Создание отчета с группировкой или сводного отчета

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Microsoft Office Access 2007 упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

В этой статье

Общие сведения о группировке, разделах отчета и элементах управления

Создание отчета с группировкой с помощью мастера отчетов

Настройка отчета

Добавление полей и других элементов управления в отчет

Добавление или изменение группировки и сортировки в отчете

Сохранение, печать и отправка отчета

Замечания

Общие сведения о группировке, разделах отчета и элементах управления

Если вы впервые сталкиваетесь с отчетами с группировкой, прочтите этот раздел, чтобы получить общие сведения о группировке и сортировке, а также о различных разделах отчетов и типах элементов управления. Если вы уже знакомы с этими понятиями, вы можете пропустить этот раздел и перейти к разделу Создание отчета с группировкой с помощью мастера отчетов.

Группировка и сортировка

При печати отчета обычно требуется вывести записи в определенном порядке. Например, при печати списка поставщиков может потребоваться отсортировать записи в алфавитном порядке по названию компании.

Для многих отчетов сортировки записей недостаточно. Может также потребоваться разделить их на группы. Группой называется набор записей, а также вводные и общие сведений, отображаемые с ними, такие как заголовок. Группа состоит из заголовка, вложенных групп (если таковые имеются), подробных записей и примечания.

Группировка позволяет наглядно разделить записи и отобразить вводные и итоговые данные для каждой из групп. Например, в следующем отчете продажи группируются по дате поставки и рассчитывается сумма продаж за каждый день.

Отчет с группировкой и итоговыми значениями

1. В начале группы указана дата.

2. Группа завершается итоговым значением.

Сравнив отчет "Товары по категориям" (см. рисунок ниже) с таблицей "Список товаров", запрос к которой лежит в его основе, можно увидеть, как работает группировка. И в отчете, и в запросе товары отсортированы по категориям, но в отчете отдельной строкой в начале каждой группы печатается название категории (в заголовке группы), а в конце — количество товаров в ней (в примечании группы).

Отчет о продуктах по категориям

1. Название категории отображается в каждой строке таблицы.

2. Название категории отображается один раз для каждой группы в ее заголовке.

3. Итоговое значение для категории отображается в примечании группы.

4. В таблице записи отображаются как одна большая группа.

5. В отчете записи для каждой категории отображаются отдельным разделом. Раздел начинается заголовком группы и завершается примечанием группы.

Вы можете выполнить группировку по любым сортируемых полям и выражениям (не более 10). Одно и то же поле или выражение может быть сгруппировано неоднократно. При группировке нескольких полей или выражений Office Access 2007 создает вложенные группы в соответствии с их уровнем. Первое группируемое поле является первым и наиболее важным уровнем группировки, второе — следующим уровнем, и т. д. На следующем рисунке показано, как организуются вложенные группы в Office Access 2007.

Иерархия заголовков и примечаний

1. Каждому заголовку группы соответствует примечание группы.

Как правило, в заголовке в отдельном разделе, расположенном в начале группы, отображаются данные, которые позволяют идентифицировать ее. Примечание группы обычно используется для обобщения данных в отдельном разделе в конце группы.

К началу страницы

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов. Для создания полезных отчетов необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то,как Access рассчитывает результаты. В следующем списке описаны разделы отчета и их использование.

  • Заголовок отчета    печатается один раз в начале отчета. В него добавляются сведения, которые обычно присутствуют на титульной странице, например логотип, название или дата. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом. Если вычисляемый элемент управления находится в заголовке отчета, его значение рассчитывается для всего отчета. Например, если в заголовке размещается элемент управления с агрегатной функцией Sum, будет рассчитана сумма для всего отчета.

  • Верхний колонтитул    выводится сверху на каждой странице. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

  • Заголовок группы    печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по товарам, заголовок группы можно использовать для печати названия товара. Если в заголовке группы есть вычисляемый элемент управления с агрегатной функцией Sum, сумма вычисляется для текущей группы.

  • Данные    выводятся один раз для каждой строки в источнике записей. В этом разделе находятся элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

  • Примечание группы    печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы содержит сводные сведения по ней.

  • Нижний колонтитул    выводится в конце каждой страницы. Используется для нумерации страниц и отображения сведений, относящихся к странице.

  • Примечание отчета    печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

    Примечание : В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

К началу страницы

Элементы управления

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки) и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые. В следующем списке описаны такие элементы управления и их использование.

  • Связанный элемент управления    —это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля "Фамилия" в таблице "Сотрудники".

  • Свободный элемент управления    — это элемент управления, который не имеет источника данных. Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.

  • Вычисляемый элемент управления    — это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать для элемента управления, определив выражение в качестве его источника данных. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и +), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле "Цена за единицу" на постоянное значение (0.75).

= [Unit Price] * .75

Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. После этого вы можете добавить свободные и вычисляемые элементы управления с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор.

Изображение ленты Access

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Для отображения списка полей выполните одно из следующий действий:

  • На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующее поле. Изображение кнопки

  • Нажмите клавиши ALT+F8.

Дважды щелкните поле или перетащите его из списка полей в отчет, чтобы создать связанный элемент управления.

Кроме того, вы можете привязать поле к элементу управления, введя его имя в сам элемент управления или в поле значения ControlSource на его странице свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Связанные элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

  • Связанный элемент управления имеет прикрепленную подпись, и эта подпись по умолчанию принимает в качестве заголовка имя поля (или заголовка, определенного для данного поля в базовой таблице или запросе), поэтому не нужно вводить заголовок самостоятельно.

  • Связанный элемент управления наследует многие параметры поля из базовой таблицы или запроса (например, свойства Format, DecimalPlaces и InputMask). Это гарантирует, что значения свойств поля не изменятся при создании связанного с ним элемента управления.

Если у вас есть свободный элемент управления, который вы хотите привязать к полю, укажите имя поля в качестве значения свойства ControlSource элемента управления.

К началу страницы

Создание нового отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Мастер отчетов задает вам вопросы и на основе ответов создает отчет. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.

Выбор источника записей

Отчет состоит из данных, полученных из таблицы или запроса, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблица или запрос, в которых содержатся базовые данные, называется также источником записей отчета. Перед тем как приступить к созданию отчета, необходимо решить, какие сведения вы хотите в него включить. Среди выбранных полей должны быть и те, которые вы хотите группировать или обобщить. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если данные берутся из нескольких таблиц, источником записей может служить запрос. Запрос может уже существовать в базе данных или будет создан специально для данного отчета.

Дополнительные сведения о запросах можно найти по ссылкам в разделе См. также этой статьи.

Запуск мастера отчетов

  1. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов. Изображение кнопки

    Access запустит мастер отчетов.

    Выбор поля в мастере отчетов

  2. Щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос с полями, которые вы хотите добавить в отчет.

  3. Чтобы выбрать поля, дважды щелкните их в списке Доступные поля.

    Access переместит их в список Выбранные поля. Вы также можете нажать кнопки, находящиеся между полями Доступные поля и Выбранные поля, чтобы добавить или удалить выбранное поле или сразу все поля.

  4. Если вы хотите добавить в отчет также поля из другой таблицы или из другого запроса, щелкните еще раз раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите нужное и продолжайте добавлять поля.

  5. После того, как вы завершите добавление полей, нажмите Далее.

Группировка записей при помощи мастера отчетов

Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.

Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.

  1. На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? щелкните одно из полей в списке и нажмите Далее.

  2. Чтобы добавить уровни группировки в отчет, дважды щелкните любое из добавляемых в отчет полей в списке.

    Вы также можете удалить уровень группировки, дважды щелкнув его на отображении страницы в правой части диалогового окна. С помощью клавиш со стрелками добавьте или удалите уровни группировок. Назначьте низкий или высокий приоритет для уровня группировки, выбрав его и нажав соответствующие кнопки. Access добавляет каждый уровень группировки и показывает, что он вложен в родительский уровень группировки.

    Добавление уровней группировки в мастере отчетов

  3. Нажмите кнопку Параметры группировки, чтобы открыть диалоговое окно Интервалы группировки.

    Интервалы группировки в мастере отчетов

  4. При необходимости для каждого поля группировки выберите интервал группировки.

    Интервал группировки позволяет настраивать способ группировки записей. На предыдущем рисунке записи группируются по полю "ДатаПоставки" с типом данных "Дата и время". Мастер отчетов предлагает варианты, соответствующие типу поля из списка Интервалы группировки. Так как тип поля "ДатаПоставки" — "Дата и время", вы можете группировать по действительному значению (обычный), по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам. Если бы поле имело текстовый тип, вы могли бы группировать по всему полю (обычный) или, к примеру, по первым пяти символам. В случае числового типа данных вы можете группировать по значению (обычный) или по возрастанию в выбранном диапазоне.

    Выбрав интервал группировки, нажмите ОК.

  5. Чтобы перейти к следующей странице мастера, нажмите Далее.

Сортировка записей и подведение итогов по ним

Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.

  1. Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поля для сортировки.

    Вы можете нажать кнопку в правой части списка, чтобы выбрать сортировку по возрастанию или убыванию (сортировка по возрастанию используется по умолчанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список, чтобы выбрать дополнительные поля для сортировки.

    Порядки сортировки в мастере отчетов

  2. Нажмите кнопку Итоги, если вам нужно вычислить итоговые значения числовых полей.

    Обратите внимание, что кнопка Итоги будет доступной лишь в случае, если в разделе подробностей отчета содержится одно или несколько числовых полей. Мастер отображает доступные числовые поля.

    Итоги в мастере отчетов

  3. Установите флажок рядом с Sum, Avg, Min или Max, чтобы включить расчеты в примечание группы.

    Вы также можете выбрать для отображения подробности и сводку или только сводку. В последнем случае итоги отображаются для каждого значения поля "ДатаПоставки" (например, если вы установили флажок Sum), но подробности о заказе опускаются. Вы также можете выбрать для сумм отображение итоговых расчетов в процентах.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. Следуйте инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице вы можете изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета, и Access сохранит отчет, используя этот заголовок в качестве имени документа. В дальнейшем вы сможете изменить как заголовок, так и имя документа.

  6. Нажмите кнопку Готово. Access автоматически сохранит отчет и отобразит его в в режиме предварительного просмотра, в котором вы сможете посмотреть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

К началу страницы

Настройка отчета

Скорее всего, созданный мастером отчет не будет полностью соответствовать вашим ожиданиям. Например, может потребоваться добавить текст, изменить ширину столбцов, вставить логотип и т. п. В Access существует два представления, в которых можно вносить изменения в отчет: режим разметки и режим конструктора. Они кратко рассматриваются в этом разделе.

Режим макета

Режим макета является наиболее удобным представлением для внесения изменений в отчет, в котором находятся большинство инструментов, необходимых для его настройки. В нем вы можете изменить ширину столбцов, поменять их местами, добавить или изменить уровни группировки и итоги. Можно также разместить в макете отчета новые поля и задать свойства отчета и его элементов управления. Преимущество этого режима состоит в том, что вы можете просматривать данные при внесении изменений формата отчета и сразу же видеть, как они влияют на отображение данных.

Чтобы открыть отчет в режиме макета, щелкните его правой кнопкой мыши в области навигации и выберите команду Режим макета Изображение кнопки .

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Воспользуйтесь областью Список полей для добавления полей из базовой таблицы или отчета в макет. Чтобы отобразить область Список полей:

  1. На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля Изображение кнопки .

    Совет :  Access 2010 содержит функции условного форматирования, которые делают отчет удобным для чтения.

Конструктор

Если в режиме макета не удается внести какие-то изменения, попробуйте сделать это в режиме Конструкторе. В этом режиме отображается базовая структура отчета и предлагаются дополнительные инструменты и возможности разработки. Например, в Конструктора можно добавить в отчет больше видов элементов управления, более точно настроить выравнивание элементов управления и задать больше свойств, чем в режиме макета.

Чтобы открыть отчет в Конструкторе, щелкните его правой кнопкой мыши в области навигации и выберите команду Конструктор Изображение кнопки .

К началу страницы

Добавление полей и других элементов управления в отчет

Все поля, подписи, линии или рисунки в отчете создаются с помощью элементов управления. Наиболее часто используемым элементом управления в отчетах является текстовое поле. Оно обычно служит для отображения данных из базового источника записей отчета. Вы можете создать текстовые поля, которые уже связаны с полями в источнике записей, добавив их из области Список полей, или же добавить поля в отчет в Конструкторе, а затем вручную привязать их с полями источника записей. Преимуществом Конструктора является то, что в нем вы можете добавлять не только текстовые поля, но другие разнообразные элементы управления, например прямоугольники, разрывы страниц и диаграммы. В этом разделе описаны оба метода добавления элементов управления в отчет.

Добавление полей в существующий отчет

Рекомендуется добавлять поля в отчет в режиме макета, хотя это можно сделать и в Конструкторе. Перед добавлением поля убедитесь в том, что отображается область Список полей. В области Список полей указаны все поля, которые могут быть добавлены в отчет. Чтобы отобразить область Список полей, нажмите клавиши ALT+F8.

Добавление поля из области ''Список полей''

  • Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.

  • Для добавления сразу нескольких полей выделите первое поле, а затем, нажав и удерживая клавишу CTRL, щелкните каждое дополнительное поле. Затем перетащите выделенные поля в отчет.

При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

Примечание : 

  • Для поля из связанной таблицы Access добавляет соответствующий уровень группировки.

  • При добавлении поля из другой (несвязанной) таблицы в Access выводится диалоговое окно, в котором можно связать таблицу с существующим источником данных для отчета.

Чтобы просмотреть связи между таблицами, уже настроенные для базы данных, или добавить новые:

  1. На вкладке Работа с базами данных в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Схема данных. Изображение кнопки

Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

Добавление других элементов управления в отчет

При добавлении в отчет поля из области Список полей автоматически создается связанное текстовое поле. Для добавления других элементов управления, например надписей, линий и рисунков, переключитесь в Конструктор и воспользуйтесь инструментами в группе Элементы управления на вкладке Конструктор.

Изображение ленты Access

Определение имени средства

  • Наведите указатель мыши на средство.

    Access отобразит имя средства.

Создание элемента управления с помощью средств в группе "Элементы управления"

  • Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать флажок, щелкните Флажок Изображение кнопки .

  • Щелкните в бланке отчета место, где должен быть левый верхний угол элемента управления. Щелкните один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или перетащите указатель мыши в отчете, чтобы получить элемент управления нужного размера.

  • Если вам не удалось с первой попытки поместить элемент управления туда, куда нужно, его можно переместить:

    • Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.

    • Наведите указатель на элемент, чтобы он принял форму четырехсторонней стрелки Указатель перемещения , а затем перетащите элемент управления на требуемое место.

В результате этой процедуры создается «свободный» элемент управления. Если тип элемента управления подразумевает отображение данных (например, текстовое поле или флажок), для этого необходимо указать в его свойстве Данные имя поля или выражение.

Отображение страницы свойств

  • Нажмите клавишу F4.

Примечание : Когда отчет будет готов, не забудьте сохранить его.

К началу страницы

Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.

Добавление группировки, сортировки и итогов в режиме макета

Вы можете выполнять сортировку, группировку и подведение итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поле в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета Изображение кнопки .

Примечание : Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области Группировка, сортировка и итоги, мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги, вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги:

  1. На вкладке Формат в группе Группировка и итоги щелкните Группировка. Изображение кнопки

Сортировка по одному полю

  • Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому вы хотите выполнить сортировку.

  • В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я Изображение кнопки . Чтобы выполнить сортировку числового поля в порядке убывания, щелкните Сортировка от максимального к минимальному Изображение кнопки .

Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка.

Сортировка по нескольким полям

Примечание : Когда вы применяете сортировку, щелкая правой кнопкой мыши поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от способа проведения сортировок в формах, где можно настроить несколько сортировок, щелкая правой кнопкой мыши каждое поле по очереди и выбирая нужный порядок сортировки. Чтобы создать несколько уровней сортировки, см. раздел Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Группировка по полю

  • Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.

  • В контекстном меню выберите Группировка Изображение кнопки .

Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка.

Добавление итогового значения в поле

Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.

  • Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.

  • Щелкните Итог.

  • Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма, Среднее, Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум, Минимум, Стандартное отклонение или Дисперсия.

Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.

Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и выбрав Итоги на вкладке Формат в группе Группировка и итоги Изображение кнопки .

Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области "Группировка, сортировка и итоги"

Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.

Отображение области "Сортировка, группировка и итоги"

  • В режиме макета:

    На вкладке Формат в группе Группировка и итоги щелкните Группировка. Изображение кнопки

  • В Конструкторе:

    На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка. Изображение кнопки

Появится область Сортировка, группировка и итоги.

Область "Группировка, сортировка и итоги"

Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкнитеДобавить группировку или Добавить сортировку.

В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.

Список полей в области " Сортировка, группировка и итоги"

Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. При этом Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета порядок сортировки или группировки будет сразу же применен.

Примечания : 

  • После указания нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти вниз области Сортировка, группировка и итоги, чтобы увидеть кнопки Добавить группировку и Добавить сортировку.

  • Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.

Изменение параметров группировки

Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.

Параметры группировки

  • Чтобы отобразить все параметры для уровня сортировки или группировки, щелкните Больше на нужном уровне.

    Расширенные параметры группировки

  • Чтобы скрыть параметры, щелкните Меньше.

Порядок сортировки.    Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.

Интервал группировки.    Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на "А", "Б" и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.

Итоги.    Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.

Всплывающее окно " Итоги"

  • Щелкните стрелку раскрывающегося списка Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.

  • Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.

  • Выберите Показать общий итог, чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).

  • Выберите Показать итоги групп и общий итог, чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.

  • Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы, чтобы отобразить общий итог в нужном месте.

После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс, выбрав другое поле из раскрывающегося списка Итог по полю, или щелкнуть за пределами всплывающего окна Итоги, чтобы закрыть его.

Название.    Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.

Чтобы добавить или изменить заголовок:

  • щелкните голубой текст после надписи с заголовком;

    появится диалоговое окно Масштаб;

  • введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК.

С разделом/без раздела заголовка.    С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.

С разделом/без раздела примечания.    Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.

Неразрывное представление группы.    Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.

  • Не удерживать группу на одной странице.    Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.

  • Удерживать группу на одной странице.    Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.

  • Удерживать заголовок и первую запись на одной странице.     Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги, а затем стрелку вверх или вниз справа строки.

Удаление уровней группировки и сортировки

Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.

К началу страницы

Создание сводного отчета (без сведений о записях)

Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и примечания), на вкладке Формат (или на вкладке Конструктор в Конструкторе) в группе Группировка и итоги щелкните Скрыть детали. Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, после чего сведенные данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть детали еще раз, чтобы вернуть строки подробных данных в отчет.

Создание эффекта группировки без применения заголовков

Эффекта группировки в отчете можно добиться без использования заголовков. После удаления заголовков отчет будет выглядеть более компактным, так как освободится пространство по вертикали, занимаемое строками заголовков.

Основная процедура состоит в удалении заголовка для каждой группы, в результате чего все поля группировки переместятся в раздел данных отчета. После этого для восстановления наглядного эффекта группировки необходимо установить для свойства Не выводить повторы каждого поля группировки значение Да.

Пример

Рассмотрим типичный отчет с группировкой, в котором используются заголовки групп:

Отчет с группировкой и заголовками групп

Как видите, каждое название организации и каждый код заказа занимают целую строку.

В этом примере нужно изменить отчет, чтобы он выглядел, как показано на рисунке:

Отчет с группировкой и удаленными заголовками групп

  1. Откройте отчет в режиме макета, щелкнув его правой кнопкой мыши в области навигации и выбрав пункт Режим макета Изображение кнопки .

  2. На вкладке Формат в группе Группировка и итоги щелкните Группировка. Изображение кнопки

    Примечание :  Удобнее начать с группы нижнего уровня и продвигаться вверх; в противном случае можно запутаться в данных.

  3. Выберите нижний уровень группировки из списка, а затем нажмите кнопку Дополнительно.

  4. В раскрывающемся списке раздела заголовка выберите значение без раздела заголовка.

    При удалении заголовка Access сохраняет текстовое поле для поля группировки, перемещая его в раздел данных. Однако другие элементы управления в заголовке группы могут быть удалены. Если в результате этого действия какие-то элементы управления будут удалены, Access выведет предупреждение. Если вы хотите сохранить эти элементы, переместите их в другой раздел отчета перед выполнением данного действия. Для перемещения элементов управления в другие разделы потребуется переключиться в Конструктор.

    На рисунке ниже показан полученный отчет. Обратите внимание на то, что первый код заказа находится в той же строке, что и первая запись, а не в отдельной строке.

    Отчет с группировкой и удаленным заголовком «Код заказа»

    К сожалению, код заказа повторяется в каждой строке данных, из-за чего сложно понять, сколько в отчете заказов. В подобных случаях удобно воспользоваться свойством текстового поля Не выводить повторы. Чтобы настроить это свойство, выполните следующие действия:

    • Выберите одно из повторяющихся значений.

    • Если страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4.

    • На вкладке Формат откройте раскрывающийся список для свойства Не выводить повторы и выберите значение Да.

      Дубликаты кодов заказов будут скрыты. Теперь легко определить, сколько всего заказов и сколько товаров в каждом из них.

      Отчет с группировкой и скрытыми повторяющимися кодами заказов

  5. Повторите шаг 4 для уровня группировки "Название организации". Итоговый отчет будет выглядеть так:

    Отчет с группировкой и удаленными заголовками групп

    Значение поля "Название организации". теперь находится в одной строке с первой записью, а свойство Не выводить повторы предотвращает его повторение в каждой строке. Это позволит сэкономить бумагу при печати длинных отчетов с несколькими уровнями группировки.

К началу страницы

Сохранение, печать и отправка отчета

Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

Сохранение отчета

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S Изображение кнопки .

    Кроме того, вы можете нажать кнопку Сохранить Изображение кнопки на панели быстрого доступа.

  2. Если у отчета нет имени, введите имя в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под новым именем

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Сохранить как Изображение кнопки .

  2. В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта "Отчет" в, щелкните Отчет в поле Как, а затем нажмите кнопку ОК.

Печать отчета

Отчет можно напечатать в режиме предварительного просмотра, макета, конструктора, отчета, а также из области навигации. Перед печатью отчета следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. При необходимости эти параметры можно будет изменить.

Изменение параметров страницы

  1. Откройте отчет в любом представлении.

  2. На вкладке Разметка страницы в группе Страница нажмите одну из следующих кнопок:

    • Размер Изображение кнопки : позволяет выбрать один из заданных размеров бумаги или указать собственный.

    • Книжная Изображение кнопки : изменяет ориентацию страницы на вертикальную.

    • Альбомная Изображение кнопки : изменяет ориентацию страницы на горизонтальную.

    • Поля Изображение кнопки : позволяет выбрать заданную ширину полей или, нажав кнопку Дополнительно, указать другие значения в диалоговом окне Параметры страницы.

    • Показать поля: включает и отключает отображение полей (только в режиме макета).

    • Колонки: открывает диалоговое окно Параметры страницы. Укажите нужное количество столбцов, задайте размер столбца и нажмите кнопку ОК.

    • Печатать только данные: предотвращает печать всех подписей, имеющихся в отчете. На печать будут выведены только элементы управления, привязанные к данным в базовой таблице или отчете. Эта функция может быть полезна, если вы иногда печатаете отчеты на бланках. Отключив подписи в этом случае, можно снова включить их при печати отчета на обычной бумаге.

Примечание : Для настройки более детальных параметров нажмите кнопку Параметры страницы в правом нижнем углу группы Разметка страницы, чтобы открыть диалоговое окно Параметры страницы. Диалоговое окно Параметры страницы можно использовать как для настройки всех параметров, доступных на вкладке Разметка страницы, так и для выбора принтера для отчета.

Отправка отчета на принтер

  1. Откройте отчет в любом представлении или просто выберите его в области навигации.

  2. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Печать. Кнопка "Печать"

  3. В диалоговом поле Печать задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.

  4. Нажмите кнопку ОК.

К началу страницы

Отправка отчета по электронной почте

Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.

  1. В области навигации щелкните отчет, чтобы выбрать его, нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем нажмите кнопку Электронная почта Изображение кнопки .

  2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите нужный формат.

    Диалоговое окно «Отправка объекта»

  3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.

  4. После запуска почтовой программы введите сведения для сообщения и отправьте его.

К началу страницы

Замечания

Если отчет в формате ACCDB, группировка или сортировка в котором выполняется по полю подстановки, импортировать в MDB-файл, а затем открыть в более ранней версии Access, может возникнуть ошибка.

Внутренний способ сортировки и группировки полей подстановки в ACCDB-файлах не совместим с MDB-файлами. При попытке открытия в более ранней версии Access импортированного в MDB-файл (или сохраненного как MDB-файл при помощи команды Сохранить как) отчета в формате ACCDB, группировка или сортировка в котором выполняется по полю подстановок, отчет не будет загружен.

Чтобы изменить отчет с целью его импорта в MDB-файл и открытия в более ранней версии Access, выполните следующие действия:

  1. В ACCDB-файле создайте копию отчета.

  2. Откройте копию отчета в режиме макета.

  3. Если область Сортировка, группировка и итоги не отображается:

    1. На вкладке Формат в группе Группировка и итоги щелкните Группировка. Изображение кнопки

  4. Удалите все строки в области Группировка, сортировка и итоги, нажав кнопку Удалить справа от каждой из них.

  5. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office и выберите Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S Изображение кнопки .

  6. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Закрыть базу данных. Изображение кнопки

  7. Нажмите кнопку Microsoft Office Изображение кнопки Office , а затем — Открыть. Изображение кнопки

  8. Перейдите к MDB-файлу, в который вы хотите импортировать отчет, и нажмите кнопку Открыть.

  9. Импортируйте копию отчета в MDB-файл.

    Инструкции

    1. На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкните Access. Изображение кнопки

    2. Нажмите кнопку Обзор.

    3. Найдите ACCDB-файл, содержащий отчет, и нажмите кнопку Открыть.

    4. На этом этапе вы не импортируете таблицы, поэтому не важно, решите ли вы импортировать исходные данные или же создать ссылку на них. Нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить.

    5. В диалоговом окне Импорт объектов откройте вкладку Отчеты.

    6. Щелкните отчет, который вы хотите импортировать, и нажмите кнопку ОК.

    7. При успешном выполнении импорта Access выведет запрос на сохранение шагов импорта для использования в будущем. Если вы хотите сохранить шаги, установите флажок Сохранить шаги импорта, введите требуемую информацию и нажмите кнопку Сохранить импорт. Если не требуется сохранять шаги, нажмите кнопку Закрыть.

      Access импортирует отчет и выведет его в области навигации.

  10. Откройте отчет в режиме макета.

  11. Если область Список полей не отображается:

    1. На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля Изображение кнопки .

  12. В области Доступные поля в связанной таблице найдите таблицу, содержащую поле, которое вы хотите отобразить в отчете. Это поле будет содержать те же значения, что и поле подстановки в отчете.

  13. Перетащите поле в отчет.

    Теперь оба столбца содержат одинаковые данные.

  14. Щелкните добавленное поле правой кнопкой мыши и выберите нужный вариант сортировки.

  15. Удалите добавленное и отсортированное поле.

  16. Если область Сортировка, группировка и итоги не отображается:

    1. На вкладке Формат в группе Группировка и итоги щелкните Группировка. Изображение кнопки

  17. Нажмите кнопку Добавить группировку.

  18. Во всплывающем окне Поле/выражение щелкните имя поля подстановки отчета.

Теперь отчет отсортирован и сгруппирован так же, как в ACCDB-файле. Сохраните и закройте отчет.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×