Создание политики удаления документа в SharePoint Server 2016

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Организациям часто приходится хранить документы в течение определенного периода времени в соответствии с нормативными, законодательными или другими требованиями. Однако если хранить документы дольше, чем требуется, это может привести к возникновению юридических рисков.

Со стратегией удаления документа заблаговременное снизить риск можно, удалив документов на сайте после определенного периода времени — например, можно автоматически удалять документы в OneDrive пользователей для бизнеса сайтов пять лет после были созданы документы.

Создав политику удаления документов, вы можете назначить ее шаблону семейства веб-сайтов, чтобы она была доступна всем семействам веб-сайтов, основанным на этом шаблоне. Кроме того, можно назначить политику определенному семейству веб-сайтов, и она переопределит любые политики, назначенные шаблону для этого семейства веб-сайтов.

Центр политики соответствия

Шаблоны политик

Вы можете создать политику удаления документов с нуля или использовать один из образцов политик. В Центре политики соответствия есть примеры политик, которые можно использовать либо как готовые политики, либо в качестве отправной точки для создания собственных.

Шаблоны политик

Примеры использования политик удаления документов

Семейству веб-сайтов или шаблону семейства веб-сайтов может быть назначено несколько политик, при этом каждая из них может включать несколько правил. Тем не менее активной на сайте может быть только одна политика, а для библиотек на сайте постоянно активным может быть только одно правило удаления.

Схема, показывающая политики и правил

Кроме того, вы можете сделать политику обязательной или используемой по умолчанию, а также определить правило как правило по умолчанию:

  • Обязательный политики , когда политики помечен как обязательные, только одна политика могут быть назначены семейства веб-сайтов или шаблон. Политика должен быть помечен как по умолчанию, будут применяться ко всем сайтам. Владельцы сайтов не удается отключить политики.

  • Политика по умолчанию , если политика имеет значение по умолчанию, политика активен автоматически на всех сайтах, которые назначен, никаких дополнительных действий затребовал владельца сайта.

  • По умолчанию правило , когда правило удаления значение по умолчанию, он автоматически применяется ко всем библиотекам сайтов, использующих политику.

В приведенных ниже примерах описаны ситуации, когда может потребоваться использование обязательной политики или политики либо правила по умолчанию.

Пример 1. Применение одной политики с одним правилом к шаблону семейства веб-сайтов

Может потребоваться применить политику удаления документов к различному неструктурированному контенту, например ко всем веб-сайтам OneDrive для бизнеса или ко всем веб-сайтам групп. Чтобы сделать одну политику удаления документов активной на всех веб-сайтах, созданных на основе шаблона семейства веб-сайтов, выполните следующие действия:

  1. Создайте одну политику с одним правилом удаления по умолчанию.

  2. Задайте ее как обязательную и как политику по умолчанию.

  3. Назначьте политику для шаблона семейства веб-сайтов.

В этом примере правило удаления по умолчанию применяется ко всем библиотекам в семействах веб-сайтов, созданных на основе шаблона, а владельцы веб-сайта не могут отменять политику. Это самый простой способ широкого и строгого применения политики удаления документов.

Схема один обязательный политики и правило

Пример 2. Применение одной политики с несколькими правилами к шаблону семейства веб-сайтов

Как правило, владельцы веб-сайтов лучше знают, контент какого типа содержится на их веб-сайте, потому вы можете предоставить возможность владельцам веб-сайтов выбрать правило удаления, которое лучше подходит для их содержимого. Вы также можете разрешить владельцам веб-сайта полностью отказаться от политики.

В то же время можно по-прежнему централизованно создавать политики и управлять ими. Вы также можете выбрать одну политику и правило как значения по умолчанию, чтобы они всегда применялись, если владелец веб-сайта не выберет другие или не отменит их. Чтобы обеспечить такую гибкость владельцам веб-сайтов, сделайте следующее:

  1. Создайте одну политику с несколькими правилами удаления и задайте одно правило в качестве правила по умолчанию.

  2. Задайте политику как политику по умолчанию.

  3. Назначьте политику для шаблона семейства веб-сайтов.

Владельцы веб-сайтов могут выбрать одно из альтернативных правил удаления, отменить политику, а могут не выполнять никаких действий и использовать политику и правило, заданные по умолчанию.

Схема одна политика с много правил

Пример 3. Применение нескольких политик с одним или несколькими правилами к семейству веб-сайтов

В этом примере владельцы веб-сайтов получают максимальные возможности, поскольку они могут выбирать из нескольких политик и правил. Одна политика и правило заданы как значения по умолчанию, чтобы они всегда применялись, если владелец веб-сайта не выберет другие или не отменит их. Обратите внимание на то, что если не отметить политику и правило как значения по умолчанию, ни одна политика или правило не будут активны для библиотек документов на веб-сайте, пока владелец веб-сайта не выберет и не применит их.

В отличие от двух предыдущих примеров эти политики назначаются определенному семейству веб-сайтов, а не шаблону. Это означает, что их можно лучше подстроить под контент определенного семейства веб-сайтов.

Политики и правила наследуются. Все дочерние сайты наследуют выбранную политику от родительского сайта. Однако владелец дочернего веб-сайта может остановить наследование, выбрав другую политику или правило, которые будут применены ко всем дочерним сайтам.

Чтобы настроить этот сценарий, сделайте следующее:

  1. Создайте несколько политик, каждая из которых содержит одно или несколько правил.

  2. Задайте политику и правило как значения по умолчанию.

  3. Назначьте политики для определенного семейства веб-сайтов.

Политики и правила могут учитывать специфику семейства веб-сайтов, а владельцы веб-сайтов могут остановить наследование, выбрав политику и правило, которые лучше всего подходят веб-сайту.

Схема много политик с много правил

Создание политики удаления документов

  1. В центре соответствия политики > в левой области навигации выберите Удаление политики.

    Удаление политики ссылки

  2. Щелкните Создайте элемент.

  3. Введите имя и описание политики. Владельцы веб-сайтов могут выбирать политику для своего сайта по имени и описанию, потому добавьте достаточно сведений.

  4. Чтобы создать правило, щелкните Создать.

  5. Введите имя и выберите следующие параметры:

    • Выберите, будут ли правило окончательно удалять документы или удалить их в корзину. Корзина предоставляет возможность второй этап восстановления перед элемент окончательно удаляется с сайта. Дополнительные сведения о корзине просмотреть содержимое корзины и восстановление файлов.

    • Выберите, с какого момента будет отсчитываться дата удаления — с момента создания документа или его последнего изменения.

    • Введите количество дней, месяцев или годов в качестве периода времени, после которого документ будет удален.

    • Укажите, нужно ли использовать это правило по умолчанию. Первое созданное правило автоматически задается в качестве правила по умолчанию. Правило по умолчанию автоматически применяется ко всем библиотекам на веб-сайтах, использующих эту политику.

    Новая страница правил

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

  7. Создайте дополнительные правила, если необходимо, чтобы владельцы веб-сайтов могли выбирать различные правила и применять их к своим сайтам. Если владелец веб-сайта не выполняет никаких действий, будет применяться правило по умолчанию (при его наличии).

  8. Чтобы удалить правила из политики, выберите правило > Удалить.

    Примечание : Обратите внимание, что если удалить правило, а политика не содержит правила по умолчанию, затем правило не вступят в силу для этой политики — другими словами, не документы будут удалены.

Назначение политики удаления документов шаблону семейства веб-сайтов

Необходимо понимать, что период времени, заданный для политики удаления документов, означает время, прошедшее с момента создания или изменения документа, а не с момента назначения политики. При первом назначении политики все документы на сайте оцениваются и в случае соответствия условиям удаляются. Это применимо ко всем существующим документам, а не только к новым документам, созданным после назначения политики.

  1. В центре соответствия политики > в левой области навигации выберите пункт Политики назначения для шаблонов.

    Политики назначения для ссылку Шаблоны

  2. Щелкните Создайте элемент.

  3. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы назначить политику семейства шаблон сайта, например сайта группы, выберите пункт назначить коллекции шаблон сайта и выберите шаблон семейства сайтов.

    • Чтобы назначить политику пользователей один диск для бизнеса сайтов, выберите команду назначить OneDrive для бизнеса шаблона, выделены ниже.

      После назначения политики шаблону семейства веб-сайтов эта политика будет доступна как для существующих семейств веб-сайтов, созданных на основе этого шаблона, так и для семейств веб-сайтов, который будут созданы в будущем.

      Назначение параметра шаблон бизнес OneDrive

  4. Нажмите кнопку Сохранить.

    Примечание : Каждый шаблон может иметь только один набор политик, предназначенных для него. Если вы видите ошибку о том, что этот шаблон уже назначен политики, выберите команду Отменить > Политики назначения для шаблонов на левой панели навигации > выберите шаблон для просмотра и управления ими набора политик, которые уже назначены.

  5. В разделе Управление назначенными политиками выберите политики, которые вы хотите назначить, а затем укажите, будет ли одна из них использоваться по умолчанию. После выбора политики по умолчанию она станет активной для всех веб-сайтов, которым она назначена. При этом от владельца сайта не требуется никаких действий.

    Страница добавления политик и управления ими

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

  7. Если вы хотите применить политику ко всем веб-сайтам, не позволяя владельцам сайтов отменять ее, выберите команду Отметить политику как обязательную. Если политика является обязательной, то только она может назначаться шаблону семейства веб-сайтов. Политика также должна быть отмечена как политика по умолчанию.

    Если этот параметр неактивна, выберите команду Управление назначенных политик и убедитесь, что по крайней мере одна политика назначенных и по умолчанию.

  8. Нажмите кнопку Сохранить.

Назначение политики удаления документов семейству веб-сайтов

Необходимо понимать, что период времени, заданный для политики удаления документов, означает время, прошедшее с момента создания или изменения документа, а не с момента назначения политики. При первом назначении политики все документы на сайте оцениваются и в случае соответствия условиям удаляются. Это применимо ко всем существующим документам, а не только к новым документам, созданным после назначения политики.

  1. В центре соответствия политики > в левой области навигации выберите пункт Политики назначения для семейств веб-сайтов.

    Связывание политики назначения для семейств веб-сайтов

  2. Щелкните Создайте элемент.

  3. Выберите семейство веб-сайтов > поиска для семейства веб-сайтов по имени или URL-адрес > выберите семейство веб-сайтов > Сохранить.

    Совет : При поиске семейств веб-сайтов при поиске название семейства поиска можно использовать подстановочный знак звездочка (*). Например, поиск * сайта * возвращает «Содержимое сайта» и «По умолчанию сайта публикации» семейств веб-сайтов. Кроме того, введя одну звездочку в поле поиска и нажмите Поиск является быстро познакомиться с многочисленными (но не все) семейств веб-сайтов.

    Выберите диалоговое окно семейства сайтов

    Примечание : Каждого семейства веб-сайтов может иметь только один набор политик, предназначенных для него. Если вы видите ошибку о том, что этого семейства веб-сайтов уже назначен политики, выберите команду Отменить > Политики назначения для семейств веб-сайтов в левой области навигации > выберите семейство веб-сайтов для просмотра и управления набора политик, которые уже назначены.

  4. В разделе Управление назначенными политиками выберите политики, которые вы хотите назначить, а затем укажите, будет ли одна из них использоваться по умолчанию. После выбора политики по умолчанию она станет активной для всех веб-сайтов, которым она назначена. При этом от владельца сайта не требуется никаких действий.

    Страница добавления политик и управления ими

  5. Нажмите кнопку Сохранить.

  6. Если вы хотите применить политику ко всем веб-сайтам, не позволяя владельцам сайтов отменять ее, выберите команду Отметить политику как обязательную. Если политика является обязательной, то только она может назначаться шаблону семейства веб-сайтов. Политика также должна быть отмечена как политика по умолчанию.

    Если этот параметр неактивна, выберите команду Управление назначенных политик и убедитесь, что по крайней мере одна политика назначенных и по умолчанию.

  7. Нажмите кнопку Сохранить.

Удаление назначения политики

При удалении назначения назначенной политики больше не будут применены ко всем сайтам включены в семейство веб-сайтов или создан на основе шаблона семейства сайтов.

  1. В центре соответствия политики > в левой области навигации выберите пункт Политики назначения для шаблонов или Политики назначения для семейств веб-сайтов.

  2. Выберите назначенную политику, щелкните ... и выберите команду Удалить элемент.

Удаление политики

Нельзя удалить политику, которая используется. Перед удалением политики, необходимо сначала удалить все назначения для семейств веб-сайтов и шаблоны, содержащие этой политики.

  1. В центре соответствия политики > в левой области навигации выберите Удаление политики.

  2. Выберите политику.

  3. На ленте откройте вкладку Элементы и нажмите кнопку Удалить политику.

    Кнопка "Удалить политику" на ленте

  4. Если политика уже используется, вам будет предложено удалить ее со всех семейств веб-сайтов. Если вы уверены, нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×