Создание представлений сводной таблицы или сводной таблицы в базе данных Access рабочего стола

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Вы можете использовать режимы "Сводная таблица" и "Сводная диаграмма" для анализа интерактивных данных или создания динамических интерактивных диаграмм. В этой статье описываются шаги по созданию и настройке каждого режима.

Предполагаемое действие

Сведения о режимах сводной таблицы

Пример режима "Сводная таблица"

Просмотр подробных данных

Просмотр отдельных элементов

Создание сводной таблицы

Шаг 1: Создание запроса

Шаг 2: Откройте запрос в режиме сводной таблицы

Шаг 3: Добавление полей данных в режиме сводной таблицы

Добавление полей строк

Добавление полей столбцов

Добавление полей подробных сведений

Добавление полей фильтров

Перемещение поля

Удаление поля

Действие 4: Добавление полей итогов и вычисляемых полей подробных сведений в представлении

Добавление вычисляемых полей подробных сведений

Добавление полей итогов

Действие 5: Изменение заголовков полей и форматирование данных

Шаг 6: Фильтрация, сортировка и группирование данных

Проектирование режима "Сводная диаграмма"

Различия между представлений сводной таблицы и сводной диаграммы

Примеры режима сводной диаграммы

Создание сводной диаграммы

Шаг 1: Переключитесь в режим сводной диаграммы

Шаг 2: Добавление и удаление полей в режиме сводной диаграммы

Добавление поля

Удаление поля

Шаг 3: Группа фильтр и сортировка данных

Группировка данных

Фильтрация данных

Сортировка данных

Действие 4: Изменение типа диаграммы

Действие 5: Добавление легенды

Шаг 6: Редактирование и форматирование текста

Названия осей

Метки данных

Шаг 7: Форматирование область построения

Сведения о режимах "Сводная таблица"

Сводная таблица — это интерактивная таблица, которая быстро объединяет и сравнивает большие объемы данных. Можно поворачивать ее строки и столбцы, чтобы просматривать различные сводки источника данных и отображать подробные сведения в областях интересов. Используйте сводную таблицу, чтобы анализировать связанные итоги, особенно если при наличии длинного списка показателей для суммирования необходимо сравнить несколько фактов о каждом из них.

Пример режима "Сводная таблица"

На приведенной ниже иллюстрации показан запрос данных накладной в режиме "Сводная таблица". В этом режиме приводятся только сводные значения.

режим сводной таблицы

Поле Страна фильтруется, чтобы показать данные только для Соединенных Штатов.

Настраиваемый регион — настраиваемое групповое поле. Настраиваемые групповые поля позволяют группировать элементы нужным способом для улучшения анализа данных. Например, элементы Город группируются по двум категориям: Западное побережье и Остальная часть страны.

В поле Общее значение транзакций отображается (в процентах) общее значение транзакций, выполненных продавцом в каждом из двух регионов.

В поле Количество транзакций отображается количество транзакций, выполненных продавцом в каждом из двух регионов.

На предыдущей иллюстрации можно легко сравнить данные по различным продавцам и регионам. Поскольку таблица интерактивна, можно быстро менять фильтры, итоги и уровень детализации, чтобы по-разному анализировать данные.

К началу страницы

Просмотр подробных данных

Можно щелкнуть знак плюса (+) справа от продавца или под регионом, чтобы просмотреть отдельные подробные записи. На иллюстрации ниже показаны детальные данные по Юлии Новиковой.

Просмотр подробных данных

Эти поля подробных сведений присутствуют в базовом источнике записей.

В вычисляемом поле подробных сведений используется выражение на основе других полей подробных сведений.

Эти отдельные транзакции были проведены Анной Новиковой в регионе "Западное побережье".

Сводные поля и данные отображаются в нижней части представления.

Можно щелкнуть знак минуса (-) справа от продавца или региона, чтобы скрыть соответствующие детали.

Примечание : При сокрытии подробных данных улучшается производительность режима "Сводная таблица".

К началу страницы

Просмотр отдельных элементов

Если область столбцов содержит несколько полей, можно щелкнуть знак плюса (+) или знак минуса (-) слева от элемента, чтобы показать или скрыть элементы более низкого уровня. Например, чтобы отобразить сводные или подробные данные для каждого города на Западном побережье, щелкните знак плюса (+) слева от пункта Западное побережье.

На приведенной ниже иллюстрации показаны сводные значения для каждого города в группе "Западное побережье".

Просмотр отдельных элементов

Элементы поля Город, сгруппированные под настраиваемой группой Западное побережье.

Сводные данные для г. Элгин.

Если щелкнуть здесь, отобразятся клиенты в г. Элгин, а также сводные данные по каждому клиенту.

Если щелкнуть здесь, отобразятся подробные данные по г. Элгин.

К началу страницы

Создание режима "Сводная таблица"

Также можно создать режимы "Сводная таблица" и "Сводная диаграмма" для запросов, таблиц и форм Access. В этой статье описывается создание режимов "Сводная таблица" и "Сводная диаграмма" для запроса Access.

Шаг 1. Создание запроса

При отсутствии запроса, который необходимо использовать для режима "Сводная таблица", создайте новый, выполнив приведенные ниже действия.

  • На вкладке Создание в группе Запросы щелкните Мастер запросов, чтобы построить запрос с помощью мастера, или Конструктор запросов, если запрос необходимо построить самостоятельно.

При добавлении полей в сетку запроса обязательно включите следующие компоненты:

  • поля с данными, для которых необходимо предоставить сводку (например, количество денег или другие числовые данные);

  • поля, по которым необходимо сравнить данные, например сотрудник, регион или дата.

Если планируется подсчитать элементы в сводной таблице, также следует включить уникальное поле идентификатора для подсчитываемых элементов. Например, чтобы подсчитать количество накладных, запрос должен включать идентификатор таблицы накладных.

Дополнительные сведения о создании запросов читайте в статье Знакомство с запросами.

Шаг 2. Открытие запроса в режиме "Сводная таблица"

  1. Если запрос не открыт, дважды щелкните его в области навигации.

  2. На вкладке Домашняя страница в группе Представления щелкните Представление, а затем выберите пункт Режим "Сводная таблица".

    В приложении Access отобразится пустой режим "Сводная таблица" без полей или данных.

Шаг 3. Добавление полей данных в режим "Сводная таблица"

В этом шаге добавляются поля, которые составляют заголовки строк и столбцов режима "Сводная таблица", а также поля сведений и фильтров. Для этого должен быть видимым список фильтров.

  • Если список фильтров невидим, на вкладке Проектирование в группе Показать или скрыть щелкните Список полей.

Добавление полей строк

Поля строк отображаются те, которые составляют строк сводной таблицы. Иллюстрации в начале этой статьиПродавец — это поле строки.

Чтобы добавить поле строки, выполните приведенные ниже действия.

  • Перетащите поле из списка полей в область сводной таблицы с отметкой Перетаскивайте поля строк сюда.

Поле фильтра также можно добавить, выполнив приведенную ниже процедуру.

  1. Выберите поле в разделе "Список полей".

  2. В нижней части списка полей выберите пункт Область строк в раскрывающемся списке, а затем нажмите кнопку Добавить в.

Добавление полей столбцов

Как названия полей столбцов являются те, которые составляют столбцы сводной таблицы. Иллюстрации в начале этой статьиCity и CustomerID являются поля столбцов.

Чтобы добавить поле столбца, выполните приведенные ниже действия.

  • Перетащите поле из списка полей в область сводной таблицы с отметкой Перетаскивайте поля столбцов сюда.

Поле фильтра также можно добавить, выполнив приведенную ниже процедуру.

  1. Выберите поле в разделе "Список полей".

  2. В нижней части списка полей выберите пункт Область столбцов в раскрывающемся списке, а затем нажмите кнопку Добавить в.

Добавление полей подробных сведений

Полей подробных сведений отображаются те, образующие ячейки сведений сводной таблицы. Иллюстрации в начале этой статьиНазвание продукта, Цену единицы и количество полей являются всех полей подробных сведений.

Чтобы добавить поле подробных сведений, выполните приведенные ниже действия.

  • Перетащите поле из списка полей в область сводной таблицы с отметкой Перетаскивайте поля итогов или подробных сведений сюда.

Поле фильтра также можно добавить, выполнив приведенную ниже процедуру.

  1. Выберите поле в разделе "Список полей".

  2. В нижней части списка полей выберите пункт Область сведений в раскрывающемся списке, а затем нажмите кнопку Добавить в.

Добавление полей фильтров

Фильтр поля не являются обязательными. Добавление поля фильтра позволяет фильтровать всю сводную таблицу по значению. Например в первой иллюстрации в начале этой статьи, поле Страна добавлена как поле фильтра. В результате всю сводную таблицу можно отфильтровать для конкретных стран.

Чтобы добавить поле фильтра, выполните приведенные ниже действия.

  • Перетащите поле из списка полей в область сводной таблицы с отметкой Перетаскивайте поля фильтров сюда.

Поле фильтра также можно добавить, выполнив приведенную ниже процедуру.

  1. Выберите поле в разделе "Список полей".

  2. В нижней части списка полей выберите пункт Область фильтров в раскрывающемся списке, а затем нажмите кнопку Добавить в.

Перемещение поля

  • Перетащите имя поля в необходимое расположение (обязательно перетащите само имя поля (например, Продавец), а не одно из его значений).

Удаление поля

  • Выберите имя поля, которое необходимо удалить, а затем на вкладке Проектирование в группе Активное поле нажмите кнопку Удалить поле.

    Примечание : В результате этого действия удаляется поле из представления, но само поле остается доступным в базовом источнике данных.

Шаг 4. Добавление вычисляемых полей подробных сведений и полей итогов в режим

Добавление вычисляемых полей подробных сведений

  1. На вкладке Проектирование в группе Сервис щелкните Формулы, а затем выберите пункт Создать вычисляемое поле подробных сведений.

    В приложении Access отобразится диалоговое окно Свойства.

  2. В поле Имя введите имя вычисляемого поля.

  3. В большем поле под полем имя, тип подсчета, который вы хотите выполнить, например:

    Цена * количество

    Совет :  Во время ввода подсчета можно использовать раскрывающийся список и кнопку Вставить ссылку в в нижней части диалогового окна "Свойства", чтобы добавить поля в подсчет.

  4. Нажмите кнопку Изменить. Access добавит вычисляемое поле в списке полей.

  5. Повторите шаги 2–4 относительно других вычисляемых полей, которые необходимо создать.

  6. Закройте диалоговое окно "Свойства".

  7. Добавление вычисляемого поля в сводную таблицу согласно инструкциям в разделе Добавление полей подробных сведений.

Добавление полей итогов

  1. Убедитесь, что отображаются ячейки сведений: выберите метку заголовка столбца, а затем на вкладке Проектирование в группе Показать или скрыть щелкните Подробности.

  2. Выберите одно из значений сведений, для которого необходимо добавить итог.

  3. На вкладке Проектирование в группе Сервис щелкните Автовычисление, а затем выберите тип итога, который требуется добавить.

  4. Повторите шаг 3 для других типов итогов, которые необходимо добавить.

Шаг 5. Изменение подписей полей и форматирование данных

  1. В сводной таблице выберите метку поля, которое необходимо изменить.

  2. На вкладке Проектирование в группе Сервис нажмите кнопку Свойства.

  3. В диалоговом окне Свойства откройте вкладку Подписи.

  4. В поле Подпись введите нужную подпись и нажмите клавишу ВВОД.

  5. Установите другие необходимые параметры форматирования подписей.

  6. В диалоговом окне Свойства откройте вкладку Формат.

  7. С помощью команд на вкладке Формат сортируйте данные и форматируйте текст и ячейки.

  8. Если сводная таблица содержит строки итогов, щелкните Скрыть подробности на вкладке Проектирование, чтобы скрыть подробные сведения и показать только итоги.

  9. Повторите шаги 3–7, чтобы установить подписи и форматы для полей итогов.

Совет :  Чтобы отобразить итоги в виде процента от общего итога, выберите один из итогов, а затем на вкладке Проектирование в группе Сервис щелкните Показать как и выберите общий итог, с которым необходимо выполнить сравнение (итог для строк, столбцов и т. д.)

Шаг 6. Фильтрация, сортировка и группирование данных

  • Чтобы отфильтровать данные, щелкните направленную вниз стрелку возле любого имени поля, а затем установите необходимые флажки, чтобы задать параметры фильтрации.

  • Чтобы сгруппировать данные, выполните приведенные ниже действия.

    1. В сводной таблице щелкните значения, которые нужно сгруппировать. Например, чтобы сгруппировать несколько городов, щелкните первый город, а затем щелкните другие города, нажав и удерживая клавишу CTRL.

    2. Щелкните правой кнопкой мыши один из выбранных значений и выберите команду Группировать элементы.

      Access создаст пользовательский уровень группировки. Вы можете изменить заголовок и форматирования группы с помощью действия, описанные в разделе Шаг 5: изменение заголовков полей и форматирования данных.

Добавив уровень группирования, можно выбрать группу, а затем с помощью команд Развернуть поле и Свернуть поле на вкладке Проектирование просмотреть или скрыть отдельные поля в группе соответственно.

К началу страницы

Проектирование режима "Сводная диаграмма"

Различия между режимами "Сводная таблица" и "Сводная диаграмма"

Макет сводной диаграммы похож на макет сводной таблицы, но по умолчанию в режимах "Сводная таблица" отображаются подробные сведения, а в режимах "Сводная диаграмма" — итоговые данные или сводки (обычно в формате суммы или количества).

Кроме того, вместо областей строк и столбцов в режиме "Сводная диаграмма" отображаются области рядов и категорий. Ряд — это группа связанных точек данных, которая обычно обозначается в легенде определенным цветом. Категория состоит из одной точки данных с каждого ряда и обычно представлена меткой на оси категории (x).

Изменения в макете, которые вносятся в таблицу, запрос или форму в других представлениях, не зависят от макета объекта в режиме "Сводная таблица" или "Сводная диаграмма". Однако изменение в макете, которое вносится в режиме "Сводная таблица", например перемещение поля из области строк в область столбцов, отражается в режиме "Сводная диаграмма", и наоборот.

Примеры режима "Сводная диаграмма"

На первом примере режима "Сводная диаграмма" показано пять продавцов с наивысшими показателями продаж (согласно итоговым ценам) в США между 1996 и 1998 гг. Каждый маркер данных расширяется на значение на оси значений (y), которая представляет сумму цен на проданные единицы.

Цены на проданные общее единицы

В области фильтров поле "Страна/регион" фильтруется, чтобы отображать только цены в США.

В области данных показаны итоговые цены на проданные единицы.

В области построения предоставлен фон для маркеров данных.

Линии сетки упрощают просмотр расположений маркеров данных на оси значений.

Этот маркер данных отображает одну точку категории (в этом случае — продавца), которая состоит из трех точек рядов (в этом случае 1996, 1997 и 1998 годы).

В области рядов содержится поле ряда "Дата заказа". В правую часть этой диаграммы добавлена легенда, которая отображается прямо под полем рядов.

Область категорий состоит из меток категорий; в этом случае, метками категорий являются имена продавцов.

Метка значения оси обеспечивает ссылку на каждый маркер данных.

Одну диаграмму можно "сводить" или манипулировать ею, чтобы демонстрировать различные наборы аналитических данных, как в следующем примере, где сравниваются пять ведущих стран/регионов по сделанным заказам. (Обратите внимание, что в этом примере поле "Продавец" теперь является областью фильтров, а поле "Страна/регион" — областью категорий).

Продавец и страны

К началу страницы

Создание режима "Сводная диаграмма"

Инструкции ниже предполагают, что вы выполнили приведенные выше шаги по созданию режима "Сводная таблица".

Шаг 1. Переключение в режим "Сводная диаграмма"

На вкладке Проектирование в группе Режимы нажмите кнопку Режим и выберите пункт Сводная диаграмма.

Шаг 2. Добавление и удаление полей в режиме "Сводная диаграмма"

В этом шаге можно добавить поля в диаграмму или удалить их из нее. При удалении поля из диаграммы данные остаются доступными в списке полей, но не отображаются на диаграмме.

Добавление поля

  • Чтобы добавить поле, перетащите его из списка полей в одну из "областей добавления" на диаграмме. Можно также выбрать поле в списке полей, а затем в нижней части списка выбрать область, в которую необходимо добавить поле, и нажать кнопку Добавить в.

    • Если области добавления не отображаются, на вкладке Проектирование в группе Показать или скрыть щелкните Области добавления.

    • Если список полей не отображается, на вкладке Проектирование в группе Показать или скрыть щелкните Список полей.

Удаление поля

  • Чтобы удалить поле, выберите его метку на диаграмме, а затем нажмите клавишу DELETE. Можно также перетащить поле за пределы диаграммы.

Шаг 3. Группирование, фильтрация и сортировка данных

Чтобы сделать диаграмму более удобочитаемым, часто бывает хороший способ группировки, фильтрации и сортировки данных. Например иллюстрации в начале в этом разделедаты заказов группируются по лет, чтобы было легче просматривать промежуточные итоги за каждый год увидеть, вместо того чтобы рассмотрим каждую отдельную дату заказа. Кроме того чтобы просмотреть наибольшие объемы сбыта были пять продавцов фильтрации данных. Наконец каждый маркер данных отсортирован по его итоговое значение в алфавитном порядке, что позволяет легко сделать заметным которых пять продавцов продаж наибольшие и наименьшие.

Группировка данных

  1. Выберите имя поля на диаграмме.

  2. Если диалоговое окно Свойства не отображается, щелкните правой кнопкой мыши имя поля, а затем выберите пункт Свойства.

  3. В диалоговом окне Свойства откройте вкладку Фильтрация и группирование.

  4. В разделе Группирование в списке Группировать элементы по выберите необходимый параметр группирования. Например, в поле данных можно щелкнуть Лет. В текстовом поле элементы можно группировать по символам в префиксе, например первым 3 символам имени.

Фильтрация данных

  1. Выберите маркер данных на диаграмме.

  2. Если диалоговое окно Свойства не отображается, щелкните правой кнопкой мыши маркер данных, а затем выберите пункт Свойства.

  3. На вкладке Фильтрация и группирование диалогового окна Свойства в разделе Фильтрация выберите тип фильтрации и количество элементов, которые необходимо отобразить. Например, чтобы просмотреть 5 верхних элементов, выберите пункт Сверху в списке Отображать, а затем введите 5 в поле Элементы.

Сортировка данных

  • Щелкните правой кнопкой мыши маркер данных на диаграмме, наведите указатель на пункт Сортировка, а затем щелкните необходимый параметр сортировки.

Шаг 4. Изменение типа диаграммы

  1. Щелкните правой кнопкой мыши в пустой области на диаграмме, а затем выберите пункт Изменить тип диаграммы.

  2. В диалоговом окне Свойства с писке слева выберите общий тип диаграммы.

  3. В списке справа выберите определенный тип необходимой диаграммы.

Шаг 5. Добавление легенды

  1. Щелкните в пустой области на диаграмме.

  2. На вкладке Проектирование в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Легенда.

Шаг 6. Редактирование и форматирование текста

Заголовки осей

  1. Выберите заголовок оси, который необходимо отформатировать.

  2. Если диалоговое окно Свойства не отображается, щелкните правой кнопкой мыши заголовок, а затем выберите пункт Свойства.

  3. В диалоговом окне Свойства перейдите на вкладку Формат, а затем в поле Подпись введите текст, который необходимо отобразить.

  4. В разделе Формат текста на той же вкладке выберите требуемые параметры форматирования.

Метки данных

  1. Щелкните метку данных (например, одну из меток вдоль оси категорий (x)).

  2. Снова щелкните метку, чтобы выбрать все метки вдоль оси.

  3. Если диалоговое окно Свойства не отображается, щелкните правой кнопкой мыши одну из меток, а затем выберите пункт Свойства.

  4. В диалоговом окне Свойства перейдите на вкладку Формат, а затем выберите необходимые параметры форматирования.

Шаг 7. Форматирование области построения

  1. Щелкните область построения, чтобы выделить ее. Область построения — это поле, содержащее маркеры данных.

  2. Если диалоговое окно Свойства не отображается, щелкните правой кнопкой мыши область построения, а затем выберите пункт Свойства.

  3. В диалоговом окне Свойства откройте вкладку Границы и заливка.

  4. Выберите необходимые параметры форматирования для области построения.

  5. Выберите линию сетки на диаграмме.

  6. В диалоговом окне Свойства откройте вкладку Линии и маркеры.

  7. Выберите необходимые параметры форматирования для линий сетки.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×