Создание почтовых наклеек в Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В Microsoft Office Access 2007 предусмотрено несколько различных параметров для создания наклеек, которые содержат данные из таблиц Microsoft Access. Проще всего воспользоваться мастером наклеек для создания и печати наклеек из соответствующего отчета. Можно также импортировать данные в Microsoft Access из других источников, например из рабочих книг Microsoft Office Excel 2007 и списков контактов Microsoft Office Outlook 2007, выполнить слияние этих данных или имеющихся таблиц Microsoft Access с документом Microsoft Office Word 2007 и напечатать наклейки из текстового редактора Microsoft Word.

Предполагаемое действие:

Создание и печать наклеек с помощью Access

Дополнительные советы и рекомендации по созданию наклеек

Печать доступ к данным с помощью мастера слияния в Word

Использование Microsoft Access для создания и печати наклеек

В приложении Microsoft Access наклейки создаются в виде отчета, отформатированного с небольшим размером страницы в соответствии с размером наклейки. Чаще всего наклейки используются для почтовых отправлений, хотя в формате наклеек можно напечатать любые данные Microsoft Access, чтобы использовать их в самых разных целях. В случае почтовых наклеек в отчете используются адресные данные из таблиц или запросов, содержащих адреса. После печати отчета получаются отдельные наклейки для каждого адреса из базового источника записей.

Примечание : В описанных в этой статье действиях предполагается, что уже созданы базы данных Access, содержащие таблицы (или связанные таблицы), включающие данные, которые требуется использовать в наклейках. Дополнительные сведения о начале работы с Access см. в разделе по ссылке См. также.

Мастер наклеек выводит на экран вопросы, касающиеся наклеек и данных, которые должны быть в них отображены, и создает отчет, который при необходимости может быть затем настроен.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек в приложении Microsoft Access

  1. В области переходов выберите или откройте таблицу или запрос, который станет источником записей для наклеек.

  2. На вкладке Создание в группе отчеты нажмите кнопку подписи Изображение кнопки .

    В приложении Access будет запущен мастер наклеек.

    Первая страница мастера наклеек

  3. Если для наклеек известны изготовитель и номер продукта, выполните следующие действия:

    • Выберите производителя в поле Фильтр по изготовителю.

    • Выберите нужную наклейку в поле Выберите размер наклейки.

      В противном случае попытайтесь найти продукт, у которого значения столбцов Размеры и Число по горизонтали соответствуют нужным наклейкам.

      Если не удается найти метку так же:   

    • Щелкните пункт Настройка, а затем — пункт Новый.

      Откроется диалоговое окно Создание наклейки.

      Страница мастера наклеек «Создание наклейки»

    • Измерьте наклейку и введите ее размеры в диалоговом окне Размеры наклеек.

    • Введите название пользовательских наклеек в текстовом поле Название, выберите подходящий тип и ориентацию надписи, а затем нажмите кнопку ОК.

      Если вы уже создали настраиваемых наклеек и нужно выбрать его:   

    • щелкните пункт Наклейки других размеров, а затем выберите требуемую наклейку.

  4. Выберите вариант на листах или рулонные на вкладке Тип наклеек, а затем нажмите кнопку Далее.

  5. Выберите название, размер, начертание шрифта и цвет текста на наклейке, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. На странице Какие поля требуется разместить в наклейке? мастера выберите из списка Доступные поля те поля, которые нужно напечатать на наклейке, и дважды щелкните их для добавления в поле Прототип наклейки.

    Добавление полей на наклейку в мастере наклеек

    • Для разделения значений пробелами в поле Прототип наклейки нажмите клавишу ПРОБЕЛ.

    • Для создания новой строки нажмите клавишу ВВОД.

    • Для перемещения между полями и строками используйте клавиши со стрелками.

    • Для удаления поля из ячейки нажмите клавишу BACKSPACE.

    • Для добавления другого текста или знака препинания (например, запятой после названия города), щелкните, чтобы поместить курсор в то место, где нужно разместить текст, и начните ввод. Этот текст будет одинаковым на всех наклейках.

      Примечание : В мастере наклеек можно добавлять поля только следующих типов: «текстовый», «поле MEMO», «числовой», «дата/время», «денежный», «логический» или «вложение». Чтобы добавить поля типа «поле объекта OLE» или «гиперссылка», откройте отчет о наклейках в режиме конструктора после окончания работы мастера наклеек, а затем добавьте поля при помощи панели Список полей. Чтобы отобразить панель Список полей в отчете, открытом в режиме конструктора, нажмите клавиши ALT+F8.

      После того как все поля будут расположены на наклейке необходимым образом, нажмите кнопку Далее.

  7. В следующем окне можно выбрать поля, по которым будет выполняться сортировка наклеек. Например, сортировка объемной рассылки может выполняться по почтовому индексу. Выберите поля для сортировки из списка Доступные поля и дважды щелкните их для добавления в поле Сортировка. После этого нажмите кнопку Далее.

    Задание порядка сортировки в мастере наклеек

  8. На последней странице введите название для наклеек и нажмите кнопку Готово.

    Последняя страница мастера наклеек

    При выборе в последнем окне мастера параметра Просмотреть наклейки в том виде, как они будут напечатаны наклейки будут показаны в Microsoft Access в режиме предварительного просмотра. Наклейку можно увеличить или уменьшить, щелкнув ее или воспользовавшись элементом управления «Масштаб» в строке состояния.

    Элемент управления «Масштаб»

    Если в последнем окне мастера был выбран параметр Изменить макет наклеек, наклейки будут показаны в режиме конструктора.

Настройка внешнего вида наклейки

Если получилась не та наклейка, которая была нужна, можно настроить макет, открыв отчет в режиме конструктора и внеся в него изменения. Работать с наклейками обычно удобнее в режиме конструктора, который позволяет точнее управлять макетом. Для просмотра результатов изменений, сделанных в режиме конструктора, переключитесь в режим предварительного просмотра.

Если данные неверно размещаются на наклейке

В большинстве случаев небольшие проблемы с макетом наклейки устраняются внесением изменений в режиме конструктора. В нем можно переместить элементы управления и отрегулировать размер наклейки, изменив ширину или высоту раздела данных.

Чтобы перейти в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и нажмите кнопку Конструктор Изображение кнопки в контекстном меню.

Для изменения полей или интервалов между наклейками воспользуйтесь диалоговым окном Параметры страницы в режиме конструктора.

На вкладке " Параметры страницы ", в группе Разметка страницы щелкните столбцы Изображение кнопки . Диалоговое окно "Параметры страницы" отображается с выбранной вкладкой столбцов.

Вкладка «Столбцы» диалогового окна «Параметры страницы»

Можно изменить следующие параметры в трех разделах диалогового окна Параметры страницы:

Раздел

Параметр

Описание

Параметры сетки

Число столбцов

Должно быть равно числу наклеек на странице.

интервал строк

Введите новое значение, чтобы уменьшить или увеличить расстояние по вертикали между строками наклеек.

интервал столбцов

Введите новое значение, чтобы уменьшить или увеличить расстояние по горизонтали между столбцами наклеек.

Размер столбца

Ширина

При настройке этого параметра следует учитывать величину полей и расстояния между столбцами.

В диалоговом окне Параметры страницы щелкните Параметры печати, чтобы проверить и отрегулировать ширину полей.

Высота

При необходимости отрегулируйте высоту каждой наклейки.

по размеру данных

При выборе этого параметра ширина и высота столбца становятся равны ширине и высоте раздела данных в режиме конструктора.

Макет столбца

сверху вниз

При выборе этого параметра печатается сначала первый столбец сверху вниз, затем второй столбец и т. д.

сверху вниз

При выборе этого параметра сначала печатаются первые строки данных наклеек, затем вторые строки и т. д.

Примечание : Находясь в режиме предварительного просмотра, можно также воспользоваться диалоговым окном Параметры страницы. При нажатии кнопки ОК для закрытия диалогового окна можно увидеть, как изменятся наклейки после ввода новых параметров.

Возможно, придется поэкспериментировать, чтобы добиться оптимального расположения данных на наклейках, особенно на тех, которые расположены на печатных листах с несколькими столбцами. Отчет наклейки состоит из ряда областей, каждая из которых требует отдельного места. Например, сами наклейки, пространство между ними и поля. Так, если лист наклеек имеет ширину 21,25 см, а слева и справа используются поля по 0,625 см, останется только 20 см доступного места (21,25 - 1,25). При расположении наклеек в отчете в два столбца с расстоянием между ними 2 см (расстояние между столбцами устанавливается в диалоговом окне Параметры страницы) на сами столбцы остается 18 см. Таким образом, чтобы можно было точно разместить данные наклейки, ширина раздела данных не должна превышать 9 см (18 / 2 столбцов). При оценке размера по вертикали действует тот же принцип — при регулировке высоты наклеек необходимо учесть поля сверху и снизу и межстрочное расстояние.

Если параметры, указанные в диалоговом окне Параметры страницы, или ширина элементов управления в макете отчета не соответствуют размерам страницы при печати или предварительном просмотре, в Microsoft Access будет выведено сообщение «Некоторые данные могут не отображаться». Это означает, что необходима точная настройка параметров страницы и, вероятно, изменение размера элементов управления в макете отчета. При выводе этого сообщения выполните одно из следующих действий:

  • Уменьшите ширину элементов управления в области данных, чтобы они соответствовали рассчитанному свободному пространству для одной наклейки. Расчет свободного пространства см. в предыдущем примере.

  • Уменьшите размер полей страницы в диалоговом окне Параметры страницы. При этом увеличится свободное место для данных на наклейках.

Печать наклеек

  1. Откройте отчет в любом представлении (или выберите его в области переходов).

  2. Нажмите Кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и нажмите кнопку Печать. Кнопка «Печать»

    В Access откроется диалоговое окно Печать.

  3. Задайте нужные параметры, в том числе принтер, диапазон печати и число копий.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Полезные советы по созданию наклеек

  • Выбор адресов для печати    Чтобы не печатать все адреса из базового источника записей, выполните одно из следующих действий:

    • Выбор адресов, указав одного или нескольких условий    Создание запроса с параметрами и укажите этот запрос в качестве источника записей для отчета наклеек. При открытии отчета запрос предложит указать условия отбора записей. Выберите записи, которые соответствуют условиям извлекаются и становятся доступными для отчета наклеек.
      При использовании Microsoft Word для создания и печати адреса укажите запрос с параметрами как источник данных во время операции слияния.

    • Выберите адреса среди записей с помощью обозревателя     Чтобы найти список адресов и выбрать из него некоторые для печати, выполните следующие действия:

      1. В режиме конструктора добавьте логическое поле с названием ПечатьНаклейки в базовую таблицу адресов. При переключении в режим таблицы в столбце ПечатьНаклейки у каждой строки появится флажок.

      2. Воспользуйтесь мастером простых запросов для создания запроса, в который включены все поля адреса и логическое поле «ПечатьНаклейки».

      3. Откройте запрос в режиме конструктора и в ячейке Условия логического поля «ПечатьНаклейки» введите значение Да. Запрос извлечет только нужные адреса.

      4. В свойстве ИсточникЗаписей отчета для наклеек задайте имя запроса.

      5. Перед печатью наклеек откройте таблицу в режиме таблицы и установите флажки для адресов, которые нужно напечатать. Снимите флажки адресов, которые печатать не нужно. Затем откройте отчет и напечатайте наклейки.

  • Печать адресов непосредственно на конвертах    Вместо печати наклеек для конвертов можно печатать адреса непосредственно на конвертах. Для этого необходимо настроить пользовательскую наклейку. На шаге 1 мастера после предложения указать сведения о наклейке щелкните команду Настройка и выполните инструкции шага 4. Не забудьте установить в для свойства Тип наклеек значение на листах.

К началу страницы

Печать данных Microsoft Access с помощью мастера слияния в Microsoft Word

Если в Microsoft Word необходимо экспортировать адреса, хранящиеся в Microsoft Access, чтобы иметь возможность использовать функцию слияния для форматирования и печати наклеек, воспользуйтесь мастером слияния в Microsoft Word.

  1. В области переходов выберите таблицу или запрос с данными, которые требуется напечатать.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт щелкните пункт Дополнительно, а затем выберите пункт Слияние в Microsoft Office Word.

    Будет запущен мастер слияния Microsoft Word.

  3. Если документ уже создан и нужно связать с ним данные, щелкните Слияние в Microsoft Office Word. В противном случае щелкните Создать новый документ и установить связь с ним.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    При выборе параметра Установить связь с готовым документом Microsoft Word откроется диалоговое окно Выбор документа Microsoft Word. Выберите нужный документ и щелкните кнопку Открыть. Документ откроется в приложении Microsoft Word.

    Если было выбрано создание нового документа, Microsoft Word откроет пустой документ.

  5. Выполните действия в области слияния в Microsoft Word. Для получения дополнительных сведений о мастере слияния Microsoft Word см. справку приложения Microsoft Word.

Примечание : Приложение Microsoft Word может быть использовано для печати адресов независимо от места их хранения. С помощью Microsoft Word можно установить связь со списками адресов, хранящимися в различных приложениях Microsoft® Office, таких как Excel, Outlook и Access. Если список адресов отсутствует, создайте его в Microsoft Word. Для получения дополнительных сведений см. справку приложения Microsoft Word.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×