Создание каталога имен, адресов и прочих сведений

Данные можно объединить в один документ, такой как каталог, список участников или перечень комплектующих, с помощью функции каталога в Word.

  1. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Начать слияние и выберите команду Пошаговый мастер слияния.

    Запуск мастера слияния

  2. На панели задач Слияние в правой части экрана в разделе Выбор типа документа щелкните Каталог.

  3. В нижней части области Слияние щелкните Далее. Открытие документа.

    Пошаговый 6-этапный процесс слияния почты

  4. В разделе Выбор документа доступны перечисленные ниже параметры.

    • Текущий документ : использование текущего документа на экране в качестве основного.

    • Шаблоны : выбор одного из готовых шаблонов слияния.

    • Существующий документ : открытие существующего документа для использования в качестве основного для слияния.

      Выберите нужный вариант и нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.

  5. Когда вы открываете или создаете источник данных с помощью мастера слияния, Word использует для слияния набор переменных данных. Подключить основной документ к источнику данных можно одним из перечисленных ниже способов.

    1. В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использование списка.

    2. В разделе Существующий список нажмите кнопку Обзор.

    3. В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный файл с набором переменных данных и нажмите кнопку Открыть.

    4. В диалоговом окне Получатели слияния выберите имена, которые необходимо добавить.

      Инструкции

      1. Выполните одно из следующих действий.

        Использование флажков для выбора имен

        Этот способ лучше всего подходит для короткого списка. Установите флажки напротив тех имен, которых требуется включить в список, и снимите флажки для тех, кого нужно исключить.

        Совет : Если в каталоге требуется использовать большинство элементов списка, нажмите кнопку Выделить все, а затем снимите нужные флажки. Точно так же, если при слиянии требуется использовать незначительное число записей, нажмите кнопку Очистить все, а затем выберите нужные записи.

        Сортировка элементов списка

        Этот способ лучше всего подходит для отображения элементов в алфавитном или числовом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Например, чтобы организовать список в алфавитном порядке по фамилиям, щелкните заголовок столбца Фамилия.

        Фильтрация элементов списка

        Фильтрация (отбор) полезна при наличии в списке записей, которые заведомо не требуется просматривать или использовать в каталоге. После выполнения отбора для включения и исключения записей можно использовать флажки, как описано в предыдущем разделе.

        Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому следует выполнить фильтрацию, а затем выберите один из перечисленных ниже вариантов.

        • (Пустые) — отображаются все записи, в которых соответствующее поле пусто.

        • (Непустые) — отображаются все записи, содержащие данные в соответствующем поле.

        • Если источник данных содержит записи с одинаковыми сведениями, а столбец содержит не более десяти уникальных значений, можно выполнить отбор по конкретным сведениям. Например, при наличии нескольких адресов, в которых в качестве страны или региона указана Австралия, можно выполнить отбор по слову Австралия.

          В диалоговом окне Получатели слияния будут показаны только отобранные записи. Чтобы вновь отобразить все записи, выберите вариант "(Все)".

          Советы : 

          • Для использования расширенных возможностей сортировки и отбора щелкните стрелку рядом с названием любого столбца, а затем выберите параметр (Дополнительно). Используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей для задания нужных параметров отбора или сортировки.

          • Если у вас установлено программное обеспечение для проверки адреса, вы можете нажать кнопку Проверить адреса в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

      2. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в область задач Слияние. Word будет использовать список имен, заданный для включения в каталог.

    1. В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Контакты Outlook.

    2. В разделе Выбрать из контактов Outlook щелкните Выбор папки контактов.

    3. Выберите в диалоговом окне нужную папку контактов Outlook и нажмите кнопку ОК.

    4. В диалоговом окне Получатели слияния выберите имена, которые необходимо добавить.

      Инструкции

      1. Выполните одно из следующих действий.

        Использование флажков для выбора имен

        Этот способ лучше всего подходит для короткого списка. Установите флажки напротив тех имен, которых требуется включить в список, и снимите флажки для тех, кого нужно исключить.

        Совет : Если в каталоге требуется использовать большинство элементов списка, нажмите кнопку Выделить все, а затем снимите нужные флажки. Точно так же, если при слиянии требуется использовать незначительное число записей, нажмите кнопку Очистить все, а затем выберите нужные записи.

        Сортировка элементов списка

        Этот способ лучше всего подходит для отображения элементов в алфавитном или числовом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Например, чтобы организовать список в алфавитном порядке по фамилиям, щелкните заголовок столбца Фамилия.

        Фильтрация элементов списка

        Фильтрация (отбор) полезна при наличии в списке записей, которые заведомо не требуется просматривать или использовать в каталоге. После выполнения отбора для включения и исключения записей можно использовать флажки, как описано в предыдущем разделе.

        Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому следует выполнить фильтрацию, а затем выберите один из перечисленных ниже вариантов.

        • (Пустые) — отображаются все записи, в которых соответствующее поле пусто.

        • (Непустые) — отображаются все записи, содержащие данные в соответствующем поле.

        • Если источник данных содержит записи с одинаковыми сведениями, а столбец содержит не более десяти уникальных значений, можно выполнить отбор по конкретным сведениям. Например, при наличии нескольких адресов, в которых в качестве страны или региона указана Австралия, можно выполнить отбор по слову Австралия.

          В диалоговом окне Получатели слияния будут показаны только отобранные записи. Чтобы вновь отобразить все записи, выберите вариант "(Все)".

          Советы : 

          • Для использования расширенных возможностей сортировки и отбора щелкните стрелку рядом с названием любого столбца, а затем выберите параметр (Дополнительно). Используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей для задания нужных параметров отбора или сортировки.

          • Если установлено программное обеспечение для проверки адреса, можно нажать кнопку Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

      2. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в область задач Слияние. Word будет использовать список имен, заданный для включения в каталог.

    1. В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Создание списка.

    2. В разделе Ввести список щелкните Создать.

    3. В диалоговом окне Новый список адресов введите данные для первой записи. Заполнять все поля необязательно.

    4. Чтобы завершить ввод первой записи и перейти к следующей записи, нажмите кнопку Создать запись.

    5. Введите все нужные записи и нажмите кнопку Закрыть.

    6. В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите название для списка адресов в поле Имя файла, а затем выберите папку для сохранения списка.

      По умолчанию список адресов сохраняется в папке Мои источники данных. Список адресов лучше всего хранить в этой папке, поскольку по умолчанию Word ищет источники данных именно в ней. Таким образом, если впоследствии вам потребуется использовать список при слиянии, его не нужно будет искать в других местах.

    7. Нажмите кнопку Сохранить.

    8. В диалоговом окне Получатели слияния выберите имена, которые необходимо добавить.

      Инструкции

      1. Выполните одно из следующих действий.

        Использование флажков для выбора имен

        Этот способ лучше всего подходит для короткого списка. Установите флажки напротив тех имен, которых требуется включить в список, и снимите флажки для тех, кого нужно исключить.

        Совет : Если в каталоге требуется использовать большинство элементов списка, нажмите кнопку Выделить все, а затем снимите нужные флажки. Точно так же, если при слиянии требуется использовать незначительное число записей, нажмите кнопку Очистить все, а затем выберите нужные записи.

        Сортировка элементов списка

        Этот способ лучше всего подходит для отображения элементов в алфавитном или числовом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Например, чтобы организовать список в алфавитном порядке по фамилиям, щелкните заголовок столбца Фамилия.

        Фильтрация элементов списка

        Фильтрация (отбор) полезна при наличии в списке записей, которые заведомо не требуется просматривать или использовать в каталоге. После выполнения отбора для включения и исключения записей можно использовать флажки, как описано в предыдущем разделе.

        Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому следует выполнить фильтрацию, а затем выберите один из перечисленных ниже вариантов.

        • (Пустые) — отображаются все записи, в которых соответствующее поле пусто.

        • (Непустые) — отображаются все записи, содержащие данные в соответствующем поле.

        • Если источник данных содержит записи с одинаковыми сведениями, а столбец содержит не более десяти уникальных значений, можно выполнить отбор по конкретным сведениям. Например, при наличии нескольких адресов, в которых в качестве страны или региона указана Австралия, можно выполнить отбор по слову Австралия.

          В диалоговом окне Получатели слияния будут показаны только отобранные записи. Чтобы вновь отобразить все записи, выберите вариант "(Все)".

          Советы : 

          • Для использования расширенных возможностей сортировки и отбора щелкните стрелку рядом с названием любого столбца, а затем выберите параметр (Дополнительно). Используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей для задания нужных параметров отбора или сортировки.

          • Если установлено программное обеспечение для проверки адреса, можно нажать кнопку Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

      2. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в область задач Слияние. Word будет использовать список имен, заданный для включения в каталог.

  6. Щелкните ссылку Далее. Разработка каталога.

  7. Если содержимое каталога еще не упорядочено, введите в окне документа текст, который необходимо повторять для каждого элемента каталога. Например, включите надписи, такие как Имя и Адрес.

    Примечание : Текст, который требуется напечатать в итоговом документе только один раз, на данном этапе вводить не следует.

  8. Вставьте поля слияния, где необходимо объединить имена, адреса и прочие сведения из источника данных. Например, вставьте поле слияния после названия элемента, такого как Компания: «Компания».

    Инструкции

    1. В основном документе щелкните место, где необходимо вставить поле.

    2. Вставьте один из перечисленных ниже объектов.

      Блок адресов с именем, почтовым адресом и прочими сведениями

      1. Щелкните ссылку Блок адреса.

      2. В диалоговом окне Вставка блока адресов выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужный формат этих элементов, а затем нажмите кнопку OK.

        Появление диалогового окна Подбор полей может означать, что Word не удалось найти некоторые сведения, необходимые для блока адресов. Щелкните стрелку рядом с параметром (нет данных), а затем выберите поле источника данных, соответствующее полю, которое требуется включить в слияние.

      Прочие поля данных

      1. Щелкните Другие элементы и выполните одно из перечисленных ниже действий.

        • Чтобы выбрать поля адреса, которые будут автоматически сопоставляться соответствующим полям в источнике данных, даже если их имена не совпадают, щелкните Поля адреса.

        • Чтобы выбрать поля, которые всегда содержат данные непосредственно из столбцов в базе данных, щелкните Поля базы данных.

      2. В списке Поля выберите нужное поле.

      3. Нажмите кнопку Вставить, а затем — кнопку Закрыть.

        Появление диалогового окна Подбор полей может означать, что Word не может найти некоторые сведения, необходимые для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с параметром (нет данных), а затем выберите поле из источника данных, соответствующее полю, которое требуется включить в слияние.

        Примечание : Если вставить поле из списка Поля базы данных, а затем перейти в источник данных, в котором столбец с таким же именем отсутствует, Microsoft Word не сможет вставить сведения из этого поля в документ слияния.

    3. Повторите шаги а) и б) для всех полей, которые требуется вставить.

      Примечания : 

      • Знаки поля слияния (« ») невозможно ввести или вставить с помощью команды Символ из меню Вставка. Необходимо использовать область задач "Слияние".

      • Если поля слияния отображаются внутри фигурных скобок, например { MERGEFIELD Город }, это означает, что Word показывает вместо значений полей их коды. Это никак не влияет на слияние, но если необходимо отобразить значения, щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите пункт Коды/значения полей в контекстном меню.

    4. При необходимости можно изменить формат объединенных данных.

      Инструкции

      Чтобы отформатировать объединенные данные, необходимо настроить формат полей слияния в основном документе. Не следует форматировать данные в источнике, поскольку такое форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе.

      1. В основном документе выберите поле, содержащее сведения, которые требуется форматировать, включая знаки поля слияния («« »»).

      2. Внесите нужные изменения в шрифт и другие параметры форматирования.

  9. Завершив создание основного документа и вставку всех полей слияния, выберите в меню Файл команду Сохранить как. Введите имя для документа, а затем нажмите кнопку Сохранить.

  10. Щелкните ссылку Далее. Просмотр каталога.

  11. Для предварительного просмотра элементов последовательности используйте кнопки со стрелками Назад и Вперед. Вы также можете найти и просмотреть определенную запись: нажмите Найти получателя, а затем введите условие поиска в диалоговом окне Поиск элемента.

  12. При необходимости придайте законченный вид списку получателей. Выполните одно из следующих действий.

    • Чтобы исключить определенного получателя из списка слияния, нажмите кнопку Исключить получателя.

    • Чтобы изменить список получателей, щелкните ссылку Изменить список, а затем внесите нужные изменения в диалоговом окне Получатели слияния.

  13. Щелкните ссылку Далее. Завершение слияния.

  14. В разделе Слияние щелкните В новый документ.

  15. В диалоговом окне Составные новые документы выполните одно из следующих действий, а затем нажмите кнопку OK.

    • Чтобы объединить все записи, выберите параметр все.

    • Чтобы объединить только записи, отображенные в документе, выберите параметр текущую запись.

    • Чтобы объединить диапазон записей, выберите параметр с, а затем введите номера записей в поля с и по.

      Word откроет один новый документ, который содержит все отдельные записи.

  16. Добавьте нужные колонтитулы и прочий текст.

    Например, если объединенные данные отформатированы в виде таблицы, после объединения данных добавьте заголовки столбцов.

  17. Сохраните или напечатайте каталог, как обычный документ.

Совершенствование навыков
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×