Создание и совместное использование общих папок в Outlook

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Общедоступные папки в Outlook предоставляют прекрасные возможности для сбора, упорядочивания и совместного использования сведений относительно определенных тем и проектов в пределах организации. В данном случае "общедоступный" означает видимый для сотрудников организации, а не для всех пользователей. Добавляя сообщение в общедоступную папку, вы не отправляете его электронным письмом, поэтому оно не попадает в чей-то почтовый ящик. Вместо этого пользователи могут в любое время обращаться к общедоступной папке, чтобы просмотреть интересующие их записи.

Важно: Для использования общедоступных папок с Outlook необходимы Microsoft Exchange Server и учетная запись электронной почты Exchange. Многие домашние и личные учетные записи электронной почты не используют Exchange.

Шаг 1. Сотрудничество с администратором Exchange

Ваша организация может запрещать использование общедоступных папок или вводить специальные политики их использования. Это можно узнать у администратора. Если в вашей организации разрешено и поддерживается использование общедоступных папок, но нет общедоступной папки верхнего уровня, попросите администратора Exchange создать ее.

При наличии доступа к общедоступной папке верхнего уровня нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения ее содержимого в области папок Outlook.

Шаг 2. Создание папки

  1. Нажмите клавиши CONTROL+6 для отображения общих папок в области папок.

    Важно: Если вы не видите раздел Общих папок в области папок, ознакомьтесь со статьей администратором электронной почты Exchange. Они должны настройку.

  2. Нажмите элемент Общие папки правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

    Общие папки

  3. Присвойте имя папке и нажмите ОК.

Советы: 

  • Можно добавить общую папку в папки "Избранное" . Нажмите в Outlook Web App можно выполнить определенные функции в этих же общедоступные папки, такие как создание, обновление или удаление элементов. Эти действия можно выполнять в общие папки календаря, контактов, почта и опубликовать.

  • Чтобы добавить общую папку "Избранное", щелкните правой кнопкой мыши папку, а затем выберите пункт Добавить в Избранное....

  • Сведения о том, как использовать Избранные папки в Outlook Web App содержатся Работа с папками сообщений в Outlook Web App.

Шаг 3. Назначение пользователям и группам разрешений на доступ к папке

По умолчанию Outlook предоставляет разрешения только вы, как автор общей папки, поэтому необходимо специально предоставить разрешения пользователям, чтобы они могли читать и отправлять содержимое в папке. Узнайте, как изменять разрешения для общей папки.

Начало работы с общедоступными папками

Ниже приведены стандартные примеры использования общедоступных папок в пределах организации.

Интерактивные обсуждения

Храните каждую тему обсуждения в отдельной вложенной папке. При необходимости назначьте разрешения для каждой вложенной папки (если нужно ограничить доступ к папкам, содержащим конфиденциальные сведения). Можно также назначить модератора для каждой темы, чтобы контролировать добавление записей и удалять записи, которые не отвечают корпоративным стандартам или нарушают политику организации.

Совместное использование календарей, списков контактов и списков задач

Можно добавлять к записям календари, контакты, задачи или списки задач, чтобы поделиться ими с пользователями, у которых есть доступ к общедоступной папке. Это упрощает общение и совместную работу над командными проектами.

Отличия между почтовыми и общедоступными папками

  • При переходе от почтовой к общедоступной папке кнопка Создать сообщение над областью папок меняется на кнопку Создать запись, так как в общедоступной папке создают записи, а не отправляют сообщения.

  • При создании ответа на запись в общедоступной папке нет кнопки Ответить всем, потому что вашу запись видят все пользователи, просматривающие содержимое папки.

Подробнее о папках Outlook

Переключение между папками Outlook

Назначение и изменение разрешений для общедоступной папки

Создание общей папки и укажите разрешения, представлений, форм и правил

Создание общей папки, необходимо иметь разрешение на создание папки в общей папке на существующий. Дополнительные сведения о том, как получить разрешение, обратитесь к администратору.

  1. В меню файл выберите команду Создать и выберите пункт Папка.

  2. В поле Имя введите имя папки.

  3. В поле Папка выберите нужную папку, которую вы хотите создать.

  4. В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

    Для быстрого запуска в общую папку с существующими элементами:

    1. В списке папок, в области навигации, щелкните папку, который нужно скопировать.

    2. В меню файл выберите пункт Папка и щелкните имя папки Копировать.

    3. В списке выберите нужное расположение скопировать папку.

  1. В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которую вы хотите поделиться и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

    Необходимо иметь разрешение владельца для общей папки задать разрешения для папки общего доступа. Одновременно можно задать разрешения только для одной папки.

  2. Откройте вкладку разрешения.

  3. Нажмите кнопку Добавить.

  4. В поле поиска введите имя человека, который вы хотите предоставить разрешения на общий доступ.

  5. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

  6. В списке имя выберите имя человека, которого вы только что добавили.

  7. В разделе разрешения выберите нужные параметры.

    Примечание: Вы можете назначать всех, кто имеет доступ к папке те же разрешения, нажав кнопку по умолчанию в списке имя.

Выполните одно из указанных ниже действий.

  • Создание представления с нуля

    1. В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

    2. Выберите команду Создать.

    3. В поле Имя представления введите имя.

    4. В поле Тип представления выберите нужный тип представления.

    5. Чтобы указать, где будет доступно представление, выберите параметр в группе может быть использовано.

    6. Нажмите кнопку ОК.

    7. Для дальнейшей настройки представления, в поле Описание, нажмите кнопку и выберите нужные параметры, которые вы хотите использовать.

    8. Завершив выбор параметров, нажмите кнопку ОК.

    9. Чтобы сразу же воспользоваться созданным представлением, нажмите кнопку Применить.

  • Создание нового представления на основе стандартного

    1. Перейти к представление будет создано новое представление на.

    2. В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите пункт Настройка текущего представления.

    3. Для каждого типа изменений, которые нужно внести в поле Описание нажмите кнопку и выберите нужные параметры.

    4. После внесения изменений нажмите закройте диалоговое окно Настройка представления .

    5. В меню Вид наведите указатель на элемент Текущее представление и выберите команду Определить представления.

    6. В поле представления для папки имя_папки выберите пункт Текущее представление.

    7. Нажмите кнопку Копировать.

    8. В поле Имя представления введите имя.

    9. Чтобы указать, где будет доступно представление, установите соответствующий переключатель в разделе Может быть использовано.

      Примечание: Новые представления добавляются в Текущее представление   подменю (в меню Вид выберите пункт Упорядочить по ).

Чтобы изменить представление по умолчанию для общей папки, необходимо иметь разрешение владельца папки и должен быть по крайней мере один настраиваемое представление, определенные для папки, оно будет видно всем.

  1. В Cписок папок, в Область навигации щелкните общую папку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

  2. Перейдите на вкладку Администрирование.

    Если вкладка " Администрирование " не отображается, у вас нет разрешения владельца.

  3. В списке исходное представление выберите представление, которое будет отображаться при каждом открытии папки.

    Представление Microsoft Outlook по умолчанию для элементов данного типа отображение обычного режима в папке.

Необходимо иметь разрешение редактор, ответственный редактор или владелец для добавления формы частных общую папку или в общую папку. Если папка находится в общей папке, и у вас есть разрешения владельца, можно ограничить формы, доступные другим пользователям, использующим папку.

  1. В Cписок папок, в Область навигации щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

  2. Перейдите на вкладку формы.

  3. Чтобы добавить форму в список связанных форм с этой папки, выберите пункт Управление, а затем указать форму.

  4. Нажмите кнопку Закрыть.

  5. Чтобы ограничить список форм, которые должны быть доступны другим пользователям, использующим папке, выберите параметр в группе Разрешить эти формы в этой папке.

Необходимо иметь разрешение владельца для общей папки создать или изменить правила для него.

  1. В Cписок папок, в Область навигации щелкните правой кнопкой мыши общую папку, которую вы хотите создать или изменить правила и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

  2. Перейдите на вкладку Администрирование.

  3. Щелкните папку помощника.

  4. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы создать правило, нажмите кнопку Добавить правило.

    • Чтобы изменить существующее правило, щелкните правило в списке и нажмите кнопку Изменить правило.

  5. Введите условия, которым должно удовлетворять действие, выполняемое элемент. Несколько условий нажмите кнопку Дополнительно.

  6. В разделе выполнить следующие действия выберите нужные параметры.

    Примечание: При создании правила активен по умолчанию.

Выполните одно из указанных ниже действий.

  • Предоставление доступа к календарю

    1. Создайте новую папку и выберите в списке папка содержитэлементы календаря.

    2. В списке Поместить папку в: щелкните папку Календарь и нажмите кнопку ОК.

    3. Добавьте в папку собрания и события.

  • Совместное использование списка контактов

    1. Создайте новую папку и выберите в списке содержимое папкиконтактов элементы.

    2. В списке Поместить папку в выберите пункт Контакты и нажмите кнопку ОК.

    3. Добавление контактов в папку.

      Примечание: Общий список контактов отображается в Outlook или адресной книги.

  • Совместное использование списка задач

    1. Создайте новую папку и выберите в списке содержимое папкизадач элементы.

    2. В списке Поместить папку в выберите пункт задачи и нажмите кнопку ОК.

    3. Добавление задач в папку.

      Примечание: При копировании списка задач в общедоступную папку невозможно Копировать поручение в общую папку или создать поручение из общей папки.

  • Опубликуйте сведения в общей папке

    1. Откройте общую папку, которую требуется поместить данные в.

    2. Использование формы по умолчанию для публикации информации, выберите в меню файл, выберите команду Создать и выберите команду Записка в папке.

    3. В форме введите сведения, которые вы хотите опубликовать.

    4. Нажмите кнопку Опубликовать.

Создание управляемой общей папки

Чтобы назначить управляемой папки, необходимо иметь разрешение владельца для общей папки.

  1. В Cписок папок, в Область навигации щелкните общую папку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

  2. На вкладке " Администрирование " нажмите кнопку Управляемая папка.

  3. Установите флажок задать папку в качестве управляемой папки.

  4. В диалоговом окне Переслать новые сообщения введите имя пользователя, который получает входящие сообщения или имя другой общей папки, где хранятся сообщения для проверки. Управляющий, который просматривает указан на шаге 6.

  5. Необязательно: Для автоматической отправки ответа при получении нового сообщения модератор, выберите параметр в разделе ответа на новые сообщения.

    Выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Обычный отклик   

      «Спасибо отправленный. Обратите внимание, сообщения, отправляемые в некоторые папки или тематические группы, проверяются определить, является ли они должны быть доступны публично. В таком случае будет задержку перед разрешенных отправок можно просматривать другие пользователи.»

    • Настраиваемый ответ   

      Нажмите кнопку настраиваемый ответ и выберите шаблон. Введите текст ответа.

    Модераторы не будете получать эти ответы отправки сообщения.

  6. Чтобы добавить или удалить имена пользователей, которые модераторы, нажмите кнопку Добавить или Удалить.

  7. Необязательно: Чтобы просмотреть свойства выбранного модератора, нажмите кнопку Свойства.

К началу страницы

Совершенствование навыков работы с Office
Перейти к обучению
Первоочередный доступ к новым возможностям
Присоединиться к программе предварительной оценки Office

Были ли сведения полезными?

Спасибо за ваш отзыв!

Благодарим за отзыв! Возможно, будет полезно связать вас с одним из наших специалистов службы поддержки Office.

×