Создание общей папки и предоставление к ней общего доступа

Важно :  Данная статья переведена с помощью машинного перевода, см. Отказ от ответственности. Используйте английский вариант этой статьи, который находится здесь, в качестве справочного материала.

Для использования этой функции необходима учетная запись Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 или Exchange Server 2007. Большинство личных учетных записей электронной почты не используют Microsoft Exchange. Дополнительные сведения об учетных записях Microsoft Exchange и определении версии Exchange, к которой подключается учетная запись, см. по ссылкам в разделе "См. также".

Общие папки — это эффективный способ сбора, организации и предоставления сведений для совместного доступа внутри организации. Обычно общие папки используются командами, работающими по проектам, или группами пользователей для обмена сведениями в определенной области. Этими папками можно управлять из Microsoft Outlook. Общие папки могут содержать элементы папок Microsoft Outlook, такие как сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, формы, файлы и записки.

Создание общей папки и предоставление общего доступа к информации в ней выполняется в несколько этапов..

Предполагаемое действие:

Создание общей папки и укажите разрешения, представлений, форм и правил

Создание управляемой общей папки

Создание общей папки и выбор прав доступа, представлений, форм и правил

Для создания общих папок необходимо иметь право на создание папок в какой-либо существующей общей папке. За сведениями о получении таких прав обращайтесь к администратору.

  1. Создание общей папки

    1. В меню Файл выделите пункт Создать и выберите команду Папка.

    2. В поле Имя введите имя папки.

    3. В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.

    4. В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

      Быстрое начало общедоступную папку с существующих элементов.

      1. В списке папок, в области навигации, щелкните папку, который нужно скопировать.

      2. В меню файл выберите пункт Папка и щелкните имя папки Копировать.

      3. Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.

  2. Задайте уровни доступа.

    1. В Cписок папок в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которою необходимо использовать совместно и выберите команду Свойства в контекстном меню.

      Необходимо иметь разрешение владельца для общей папки задать разрешения для папки общего доступа. Одновременно можно задать разрешения только для одной папки.

    2. Перейдите на вкладку Разрешения.

    3. Нажмите кнопку Добавить.

    4. В поле Имя введите имя пользователя, которому нужно предоставить права совместного доступа.

    5. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

    6. В поле Имя выберите введенное имя.

    7. В группе Разрешения выберите необходимые параметры.

      Примечание : Чтобы назначить одинаковые права всем пользователям, имеющим доступ к папке, щелкните значение По умолчанию в поле Имя.

  3. Создание представления для организации и поиска данных.

    Выполните одно из следующих действий.

    1. Создание представления с нуля   

      1. В меню Вид выберите команду Текущее представление, а затем — команду Определить представление.

      2. Нажмите кнопку Создать.

      3. Введите имя в поле Имя нового представления.

      4. В списке Тип представления выберите необходимый тип представления.

      5. Чтобы указать, где будет доступно это представление, установите соответствующий переключатель в группе Может быть использовано.

      6. Нажмите кнопку ОК.

      7. Для дальнейшей настройки представления в разделе Описание нажмите кнопку и выделите нужные параметры.

      8. По окончании выбора параметров нажмите кнопку ОК.

      9. Чтобы немедленно воспользоваться данным представлением, нажмите кнопку Применить.

    2. Создание представления, основанного на стандартное представление   

      1. Перейдите в представление, на основе которого требуется создать новое представление.

      2. В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем пункт Настройка текущего представления.

      3. Для всех видов изменений в разделе Описание нажмите кнопку и выберите нужные параметры.

      4. Завершив внесение изменений, закройте диалоговое окно Настройка представления.

      5. В меню Вид выберите команду Текущее представление, а затем — команду Определить представление.

      6. В поле представления для папки имя_папки выберите пункт Текущее представление.

      7. Нажмите кнопку Копировать

      8. Введите имя в поле Имя нового представления.

      9. Чтобы указать, где будет доступно данное представление, установите в соответствующее положение переключатель в группе Может быть использовано.

        Примечание : Новые представления добавляются в Текущее представление   подменю (в меню Вид выберите пункт Упорядочить по ).

  4. Смените представление, используемое в папке по умолчанию.

    Для смены представления общей папки, используемого по умолчанию, необходимо обладать правами владельца папки и определить для нее по крайней мере одно пользовательское представление, доступное всем.

    1. В Cписок папок в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.

    2. Перейдите на вкладку Управление.

      Если вкладка Управление отсутствует, значит, у вас нет разрешения «Владелец».

    3. В списке Исходное представление выберите представление, которое должно отображаться при открытии папки.

      По умолчанию для элементов данного типа в Microsoft Outlook используется представление Обычное.

  5. Укажите формы, доступные другим пользователям при помещении сведений в общую папку.

    Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.

    1. В Cписок папок в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.

    2. Перейдите на вкладку Формы.

    3. Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы, нажмите кнопку Организовать, затем выберите форму.

    4. Нажмите кнопку Закрыть.

    5. Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе Разрешить использование.

  6. Создайте правила обработки элементов, помещаемых в папку.

    Необходимо иметь разрешение владельца для общей папки создать или изменить правила для него.

    1. В Cписок папок в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, для которой требуется создать или изменить правила, и выберите команду Свойства в контекстном меню.

    2. Перейдите на вкладку Управление.

    3. Нажмите кнопку Помощник по работе с папками.

    4. Выполните одно из следующих действий:

      • Чтобы создать правило, нажмите кнопку Добавить.

      • Чтобы изменить существующее правило, щелкните его в списке и нажмите кнопку Изменить.

    5. Введите условия выполнения какого-либо действия для данного элемента. Для задания дополнительных условий нажмите кнопку Дополнительно.

    6. В группе Выполнить следующие действия выберите необходимые действия.

      Примечание : Созданное правило по умолчанию становится активным.

  7. Добавление данных в общую папку

    Выполните одно из следующих действий.

Совместное использование календаря

Совместное использование списка контактов

Совместное использование списка задач

Запись сведений в общую папку

Открытие совместного доступа к календарю

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы календаря.

  2. В списке Поместить папку в: выберите Календарь и нажмите кнопку ОК.

  3. Добавьте в папку собрания и события.

Открытие совместного доступа к списку контактов

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы типа Контакт.

  2. В списке Поместить папку в щелкните папку Контакты и нажмите кнопку ОК.

  3. Добавьте в папку контакты.

    Примечание : Список контактов с совместным доступом отображается в источнике адресов «Контакты» адресной книги Microsoft Outlook.

Открытие совместного доступа к списку задач

  1. Создайте новую папку и выберите в списке Содержимое папки значение Элементы типа Задача.

  2. В списке Поместить папку в щелкните папку Задачи и нажмите кнопку ОК.

  3. Добавьте в папку задачи.

    Примечание : Несмотря на то, что список задач может быть скопирован в общую папку, поручения не могут копироваться в общую папку и создаваться в ней.

Помещение данных в общую папку

  1. Откройте общую папку, в которую требуется поместить данные.

  2. Для помещения данных с использованием стандартной формы выберите в меню Файл команду Создать, а затем — команду Записку в папке.

  3. Введите сведения, которые требуется поместить в папку, в форме.

  4. Нажмите кнопку Поместить в папку.

К началу страницы

Создание управляемой общей папки

Чтобы назначить управляемой папки, необходимо иметь разрешение владельца для общей папки.

  1. В Cписок папок в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.

  2. На вкладке Управление нажмите кнопку Управляемая папка.

  3. Установите флажок Задать папку в качестве управляемой.

  4. В поле Переслать новые сообщения введите имя пользователя, который получает входящие сообщения, или имя другой общей папки, в которой сообщения сохраняются для просмотра. Управляющий, который просматривает сообщения, задается на шаге 6.

  5. (Необязательно.) Для автоматической отправки извещений при поступлении новой почты ведущему выберите необходимый параметр в группе Ответ на новые сообщения.

    Выберите один из следующих переключателей.

    • Обычный отклик   

      • «Спасибо. Некоторые папки и обсуждения просматриваются, чтобы определить, следует ли предоставлять к ним общий доступ. В этих случаях возможна задержка, перед тем как сообщение станет доступно для общего просмотра.»

    • Настраиваемый ответ   

      • Установите переключатель собственный и нажмите кнопку Шаблон. Введите текст ответа.

        Ведущие не получают эти ответы, когда помещают сообщения в папку.

  6. Чтобы добавить или удалить ведущего, нажмите кнопку Добавить или Удалить.

  7. (Необязательно.) Чтобы просмотреть свойства выбранного ведущего, нажмите кнопку Свойства.

К началу страницы

Примечание : Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×