Создание политики удаления документов

Организациям часто приходится хранить документы в течение определенного периода времени в соответствии с нормативными, законодательными или другими требованиями. Однако если хранить документы дольше, чем требуется, это может привести к возникновению юридических рисков.

Благодаря политике удаления документов вы можете заблаговременно снижать риск, удаляя документы на веб-сайте после определенного периода времени. Например, можно удалять документы с сайта пользователя OneDrive для бизнеса через пять лет после их создания.

Создав политику удаления документов, вы можете назначить ее шаблону семейства веб-сайтов, чтобы она была доступна всем семействам веб-сайтов, основанным на этом шаблоне. Кроме того, можно назначить политику определенному семейству веб-сайтов, и она переопределит любые политики, назначенные шаблону для этого семейства веб-сайтов.

Домашняя страница Центра политик удаления документов

Шаблоны политик

Вы можете создать политику удаления документов с нуля или использовать один из образцов политик. В Центре политики соответствия есть примеры политик, которые можно использовать либо как готовые политики, либо в качестве отправной точки для создания собственных.

Примеры политик удаления документов

Примеры использования политик удаления документов

Семейству веб-сайтов или шаблону семейства веб-сайтов может быть назначено несколько политик, при этом каждая из них может включать несколько правил. Тем не менее активной на сайте может быть только одна политика, а для библиотек на сайте постоянно активным может быть только одно правило удаления.

Схема, показывающая связь между политиками

Кроме того, вы можете сделать политику обязательной или используемой по умолчанию, а также определить правило как правило по умолчанию:

  • Обязательная политика    — если политика отмечена как обязательная, семейству веб-сайтов или шаблону можно назначить только одну политику. Политика будет отмечена как политика по умолчанию и применена ко всем веб-сайтам. Владельцы веб-сайтов не могут отказаться от нее.

  • Политика по умолчанию    — если политика задана как политика по умолчанию, она автоматически становится активной для всех веб-сайтов, которым она назначена.

  • Правило по умолчанию    — если правило удаления задано как правило по умолчанию, то оно автоматически применяется ко всем библиотекам на веб-сайтах, использующих эту политику.

В приведенных ниже примерах описаны ситуации, когда может потребоваться использование обязательной политики или политики либо правила по умолчанию.

Пример 1. Применение одной политики с одним правилом к шаблону семейства веб-сайтов

Может потребоваться применить политику удаления документов к различному неструктурированному контенту, например ко всем веб-сайтам OneDrive для бизнеса или ко всем веб-сайтам групп. Чтобы сделать одну политику удаления документов активной на всех веб-сайтах, созданных на основе шаблона семейства веб-сайтов, выполните следующие действия:

  1. Создайте одну политику с одним правилом удаления по умолчанию.

  2. Задайте ее как обязательную и как политику по умолчанию.

  3. Назначьте политику для шаблона семейства веб-сайтов.

В этом примере правило удаления по умолчанию применяется ко всем библиотекам в семействах веб-сайтов, созданных на основе шаблона, а владельцы веб-сайта не могут отменять политику. Это самый простой способ широкого и строгого применения политики удаления документов.

Схема, показывающая одну обязательную политику

Пример 2. Применение одной политики с несколькими правилами к шаблону семейства веб-сайтов

Как правило, владельцы веб-сайтов лучше знают, контент какого типа содержится на их веб-сайте, потому вы можете предоставить возможность владельцам веб-сайтов выбрать правило удаления, которое лучше подходит для их содержимого. Вы также можете разрешить владельцам веб-сайта полностью отказаться от политики.

В то же время можно по-прежнему централизованно создавать политики и управлять ими. Вы также можете выбрать одну политику и правило как значения по умолчанию, чтобы они всегда применялись, если владелец веб-сайта не выберет другие или не отменит их. Чтобы обеспечить такую гибкость владельцам веб-сайтов, сделайте следующее:

  1. Создайте одну политику с несколькими правилами удаления и задайте одно правило в качестве правила по умолчанию.

  2. Задайте политику как политику по умолчанию.

  3. Назначьте политику для шаблона семейства веб-сайтов.

Владельцы веб-сайтов могут выбрать одно из альтернативных правил удаления, отменить политику, а могут не выполнять никаких действий и использовать политику и правило, заданные по умолчанию.

Схема, показывающая одну политику с несколькими правилами

Пример 3. Применение нескольких политик с одним или несколькими правилами к семейству веб-сайтов

В этом примере владельцы веб-сайтов получают максимальные возможности, поскольку они могут выбирать из нескольких политик и правил. Одна политика и правило заданы как значения по умолчанию, чтобы они всегда применялись, если владелец веб-сайта не выберет другие или не отменит их. Обратите внимание на то, что если не отметить политику и правило как значения по умолчанию, ни одна политика или правило не будут активны для библиотек документов на веб-сайте, пока владелец веб-сайта не выберет и не применит их.

В отличие от двух предыдущих примеров эти политики назначаются определенному семейству веб-сайтов, а не шаблону. Это означает, что их можно лучше подстроить под контент определенного семейства веб-сайтов.

Политики и правила наследуются. Все дочерние сайты наследуют выбранную политику от родительского сайта. Однако владелец дочернего веб-сайта может остановить наследование, выбрав другую политику или правило, которые будут применены ко всем дочерним сайтам.

Чтобы настроить этот сценарий, сделайте следующее:

  1. Создайте несколько политик, каждая из которых содержит одно или несколько правил.

  2. Задайте политику и правило как значения по умолчанию.

  3. Назначьте политики для определенного семейства веб-сайтов.

Политики и правила могут учитывать специфику семейства веб-сайтов, а владельцы веб-сайтов могут остановить наследование, выбрав политику и правило, которые лучше всего подходят веб-сайту.

Схема, показывающая несколько политик и правил

Создание политики удаления документов

  1. Откройте Центр безопасности и соответствия требованиям Office 365 и выберите в левой области навигации Управление данными > Хранение, а затем в разделе Удаление щелкните Управление политиками удаления документов в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. На новой вкладке браузера откроется Центр политики удаления документов.

    При первом переходе из Центра безопасности и соответствия требованиям в Центр политики удаления документов автоматически создается центр политики. Вы можете сделать это вручную, создав семейство веб-сайтов и выбрав Центр политики соответствия требованиям на вкладке Корпоративный.

  2. Щелкните Политики удаления.

    Параметр политик удаления
  3. Щелкните Создайте элемент.

  4. Введите имя и описание политики. Владельцы веб-сайтов могут выбирать политику для своего сайта по имени и описанию, потому добавьте достаточно сведений.

  5. Чтобы создать правило, щелкните Создать.

  6. Введите имя и выберите следующие параметры:

    • Выберите, будут ли документы удаляться окончательно или перемещаться в корзину. Корзина предупреждает окончательное удаление элементов с сайта. Дополнительные сведения о корзине см. в статье Очистка корзины и восстановление файлов.

    • Выберите, с какого момента будет отсчитываться дата удаления — с момента создания документа или его последнего изменения.

    • Введите количество дней, месяцев или годов в качестве периода времени, после которого документ будет удален.

    • Укажите, нужно ли использовать это правило по умолчанию. Первое созданное правило автоматически задается в качестве правила по умолчанию. Правило по умолчанию автоматически применяется ко всем библиотекам на веб-сайтах, использующих эту политику.

    Страница создания правила удаления
  7. Нажмите кнопку Сохранить.

  8. Создайте дополнительные правила, если необходимо, чтобы владельцы веб-сайтов могли выбирать различные правила и применять их к своим сайтам. Если владелец веб-сайта не выполняет никаких действий, будет применяться правило по умолчанию (при его наличии).

  9. Чтобы удалить правило из политики, выберите его и нажмите Удалить > ОК.

    Примечание : Если правило удалено, а в политике нет правила по умолчанию, ни одно правило не будет применяться, т. е. ни один документ не будет удален.

    Подтверждение удаления правила из политики

Назначение политики удаления документов шаблону семейства веб-сайтов

Назначая политику шаблону семейства веб-сайтов, вы делаете ее доступной для всех семейств веб-сайтов, созданных на основе этого шаблона, включая как существующие семейства веб-сайтов, так и те, которые будут созданы в будущем.

Необходимо понимать, что период времени, заданный для политики удаления документов, означает время, прошедшее с момента создания или изменения документа, а не с момента назначения политики. При первом назначении политики все документы на сайте оцениваются и в случае соответствия условиям удаляются. Это применимо ко всем существующим документам, а не только к новым документам, созданным после назначения политики.

  1. Откройте Центр безопасности и соответствия требованиям и выберите в левой области навигации Управление данными > Хранение, а затем в разделе Удаление щелкните Управление политиками удаления документов в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. На новой вкладке браузера откроется Центр политики удаления документов.

  2. Щелкните Назначение политик для шаблона.

    Назначения политик для шаблонов
  3. Щелкните Создайте элемент.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы назначить политику шаблону семейства веб-сайтов (например, шаблону веб-сайта группы), выберите команду Назначить шаблону семейства веб-сайтов, а затем выберите нужный шаблон.

    • Чтобы назначить политику сайту пользователей One Drive для бизнеса, выберите команду Назначить шаблону OneDrive для бизнеса, выделенную ниже.

      Примечание : После назначения политики шаблону семейства веб-сайтов эта политика будет доступна как для существующих семейств веб-сайтов, созданных на основе этого шаблона, так и для семейств веб-сайтов, который будут созданы в будущем.

    Страница выбора шаблонов с параметром OneDrive
  5. Нажмите кнопку Сохранить.

    Примечание : Каждому шаблону можно назначить только один набор политик. Если появляется сообщение об ошибке, в котором говорится, что шаблону уже назначены политики, нажмите кнопку Отмена, щелкните Назначение политик для семейства веб-сайтов в левой области навигации, а затем выберите семейство веб-сайтов, чтобы просмотреть набор назначенных политик и изменить их.

  6. В разделе Управление назначенными политиками выберите политики, которые вы хотите назначить, а затем укажите, будет ли одна из них использоваться по умолчанию. После выбора политики по умолчанию она станет активной для всех веб-сайтов, которым она назначена. При этом от владельца сайта не требуется никаких действий.

    Страница добавления политик и управления ими
  7. Нажмите кнопку Сохранить.

  8. Если вы хотите применить политику ко всем веб-сайтам, не позволяя владельцам сайтов отменять ее, выберите команду Отметить политику как обязательную. Если политика является обязательной, то только она может назначаться шаблону семейства веб-сайтов. Политика также должна быть отмечена как политика по умолчанию.

    Если этот параметр затемнен, выберите Управление назначенными политиками и убедитесь, что по крайней мере одна политика назначена и отмечена как политика по умолчанию.

  9. Нажмите кнопку Сохранить.

Назначение политики удаления документов семейству веб-сайтов

Назначив политику определенному семейству веб-сайтов, вы делаете ее доступной только для указанного семейства. Это позволяет точнее настраивать политики с учетом контента в семействе веб-сайтов. Кроме того, политики, назначенные определенному семейству веб-сайтов, будет иметь приоритет над любыми политиками, которые назначены шаблону этого семейства. Например, политика, назначенная семейству веб-сайтов отдела продаж (которое было создано на основе шаблона сайта группы), будет иметь приоритет над любыми политиками, назначенными шаблону.

Необходимо понимать, что период времени, заданный для политики удаления документов, означает время, прошедшее с момента создания или изменения документа, а не с момента назначения политики. При первом назначении политики все документы на сайте оцениваются и в случае соответствия условиям удаляются. Это применимо ко всем существующим документам, а не только к новым документам, созданным после назначения политики.

  1. Откройте Центр безопасности и соответствия требованиям и выберите в левой области навигации Управление данными > Хранение, а затем в разделе Удаление щелкните Управление политиками удаления документов в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. На новой вкладке браузера откроется Центр политики удаления документов.

  2. Щелкните Назначение политик для семейства веб-сайтов.

    Назначения политик для семейств веб-сайтов
  3. Щелкните Создайте элемент.

  4. Щелкните Сначала выберите семейство веб-сайтов, найдите нужное семейство веб-сайтов по имени или URL-адресу, выберите семейство веб-сайтов и нажмите кнопку Сохранить.

    Примечание : Каждому семейству веб-сайтов шаблону можно назначить только один набор политик. Если появляется сообщение об ошибке, в котором говорится, что семейству веб-сайтов уже назначены политики, нажмите кнопку Отмена, щелкните Назначение политик для семейства веб-сайтов в левой области навигации, а затем выберите семейство веб-сайтов, чтобы просмотреть набор назначенных политик и изменить их.

    Страница выбора семейства веб-сайтов
  5. В разделе Управление назначенными политиками выберите политики, которые вы хотите назначить, а затем укажите, будет ли одна из них использоваться по умолчанию. После выбора политики по умолчанию она станет активной для всех веб-сайтов, которым она назначена. При этом от владельца сайта не требуется никаких действий.

    Страница добавления политик и управления ими
  6. Нажмите кнопку Сохранить.

  7. Если вы хотите применить политику ко всем веб-сайтам, не позволяя владельцам сайтов отменять ее, выберите команду Отметить политику как обязательную. Если политика является обязательной, то только она может назначаться семейству веб-сайтов. Политика также должна быть отмечена как политика по умолчанию.

    Если этот параметр затемнен, выберите Управление назначенными политиками и убедитесь, что по крайней мере одна политика назначена и отмечена как политика по умолчанию.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Удаление назначения политики

После удаления назначения политики больше не будут применяться к сайтам в семействе веб-сайтов или шаблоне.

  1. Откройте Центр безопасности и соответствия требованиям и выберите в левой области навигации Управление данными > Хранение, а затем в разделе Удаление щелкните Управление политиками удаления документов в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. На новой вкладке браузера откроется Центр политики удаления документов.

  2. Выберите Назначение политик для шаблона или Назначение политик для семейства веб-сайтов.

  3. Выберите назначенную политику, щелкните ... и выберите команду Удалить элемент.

    Команда "Удалить элемент" для назначения политики

Удаление политики

Нельзя удалить политику, которая используется в данный момент. Прежде чем удалять политику, необходимо сначала удалить все ее назначения семействам веб-сайтов и шаблонам (см. предыдущий раздел).

  1. Откройте Центр безопасности и соответствия требованиям и выберите в левой области навигации Управление данными > Хранение, а затем в разделе Удаление щелкните Управление политиками удаления документов в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса. На новой вкладке браузера откроется Центр политики удаления документов.

  2. Щелкните Политики удаления.

    Параметр политик удаления
  3. Выберите политику.

  4. На ленте откройте вкладку Элементы и нажмите кнопку Удалить политику.

    Кнопка "Удалить политику" на ленте
  5. Если политика уже используется, вам будет предложено удалить ее со всех семейств веб-сайтов. Если вы уверены, нажмите кнопку ОК.

    Подтверждение удаления политики

См. также

Обзор политик удаления документов

Применение или удаление политики удаления документов для сайта

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×