Создание общего почтового ящика

Авторы: Дайан Файгель Нино Билич
Последнее обновление: 30 августа 2017 г.

Общие почтовые ящики позволяют группе пользователей отслеживать и отправлять сообщения с общего адреса, например info@contoso.com. Когда пользователь из группы отвечает на сообщение, отправленное на общий почтовый ящик, оно отображается как отправленное с общего почтового ящика, а не от отдельного пользователя.

Общие почтовые ящики включают общий календарь. На многих малых предприятиях сотрудники отмечают в общем календаре свои встречи. Например, если посещение клиентов входит в обязанности трех сотрудников, все они могут отмечать свои встречи в общем календаре. Таким образом все будут знать, кто и где находится.

Создание общего почтового ящика и добавление участников

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.
Видеоролик о создании общего почтового ящика

Проверьте, как это работает!

  1. Используя учетную запись администратора Office 365, войдите на сайт https://portal.office.com/adminportal/home.

    Войдите в учетную запись глобального администратора Office 365.

    Войдите в службу Office 365, предоставляемую 21Vianet.

  2. В Центре администрирования выберите пункты Группы > Общие почтовые ящики.

    Открытие общего почтового ящика
  3. На странице Добавить почтовый ящик введите имя общего почтового ящика. Затем мастер выберет адрес электронной почты, но его можно будет изменить.

    Присвойте имя общему почтовому ящику.

  4. Нажмите кнопку Добавить. Через несколько минут вы сможете добавить участников.

  5. В разделе Дальнейшие действия щелкните ссылку Добавить участников в этот почтовый ящик. Участники — это люди, которые смогут просматривать входящую почту и исходящие ответы в этом почтовом ящике.

    Нажмите кнопку "Добавить участников".

  6. Нажмите кнопку + Добавить участников. Установите флажки напротив пользователей, которым вы хотите разрешить использовать этот общий почтовый ящик, а затем нажмите кнопку Сохранить.

    Выберите участников, которых нужно назначить общему почтовому ящику.

  7. Нажмите кнопку Закрыть.

Готово! Теперь вы можете перейти к следующему шагу и разрешить всем пользователям просматривать отправленные сообщения.

Предоставление всем пользователям разрешения на просмотр отправленных сообщений (ответов)

По умолчанию сообщения, отправленные с общего почтового ящика, не сохраняются в папке "Отправленные" этого почтового ящика. Вместо этого они сохраняются в папке "Отправленные" отправителя.

Чтобы разрешить всем пользователям просматривать отправленные сообщения, откройте параметры общего почтового ящика в Центре администрирования Office 365 и напротив параметра Отправленные элементы щелкните ссылку Изменить.

Выберите "Отправленные", а затем "Изменить".

Добавление общего почтового ящика в Outlook

Если в вашей организации включена функция AutoMapping (чаще всего она включена по умолчанию), общий почтовый ящик появится у пользователей в приложении Outlook автоматически после того, как они закроют и перезапустят его.

Подробнее см. в статьях:

  • Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook 2016 и 2013

  • Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook в Интернете: использование общего адреса (например, sales@contoso.com) впервые при ответе на сообщение представляет некоторую сложность. Пользователи должны будут использовать следующий обходной путь (исправление этой ошибки не планируется):

    1. Откройте Outlook в Интернете и войдите в общий почтовый ящик.

    2. Откройте сообщение, отправленное на общий адрес.

    3. Нажмите кнопку Ответить.

    4. В нижней части сообщения щелкните стрелку "Дополнительно" и выберите пункт Отображать поле "От".

      Откройте меню "Дополнительно" и выберите пункт «Отображать поле "От"»

    5. Щелкните правой кнопкой мыши адрес в поле "От" (например, Lina@weewalter.me) и нажмите кнопку Удалить.

      Удалите псевдоним в поле "От".

    6. Затем введите общий адрес, например support@contoso.com, и отправьте сообщение. В следующий раз при ответе на сообщение с общего почтового ящика его адрес будет отображаться в раскрывающемся списке "От" в качестве варианта.

      В раскрывающемся списке появляется псевдоним общего почтового ящика.

Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)

Чтобы войти в общий почтовый ящик на мобильном устройстве, откройте браузер, войдите в Office 365 и откройте приложение Outlook в Интернете. Найти инструкции вы можете в статье Открытие и использование общего почтового ящика Outlook в Интернете по ссылке выше. Через приложение Outlook в Интернете вы можете открыть общий почтовый ящик.

Нельзя открывать общий почтовый ящик из приложения Outlook, установленного на мобильном устройстве.

Использование общего календаря

Для отслеживания встреч и местонахождения пользователей предпочтительнее использовать календарь общего почтового ящика, а не календарь SharePoint. Общий календарь интегрирован с Outlook, создает напоминания, и работать с ним проще, чем с календарем SharePoint.

  1. В приложении Outlook перейдите в представление календаря и выберите общий почтовый ящик.

    Выберите представление календаря.

  2. Если вы добавите встречи, они будут видны всем участникам общего почтового ящика.

Пересылка сообщений, отправленных на общий почтовый ящик

  1. В Центре администрирования Office 365 выберите общий почтовый ящик, параметры которого нужно изменить.

  2. Напротив параметра Переадресация почты щелкните ссылку Изменить.

  3. Установите переключатель в положение Вкл. и введите адрес электронной почты для переадресации. Можно ввести только ОДИН адрес электронной почты. Это может быть адрес за пределами организации, например в службе Gmail, или адрес другого общего почтового ящика.

  4. Нажмите кнопку Сохранить.

Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика

  1. В Центре администрирования Office 365 выберите общий почтовый ящик, параметры которого нужно изменить.

  2. Напротив параметра Автоматические ответы щелкните ссылку Изменить.

  3. Установите переключатель в положение Вкл. и укажите, должен ли ответ отправляться пользователям в организации или за ее пределами. Введите текст сообщения.

  4. Введите текст ответа, который должен отправляться пользователям в организации. Добавить можно только текст без изображений.

  5. Если вы хотите, чтобы ответ также отправлялся пользователям за пределами вашей организации, установите соответствующий флажок, укажите, кто сможет получать ответ, и введите текст сообщения. Сделать так, чтобы ответ отправлялся только пользователям за пределами организации и не отправлялся пользователям внутри нее, невозможно.

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Ограничение на размер общего почтового ящика: 50 ГБ

Данные объемом до 50 ГБ можно хранить в общем почтовом ящике без назначения лицензии. Для хранения большего объема почтовому ящику нужно назначить лицензию.

Когда размер общего почтового ящика достигнет предела, в течение некоторого времени вы сможете получать электронную почту, но не сможете отправлять новые сообщения. Затем вы перестанете получать электронную почту. Пользователи, отправившие сообщения в этот почтовый ящик, будут получать уведомление о недоставке.

Предотвращение удаления участниками сообщений из общего почтового ящика

К сожалению, пользователям невозможно запретить удалять сообщения из общего почтового ящика. Например, допустим, что общий почтовый ящик используют 5 человек. Один из них удаляет сообщение после прочтения. При этом сообщение будет удалено для всех пользователей, даже если они его не прочитали. Единственным выходом из этой ситуации может стать создание группы Office 365, а не общего почтового ящика.

Группа в Outlook напоминает общий почтовый ящик. Сравнение этих двух вариантов см. в статье Сравнение групп. Особое внимание уделите разделу Подписка на электронную почту группы — эта информация поможет вам избежать случайного удаления почты. Дополнительные сведения о группах см. в статье Сведения о Группах Office 365.

Что еще нужно знать об общих почтовых ящиках

  • Назначать лицензии общим почтовым ящикам, которые занимают меньше 50 ГБ, не требуется.

  • Чтобы пользователи могли использовать общий почтовый ящик, им необходимо предоставить разрешения (членство). Использовать общий почтовый ящик могут только пользователи в пределах организации.

  • Доступ к общему почтовому ящику невозможно предоставить пользователям за пределами организации (например, пользователям с учетной записью Gmail). Чтобы это сделать, можно создать группу для Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Создание группы Office 365 в Центре администрирования.

  • Доступ к общему почтовому ящику невозможно получить из Outlook для iPhone, Android или Mac. В мобильном приложении Outlook нет функции доступа к общим почтовым ящикам, и добавлять ее мы не планируем.  Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику с одного из этих устройств, откройте Outlook в Интернете в браузере. Вы также можете создать группу Office 365 вместо общего почтового ящика. Дополнительные сведения см. в статье Сравнение групп.

  • Шифрование электронной почты, отправляемой с общего почтового ящика, невозможно.

  • Почтовые ящики пользователей можно преобразовать в общие. См. статью Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик.

  • Общие почтовые ящики могут создавать пользователи с ролями глобального администратора или администратора Exchange.

Устранение проблем при создании общих почтовых ящиков

  • Сообщение об ошибке: Прокси-адрес "SMTP:<имя общего почтового ящика>" уже используется прокси-адресами или LegacyExchangeDN из "<имя>". Выберите другой прокси-адрес.

    Эта проблема возникает, когда вы пытаетесь присвоить общему почтовому ящику имя, которое уже используется. Например, предположим, что вам необходимо завести общие почтовые ящики с именами info@domain1 и info@domain2. Это можно сделать двумя способами:

Применение функции AutoMapping к общим почтовым ящикам

Функция AutoMapping применяется к почтовому ящику пользователя, а не к общему почтовому ящику.

Это означает, что при попытке использовать группу безопасности для управления доступом к общему почтовому ящику функция AutoMapping работать не будет. Таким образом, чтобы работала функция AutoMapping, необходимо явно назначить разрешения.

Создание общих почтовых ящиков в Центре администрирования Exchange

Некоторые клиенты выполняют все действия по управлению почтовыми ящиками в Центре администрирования Exchange. Ниже приведены инструкции по созданию общих почтовых ящиков с помощью этого интерфейса.

Сведения о разрешениях, необходимых для выполнения этих действий, см. в записи "Почтовые ящики пользователей" в статье Разрешения получателей.

  1. Выберите элементы Получатели > Общие > Добавить.

  2. Заполните обязательные поля:

    • Отображаемое имя

    • Электронный адрес

  3. Чтобы предоставить разрешение "Полный доступ" или "Отправить как", нажмите кнопку Добавить и выберите пользователей для этого. Для выбора нескольких пользователей можно удерживать нажатой клавишу CTRL. Не знаете, какое разрешение использовать? См. раздел Выбор используемого разрешения.

    Примечание : Разрешение "Полный доступ" позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать и изменять содержащиеся в нем элементы. Разрешение "Отправить как" позволяет любому пользователю помимо владельца отправлять сообщения с этого общего почтового ящика. Для успешного использования общего почтового ящика требуются оба эти разрешения.

  4. Нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить изменения и создать общий почтовый ящик.

  1. Выберите элементы Получатели > Общие > Изменить.

  2. Выберите пункт Делегирование почтового ящика.

  3. Чтобы предоставить или отозвать разрешения "Полный доступ" и "Отправить как", нажмите кнопку Добавить или Удалить и выберите пользователей.

    Примечание : Разрешение "Полный доступ" позволяет пользователю открывать почтовый ящик, а также создавать и изменять содержащиеся в нем элементы. Разрешение "Отправить как" позволяет любому пользователю помимо владельца отправлять сообщения с этого общего почтового ящика. Для успешного использования общего почтового ящика требуются оба эти разрешения.

  4. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.

  • Полный доступ. Разрешение "Полный доступ" позволяет пользователю входить в общий почтовый ящик и действовать с правами его владельца. После входа пользователь может создавать элементы календаря; читать, просматривать, удалять или изменять сообщения электронной почты; создавать задачи и контакты в календаре. Однако пользователь с разрешением "Полный доступ" не может отправлять электронную почту с общего почтового ящика, если ему также не назначено разрешение "Отправить как" или "Отправить от имени".

  • Отправить как. Разрешение "Отправить как" позволяет пользователю олицетворять общий почтовый ящик при отправке почты. Например, если Олег войдет в общий почтовый ящик "Отдел маркетинга" и отправит сообщение, это будет выглядеть так, как будто сообщение отправил отдел маркетинга.

    Однако он не сможет просматривать письма, отправленные на общий адрес электронной почты или с него.

  • Отправить от имени. Разрешение "Отправить от имени" позволяет пользователю отправлять электронную почту от имени общего почтового ящика. Например, если Иван войдет в общий почтовый ящик "Здание администрации, 32" и отправит сообщение, будет видно, что сообщение отправил "Иван от имени Здание администрации, 32". Разрешение "Отправить от имени" невозможно предоставить с помощью Центра администрирования Exchange. Для этого необходимо использовать командлет Set-Mailbox с параметром GrantSendonBehalf.

Для создания общих почтовых ящиков используйте командлет New-Mailbox. Для использования этого командлета нужно подключиться к Exchange Online PowerShell.

В следующем примере показано, как создать общий почтовый ящик отдела продаж и предоставить разрешения "Полный доступ" и "Отправить от имени" группе безопасности MarketingSG. Пользователям, которые являются участниками группы безопасности, будут предоставлены разрешения для этого почтового ящика.

  1. Создайте группу безопасности с поддержкой электронной почты с именем MarketingSG. Инструкции по использованию PowerShell см. в статье Управление группами безопасности с поддержкой электронной почты.

  2. Подключитесь к Exchange Online PowerShell.

  3. Выполните следующую команду:

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Что нужно создать: общий почтовый ящик или группу Office 365 для Outlook?

См. статью Сравнение групп.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×