Создание настраиваемой папки поиска

Браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

С помощью готовых условий в Outlook 2013 можно быстро создать папку поиска. Однако если с ее помощью вам не удается найти нужные сообщения, то вы можете создать собственную настраиваемую папку поиска.

Создание настраиваемой папки поиска

  1. В представлении Почта откройте вкладку Папка.

  2. В группе Создать нажмите кнопку Создать папку поиска. Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+SHIFT+P.

  3. В списке Выберите папку поиска щелкните Создание настраиваемой папки поиска.

  4. В разделе Настройка папки поиска нажмите кнопку Выбрать.

  5. Введите имя настраиваемой папки поиска.

  6. Нажмите кнопку Условия и выберите нужные параметры.

    • На вкладке Сообщения задаются условия для содержимого или свойств сообщения, таких как отправитель, ключевые слова или получатели.

    • На вкладке Другие условия задаются условия для других параметров сообщения, таких как важность, флаги, вложения или принадлежность к категории.

    • На вкладке Дополнительно можно задать подробные условия.

      1. В разделе Задать дополнительное условие щелкните элемент Поле и выберите нужный тип условия и конкретное условие из списка.

      2. Затем выберите нужные варианты в полях Условие и Значение и нажмите кнопку Добавить к списку.

      3. Повторите эти действия для каждого условия, которое нужно добавить в папку поиска, и нажмите кнопку ОК.

  7. Нажмите кнопку Обзор и выберите папки, в которых необходимо выполнить поиск.

Вам нужны дополнительные возможности?

Видео: использование быстрого поиска для поиска сообщений и текста

Создание папки поиска

Папка поиска постоянно выполняет поиск сообщений, соответствующих заданным условиям.

Чтобы быстро настроить такую папку, можно щелкнуть правой кнопкой мыши пункт «Папки поиска», выбрать пункт «Создать папку поиска»,

а затем выбрать одно из предопределенных условий.

Однако если необходимое условие отсутствует, можно создать собственное.

Прокрутите список вниз и выберите пункт «Создание настраиваемой папки поиска». Затем нажмите кнопку «Выбрать».

Допустим, нам нужна папка для постоянного анализа входящей почты, и в ней будут содержаться только сообщения для группы поддержки, связанные с выставлением счетов.

В поле «Имя» давайте введем «Поддержка: выставление счетов». Затем нажмем кнопку «Обзор».

Здесь определяется область поиска. По умолчанию выбран весь почтовый ящик.

Давайте установим флажок напротив папки «Входящие», чтобы ограничить область поиска только содержащимися в ней сообщениями. И снимем флажок напротив почтового ящика.

Затем убедимся, что установлен флажок «Просмотреть вложенные папки», чтобы папки, которые находятся внутри папки «Входящие», также обрабатывались при поиске. Нажмем кнопку «ОК».

Теперь нажмем кнопку «Условия». Для предопределенных вариантов можно выбрать только один тип условий.

Здесь мы можем задать множество условий на вкладках «Сообщения», «Другие условия» и «Дополнительно».

Начнем с вкладки «Сообщения».

Прежде всего, необходимо искать слово «счет», поэтому введем его здесь.

Мы оповестим наших клиентов о том, что если их сообщение связано с выставлением счетов, они должны указать слово «счет» в строке темы.

Следовательно, здесь мы можем ограничить область поиска, выбрав пункт «только поле темы».

Затем нажмем кнопку «Кому». Выберем в адресной книге имя «Группа поддержки», нажмем кнопку «Кому» и «ОК».

Так мы сузим область поиска до сообщений, адресованных группе поддержки, в которую мы входим.

Посмотрим, что еще можно сделать, чтобы оптимизировать условия. Откроем вкладку «Другие условия».

Здесь можно сузить область поиска до выбранных категорий и, например, только сообщений с пометкой.

Установим флажок «Важность элементов» и убедимся, что выбран пункт «обычная».

Это позволит исключить сообщения с высокой и низкой важностью.

Нажмем кнопку «ОК».

Теперь можно выбрать папку «Поддержка: выставление счетов», чтобы просмотреть сообщения из папки «Входящие» для группы поддержки,

которые содержат слово «счет» в строке темы и имеют обычную важность.

Можно не останавливаться на этом и создать дополнительные папки поиска, чтобы рассортировать почту по небольшим группам.

Последовательность действий при этом будет такой же.

Щелкните правой кнопкой мыши пункт «Папки поиска» и выберите команду «Создать папку поиска». Выберите пункт «Создание настраиваемой папки поиска» и нажмите кнопку «Выбрать». Введите имя.

Нажмите кнопку «Обзор» и ограничьте область поиска папкой «Входящие» и вложенными папками.

Затем нажмите кнопку «Условия». В качестве искомого текста введите выражение «новый клиент». Заключите его в кавычки.

Тогда условие будет выполняться только при наличии обоих слов.

Убедитесь, что выбран пункт «только поле темы». Нажмите кнопку «Кому», выберите имя «Группа поддержки» и добавьте его в строку «Кому».

На вкладке «Другие условия» установите флажок «Важность элементов: обычная» и нажмите кнопку ОК.

Итак, в новой папке поиска будут содержаться сообщения для группы поддержки, связанные с новыми клиентами.

Дальше мы можем добавить столько папок поиска, сколько требуется для управления почтой, адресованной службе поддержки.

Таким образом, благодаря настраиваемым условиям папки поиска могут действительно выполнять за вас часть работы.

Однако если требуется еще более тонко настроить папки поиска, просмотрите следующее видео в этом курсе —

«Использование дополнительных условий в настраиваемой папке поиска».

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×