Создание системы заметок собраний с помощью InfoPath и SharePoint: приступая к работе

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Внесение незначительных изменений в шаблон формы образец из Microsoft Office InfoPath 2007 и создание библиотеки документов на сайте Windows SharePoint Services 3.0, можно реализовать системы, можно использовать для записи заметок на собрании в будущем, отправьте заметки для каждого участника собрания и заметках храните в библиотеке документов SharePoint Services. В этой статье показано, как создать эту систему.

В этой статье

Общие сведения

Перед началом работы

Создание нового собрания системы заметок

Обновление шаблона формы

Обзор

С помощью InfoPath входит образец шаблона формы, предназначенный специально для сбора общие данные собрания, например повестки, участники, элементы обсуждения и поручения. Пример шаблона формы настроен так, чтобы можно было отправлять копии формы, основанного на шаблоне по электронной почте для каждого участника собрания.

Пример шаблона формы настроен для справки Стенографист собирать данные, которые обычно записываются во время собрания. Элементы управления располагаются в логические разделы, чтобы помочь Стенографист сбора правильные данные и также уменьшить ему из собирать данные, которые могут быть созданы автоматически. Макет элементов управления также обеспечивает согласованность framework, поэтому вместо обозначение единицы заметку, не помните, какой тип данных для сбора он просто заполняет пустых значений в ходе собрания.

Несмотря на то, что можно изменить шаблон формы для сбора дополнительных данных, рекомендуется использовать существующий шаблон формы, как с одно изменение, позволяющая сохранить заполненные формы в библиотеке документов SharePoint. Затем можно тестирования эффективности системы и использовать вы узнали во время проверки для изменения шаблона формы для соответствия потребностям вашей группы.

Этот шаблон формы образец можно использовать в системе, публикуя образца шаблона формы в библиотеке документов на сайте SharePoint. Нужно создать новую библиотеку документов как часть процесса публикации. После публикации шаблона формы и создать новую библиотеку документов, будет изменить шаблон формы, чтобы она сохраняет заполненной формы Новая библиотека документов и отправляет копию формы участникам собрания.

Чтобы использовать эту систему, обозначение единицы Примечание переходит к библиотеке документов и создает новую форму, основанную на этом шаблоне формы. Обозначение единицы заметок во время собрания, заполняет данные в соответствующие элементы управления в форме. В конце собрания обозначение единицы Примечание отправки формы в библиотеку документов и отправляется копию формы для каждого участника собрания. Пользователей, которым не было участниками собрания может читать заметки, перейдите к библиотеке документов и открытия формы в InfoPath.

Пример шаблона формы содержит следующие разделы:

Шаблон формы повестки собрания с четырьмя разделами

1. заголовок раздел содержит элементы управления имя, целей, расположение и собрания даты и времени. Элемент управления даты автоматически отображается дата создания формы. По умолчанию элемент управления текстовым полем Время окончания автоматически отображает время то есть один час позже, чем время, введенное в элемент управления текстовым полем Время начала.

2. участники повторяющийся раздел содержит элементы управления для имена и адреса электронной почты каждого участника собрания. Когда обозначение единицы Примечание отправляет заполненной формы, каждого участника, перечисленные в этом разделе, получает копию заполненной формы.

3. повестки повторяющийся раздел содержит элементы управления для каждого докладчика (участников, интересы обсуждения) и заметок о каждом элементе обсуждений. Элемент управления поле со списком докладчика отображаются имена из раздела участников.

4. поручение повторяющийся раздел содержит элементы управления для имени, назначения и выполнения даты для каждого элемента действия. Элемент управления поле со списком назначения отображаются имена из раздела участников.

Если вы новичок в InfoPath, со следующими статьями поможет вам понять основные понятия и лучше определить условия, которые вы столкнетесь как выполнение каждой задачи в этой статье. Вы также увидите эти ссылки в соответствующем разделе в этой статье в случае, если вам нужны дополнительные сведения, как выполнение задачи.

К началу страницы

Подготовка

Вам нужен унифицированный указатель ресурсов (URL) и, по меньшей мере разрешения для семейства веб-сайтов сайта SharePoint, который будет использоваться для этой системы проектирование. При создании библиотеки документов в семействе веб-сайтов имеется соответствующие разрешения. Пользователям, которым нужен для просмотра заметок на собрании будет нужна права чтения для семейства веб-сайтов. Если необходимы разрешения для создания библиотеки документов или настройка разрешениями на чтение для семейства веб-сайтов для пользователей формы, обратитесь к администратору семейства веб-сайтов.

Необходимо использовать по крайней мере один адрес электронной почты на который можно отправить копию заполненной формы и с электронной почтой, например Microsoft Office Outlook 2007, который настроен для получения сообщений таким образом, вы можете проверить шаблон формы.

В этой статье предполагается, что вы используете Настройка служб SharePoint по умолчанию.

К началу страницы

Создание нового собрания системы заметок

Чтобы создать эту систему, сделайте следующее:

  1. Открытие и сохранение шаблона формы.

  2. Публикация шаблона формы образец для создания библиотеки документов для заметок к собранию.

  3. Изменение шаблона образец формы для сохранения заполненных форм для новой библиотеки документов и нажмите Отправить копию для каждого участника.

  4. Публикация измененного шаблона формы.

  5. Тестирование измененного шаблона формы и новая библиотека документов, создание и отправка тест форм, основанных на этом шаблоне формы.

Открытие и сохранение шаблона формы

  1. В меню файл выберите пункт Создание шаблона формы.

  2. В разделе Открытие шаблона формы нажмите кнопку Настройка образца.

  3. В разделе Настройка образца дважды щелкните Пункт повестки собрания образец.

  4. В меню Файл выберите пункт Сохранить.

  5. Если InfoPath выводится сообщение о публикации шаблона формы, нажмите кнопку ОК.

  6. В диалоговом окне Сохранить как укажите место, где нужно сохранить шаблон формы.

  7. В поле имя файла введите имя для шаблона формы.

  8. В списке Тип файла выберите Шаблон формы InfoPath и нажмите кнопку Сохранить.

Публикация шаблона формы

Как часть процесса публикации нужно создать новую библиотеку документов.

Чтобы узнать больше о публикации шаблона формы, читайте в статье Общие сведения о публикации шаблона формы.

  1. В меню файл нажмите кнопку Опубликовать.

  2. На первой странице мастера публикаций нажмите кнопку в SharePoint server или без службы InfoPath Forms Services и нажмите кнопку Далее.

  3. На следующей странице мастера в поле Введите адрес сайта SharePoint или службы InfoPath Forms Services введите URL-адрес семейства веб-сайтов на сайте SharePoint и нажмите кнопку Далее. Например для использования с http://www.adventureworks.com/EmployeesOnlyURL-адрес семейства веб-сайтов, http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly введите в поле.

  4. На следующей странице выберите Библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице нажмите кнопку Создать новую библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  6. На следующей странице введите имя и описание для новой библиотеки документов и нажмите кнопку Далее.

  7. Примите предложенное столбцы и нажмите кнопку Далее.

  8. На последней странице мастера проверьте правильность сведений и нажмите кнопку Опубликовать.

  9. Нажмите кнопку Закрыть.

    Вы получите подтверждение на последней странице мастера после успешной публикации шаблона формы.

Запишите URL-адрес новой библиотеки документов; Вам нужно будет эта информация далее в этой статье. URL-адрес новой библиотеки документов будет URL-адрес семейства веб-сайтов, за которым следует косой чертой (/), за которым следует имя библиотеки документов. Например при создании новой библиотеки документов в семействе веб-сайтов с URL-адрес http://www.adventureworks.com/EmployeeOnlyпод названием MeetingNotes http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotesбудет URL-адрес новой библиотеки документов.

Изменение шаблона формы

В этом разделе описывается сделайте следующее:

  • Добавьте новое подключение данных для отправки , сохраняет заполненной формы Новая библиотека документов.

    Чтобы узнать больше о отправки подключения к данным,: Общие сведения для подключения к данным.

  • Изменение параметров подключения к данным, чтобы она сохраняет заполненной формы в библиотеке документов и отправляет копию заполненной формы для каждого участника собрания.

  • Настройка шаблона формы, чтобы он закрывает форму после отправки.

Чтобы узнать больше о Отправка формы, основанного на шаблоне формы, читайте в статье Общие сведения об отправке данных формы.

Добавление нового подключение данных для отправки

В этом разделе будет создан новый отправлять данные подключения к новой библиотеки документов и настроить подключение к данным, чтобы сохранить форму с уникальное имя. Имя формы будет комбинацию название собрания и Дата создания формы.

Приступить к созданию подключения к данным
  1. В меню Сервис выберите пункт Подключения к данным.

  2. В диалоговом окне Подключения к данным нажмите кнопку Добавить.

  3. В мастере подключения данных нажмите кнопку Создать новое подключение, нажмите кнопку Отправить данные и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице мастера выберите библиотеку документов на сайте SharePoint и нажмите кнопку Далее. Выбор места сохранения отправляемых данных в мастере подключения данных

  5. На следующей странице мастера в поле с описаниями введите URL-адрес библиотеки документов, созданный в предыдущем разделе. Например для использования с http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotesURL-адрес библиотеки документов, http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes введите в поле библиотеки документов.

    Следующий раздел этапы процесса определения имя уникальных формы, который требует вам оставаться на этой странице мастера. Не нажимайте кнопки Далее еще.

Создание уникальных форму имени

Шаблон формы сохранение формы в библиотеку документов с именем по умолчанию. Если используется имя по умолчанию, новая библиотека документов будет храниться только один заполненной формы. В этом разделе будет настроить подключение к данным для сохранения форм, основанных на этом шаблоне формы с именем, которое состоит из название собрания и дата собрания. Это делается путем создания формулы, использующей функцию XPath .

Чтобы узнать больше о формул и функций, читайте в статье Добавление формулы в элемент управления.

  1. Нажмите кнопку Вставить формулу Кнопка формулы .

  2. В диалоговом окне Вставка формулы нажмите кнопку Вставить функцию.

  3. В списке категории диалогового окна « Вставка функции » нажмите кнопку текст.

  4. В списке функции нажмите кнопку Объединить и нажмите кнопку ОК.

  5. В поле Формула дважды щелкните первый экземпляр дважды щелкните, чтобы вставить поле.

    Двойной щелчок для вставки первого поля с целью использования в качестве части имени формы

  6. В диалоговом окне Выбор поля или группы откройте собрание, нажмите кнопку заголовка собрания и нажмите кнопку ОК.

    Выбор поля заголовка собрания в диалоговом окне выбора поля или группы

  7. В окне " Формула " выберите второй экземпляр для вставки поля дважды щелкните его (не щелкайте его дважды).

    Двойной щелчок для вставки символа тире как части имени формы

  8. Введите знак двойной кавычки (""), за которым следует дефис (-), а затем другой двойных кавычек.

    Вставка символа тире как части имени формы

  9. Дважды щелкните третьего экземпляра дважды щелкните, чтобы вставить поле.

    Двойной щелчок для вставки другого поля с целью использования в качестве части имени формы

  10. В диалоговом окне Выбор поля или группы откройте собрание, нажмите кнопку даты собрания и нажмите кнопку ОК.

    Выбор поля даты собрания в диалоговом выбора поля или группы

    В диалоговом окне Вставки формулы должна выглядеть следующим образом:

    Готовая формула для создания имени формы в диалоговом окне вставки формулы

  11. Чтобы проверить формулу правильность синтаксиса, в диалоговом окне Вставка формулы нажмите кнопку Проверить формулу.

  12. Если формула не содержит все ошибки, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Завершите настройку подключения к данным
  1. В окне мастера нажмите кнопку Далее.

  2. На следующей странице мастера в поле Введите имя для этого подключения данных введите описательное имя для этой отправки подключения к данным.

  3. Убедитесь, что данные правильно в разделе « Сводка » и нажмите кнопку Готово.

  4. Нажмите кнопку Закрыть.

  5. В меню Файл выберите пункт Сохранить.

Изменить параметры отправки для использования обоих отправки подключения к данным

  1. В меню Сервис выберите пункт Параметры отправки.

  2. В диалоговом окне Параметры отправки установите флажок Разрешить пользователям отправлять эту форму.

  3. Нажмите кнопку выполнить с помощью правил настраиваемого действия и выберите пункт правила.

  4. В диалоговом окне правила для отправки форм нажмите кнопку Добавить.

  5. Нажмите кнопку Добавить действие.

  6. В поле " Действие " нажмите кнопку Отправить с помощью подключения к данным.

  7. В списке подключения к данным нажмите подключение к библиотеке документов, созданный в предыдущем разделе и нажмите кнопку ОК.

  8. Нажмите кнопку Добавить действие.

  9. В поле " Действие " нажмите кнопку Отправить с помощью подключения к данным.

  10. В списке подключения к данным нажмите кнопку Отправить Main и нажмите кнопку ОК.

    Отправить копию формы для каждого участника будет использовать подключение к данным Main отправить.

  11. В поле « имя » диалогового окна « правило » введите Отправить правила для идентификации правило, которое вы только что создали.

  12. Дважды нажмите кнопку ОК.

Настройка шаблона формы, чтобы закрыть форму после отправки.

  1. В диалоговом окне Параметры отправки нажмите кнопку Дополнительно.

  2. В списке после отправки нажмите кнопку Закрыть форму.

  3. Нажмите кнопку ОК.

  4. В меню Файл выберите пункт Сохранить.

Публикация шаблона формы

После изменения шаблона формы, вам нужно опубликовать в библиотеке документов, чтобы развернуть изменения.

  1. В меню файл нажмите кнопку Опубликовать.

  2. На первой странице мастера публикаций нажмите кнопку в SharePoint server или без службы InfoPath Forms Services и нажмите кнопку Далее.

  3. На следующей странице мастера в поле Введите расположение сайта SharePoint или службы InfoPath Forms Services введите расположение библиотеки документов в семействе веб-сайтов SharePoint сайта и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице выберите Библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице нажмите кнопку Обновить в шаблон формы в существующей библиотеке документов.

  6. В списке библиотеки документов, чтобы обновить выберите библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. На следующей странице проверьте правильность сведений и нажмите кнопку Опубликовать.

    Вы получите подтверждение на последней странице мастера после успешной публикации шаблона формы.

Проверка шаблона формы и сайта

  1. На последней странице мастера публикации нажмите кнопку Открыть эту библиотеку документов и нажмите кнопку Закрыть.

  2. В библиотеке документов нажмите кнопку Создать.

  3. Заполните форму, как если бы вы заметок на собрании. После ввода времени в элементе управления время начала текстовое поле, нажмите клавишу TAB для перехода к следующему элементу управления. InfoPath автоматически заполняет элемент управления текстовым полем время окончания.

  4. Введите адрес электронной почты участников собрания в поле электронной почты в разделе участника. Для добавления дополнительных участников и их адреса электронной почты, нажмите кнопку Добавить участников.

  5. На панели инструментов InfoPath нажмите кнопку Отправить.

  6. В диалоговом окне убедитесь, что отображаются адреса электронной почты правильно.

  7. Нажмите кнопку Отправить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

Заметки, должны отображаться в библиотеке документов и также доставляются в папку "Входящие" электронной почты как новое сообщение электронной почты.

После проверки системы, создание и отправка нескольких форм на основе этого шаблона формы, которыми вы можете воспользоваться системы для хранения и распространение заметках к собранию.

К началу страницы

Обновление шаблона формы

После другим пользователям попытались out новой системы, создание и сохранение заметки к собранию, может потребоваться изменение внешнего вида шаблона формы в ответ на свой отзыв. Чтобы внести изменения в шаблон формы, необходимо выполнить следующее:

  1. Откройте шаблон формы в библиотеке документов, при необходимости измените шаблон формы и сохраните изменения.

  2. Сохранить изменения в библиотеку документов путем публикации шаблона формы.

Откройте шаблон формы в библиотеке документов

  1. Откройте библиотеку документов.

  2. Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Параметры Библиотеки форм.

  3. В разделе Общие параметры выберите пункт Параметры Дополнительно.

  4. В поле URL-адрес шаблона в разделе Шаблон документа нажмите кнопку Изменить шаблон.

  5. InfoPath выводится сообщение о публикации шаблона формы, нажмите кнопку Да.

После изменения шаблона формы, сохраните шаблон формы, прежде чем публиковать ее.

Публикация шаблона формы

После внесения любых изменений, вам нужно опубликовать измененного шаблона формы в библиотеке документов.

  1. В меню файл нажмите кнопку Опубликовать.

  2. На первой странице мастера публикаций нажмите кнопку в SharePoint server или без службы InfoPath Forms Services и нажмите кнопку Далее.

  3. На следующей странице мастера в поле Введите расположение сайта SharePoint или службы InfoPath Forms Services введите расположение библиотеки документов в семействе веб-сайтов SharePoint сайта и нажмите кнопку Далее.

  4. На следующей странице выберите Библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  5. На следующей странице нажмите кнопку Обновить в шаблон формы в существующей библиотеке документов.

  6. В списке библиотеки документов, чтобы обновить выберите библиотеку документов и нажмите кнопку Далее.

  7. Нажмите кнопку Далее.

  8. На следующей странице проверьте правильность сведений и нажмите кнопку Опубликовать.

  9. Нажмите кнопку Закрыть.

    Вы получите подтверждение на последней странице мастера при успешно опубликовали шаблона формы.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×