Создание организационной диаграммы Visio 2007 на основе данных листа Excel 2007

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Обложка книги "Современные документы Microsoft Office 2007: внутри и снаружи"

Детальное изучение расширенных возможностей выпуска Microsoft® Office 2007
Автор: Стефани Кригер (Stephanie Krieger)

Стефани Кригер (Stephanie Krieger) — специалист по системе Microsoft Office со статусом MVP, а также автор книг Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out (Детальное изучение расширенных возможностей выпуска Microsoft Office 2007) и Microsoft Office Document Designer (Конструктор документов Microsoft Office). В качестве профессионального консультанта по работе с документами она помогает многим крупным компаниям в разработке корпоративных решений для Microsoft Office и обучает многих специалистов созданию великолепных документов с помощью понимания возможностей программ Office. Стефани регулярно пишет для нескольких веб-страниц корпорации Майкрософт и часто проводит веб-трансляции по вопросам использования Office.

Дополнительные сведения о других книгах, посвященных выпуску 2007 системы Microsoft Office, см. веб-странице Microsoft Press.

Создание организационной диаграммы Visio на основе данных листа

Эта возможность не новая, но она очень мощная. Просто введите список имен, должностей и руководителей на листе Excel, и Visio создаст даже самую сложную организационную диаграмму.

Примечание : В зависимости от того, какая организационная диаграмма нужна, можно использовать эту функцию или новые схемы SmartArt в PowerPoint. Для больших и сложных организационных диаграмм лучше подходит Visio. Однако при создании схемы SmartArt в PowerPoint можно преобразовать маркированный список в схему двумя щелчками, а затем добавить на нее элементы или изменить их путем ввода текста. Visio также является лучшим вариантом, если нужно хранить данные в схемах или создавать интерактивные схемы, например схемы с гиперссылками, опубликованные на веб-странице. Но если нужно добавить в документ простую и красивую организационную диаграмму, не рисуя фигуры, возможно, лучше использовать схему SmartArt. Кроме того, в отличие от схем Visio схемы SmartArt используют темы документов, экспресс-стили и графические эффекты, доступные в Word, Excel и PowerPoint, поэтому организационная диаграмма SmartArt будет гармонировать с документом.

Чтобы создать организационную диаграмму Visio из данных, хранящихся в Excel, выполните указанные ниже действия.

  1. Добавьте данные в столбцы с одной строкой заголовков. Заголовки станут именами полей, которые используются при создании организационной диаграммы. Единственные обязательные поля — это имя человека и имя лица, которому он подчиняется. Добавьте другие поля, необходимые для содержимого, которое нужно включить в диаграмму, как показано в следующем образце данных.

    Данные Excel, которые будут использоваться в организационной диаграмме Visio

  2. В меню Файл выберите команду Создать, затем — команду Бизнес, а затем выберите мастер организационных диаграмм.

  3. Нажмите кнопку Далее на первом экране, чтобы выбрать данные из существующего файла. Обратите внимание на то, что данные могут быть в файле Excel, текстовом файле, каталог Microsoft Office Exchange Server или базе данных. На втором экране выберите параметр, включающий файл Excel, и нажмите кнопку Далее еще раз. Найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку Далее еще раз.

    Примечание : Нам первом экране мастера организационных диаграмм указано, что будут использоваться XLS-файлы Excel. Этот экран пока не был обновлен. Файлы Excel 2007 (как в примере) будут нормально работать.

  4. После того как приложение Visio получит доступ к данным, оно попытается сопоставить имена полей (заголовки столбцов) с полями Имя и Руководитель организационной диаграммы. Убедитесь, что приложение Visio выбрало нужные поля, а затем нажмите кнопку Далее.

    Теперь можно просто нажимать кнопку Далее, пока не станет доступна кнопка Готово, а затем нажать кнопку Готово для создания диаграммы. Тем не менее следует обращать внимание на параметры на каждом экране мастера. На последних экранах мастера можно указать поля, которые нужно отобразить на диаграмме, и порядок их вывода в фигурах, выбрать поля, которые следует хранить в фигурах как данные фигуры, и задать требования макета.

При создании организационной диаграммы на основе показанного ранее примера данных она выглядит следующим образом:

Организационная диаграмма Visio

Достаточно щелкнуть мышью еще два раза, чтобы применить к диаграмме цвета и эффекты темы. Можно добавить фигуры из набора элементов Фигуры организационной диаграммы или другого набора, а затем отформатировать их, как любую фигуру Visio. Также можно использовать параметры в меню Организационная диаграмма (это меню доступно только для данного типа схемы). Например, можно сделать следующее:

  • Выберите Параметры, чтобы глобально применить параметры форматирования, например размер фигуры и форматирование текста, ко всем отображаемым полям (например, выделить заголовки курсивом).

  • Измените тип должности (например, руководитель или менеджер) для выбранных фигур.

  • Нажмите кнопку Экспорт данных организации, чтобы экспортировать все данные из готовой организационной диаграммы в новый файл Excel. Просто введите имя нового файла и нажмите кнопку Сохранить.

    Обратите внимание на то, что подходит и для организационных диаграмм, созданных из других источников или путем рисования фигур. Поэтому, например, если организационная диаграмма была создана на основе данных Excel, а затем в нее были вручную добавлены фигуры в Visio, при экспорте данных в Excel она будет содержать как добавленные, так и автоматически созданные фигуры. Кроме того, обратите внимание на то, что по умолчанию экспортированный файл сохраняется в виде XLSX-файла.

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×