном документе щелкните в области Перетащите поля в эту область или введите текст, а затем щелкните текст, чтобы удалить его.

  3. Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.

  1. На вкладке Рассылки щелкните Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.

    На вкладке "Рассылки" выделена команда "Просмотреть результаты"

    Примечание : Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.

  2. Чтобы внести дополнительные изменения в форматирование, еще раз нажмите Просмотреть результаты, чтобы добавить или удалить поля слияния.

  3. Если сообщения выглядят так, как нужно, на вкладке Рассылки выберите Завершить и объединить > Объединить для отправки по электронной почте, чтобы завершить слияние.

    Совет :  Параметр Объединить для отправки по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×