Создание почтовых наклеек в приложении Access

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

В приложении Microsoft Access 2010 предусмотрено несколько различных параметров для создания наклеек, содержащих данные из таблиц Microsoft Access. Проще всего воспользоваться функцией «Создание наклеек» для создания и печати отчета, отформатированного в соответствии с размером наклеек. Наклейки могут содержать данные из таблиц Microsoft Access или данные, импортированные из других источников, например книг Microsoft Excel или списков контактов Microsoft Outlook, или связанные с ними. Можно создать наклейки в виде отчета в приложении Microsoft Access или выполнить слияние данных с документом Microsoft Word и напечатать наклейки с помощью меню Microsoft Word. В этом разделе рассматриваются пошаговые инструкции по выполнению этих действий.

Предполагаемое действие:

Использование Microsoft Access для создания и печати наклеек

Печать данных Access с помощью мастера слияния с документами Word

Использование Microsoft Access для создания и печати наклеек

В приложении Microsoft Access наклейки создаются в виде отчета, отформатированного с небольшим размером страницы в соответствии с размером наклейки. Чаще всего наклейки используются для почтовых отправлений, хотя в формате наклеек можно напечатать любые данные Microsoft Access, чтобы использовать их в самых разных целях. В случае почтовых наклеек в отчете используются адресные данные из таблиц или запросов, содержащих адреса. После печати отчета получаются отдельные наклейки для каждого адреса из базового источника записей.

Дополнительные сведения о связывания или импорт данных из других источников (например, Microsoft Excel или Microsoft Outlook) для использования на наклейках читайте в статье Введение в импорт и экспорт данных.

Мастер наклеек выводит на экран вопросы, касающиеся наклеек и данных, которые должны быть в них отображены, и создает отчет, который при необходимости может быть затем настроен.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек в приложении Microsoft Access

Важно :  Отчеты для наклеек, созданные с помощью мастера наклеек, несовместимы с функцией публикации в службах Access. Однако их можно напечатать, когда база данных открыта в программе Access.

  1. В области навигации выделите объект, содержащий данные, которые необходимо отображать на наклейках. Обычно это таблица, связанная таблица или запрос, но также можно выбрать форму или отчет.

  2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.

    Примечание : Если открыта веб-база данных, команда Наклейки находится в меню Клиентские отчеты.

    В приложении Access будет запущен мастер наклеек.

    Первая страница мастера наклеек

    1. Если для наклеек известны изготовитель и номер продукта, выполните следующие действия:

      • Выберите производителя в поле Фильтр по изготовителю.

      • Выберите нужную наклейку в поле Выберите размер наклейки.

        В противном случае попытайтесь найти продукт, у которого значения столбцов Размеры и Число по горизонтали соответствуют нужным наклейкам.

        Если не удается найти подходящую наклейку, выполните следующие действия:   

      • Щелкните пункт Настройка, а затем — пункт Новый.

        Откроется диалоговое окно Создание наклейки.

        Страница мастера наклеек «Создание наклейки»

      • Измерьте наклейку и введите ее размеры в диалоговом окне Размеры наклеек.

      • Введите название пользовательских наклеек в текстовом поле Название, выберите подходящий тип и ориентацию надписи, а затем нажмите кнопку ОК.

        Чтобы выбрать уже созданную наклейку   

      • щелкните пункт Наклейки других размеров, а затем выберите требуемую наклейку.

    2. Выберите вариант на листах или рулонные на вкладке Тип наклеек, а затем нажмите кнопку Далее.

    3. Выберите название, размер, начертание шрифта и цвет текста на наклейке, а затем нажмите кнопку Далее.

    4. На странице Какие поля требуется разместить в наклейке? мастера выберите из списка Доступные поля те поля, которые нужно напечатать на наклейке, и дважды щелкните их для добавления в поле Прототип наклейки.

      Добавление полей на наклейку в мастере наклеек

      • Для разделения значений пробелами в поле Прототип наклейки нажмите клавишу ПРОБЕЛ.

      • Для создания новой строки нажмите клавишу ВВОД.

      • Для перемещения между полями и строками используйте клавиши со стрелками.

      • Для удаления поля из ячейки нажмите клавишу BACKSPACE.

      • Для добавления другого текста или знака препинания (например, запятой после названия города), щелкните, чтобы поместить курсор в то место, где нужно разместить текст, и начните ввод. Этот текст будет одинаковым на всех наклейках.

        Примечание : Только можно добавить поля из следующих типов данных с помощью мастера наклеек: текст, Memo, числа, даты и времени, денежных единиц, Да/Нет, или вложение. Чтобы добавить поля из других типов данных, откройте отчет наклеек в режиме конструктора, после завершения мастера наклеек и затем с помощью области Список полей для добавления поля. Чтобы открыть область Список полей, когда отчет открыт в режиме конструктора, нажмите сочетание клавиш ALT + F8.

        После того как все поля будут расположены на наклейке необходимым образом, нажмите кнопку Далее.

    5. В следующем окне можно выбрать поля, по которым будет выполняться сортировка наклеек. Например, сортировка объемной рассылки может выполняться по почтовому индексу. Выберите поля для сортировки из списка Доступные поля и дважды щелкните их для добавления в поле Сортировка. После этого нажмите кнопку Далее.

      Задание порядка сортировки в мастере наклеек

    6. На последней странице введите название для наклеек и нажмите кнопку Готово.

      Последняя страница мастера наклеек

      При выборе в последнем окне мастера параметра Просмотреть наклейки в том виде, как они будут напечатаны наклейки будут показаны в Microsoft Access в режиме предварительного просмотра. Наклейку можно увеличить или уменьшить, щелкнув ее или воспользовавшись элементом управления «Масштаб» в строке состояния.

      Элемент управления «Масштаб»

      Если в последнем окне мастера был выбран параметр Изменить макет наклеек, наклейки будут показаны в режиме конструктора.

      Примечание : Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором столбцы отображаются в том порядке, в котором их расположил пользователь. При просмотре отчета в режиме отчета или макета Access отображает все данные в одном столбце.

Настройка внешнего вида наклейки

Если получилась не та наклейка, которая была нужна, можно настроить макет, открыв отчет в режиме конструктора и внеся в него изменения. Работать с наклейками обычно удобнее в режиме конструктора, который позволяет точнее управлять макетом. Для просмотра результатов изменений, сделанных в режиме конструктора, переключитесь в режим предварительного просмотра.

Если в Access отображается сообщение об отсутствии достаточного пространства по горизонтали для отображения данных

Это сообщения может отображаться в результате сопоставления размеров некоторых наклеек. Обычно это происходит, если текст слишком близко примыкает к левому и правому краям листов с наклейками. В таких случаях мастер может указать некоторые размеры, превышающие обычный диапазон печати, что, в свою очередь, приводит к появлению данного сообщения во время предварительного просмотра или печати наклеек.

Если текст правильно размещается на наклейке и отсутствуют пустые страницы, можно оставить структуру отчета без изменений и при каждом появлении сообщения просто нажимать в нем кнопку «ОК». В противном случае можно попробовать изменить некоторые параметры страницы, как описано в следующем разделе.

Если данные неверно размещаются на наклейке

В большинстве случаев небольшие проблемы с макетом наклейки устраняются внесением изменений в режиме конструктора. В нем можно переместить элементы управления и отрегулировать размер наклейки, изменив ширину или высоту раздела данных.

Для переключения в режим конструктора щелкните отчет правой кнопкой в области навигации, а затем в контекстном меню выберите пункт Конструктор.

Для изменения полей или интервалов между наклейками можно воспользоваться диалоговым окном Параметры страницы в режиме конструктора.

  • На вкладке Параметры страницы в группе Разметка страницы щелкните элемент Колонки.

    Появится диалоговое окно Параметры страницы с открытой вкладкой Столбцы.

Вкладка «Столбцы» диалогового окна «Параметры страницы»

Можно изменить следующие параметры в трех разделах диалогового окна Параметры страницы:

Раздел

Параметр

Описание

Параметры сетки

Число столбцов

Должно быть равно числу наклеек на странице.

интервал строк

Введите новое значение, чтобы уменьшить или увеличить расстояние по вертикали между строками наклеек.

интервал столбцов

Введите новое значение, чтобы уменьшить или увеличить расстояние по горизонтали между столбцами наклеек.

Размер столбца

Ширина

При настройке этого параметра следует учитывать величину полей и расстояния между столбцами.

В диалоговом окне Параметры страницы щелкните Параметры печати, чтобы проверить и отрегулировать ширину полей.

Высота

При необходимости отрегулируйте высоту каждой наклейки.

по размеру данных

При выборе этого параметра ширина и высота столбца становятся равны ширине и высоте раздела данных в режиме конструктора.

Макет столбца

сверху вниз

При выборе этого параметра печатается сначала первый столбец сверху вниз, затем второй столбец и т. д.

сверху вниз

При выборе этого параметра сначала печатаются первые строки данных наклеек, затем вторые строки и т. д.

Примечание : Также можно открыть диалоговое окно " Параметры страницы " в режиме предварительного просмотра, нажав на вкладке Предварительный просмотрстолбцов. При нажатии кнопки ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, немедленно отражаются изменения в режиме предварительного просмотра.

Печать наклеек

  1. Откройте отчет в любом представлении (или выберите его в области переходов).

  2. На вкладке Файл выберите команду Печать, а затем нажмите кнопку Печать.

    Access выведет диалоговое окно Печать.

  3. Задайте нужные параметры, в том числе принтер, диапазон печати и число копий.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Печать данных Access с помощью мастера слияния с документами Word

Если в Microsoft Word необходимо экспортировать адреса, хранящиеся в Microsoft Access, чтобы иметь возможность использовать функцию слияния для форматирования и печати наклеек, воспользуйтесь мастером слияния в Microsoft Word.

Примечание :  Эта процедура относится только к клиентским базам данных; команда Слияние в Word недоступна для веб-баз данных.

  1. В области переходов выберите таблицу или запрос с данными, которые требуется напечатать.

  2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите команду Объединить Word.

  3. Если документ уже создан и нужно связать с ним данные, в диалоговом окне Слияние с документами Microsoft Word щелкните Установить связь с готовым документом Microsoft Word. В противном случае щелкните Создать новый документ и установить связь с ним.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    При выборе параметра Установить связь с готовым документом Microsoft Word откроется диалоговое окно Выбор документа Microsoft Word. Выберите нужный документ и щелкните кнопку Открыть. Документ откроется в приложении Microsoft Word.

    Если было выбрано создание нового документа, Microsoft Word откроет пустой документ.

  5. В приложении Microsoft Word выполните указания в области задач Слияние. В шаге 3 процесса слияния с Word (Выбор получателей) в качестве источника данных указывается источник, выбранный в шаге 1 этой процедуры.

    Для получения дополнительных сведений о мастере слияния с документами Microsoft Word см. справку приложения Microsoft Word.

Примечание : Приложение Microsoft Word может быть использовано для печати адресов независимо от места их хранения. С помощью Microsoft Word можно установить связь со списками адресов, хранящимися в различных приложениях Microsoft® Office, таких как Excel, Outlook и Access. Если список адресов отсутствует, создайте его в Microsoft Word. Для получения дополнительных сведений см. справку приложения Microsoft Word.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×